Le métier de télésecrétaire exige un certain nombre de qualités pour assurer une efficacité optimale au poste. Un regard sur les points clés du métier.

Les Meilleurs Conseils Pour Devenir Une Télésecrétaire Hors Pair

La télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante ou de votre entreprise. Devenir télésecrétaires demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Pour elles, c’est avant tout une histoire de savoir-faire entre gérer les rendez-vous et appels téléphonique.

Des astuces pour être une télésecrétaire au top

Être télésecrétaire n’est pas un métier de tout repos ! Sa première mission est d’accueillir comme il se doit une personne qui téléphone à la société. Souvent laissé pour compte, ce critère est pourtant primordial et difficile.

Comme la secrétaire à distance équivaut à une hôtesse d’accueil au regard chaleureux et un sourire amical, elle doit savoir jouer avec sa voix. Discours, intonations, débit, tout doit être impeccable.

Les premières secondes de l’appel sont primordiales

Dès que la télésecrétaire décroche le téléphone, le premier mot qu’elle doit prononcer, c’est : « Bonjour ! ». Ce seul mot est amplement suffisant pour un bon accueil téléphonique. Or, on observe de plus en plus de secrétaires indépendantes qui ne mentionnent plus que leur nom ou celui de la société, en omettant la salutation, qui constitue la première marque de politesse entre l’appelant et la standardiste.

Les agents en télésecrétariat en centre d’appels peuvent moduler leur salutation selon le moment de la journée, surtout s’ils répondent en d’autres langues.

Après la salutation, il est nécessaire de se présenter. Cette démarche permet d’instaurer une certaine proximité avec l’interlocuteur. Pour la présentation, il est possible de :

  • Dire son prénom, suivi du nom de l’entreprise ou du service (ou inversement)
  • Présenter le nom de l’entreprise uniquement
  • Évoquer le service s’il s’agit d’une grande entreprise

Pour chaque appel, il faut veiller à ce que l’appelant puisse entendre une voix chaleureuse, à défaut d’un accueil physique. En soignant la manière de converser, l’interlocuteur peut « sentir » une personne souriante.

La difficulté est de garder cette même attitude en parallèle avec les autres tâches administratives, comme la relecture et correction ou la gestion d’agenda. Pourtant, chaque appel est unique. Et l’erreur est de tomber dans l’automatisme, avec des messages d’accueil avec une voix robotique. L’astuce c’est de rester naturelle et sincère, d’ailleurs l’interlocuteur ne pourra qu’apprécier.

Télésecrétaire, toujours à l’écoute de son interlocuteur

Une télésecrétaire doit pouvoir déterminer la raison de l’appel de chaque client. S’agit-il d’une demande de renseignements, d’une prise de rdv ou pour joindre une personne de l’entreprise en particulier. Pour identifier ce motif, la meilleure question à poser est « Que puis-je faire pour vous ? » ou « Comment puis-je vous aider ? ».

Pour qu’un appel soit bien traité, la secrétaire à domicile doit apporter une réponse concluante à son appelant. Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Soit la standardiste possède les éléments de réponse à sa demande,
  • Soit la secrétaire polyvalente transfère l’appel à une personne plus concernée
  • Si la personne demandée n’est pas disponible, c’est à l’assistante de prendre un message et de proposer un rappel

L’essentiel c’est que chaque appelant puisse raccrocher le téléphone en étant satisfait. Tout compte fait, une télésecrétaire demeure le cœur du relationnel. C’est cette dernière qui vous aide à gérer vos relations clients.

Vous voulez recruter une télésecrétaire.

Notre agence dispose de télésecrétaires qualifiées pour la prise en charge de la vente de vos services clients. Vous souhaitez connaître beaucoup plus sur ce métier. Consulter nous à travers notre site en ligne. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire via notre devis ou nous appeler sur le
09 70 71 83 00 nos prestataires  répondront à vos questions.

Voici un éclaircissement sur les missions de la télésecrétaire. Surtout une précision sur comment elles gèrent les courriers.

La Gestion De Courrier, Une Des Principales Missions Du Télésecrétaire

Les missions d’une télésecrétaire s’apparentent à celles d’une secrétaire classique, y compris la gestion du courrier. Elles doivent être versatiles et très minutieuses dans la gestion de chaque tâche. De plus elles doivent être dotée d’un grand sens d’organisation. Voici un survol des différents ouvrages que font les télésecrétaires.

La gestion du courrier, première tâche d’une télésecrétaire

Le télésecrétaire offre ses services à toutes les structures qui ont besoin de personnes ayant les compétences dans la gestion administrative, fiscale et autres.

Il peut s’agir d’une Tpe pme, d’une startup, d’une grande entreprise ou d’une auto entreprise, tant que l’enseigne estime que les tâches administratives risquent d’alourdir le processus de production.

La gestion du courrier nécessite de l’organisation

Dans une entreprise, la gestion du courrier est souvent classée parmi les tâches administratives secondaires et fastidieuses. En effet, l’organisation et le traitement des courriers deviennent rapidement chronophages pour un responsable.

Or, la rédaction et l’envoi d’un courrier sont plus que nécessaires au niveau professionnel. L’entreprise risque de crouler sous une pile de messages, au risque de manquer l’échéance de règlement d’une facture.

Une télésecrétaire effectue plusieurs actions liées à la gestion administrative de l’entreprise client. Le nombre de ces tâches dépend du contrat entre les deux parties.

En effet, il est nécessaire de dresser la fiche de poste du secrétaire, avec des consignes précises. Cette précaution est nécessaire pour éviter qu’elle ne demande l’aval de l’entreprise à chaque courrier.

Les principales tâches d’un télésecrétaire

Voici, les missions les plus courantes :

  1. Dépouillement et tri du courrier : cela consiste à éliminer les prospectus et les autres supports publicitaires, en suivant les consignes énoncées par l’entreprise client. Ensuite, il faudra regrouper le courrier par destinataire et par genre ;
  2. Analyse et traitement de chaque courrier entrant : qui consiste à étudier le contenu de chaque enveloppe pour déterminer la nature du courrier. Le télésecrétaire détermine également l’importance du courrier, comme les rendez-vous à prendre, les délais de règlement, les décomptes à envoyer ou encore les réponses à donner ;
  3. Rédaction des courriers administratifs et des réponses avec maitrise de la dactylographie : le secrétaire à domicile s’occupe de remplir les formulaires, de rédiger les lettres de réclamations, les clôtures de comptes, les diverses déclarations ou encore les lettres de changement d’adresse ;
  4. Mise à la signature du courrier sortant
  5. Remplissage des procédures d’envoi : mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi
  6. Gestion des courriers électroniques, qui représente une tâche à part entière, indépendamment de la gestion du courrier postal. L’assistant à distance trie les messages entrants et élimine les spams, met de l’ordre dans la boite mail, dresse des envois groupés. Le traitement des mails urgents figure également dans la liste de ses tâches. Il est chargé de répondre aux urgences administratives ou encore confirmer un rendez-vous important.

Les services en télésecrétariat s’adressent aussi aux expatriés qui souhaitent que leurs courriers soient pris en charge. Ainsi, externaliser ce service est plus intéressant pour la gestion d’entreprise. En effet, la secrétaire indépendante est à la fois une secrétaire comptable, une secrétaire de direction, une assistante administrative ou encore une secrétaire commerciale.

Pour plus d’informations

Comme vous l’avez vu, une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, en gérant vos courriels, vos rendez-vous entre autres. Ces dernières vous aident à vous décharger des tâches chronophages. Si vous êtes gérant d’une société et vous souhaitez bénéficier des services d’une télésecrétaire, n’hésitez pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.

Suite à la mondialisation, les entreprises ont la possibilité d’exploiter les marchés internationaux. C’est pourquoi ils ont recours à la sous-traitance pour augmenter leur production de façon rentable.

La Sous-Traitance Pour L’Évolution Rentable Des Entreprises

Avec la numérisation des opérations en entreprises, il y a désormais un besoin croissant de disponibilité permanente. De plus, les entreprises ont une ouverture sur le marché international grâce aux sites de vente en ligne. Pour répondre à cette augmentation de la demande, les sociétés doivent doubler leur production tout en faisant preuve de rentabilité.

C’est pourquoi elles ont recours à la sous-traitance pour leur permettre d’évoluer au même rythme que les attentes des consommateurs. A travers cet article, découvrez ce qu’est la soustraitance et comment elle peut vous être bénéfique.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un accord de collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant. Durant cette collaboration, l’entreprise-donneur d’ordres demande à l’entreprise-sous-traitante d’entreprendre certains processus de production à sa place.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises ont recours à la sous-traitance pour bénéficier des avantages comme l’optimisation au niveau des coûts d’opération. Cependant, la qualité et l’efficacité sont des enjeux à maintenir lors de travaux de sous-traitance. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises de se tourner vers des prestataires disposant d’une équipe qualifiée et d’équipements adéquats.

Pourquoi recourir à la sous-traitance ?

Effectivement, la sous-traitance comporte des avantages considérables et c’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour cette solution.

Entreprendre un projet outsourcing avec un budget limité

Même les entreprises disposant d’un budget moyen pourront déléguer certains départements à un sous-traitant offshore. En interne, certaines tâches comme le secrétariat, le service de conseil client ou encore la téléprospection. En offshore, le coût de la main d’œuvre est bien plus avantageux.

Par exemple, le salaire moyen en France est deux à trois fois celui d’un salarié dans un pays sous-traitant. Malgré la diminution des coûts, la qualité et la productivité sont aussi des atouts attrayants aux entreprises.

Flexibilité d’horaire selon le besoin

Lorsque les entreprises cherchent à externaliser leurs départements de service client, ils cherchent à les rendre disponibles en permanence ou au minimum la fléxibilité d’horaires Or, cela dépend du fuseau horaire des pays de délocalisation.

Suivi des opérations à distance grâce à Internet

Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de suivre en temps réel la progression des projets d’externalisation. Ainsi, les donneurs d’ordres pourront s’informer des moindres détails des opérations du prestataire. Par conséquent, cela élimine au sous-traitant le besoin de faire de résumé d’opérations auprès du donneur d’ordre.

L’évolution de la sous-traitance grâce au télésecrétariat

Avec les développements au niveau du secteur tertiaire, les entreprises cherchent à recourir aux solutions susceptibles de les faire évoluer. En tant que sous-traitant, nous répondons à ces attentes en proposant l’externalisation des départements tels que le secrétariat et le service client. Nous permettons ainsi aux entreprises de bénéficier des avantages mentionnés plus haut.

Pour la sous-traitance du secrétariat, nos collaborateurs opèrent sous des structures telles que les call centers aussi appelés centres de contact. D’autre part, nous proposons d’ajuster nos prestations selon vos besoins et votre domaine d’activité. Les secrétaires à distance s’occupent des tâches chronophages telles que la prise de rendez-vous et la gestion administrative. Mais encore, nos télésecrétaires peuvent se relayer pour assurer la permanence téléphonique.

Ce que vous propose télésecrétariat.fr

Télésecrétariat.fr est une agence disposant d’une équipe de lésecrétaires qualifiées et expérimentées. En ayant recours à nos télésecrétaires, nous vous garantissons la prise en charge de la gestion de votre administration ainsi que de votre standard téléphonique. Nous nous assurons que nos télésecrétaires s’adaptent à votre société, quelque soit sa taille ou de votre secteur d’activité.

Pour nous contacter

Si vous n’êtes pas à l’aise en matière de sous-traitance mais que vous souhaitez recourir à une télésecrétaire, nous pouvons vous aider. Nous collaborons avec tous types d’entreprises, y compris les TPE, PME et même les solo-entrepreneurs.

Nous nous engageons à offrir les solutions les plus adaptées en nous basant sur notre expertise. Pour cela, nous disposons des télésecrétaires dont les compétences correspondent à tous les domaines d’activité, y compris le secteur médical et judiciaire.

Pour plus de détails, faites simplement une demande de devis ou appelez-nous directement au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.

Le télésecrétariat est un métier exigeant qui nécessite des qualités essentielles à la bonne gestion de l’entreprise.

Les 4 Qualités De La Télésecrétaire

Le métier de secrétaire n’est pas une sinécure. La nature des informations qu’elles traitent fait qu’elles se doivent d’être intègres et dignes de confiance. Entre une secrétaire traditionnelle et une télésecrétaire, la différence réside dans le fait que la dernière travaille à distance. C’est aussi cette particularité qui fait que de nombreux professionnels rechignent à lui confier la gestion de leurs affaires, se méfiant de cette inconnue quasiment virtuelle.

La solution pour ceux qui hésitent encore ? Se tourner vers un, qui mettra à votre disposition des personnes compétentes et qualifiées pour mener à bien les tâches qui leur seront confiées.

1) Une bonne télésecrétaire est dévouée

Etant donné la variété des tâches et des horaires, la télésecrétaire doit être particulièrement dévouée. De plus, ayant accès à des informations confidentielles vous concernant ainsi que votre business, elle se doit d’être disponible à tout moment.

L’anticipation, voici donc une qualité essentielle pour une télésecrétaire, personne aux ressources et talents multiples.

2) Etre spécialement dédiée ne signifie pas ne pas avoir l’esprit d’équipe

La télésecrétaire, bien qu’éloignée physiquement, doit pourtant travailler avec les autres personnes de votre entreprise ainsi qu’être en relation avec vos clients. La gestion à distance de certaines opérations et la communication doivent pouvoir se faire de manière fluide.

C’est pourquoi la télésecrétaire devra être animée d’un esprit d’équipe, et ainsi développer un sentiment d’appartenance, essentiel dans ce type de relation. Quant à vous, vous aurez l’esprit serein, certain d’être entre de bonnes mains.

3) L’organisation, élément essentiel du télésecrétariat

L’éloignement oblige la télésecrétaire à être plus performante. Rendez-vous, appels, voyages seront traités de la même façon qu’avec une secrétaire traditionnelle, mais à distance.

Par ailleurs, la télésecrétaire devant souvent s’occuper de plusieurs clients, le prestataire doit s’assurer qu’elle puisse mener à bien ses différentes missions. D’où la nécessité d’être très bien organisée. Il existe aussi la possibilité d’employer une télésecrétaire exclusivement dédiée à votre business.

4) Le relationnel, qualité primordiale

Chaleur, écoute, compréhension font partie des qualités essentielles de la télésecrétaire. Diplomatie et professionnalisme seront également exigés, lorsqu’elle est amenée à interagir avec vos partenaires et clients. Elle est pour ainsi dire la vitrine de votre entreprise, et devra donc être impeccable en la matière.

Employer une télésecrétaire : pourquoi pas vous ?

Le télésecrétariat ne s’improvise pas. La disponibilité, l’efficacité, le relationnel et tant d’autres qualités sont indispensables pour mener à bien plusieurs missions à la fois. De ces qualités dépend non seulement l’image mais aussi la bonne marche de votre entreprise. C’est pourquoi le choix de votre télésecrétaire ne doit pas être fait à la légère.

Grâce à notre panel de collaborateurs, nous sommes en mesure de vous proposer LA télésecrétaire dont vous avez besoin. Vos besoins sont pris en compte et vous serez guidé vers le meilleur choix. En optant pour un de nos prestataires, vous bénéficierez de tarifs avantageux et d’un personnel de qualité.

Pour plus d’informations, contactez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site. A bientôt !