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Fév, 2022
Voici tout ce dont vous devez savoir à propos du télésecrétariat. Ce dossier vous consacre les missions et compétences d’une télésecrétaire.

Zoom sur le métier de télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Il porte sur la gestion à distance du service de secrétariat d’une entreprise. De nombreuses responsabilités dépendent des compétences d’un tel professionnel. Pour exercer efficacement son travail, il a besoin d’une solide formation en rapport avec son emploi. Tour d’horizon sur le télésecrétariat.

En quoi consiste le métier de télésecrétaire ?

Le télésecrétariat couvre toutes les fonctions relatives aux travaux de secrétariat classique, quel que soit le secteur d’activités concerné. Mais contrairement à une secrétaire interne, la télésecrétaire exerce les attributions à distance. Elle peut également s’occuper d’autres prestations additionnelles. Une secrétaire à distance prend souvent en charge des tâches administratives liées à plusieurs personnes dans un même cabinet.

Une télésecrétaire peut s’installer à son compte ou évoluer sous le statut de salariée au sein d’une entreprise d’externalisation. Elle peut travailler dans un centre d’appels téléphoniques qui s’occupe entre autres du secrétariat à distance. Dans tous les cas, elle exerce toujours son activité sous l’autorité d’un employeur ou d’un client.

Les missions et les tâches du télésécrétaire

Une télésécrétaire a pour mission d’effectuer la gestion de l’administration d’une entreprise ou d’une personne indépendante, à distance. Tout comme une standardiste, elle assure la gestion de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous et de l’organisation de l’agenda. Une secrétaire à distance est aussi amenée à s’occuper de l’accueil commercial et de diverses tâches administratives. On peut citer entre autres, la saisie des données, la transcription audio des documents, la rédaction de devis, l’information de la clientèle et le classement des documents professionnels. Une télésécretaire polyvalente peut être chargée de répondre aux requêtes des consommateurs. Elle peut également être appelée à assurer un service après-vente.

Formation, qualité et compétences requises

Pour mener à bien ses missions, une secrétaire à distance doit avoir suivi une formation en télésecrétariat et posséder une excellente maîtrise des outils informatiques. En effet, ce professionnel est amené à utiliser divers logiciels informatiques et des outils de gestion de planning pour l’administration, au quotidien.

La maîtrise de certaines langues étrangères représente un atout très recherché. D’autres qualités indispensables, comme un bon sens de la rigueur et de l’organisation, par exemple s’ajoutent à cela. La télésecrétaire doit avoir une grande aisance relationnelle, de la courtoisie et une excellente expression orale, pour avoir un contact facile. Par ailleurs, elle doit toujours rester calme pour bien gérer efficacement les pics d’appels, sans délaisser ses autres tâches. C’est la raison pour laquelle, une télésecrétaire doit avoir une bonne maîtrise des techniques d’accueil téléphonique.

Une télésecrétaire juridique ou médicale a besoin, quant à elle, d’une formation spécifique dans ce secteur dans le but d’offrir un accueil approprié et personnalisé.

Les évolutions professionnelles possibles

Travaillant souvent au sein d’une entreprise offshore, les télésecrétaires peuvent gravir les échelons pour devenir régulatrices ou superviseuses. Après avoir acquis une certaine expérience, elle peut proposer ses prestations dans un secteur particulier, mais toujours en tant que secrétaire à distance. Elle peut se spécialiser, dans le domaine juridique, médical ou commercial, par exemple.

Télésecrétaire.fr acteur dans le développement de votre entreprise

Depuis des années, nous nous dévouons dans la prise en charge des charges chronophages de nos collaborateurs que ce soit prise de rendez-vous et autres tâches administratives. En choisissant de collaborer avec nous, vous mettez en avant la qualité et la modernité. Etant à la pointe de la technologie, nous vous proposons nos meilleures prestations. Contacter nous sur le   09 70 71 83 00  ou laisser nous vos demandes via notre formulaire en ligne.

10
Sep, 2019
Standardistes : voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour travailler en tant que télésecrétaire, ou en embaucher une. N’hésitez pas à nous contacter !

Quand Les Standardistes Se Mêlent Aux Centres D’appels

Bien que chaque entreprise soit unique, la satisfaction client reste le facteur le plus important à considérer dans chacune d’elle. En effet, le client est toujours roi et chaque société se doit de se surpasser afin de toujours rester dans la compétition. Pour ce faire, il est indispensable de toujours mettre en place de nouvelles stratégies afin de fidéliser les clients. Ces derniers s’attendent à ce que vous les mettiez en valeur et souhaitent un accueil chaleureux et professionnel.

Cette tâche incombe souvent à nos standardistes. Celles-ci se doivent de répondre à chaque appel et de gérer les différentes requêtes du mieux possible. Ce n’est pas tout ! Ces réceptionnistes doivent être au meilleur de leurs capacités et concentrés à tout moment. C’est pourquoi, aujourd’hui, les standardistes ont pris beaucoup d’importance dans le domaine de la relation client. Voyons tout cela avec plus de détails !

Standardistes : à quoi servent-t-ils ?

Bien que le standardiste ait plusieurs tâches à accomplir, la plus importante reste bien évidemment la gestion du standard téléphonique. Ce dernier comporte plusieurs lignes téléphoniques qui, d’ailleurs, sont essentielles lorsqu’il s’agit de rediriger les appels. Aussi, le réceptionniste se doit de prendre les différents messages et les transmettre lorsque la personne demandée n’est pas en position de répondre lui-même.

Aussi, le standardiste se doit d’être à même d’aider ou renseigner les clients dans un premier temps. En effet, leur tâche consiste à canaliser les appels et accéder aux requêtes des abonnés en les redirigeant correctement. Ils donnent donc les renseignements les plus basiques à l’appelant et les dirigent vers les agents spécialisés pour les requêtes les plus complexes.

Désormais, nos centres d’appels mettent en avant leur impeccable accueil téléphonique et proposent aux entreprises d’en profiter. Tout cela est possible grâce à nos télésecrétaires qui prennent leur travail très au sérieux. Avec leur talent, ils donnent l’opportunité aux téléconseillers d’avoir plus de temps à consacrer au service client plutôt qu’à l’accueil téléphonique. Par ailleurs, nos centres d’appels ont mis en place un service de télésecrétariat en dehors des heures d’ouvertures des entreprises. Ainsi, les clients peuvent accéder aux standardistes à l’heure qui leur convient.

Le standardiste : que lui faut-il ?

Bien évidemment, en tant que représentant de l’entreprise auprès du client, le standardiste se doit d’avoir une parfaite maitrise au niveau relationnel. Il lui faut un savoir-faire inébranlable face à toutes épreuves. Il est essentielle pour lui de pouvoir s’adapter à toute situations et interlocuteurs. Ces derniers peuvent avoir des personnalités complexes ou être d’une humeur massacrante. Il faut au réceptionniste de pouvoir garder son sang-froid à tout moment.

Quant au savoir-faire technique, le télésecrétaire devra être formé et s’habituer aux différents outils téléphoniques et informatiques des différents centres d’appels. Bien sûr, nos collaborateurs ne manquent pas de dispenser ces dites formations à chacun de nos téléagent. Rajouté à cela, nos centres d’appels s’assurent que chaque réceptionniste ait une certaine maitrise des logiciels tels qu’Excel et Word.

Tout ce que vous souhaitez savoir en un clic !

D’autres qualités sont nécessaires afin de s’assurer qu’un employé est capable d’assurer le rôle de standardiste. En effet, il se doit d’être réactif, organisé, multitâches et bien d’autres choses. Afin d’en savoir plus, n’hésitez pas à vous renseigner sur le 09 70 71 83 00 ou via notre page internet de Télésecrétariat. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions mais aussi peut-être une télésecrétaire qui pourrait vous convenir. Nous formons nos agents afin qu’ils puissent travailler dans le domaine du télésecrétariat médical aussi bien que la permanence téléphonique.

2
Juil, 2019
Il est possible de confier vos tâches de secrétariat à un centre de contact, notamment celle qui concerne le traitement d’appels urgents.

Le télésecrétaire est un spécialiste du traitement des appels urgents

Les services proposés par les centres d’appel sont très variés. Parmi les plus demandés figure celui du télésecrétaire. Notre centre de contact peut mettre à votre disposition une secrétaire administrative à distance. Elle est notamment en mesure de s’occuper du traitement d’appels de votre entreprise, ainsi que d’autres tâches chronophages. Nos équipes vous garantissent une qualité de services optimale. Ainsi, nous rentabilisons un service que vous ne prendrez pas en charge dans vos locaux.

Un télésecrétaire compétent pour votre traitement d’appels

Pour qu’une société puisse être bien fonctionnelle, différentes tâches doivent être prises en main. Celles qui concernent le secrétariat figurent parmi les plus importantes. Pris en charge des appels entrants, gestion de l’agenda, facturation … toutes ces missions constituent les métiers de nos télsecrétaires.

Notre entreprise dispose, en effet, d’un service de secrétariat à distance spécialisée dans la bureautique. Nous proposons nos services aux professionnels qui ressentent le besoin de se faire épauler dans l’accomplissement de leurs tâches administratives. Nous proposons ainsi les services d’une assistante virtuelle pour prendre en charge tous vos travaux administratifs.

Nous sommes également des spécialistes dans le domaine de l’externalisation du traitement d’appels, la gestion administrative, l’accueil téléphonique et la transcription. Nous effectuons l’ensemble de ces missions depuis notre centre d’appel. Ce qui vous décharge de toutes les obligations afférentes à la prise en charge d’un agent en interne. Poste de travail, obligations patronales, et autres charges, sont désormais incombés à notre société.

Le traitement d’appels urgents, un tâche qui nécessite de l’expérience

Le traitement d’appels se divise en deux catégories : les appels normaux et les appels d’urgence. La seconde catégorie requiert une promptitude sans faille afin que les clients puissent se sentir considérés.

Une secrétaire en interne doit s’occuper d’un grand nombre de tâches pour votre entreprise. Gestion des courriers, gestion d’agenda, gestion administrative… autant de tâches qui ne lui permettent pas d’être assez réactive.

La solution la plus efficace est de vous tourner vers notre centre d’appel. Notre équipe de télésecrétaire vous assure la prise en charge de vos appels d’urgence. Nous mettons ainsi à votre disposition toute une équipe qui peut se relayer pour réceptionner les appels de vos clients.

Nous faisons en sorte de gérer au mieux les imprévus et besoins urgents de vos collaborateurs.

Nos nombreuses années d’expérience dans le domaine du secrétariat à distance nous permet d’anticiper de nombreux cas d’urgence. Nos équipes sont ainsi rarement prises au dépourvu. Les compétences de nos agents sont mises à disposition de nos clients pour leur offrir un service de bonne qualité à des tarifs compétitifs.

L’importance de l’expertise pour un télésecrétaire

Afin de vous assurer que la télésecrétaire fasse bien son travail, il est essentiel que celle-ci soit bien professionnelle. C’est en raison de cela que nous n’embauchons que les meilleures pour prendre en main vos différents besoins. Que ce soit pour le traitement d’appels ou pour toute autre tâche nécessitant une secrétaire, nos services sont dignes de véritables professionnels.

Une bonne expérience et un talent notable figurent parmi les éléments que nous favorisons dans le choix de nos télésecrétaires. Nous ne travaillons qu’avec des personnes compétentes qui ont fait leurs preuves sur le marché. Nos employées sont ainsi triés sur le volet de manière à n’engager que les plus fiables.

Faites appel à nos services de télésecrétariat

Si vous êtes à la recherche d’un centre de contact spécialisé dans le traitement d’appels urgent, n’hésitez pas à nous contacter. Pour faire appel à nos services, vous pouvez directement nous écrire via notre site web en nous envoyant un message sur notre formulaire de contact. Sinon, pour obtenir des réponses plus rapidement, vous pouvez également nous joindre facilement en composant le numéro  09 70 71 83 00.

En dehors de la gestion des appels et de l’accueil téléphonique, nous proposons également d’autres prestations. La gestion administrative et la facturation font partie de nos domaines de compétence. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter, vous ne serez pas déçus de nous avoir engagés.

2
Juil, 2019
Une télésecrétaire peut très bien se charger de faire la recherche de clients potentiels pour votre entreprise, il faut juste bien la choisir.

Une télésecrétaire pour vous identifier des clients potentiels

Les avantages qu’on peut tirer d’un service de télésecrétariat sont actuellement nombreux dans le cadre d’une entreprise. La recherche de clients potentiels fait partie des prestations proposées par notre centre de contact.  Faire appel à notre équipe de télésecrétaires  vous décharge d’une tâche compliquée et chronophage.

La détection des clients potentiels, une de nos spécialités

On parle de télésecrétaire dans le cadre de tâches comme la gestion des appels entrants et des tâches administratives. Mais la détection des clients potentiels figure également parmi nos spécialités. Le travail se fait à distance, ce qui est intéressant pour votre entreprise, car vous gagnez beaucoup au change.

En outre, vous n’avez pas à vous charger des infrastructures nécessaires au travail de la télésecrétaire. Notre compagnie se propose de prendre ce genre de dépenses à notre compte. Le local, le  bureau et le matériel bureautique utilisés par votre agent de secrétariat à distance nous concerne. Ainsi, vous avez juste à vous occuper du paiement des honoraires de votre assistante une fois le travail accompli.

Un autre avantage est que les prix sont généralement bien plus raisonnables que d’embaucher un secrétaire en local. Nos tarifs défient la concurrence, et nous présentons le meilleur rapport qualité prix.

Comment reconnaitre des clients potentiels ?

Le marché peut être divisé en deux catégories : vos clients et ceux qui ne le sont pas. Mais même parmi les non-clients, il y a une partie qui pourrait être intéressée par vos services. Il revient ainsi à nos agents de reconnaitre lesquels peuvent faire grossir votre portefeuille. Pour cela, il nous faut leur proposer des services, parmi vos offres, qui comblent leurs besoins.

Nos agents effectuent alors un processus de filtrage auprès de vos clients potentiels. Nous mettons alors en place une stratégie de démarchage efficace. Cela nous permet d’avoir un contact direct avec les prospects, ainsi que d’avoir des informations de première main les concernant.

Confier ce genre de tâche à une télésecrétaire est une pratique de plus en plus courante. En effet, celle-ci est en mesure de faire une bonne prise en main de cette mission. Aussi, nos télésecrétaires possèdent une grande maitrise de leur domaine professionnel.

Pourquoi se tourner vers une compagnie de télésecrétariat

Lorsqu’on parle de recourir à une télésercéraire, on veut faire appel à une professionnelle des tâches de secrétariat à distance. Notre compagnie propose ce service aux entreprises qui désirent demeurer disponibles pour leurs clients. En effet, notre service de permanence téléphonique garantie la joignabilité de votre entreprise 24 heures sur 24. Ce qui sera favorable à votre image de marque.

Mais nous ne proposons pas uniquement la permanence téléphonique. Nos agents en télésecrétariat détiennent également les compétences nécessaires pour effectuer des tâches dans le domaine des gestions administratives. En outre, la gestion des courriers électroniques, l’accueil téléphonique, la transcription et la facturation font aussi partie de nos prestations.  

Faire appel à nos services vous reviendra à payer moins cher que si vous engagiez un agent en interne pour assurer le travail. Mais outre cela, il s’agit surtout de bénéficier des compétences de véritables professionnels dans le domaine du secrétariat à distance.

Pour faire appel à nos services

Nos services de secrétaire en ligne sont à la disposition de toute entreprise à la recherche d’un professionnel du domaine.  L’externalisation de ce service vous permet de vous décharger de la gestion de votre planning ou de vos tâches de bureautique.

En dehors de ces activités, notre entreprise propose un large panel de prestations, en garantissant la qualité de nos services. Alors, si vous avez besoin de professionnels pour assurer la gestion de votre pôle secrétariat, n’hésitez pas à nous appeler au 09 70 71 83 00. Sinon, nous restons également joignables via notre site web. Vous avez juste à nous contacter via notre formulaire de contact.

11
Juin, 2019
Le métier de télésecrétaire exige un certain nombre de qualités pour assurer une efficacité optimale au poste. Un regard sur les points clés du métier.

Les Meilleurs Conseils Pour Devenir Une Télésecrétaire Hors Pair

La télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante ou de votre entreprise. Devenir télésecrétaires demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Pour elles, c’est avant tout une histoire de savoir-faire entre gérer les rendez-vous et appels téléphonique.

Des astuces pour être une télésecrétaire au top

Être télésecrétaire n’est pas un métier de tout repos ! Sa première mission est d’accueillir comme il se doit une personne qui téléphone à la société. Souvent laissé pour compte, ce critère est pourtant primordial et difficile.

Comme la secrétaire à distance équivaut à une hôtesse d’accueil au regard chaleureux et un sourire amical, elle doit savoir jouer avec sa voix. Discours, intonations, débit, tout doit être impeccable.

Les premières secondes de l’appel sont primordiales

Dès que la télésecrétaire décroche le téléphone, le premier mot qu’elle doit prononcer, c’est : « Bonjour ! ». Ce seul mot est amplement suffisant pour un bon accueil téléphonique. Or, on observe de plus en plus de secrétaires indépendantes qui ne mentionnent plus que leur nom ou celui de la société, en omettant la salutation, qui constitue la première marque de politesse entre l’appelant et la standardiste.

Les agents en télésecrétariat en centre d’appels peuvent moduler leur salutation selon le moment de la journée, surtout s’ils répondent en d’autres langues.

Après la salutation, il est nécessaire de se présenter. Cette démarche permet d’instaurer une certaine proximité avec l’interlocuteur. Pour la présentation, il est possible de :

  • Dire son prénom, suivi du nom de l’entreprise ou du service (ou inversement)
  • Présenter le nom de l’entreprise uniquement
  • Évoquer le service s’il s’agit d’une grande entreprise

Pour chaque appel, il faut veiller à ce que l’appelant puisse entendre une voix chaleureuse, à défaut d’un accueil physique. En soignant la manière de converser, l’interlocuteur peut « sentir » une personne souriante.

La difficulté est de garder cette même attitude en parallèle avec les autres tâches administratives, comme la relecture et correction ou la gestion d’agenda. Pourtant, chaque appel est unique. Et l’erreur est de tomber dans l’automatisme, avec des messages d’accueil avec une voix robotique. L’astuce c’est de rester naturelle et sincère, d’ailleurs l’interlocuteur ne pourra qu’apprécier.

Télésecrétaire, toujours à l’écoute de son interlocuteur

Une télésecrétaire doit pouvoir déterminer la raison de l’appel de chaque client. S’agit-il d’une demande de renseignements, d’une prise de rdv ou pour joindre une personne de l’entreprise en particulier. Pour identifier ce motif, la meilleure question à poser est « Que puis-je faire pour vous ? » ou « Comment puis-je vous aider ? ».

Pour qu’un appel soit bien traité, la secrétaire à domicile doit apporter une réponse concluante à son appelant. Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Soit la standardiste possède les éléments de réponse à sa demande,
  • Soit la secrétaire polyvalente transfère l’appel à une personne plus concernée
  • Si la personne demandée n’est pas disponible, c’est à l’assistante de prendre un message et de proposer un rappel

L’essentiel c’est que chaque appelant puisse raccrocher le téléphone en étant satisfait. Tout compte fait, une télésecrétaire demeure le cœur du relationnel. C’est cette dernière qui vous aide à gérer vos relations clients.

Vous voulez recruter une télésecrétaire.

Notre agence dispose de télésecrétaires qualifiées pour la prise en charge de la vente de vos services clients. Vous souhaitez connaître beaucoup plus sur ce métier. Consulter nous à travers notre site en ligne. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire via notre devis ou nous appeler sur le
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