Le métier de télésecrétaire exige un certain nombre de qualités pour assurer une efficacité optimale au poste. Un regard sur les points clés du métier.

Les Meilleurs Conseils Pour Devenir Une Télésecrétaire Hors Pair

La télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante ou de votre entreprise. Devenir télésecrétaires demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Pour elles, c’est avant tout une histoire de savoir-faire entre gérer les rendez-vous et appels téléphonique.

Des astuces pour être une télésecrétaire au top

Être télésecrétaire n’est pas un métier de tout repos ! Sa première mission est d’accueillir comme il se doit une personne qui téléphone à la société. Souvent laissé pour compte, ce critère est pourtant primordial et difficile.

Comme la secrétaire à distance équivaut à une hôtesse d’accueil au regard chaleureux et un sourire amical, elle doit savoir jouer avec sa voix. Discours, intonations, débit, tout doit être impeccable.

Les premières secondes de l’appel sont primordiales

Dès que la télésecrétaire décroche le téléphone, le premier mot qu’elle doit prononcer, c’est : « Bonjour ! ». Ce seul mot est amplement suffisant pour un bon accueil téléphonique. Or, on observe de plus en plus de secrétaires indépendantes qui ne mentionnent plus que leur nom ou celui de la société, en omettant la salutation, qui constitue la première marque de politesse entre l’appelant et la standardiste.

Les agents en télésecrétariat en centre d’appels peuvent moduler leur salutation selon le moment de la journée, surtout s’ils répondent en d’autres langues.

Après la salutation, il est nécessaire de se présenter. Cette démarche permet d’instaurer une certaine proximité avec l’interlocuteur. Pour la présentation, il est possible de :

  • Dire son prénom, suivi du nom de l’entreprise ou du service (ou inversement)
  • Présenter le nom de l’entreprise uniquement
  • Évoquer le service s’il s’agit d’une grande entreprise

Pour chaque appel, il faut veiller à ce que l’appelant puisse entendre une voix chaleureuse, à défaut d’un accueil physique. En soignant la manière de converser, l’interlocuteur peut « sentir » une personne souriante.

La difficulté est de garder cette même attitude en parallèle avec les autres tâches administratives, comme la relecture et correction ou la gestion d’agenda. Pourtant, chaque appel est unique. Et l’erreur est de tomber dans l’automatisme, avec des messages d’accueil avec une voix robotique. L’astuce c’est de rester naturelle et sincère, d’ailleurs l’interlocuteur ne pourra qu’apprécier.

Télésecrétaire, toujours à l’écoute de son interlocuteur

Une télésecrétaire doit pouvoir déterminer la raison de l’appel de chaque client. S’agit-il d’une demande de renseignements, d’une prise de rdv ou pour joindre une personne de l’entreprise en particulier. Pour identifier ce motif, la meilleure question à poser est « Que puis-je faire pour vous ? » ou « Comment puis-je vous aider ? ».

Pour qu’un appel soit bien traité, la secrétaire à domicile doit apporter une réponse concluante à son appelant. Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Soit la standardiste possède les éléments de réponse à sa demande,
  • Soit la secrétaire polyvalente transfère l’appel à une personne plus concernée
  • Si la personne demandée n’est pas disponible, c’est à l’assistante de prendre un message et de proposer un rappel

L’essentiel c’est que chaque appelant puisse raccrocher le téléphone en étant satisfait. Tout compte fait, une télésecrétaire demeure le cœur du relationnel. C’est cette dernière qui vous aide à gérer vos relations clients.

Vous voulez recruter une télésecrétaire.

Notre agence dispose de télésecrétaires qualifiées pour la prise en charge de la vente de vos services clients. Vous souhaitez connaître beaucoup plus sur ce métier. Consulter nous à travers notre site en ligne. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire via notre devis ou nous appeler sur le
09 70 71 83 00 nos prestataires  répondront à vos questions.

Utiliser une permanence téléphonique permet à l'entreprise de réduire coûts liés au recrutement d'une standardiste. Voyez d'autres usages de cet outil.

Pourquoi Externaliser Sa Permanence Téléphonique ?

Une permanence téléphonique évite de rompre la relation entre une entreprise et sa clientèle. Ce service vous permet d’être constamment disponibles pour vos clients et ce même en dehors des heures ouvrables. Voici quelques raisons valables pour l’externaliser.

L’importance d’une permanence téléphonique

Que vous soyez une TPE/PME ou en profession libérale, il arrive que soyez surchargé. Or, s’il y a une chose que les clients redoutent, c’est un téléphone qui sonne dans le vide ou animé par une musique d’attente. Aussi il est important d’avoir une permanence téléphonique.

Le premier contact téléphonique avec un client commence dès la première tonalité. Pour donner une bonne image de l’entreprise au client, il est impératif que vous restiez joignable à tout moment. La réactivité à chaque appel est une qualité très appréciée.

L’externalisation, une solution efficace

Nous comprenons que parfois les entreprises n’ont pas le temps de répondre au téléphone. C’est pourquoi, nous vous proposons une prestation en permanence téléphonique et en accueil téléphonique.

Le premier avantage réside dans l’amortissement des coûts liés au recrutement d’une standardiste. En effet, nos services de secrétariat téléphonique externalisé permettent de faire des économies allant jusqu’à 70%. Cela se traduit par une absence de frais liés à la mise en place d’un service clientèle, l’absence de paiement de frais sociaux, de frais de fonctionnement. Le salaire d’une opératrice en centre d’appels est largement inférieur à celui dans une secrétaire en interne.

En outre, externaliser un service permet de faire de la place dans votre entreprise. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau bureau pour une personne supplémentaire. Cela englobe également l’équipement correspondant (logiciels de gestion d’appels, matériels de bureau).

Enfin, une telle offre peut être souscrite sans aucun engagement. Certains de nos prestataires offrent un service personnalisé, selon vos besoins.

Le fonctionnement d’une permanence téléphonique externalisée

En tant que prestataire en permanence téléphonique, nous prendrons en charge toutes les démarches nécessaires à la prise d’appels. Vous conserverez son numéro de téléphone, et recevrez une ligne téléphonique dédiée.

L’agent embauché en télésecrétariat décrochera le téléphone au nom de l’entreprise-cliente. La télésecrétaire assure par la même occasion la gestion d’agenda ou la gestion des rendez-vous, la retranscription des rendez-vous ainsi que de l’accueil téléphonique, tout en restant souriante.

Ce type de services de télésecrétariat est de plus en plus fréquent dans les cabinets médicaux et les cabinets d’avocats.

Avec une telle organisation, les clients sont accueillis en bonne et due forme. Ils profitent d’un accueil chaleureux dans la plage horaire certifiée. En outre, ces opératrices reçoivent au préalable une formation sur la gestion d’agenda ainsi que sur la manière d’accueillir une personne au téléphone avec professionnalisme.

Par ailleurs, pour assurer de la qualité de service, nous pouvons vous fournir une évaluation et un accompagnement en continu des secrétaires. Cette démarche permet de mettre à niveau toutes les opératrices et éviter les lacunes. Vous détenez le droit de véto sur l’intégration ou non d’une candidate en tant que télésecrétaire. Pour cela, un entretien peut être organisé pour que vous jugiez de la réelle compétence de l’intéressée.

N’attendez plus et confiez nous votre permanence téléphonique

Comme vous avez pu le constater, les services de permanence téléphonique fournis par nos télésecrétaires représentent un réel avantage pour votre entreprise. Nous nous engageons à vous donner un service de qualité continue. Alors appelez-nous sans plus attendre pour plus de renseignements au 09 70 71 83 00.

le métier de télésecrétaire est très prisé par de nombreuses entreprises. Découvrez en quoi consiste le métier d’une télésecrétaire.

Comment Travailler Dans Le Télésecrétariat Médical ?

Le télésecrétariat médical est un métier qui recrute actuellement. Vous êtes médecin et souhaitez vous aussi bénéficier de tels services ? Il vous faut préalablement comprendre les fonctions d’une télésecrétaire médicale, ses qualités et ses atouts. Nous vous proposons donc de plus ample renseignement sur ce métier. Ainsi, vous pourrez juger de vous si vous souhaitez aller de l’avant. Nous vous accompagnons tout au long de ce processus.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le métier de télésecrétariat médical a été créé pour le bon fonctionnement d’un service médical ou paramédical. Nos télésecrétaires affiliées prennent en charge la prise de rendez-vous, les messages importants, les urgences adressés aux cabinets médicaux.

Comme tous les métiers externalisés, le secrétariat à distance permet un gain de temps et une économie non négligeable pour un cabinet de santé. Pour ce qui est des ressources, vous n’aurez plus besoin de vous engager dans le processus chronophage du recrutement. Nous identifions pour vous les profils de qualité et adaptés à vos besoins.

Pour devenir secrétaire médical ou télésecrétaire médical, une formation dans le domaine médical est alors nécessaire. En outre, nous exigeons que les candidats aient des connaissances en secrétariat, notamment en gestion des rendez-vous, en gestion d’agenda, en retranscription audio, en outils informatiques ou encore en tâches administratives. Actuellement, ce métier est en pleine expansion et recrute beaucoup d’agents.

Quelles sont les principales fonctions ?

Les tâches à accomplir en télésecrétariat médical sont très variées et responsabilisantes. Par ailleurs, ce métier, bien qu’il soit exercé à distance, est riche en contact humains. Voici la liste des fonctions principales en télé secrétariat médical :

  • Accueil et appel téléphonique, notamment en appels entrants incluant la permanence téléphonique. Ce professionnel assure même une permanence téléphonique personnalisée.
  • Orientation et conseils des patients dans leurs démarches
  • Constitution et suivi des dossiers administratifs des patients
  • Gestion du courrier
  • Gestion du planning des médecins et leurs rendez-vous, même les rendez-vous sur internet
  • Dactylographie des publications médicales
  • Suivi, archivage des dossiers médicaux

Quelles sont les qualités recherchées ?

Pour travailler dans le domaine du télésecrétariat médical, il faut déjà aimer son univers. Il faut également aimer rendre service aux patients, et apprécier le contact humain en général. La connaissance des termes médicaux est également de rigueur.

Outre les connaissances du domaine médical, nos télésecrétaires sont organisées et discrètes. En effet, un secrétaire à distance est également tenu par le secret médical. Enfin, la maîtrise des outils bureautiques est nécessaire.

La formation de télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical œuvre dans plusieurs types d’établissements médicaux :

  • Cabinets médicaux
  • Hôpitaux
  • Laboratoires d’analyses
  • Cliniques
  • Maison de retraite
  • Crèche

Une formation préalable est nécessaire pour assurer à ce poste. L’avantage c’est que cette formation secrétaire est accessible dès l’âge de 16 ans. Elle est ouverte à tous, et offre la possibilité d’apprendre à distance, en e-learning ou sur l’application téléphonique. Par ailleurs, un test de niveau est requis afin d’évaluer l’aptitude de la personne à suivre la formation. Ce type de formation est également ouvert au grand public.

Trouvez votre télésecrétaire dès aujourd’hui

Nous sommes conscients de l’offre croissante dans le domaine. Trouver les bons prestataires devient un vrai casse-tête pour les professionnels. De ce fait, nous vous proposons de comparer et d’évaluer plusieurs profils à votre place. Nous vous redirigerons la télésecrétaire qu’il vous faut. Pour plus de renseignements, appelez-nous sans plus attendre au 09 71 70 83 00.