La réception d’appels demeure une tâche chronophage entre faire un suivi et donner les conseils, les docteurs n’ont pas vraiment le temps requis pour cela. C’est dans les cas comme ceux-ci qu’une télésecrétaire est utile.

Télésecrétariat Médical : Quelle Est La Fiche De Poste ?

Médecin ou autre professionnel de santé ? Vous devez gérer des dizaines de clients au quotidien ? La télésecrétaire médicale est pour vous une solution idéale. Toutefois, avant d’avoir recours à ce type de service, il serait bon de connaître les missions que vous pourrez déléguer et à qui. La fiche de poste dans le télésecrétariat médical s’apparente à celle d’une secrétaire classique. Seules quelques missions diffèrentes.

Première mission en télésecrétariat médical : la réception d’appels

La réception d’appels est le préalable à toutes consultations ou actes au sein du cabinet médical. Cette première mission en télésecrétariat médical est ainsi régiée par des consignes précises :

  • Laisser la ligne téléphonique la plus libre possible pour bien traiter chaque appel. Cette consigne indique que le télésecrétaire doit réduire la durée d’un appel téléphonique, par exemple, en appels entrants ou sortants ;
  • Respecter un script d’appel précis, notamment sur les interrogations, les motifs d’appels

Après avoir décroché, le standardiste devra identifier son appelant. Durant les premières minutes de l’appel, il doit connaitre s’il s’agit d’un patient ou d’une personne tierce. Pour cela, il doit demander ses coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone et identifiant s’il y en a).

Toutes ces informations doivent être détectées avant que l’appelant ne décrive l’objet de son appel. Ce motif doit figurer dans le dossier du patient pour un suivi, soit inséré dans un agenda en ligne ou un agenda partagé soit manuscrit dans un cahier d’appel.

La gestion des courriers

Dans un cabinet médical, votre secrétariat médical s’occupe souvent de l’envoi et de la réception des courriers et des examens des patients. Aujourd’hui en effet, les secrétaires dans ces cabinets médicaux se chargent de confier les prélèvements des patients pour une analyse. Pour une secrétaire à distance, cette tâche administrative peut s’avérer difficile. Elle aura alors pour mission d’envoyer les éléments pouvant être envoyés par mail ou dans via un logiciel de partage.

Dans le télésecrétariat médical, l’agent aura pour mission de veiller à la bonne transmission ou retransmission et à la sécurité des éléments qu’elle envoie. En cas d’excès de travail, ce qui provoque le retard des envois, votre télésecrétaire doit le notifier à son superviseur en centre d’appel, qui s’occupera d’en faire part au cabinet client. Cet échange est important afin de trouver une solution pérenne.

Le respect du secret médical en télésecrétariat médical

Le domaine médical demande une grande discrétion, notamment à l’égard du personnel. Toutes les personnes intervenant dans le secteur devront ainsi faire preuve d’une grande confidentialité et doivent respecter le secret médical. Le télésecrétariat médical n’y fait pas défaut. Par ailleurs, les consignes sont plus souples pour un secrétaire médical externalisé.

En effet, il n’y a pas de risque que les services de télésecrétariat divulguent par mégarde la pathologie d’un client à un autre. En outre, comme il n’y a aucun contact physique, il est impossible qu’elle reconnaisse le patient qui est au bout du fil.

Dans cette optique, les secrétaires à distance n’ont pas à assister certains patients dans une salle d’attente. Elles n’auront pas non plus à veiller sur les allées et venues aux toilettes, surtout pour les personnes à la mobilité limitée.

Un télésecrétaire médical à votre service

Comme vous l’avez vu, nos télésecrétaires médicales sont qualifiés pour apporter un service professionnel et constant à vos clients. Si vous souhaitez faire un essai, vous pouvez toujours nous appelez au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous faire une demande de devis directement à notre site.

Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.