Avec l’évolution de votre entreprise, vos tâches administratives augmentent aussi. Pour vous aider à faire à cette charge de travail, nous vous proposons nos services de télésecrétariat.

Externalisez La Gestion De Vos Tâches Administratives Avec Télésecrétariat.fr

Votre entreprise est encore à ses débuts et évolue plus vite que prévu? Vous avez besoin de recourir à une assistante pour faire face aux multiples tâches administratives? Vous envisagez de recourir aux compétences d’une télésecrétaire spécialisée afin de vous épauler? Nous sommes d’avis que recruter une secrétaire en interne est bien plus onéreux qu’en externe. De plus, si vous êtes une startup, l’idéal pour vous est de recourir à une agence comme Télésecrétariat.fr afin de minimiser vos coûts.

Désormais, de nombreuses entreprises de toutes tailles ont recours à nos prestations de télésecrétariat. Nos solutions ont permis de soulager des responsables de sociétés et leurs secrétaires de bureau. De plus, le secrétariat téléphonique est ce qu’il vous faut si vous souhaitez remplacer un salarié en congé.

Quelles tâches administratives confier à votre télésecrétaire de Télésecrétariat.fr?

Petit survol des multiples tâches administratives que vous pouvez confier à nos télésecrétaires.

La permanence téléphonique

Au sein de notre agence, nous formons nos télésecrétaires à assurer le service de  permanence téléphonique pour les entreprises. Elles se relaient entre elles pour réceptionner les appels entrants.

Le classement des documents

Dans toute entreprise, il est primordial de rester organisé pour être plus productif et effectuer vos tâches facilement. Pour cela, nos télésecrétaires peuvent vous offrir la structure qu’il vous faut en organisant vos documents ainsi que vos dossiers concernant vos clients et vos fournisseurs.

Pour cela, nous mettons à votre disposition notre CRM, le VICIdial, pour stocker et organiser vos données en ligne. De cette façon, vous pourrez retrouver et mettre à jour vos dossiers en quelques clics seulement. Vous pourrez ainsi stocker toutes vos données de façon ergonomique.

La saisie des données

Pour rejoindre le point précédent, nos télésecrétaires peuvent effectuer la mise à jour de votre base de données à votre place. Cette tâche chronophage vous sera enlevée et vous pourrez enfin vous concentrer sur votre business core.

La gestion du courrier

Un autre aspect de l’organisation en entreprise est de gérer efficacement vos courriers. A savoir que certains courriers concernent des départements spécifiques comme la comptabilité ou encore les opérations. De plus, vous aurez donc à formuler des nouvelles directives pour ces départements.

Pour vous faciliter la vie, engager une ou plusieurs télésecrétaires pour le traitement de votre courrier vous sera d’une grande aide. Elles se chargeront de lire un à un chaque document et de vous faire un récapitulatif de leurs contenus. Elles peuvent également transmettre vos directives aux départements concernés.

Les démarches administratives

Nos services de télésecrétariat sont également destinés à vous aider de rester aux normes requises par rapport à vos démarches administratives. Notre équipe de secrétaires dispose de compétences dans le domaine juridique, de la comptabilité, du médical, entre autres.

De plus, nous les formons également à la préparation des factures pour les clients (B2C) et pour les entreprises (B2B). Elles sont également préparées à fournir des devis personnalisés adaptés aux besoins de vos prospects.

La gestion d’agenda / plannification des RDV, prise de RDV

En tant qu’entrepreneur, vous recevez sûrement des propositions de rendez-vous d’affaires de la part d’autres responsables d’entreprise. Pour vous permettre de gérer efficacement vos relations B2B avec vos partenaires potentiels, nos télésecrétaires peuvent gérer votre agenda à votre place. Elles se chargeront d’organiser les rencontres aux moments où vous êtes disponible.

La retranscription audio

Retranscrire les enregistrements de vos réunions ou de vos appels en conférence téléphonique peut vous sembler une tâche chronophage. Surtout si vous avez plusieurs réunions et appels à retranscrire. Pour cette raison, recourir au secrétariat à distance vous soulagera. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les prochaines réunions sans vous soucier de leurs retranscription.

Gestion du standard téléphonique : prise des msg, rediriger les appels, filtrage des appels

Et bien évidemment, le télésecrétariat aussi appelé secrétariat téléphonique est la solution idéale pour gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise. Nos télésecrétaires sont spécialement formées pour prendre des messages en votre absence. De plus, elles se chargeront également de renseigner les appelants et de rediriger les appels vers les départements concernés. De plus, vous pourrez enfin avoir l’esprit tranquille car elles se chargeront de filtrer les appels pour vous. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur vos appels importants tout en évitant les appels indésirables.

Trouvez les télésecrétaires qu’il vous faut avec Télésecrétariat.fr

Comme vous pouvez le constater, nos télésecrétaires jouent un rôle majeur dans le fonctionnement d’une entreprise. Si vous cherchez comment optimiser ces activités, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

Les relations B2B, aussi appelées relations entre collaborateurs, sont primordiales à l’évolution de votre société. Recrutez nos services de télésecrétariat téléphonique pour optimiser ces relations.

Optimisez La Gestion De La Relation Entre Collaborateurs Et Nos Télésecrétaires

Les relations B2B, aussi appelées relations entre collaborateurs, sont primordiales à l’évolution des sociétés. En effet, si vous entrez en partenariat avec une firme dont les activités complémentent les vôtres, vous gagnerez en visibilité auprès d’une plus large clientèle. Il est donc vital de bien gérer vos relations avec vos collaborateurs actuels et potentiels. Toutefois, la relation B2B requiert une certaine expertise et un professionnalisme irréprochables.

Pour cette raison, nous recommandons aux entreprises de recruter une ou plusieurs télésecrétaires pour plus de disponibilité. Vous pouvez recevoir un appel à collaboration à n’importe quel moment. Il est donc impératif de garder votre standard téléphonique opérationnel en permanence.

Nous tenons à vous démontrer, à travers cet article, les autres façons dont notre équipe de télésecrétaires peut apporter plus d’optimisation à vos relations inter entreprises.

Comment nos télésecrétaires peuvent contribuer à vos relations entre collaborateurs ?

Si vous cherchez à diffuser une image plus professionnelle et plus soignée de votre enseigne, nos télésecrétaires sont les solutions à envisager. Elles sont dédiées à accueillir téléphoniquement tous vos appelants en permanence. Cela peut être un atout attrayant pour les entreprises qui chercheraient à vous joindre même en dehors des heures de bureau.

Organiser des rendez-vous d’affaires

Nos télésecrétaires sont formées à la gestion d’agenda et à la prise de rendez-vous B2B. Si vous recevez une proposition de rendez-vous B2B, elles se chargeront de l’arrangement nécessaire pour que vous puissiez rencontrer vos potentiels collaborateurs. Ainsi, vous n’aurez qu’à vous préparer tranquillement sans avoir à vous soucier des tâches à effectuer car nos secrétaires à distances s’occuperont de les déléguer pour vous.

Ainsi, cela évitera à vos potentiels collaborateurs de se déplacer inutilement à votre bureau. Vous pourrez ainsi vous rencontrer lorsque vous serez disponibles.

Planifiez vos événements interentreprises

Vous pouvez confier à nos télésecrétaires vos tâches concernant vos business forums ou encore pour vos conférences que vous organisez. Elles se chargeront d’inviter téléphoniquement ou via mail chaque responsable d’entreprise. De plus, vous pouvez déléguer la coordination comme l’engagement des traiteurs ou de la réservation de l’emplacement, entre autres.

Pourquoi passer par une agence comme Télésecrétaires.fr?

En recourant nos télésecrétaires, vous bénéficierez des avantages suivants:

  1. Nous prenons en charge la formation des télésecrétaires que nous recrutons. Ainsi, elles pourront exécuter les tâches que vous leur confierez au nom de votre entreprise. De plus, cela vous assure que votre secrétaire à distance soit prête à travailler pour vous et vous n’aurez pas à attendre de délais pour bénéficier de ses services.
  • Nous fournissons les équipements nécessaires comme les logiciels de productivité ou encore le VICIdial, notre CRM. De plus, nous innovons régulièrement en matière d’outils informatique et téléphoniques avec nos solutions IPCom. Ainsi, vous n’aurez à vous soucier ni de l’acquisition ni de la maintenance de ces équipements.
  • En cas de besoin, nous fournissons une base de données en ligne sous la forme d’un serveur Cloud. Vous pourrez ainsi consulter l’emploi du temps de vos télésecrétaires pour le mettre à jour selon les besoins de votre entreprise. Par la suite, elles seront notifiées des mises à jour et pourront effectuer les tâches dans les plus brefs délais.

Qu’attendez-vous pour nous contacter?

Comme vous pouvez le constater, les télésecrétaires jouent un rôle majeur dans la gestion et l’optimisation des relations entre collaborateurs. Si vous cherchez comment bénéficier de nos services, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.