Le Télésecrétariat externalisé, un service de plus en plus prisé par les entreprises . Aujourd’hui avec l’essor des nouvelles méthodes que nous connaissons dans le milieu des télécommunications, l’externalisation devient de plus en plus aisée. La souplesse ainsi créée permet aux spécialistes d’une discipline donnée, dans de nombreux domaines, de se consacrer sur ce sur quoi ils possèdent une réelle expertise et sur ce sur quoi ils apportent une réelle valeur ajoutée à leur clientèle. Le télé-secrétariat est donc devenu dans le monde moderne quelque chose qui se démocratise et nombreux sont les secteurs qui peuvent en bénéficier.

Parmi ceux-ci, on pense évidemment à tout ce qui concerne le secteur tertiaire avec des services qui font de plus en plus appel à des secrétaires qui ne sont pas physiquement présent(e)s sur place. Et si aujourd’hui le secrétariat à distance se développe, c’est parce qu’il est en mesure d’offrir des prestations d’une qualité équivalente à ce que ferait un secrétariat physique sans en comporter nombre de désavantages.

Il y a même des secteurs d’activités dans lesquels cette forme d’exercice des missions du ou de la secrétaire est devenue incontournable comme le télésecrétariat médical par exemple. Bon nombre de cabinets médicaux ne permettent pas d’accueillir physiquement en leur sein un(e) secrétaire médical(e) par exemple. Le recours à la décentralisation se fait donc par la force des choses, mais il arrive très fréquemment aussi que le choix s’impose de façon beaucoup plus naturelle, en raison des avantages que cela procure. Nous y reviendrons plus bas, après avoir défini le principe en quelques mots.

Le télésecrétariat c’est quoi ?

Comme son nom l’indique, il s’agit de décentraliser pour effectuer à distance, concept représenté dans le mot par le préfixe « télé », toutes les activités liées au secrétariat. Voyons donc tout ce que cela peut recouvrir.

Permanence téléphonique : gestion des appels entrants et sortants

Il s’agit, vous vous en doutez, d’une grosse partie du travail quand on parle du métier de télésecrétaire. La gestion des appels entrants et des appels sortants est quelque chose qui peut vite devenir chronophage et vous perturber dans votre activité quotidienne. D’autant que les appels non professionnels sont de plus en plus nombreux : toutes les personnes qui composent un mauvais numéro, les prospections commerciales diverses, les nombreux numéros liés à une escroquerie, etc. Là, vous n’avez plus à vous soucier de tout cela, le secrétariat téléphonique à distance le fait pour vous. La personne qui assure la permanence téléphonique filtre pour vous tous les messages néfastes, pour ne retranscrire et ne vous adresser que les messages qui vous concernent réellement.

Gestion d’agenda : organisation de l’agenda, gestion des rendez-vous.

Que l’on soit médecin, commercial, chef d’une grande ou d’une petite entreprise, entrepreneur, il n’y a pas que les appels à gérer, il y a aussi l’agenda. Là encore, à moins d’avoir un ou une secrétaire personnel(le) à disposition, les télé-secrétaires peuvent prendre en charge cette mission à votre place : gestion d’agenda simple et / ou gestion d’agendas multiples, organisation des rendez-vous et le tout avec un agenda accessible à distance, sur lequel vous avez la main et surtout la possibilité de confirmer et / ou d’annuler un rendez-vous vous-même à n’importe quel moment.

Gestion administrative

Enfin, il y a ce que l’on appelle communément « la paperasse » et qui, là aussi quand on n’y est pas particulièrement spécialisé et que l’on s’en charge sans grande motivation, a vite tendance à devenir chronophage et donc à perturber votre organisation au quotidien. En revanche, imaginez – et même pourquoi pas calculez si vous l’avez déjà fait par vous-même – tout le temps que vous gagnerez en sous-traitant ce pan de contraintes : établissement de devis et de factures, classement, archivage, relance des impayés, etc. Encore une fois, faire appel à un(e) télé-secrétaire va être un bon moyen de résoudre cela. Mais voyons un peu comment se matérialise concrètement le recours à un secrétariat décentré.

Quels sont les avantages d’un secrétariat décentralisé ?

La spécialisation : concentrez-vous sur votre expertise

Souvent, quand on n’a pas les moyens d’embaucher une secrétaire, on est tenté de s’occuper soi-même d’effectuer toutes les missions que l’on aurait confiées à son ou à sa secrétaire. Pour la plupart d’entre vous, il est clair que vous seriez capables de vous en charger par vous-même. Mais est-ce là où vous allez générer le plus de valeur ajoutée ? Sur ce site entièrement consacré au télésecrétariat, nous pensons que non et c’est la raison pour laquelle nous vous invitons évidemment à sous-traiter cette partie qui, en comparaison de la spécialité pour laquelle vous êtes reconnu(e), doit vous apparaître bien fastidieuse. De cette manière, vous allez pouvoir vous consacrer pleinement à votre clientèle et, en augmentant le volume de cette dernière, augmenter votre chiffre d’affaires, mais aussi et surtout votre rentabilité.

Une fluidité qui s’exprime à tous les niveaux

Une simplicité administrative

En faisant appel à un ou une télé-secrétaire, vous vous évitez les difficultés administratives liées à une embauche ainsi que le carcan parfois contraignant d’un contrat de travail : publier l’annonce de l’offre d’emploi, trier les CV, organiser les entretiens, s’occuper des papiers et par la suite, payer les charges, les congés, devoir pallier les absences lors des RTT, etc. Là, vous bénéficiez d’une souplesse totale et ne payez que pour une prestation effective. Un avantage conséquent, puisque vous n’avez qu’à régler la facture et la société de télésecrétariat s’occupe du reste.

Un avantage logistique

Autre avantage et non des moindres, l’aspect logistique. Comme pour les cabinets médicaux évoqués tout à l’heure, il n’est effectivement pas toujours possible de bénéficier d’un ou une secrétaire dans ses locaux. Pouvoir externaliser cette partie du travail quand on ne peut s’en charger soi-même devient donc impératif.

Une flexibilité incomparable

Il existe des services décentralisés de permanence téléphonique et de gestion administrative qui vous proposent des contrats permanents (et parfois assortis d’une réduction tarifaire en cas d’engagement sur la durée), mais vous avez aussi parfois la possibilité de souscrire un service ponctuel. C’est d’ailleurs une solution qui peut s’avérer tout à fait pertinente si vous avez pour votre activité une ou plusieurs secrétaires et que celles-ci prennent des congés alors que vous n’en prenez pas et / ou que votre activité, elle, continue de fonctionner.

En conclusion, le télésecrétariat représente bien des avantages pour bon nombre de secteurs et de métiers. Alors si vous pensez que vous pouvez externaliser votre secrétariat mais que vous en doutez, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.