Comment devenir secrétaire ? Définition du métier, formation et salaire

Un ou une secrétaire est une personne qui travaille pour le compte de un voire plusieurs chefs de services dans une entreprise. Sa polyvalence en font une individualité capable de traiter la réception d’appels téléphoniques, du courrier de la société, mais aussi en mesure de gérer les agendas et la mise en forme de documents. Dans certains cas, le ou la secrétaire devient indépendant(e),  généralement après avoir été secrétaire de direction.

  1. Définition du métier
  2. Compétences et savoir-être
  3. Qualités recherchées
  4. Outils du métier
  5. Les formations
  6. Liste de formations diplômantes
  7. Salaire

Définition et explication du métier de secrétaire

Le ou la secrétaire évolue dans un milieu de travail qui lui permet d’être en contact permanent avec les collaborateurs d’une entreprise ou d’une entité quelconque. C’est avant tout un métier de service dont la fonction principale nécessite une communication très régulière avec les autres salariés. Le ou la secrétaire met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques en présence et durant l’absence des autres collaborateurs, prend des rendez-vous à l’aide d’un agenda le plus généralement collaboratif.

Le compétences et savoir-être d’un(e) secrétaire

Comme c’est un métier assistant les équipes ou la direction, des qualités sont particulièrement recherchées :

Qualités Dans quel cadre
L’organisation
Être organisé(e), savoir gérer son temps également est crucial. Il convient ainsi de hiérarchiser la priorité des tâches qui affluent.
La méthode
Que ce soit dans le classement ou la communication avec les collaborateurs. Pendant de l’organisation, être factuel permet d’être plus efficace.
La discrétion Des dossiers sensibles aux fonctionnements de la communication interne, le ou la secrétaire ne perturbe pas le déroulement des réunions et reste le garant de la bonne coordination.
La présentation Une bonne présentation est essentielle car le ou la secrétaire est amené(e) non seulement à travailler avec les collaborateurs, mais aussi être en présence de clients ou fournisseurs. La présentation est également un facteur clé entendu dans une conversation téléphonique.
L’esprit d’initiative
Fort(e) d’organisation et de méthode, le ou la secrétaire est en mesure de proposer des solutions liées à ses fonctions (organisation, classement, mais aussi process dans une communication interne ou externe).
L’autonomie
En tant qu’assistant(e), il convient d’être autonome pour pouvoir donner du temps aux autres.

Les qualités les plus recherchées en recrutement

Avec les moyens de communication modernes, la diversité des tâches traitées mais aussi la nécessité de devoir s’adapter à différents interlocuteurs (dirigeants, collaborateurs, personnel de service, fournisseurs, clients administrations), impliquent une capacité d’observation et d’adaptation apparaissent de plus en plus comme un critère de sélection dans un recrutement. De même, la curiosité et la capacité à rechercher l’information là où elle se trouve, de la diffuser dans les meilleures conditions, de prendre des notes exploitables dans un esprit de synthèse permettent de rendre indispensable et pivot le poste de secrétaire. Ce sont de plus en plus les éléments retrouvés dans les offres d’emploi. La connaissance ou la maîtrise de langues étrangères se révèlent un plus certain.

Des souhaits d’employeurs qui influent ensuite sur la rémunération.

Les outils du métier

Maîtriser l’usage d’un ordinateur apparaît comme évident. A quoi cela correspond-t-il ? Voici une liste d’outils que le ou la secrétaire peut connaître :

  • Maîtriser l’usage d’un navigateur Web et de la recherche sur Internet liée,
  • Maîtriser les outils de bureautique comme Excel, Word, Powerpoint,Outlook,
  • les solutions open source de bureautique,
  • Les Google Aps

Quelles études et formations pour une secrétaire ?

Dans la grande majorité des cas, les offres d’emplois stipulent qu’il faut être titulaire d’un BTS (secrétariat, assistant(e) de direction). Parfois, il est demandé d’avoir une licence professionnelle. Dans certains cas même, les masters Administration Économique et Sociale (AES) viennent compléter un BTS ou un DUT, les masters langues également.

Une liste des formations indiquées :

  • Le bac pro gestion-administration (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises),
  • Le bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)  qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,
  • Le BTS assistant de gestion PME/PMI,
  • Le BTS assistant de manager,
  • Le BTS assistance technique d’ingénieur,
  • Le DUT GEA, notamment pour les cabinets d’expertise comptable.,
  • Le GACO (Gestion Administrative et commerciale).

Des formations de deux ans donc principalement qui peuvent être complétées d’études supplémentaires comme vu plus haut.

Quelles évolutions pour le métier ?

Il est souvent décrié comme le métier n’amenant pas de débouchés. Il est toutefois possible d’évoluer dans une entreprise en passant les échelons. Les formations complémentaires, que ce soit en commercial, juridique, langues et techniques permettent d’espérer via des licences professionnelles et un certain bagout de trouver un métier plus polyvalent au sein d’une entreprise en expansion (start-up, SS2I, métiers du numérique, grands groupes parfois).

Pour quel salaire ?

Dans la pratique, le premier salaire mensuel à temps plein est aux environ de 1600 euros bruts par mois soit 19200 € annuel hors participations supplémentaires de l’employeur. Il existe également des conventions collectives plus indiquées pour l’évolution. Le SIST par exemple est applicable dans les métiers du télésecrétariat et de la permanence téléphonique. En voici la grille de classification. L’expérience joue un rôle également prépondérant jusqu’au débauchage parfois, ce qui implique donc d’être dynamique et prêt(e) aux changements.

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