La communication téléphonique est le premier contact qu’a le client avec l’entreprise. De ce fait, la télésecrétaire doit donner une première bonne impression.

Des astuces pour avoir une communication téléphonique fluide et dynamique

Dans le milieu professionnel, le relationnel mérite une attention particulière, car il maintient de bonnes relations avec les clients, les collaborateurs et les partenaires d’affaires, mais il permet également à l’entreprise d’exceller et d’améliorer son image de marque. Par contre, si le service téléphonique ou le télésecrétariat d’une entreprise se retrouve dépassé par le flux élevé des appels entrants, son incapacité à gérer les clients dégrade la relation. Solliciter une aide extérieure de communication téléphonique fluide et dynamique s’avère une solution efficace pour améliorer le relationnel d’une entreprise.

La mise en place d’un service de communication multicanale

La mise en place d’un service de communication multicanale pour assurer la gestion des appels sortants et entrants dans une entreprise permet d’adopter une parfaite stratégie organisationnelle. Pour la réussite de votre activité, le choix des télé agents dotés d’une bonne formation est la meilleure solution. En fonction de vos besoins et des exigences de votre entreprise, vous pouvez solliciter les services d’un call center professionnel. Cela a un avantage non négligeable en termes de temps et de coût financier. Externaliser son service téléphonique permet de réduire les dépenses liées au recrutement et d’avoir un service d’appel fonctionnel en permanence.

L’intervention d’une agence professionnelle

Pour garantir une communication téléphonique fluide et dynamique, la gestion des appels entrants et sortants doit être de qualité. Il convient alors de privilégier un call center professionnel. Seul un standard téléphonique externalisé peut vous aider à fidéliser vos clients. Les agents des call center sont formés pour les missions de télévente et de téléprospection, la gestion de la relation client, la négociation et les réseaux sociaux. Ils maîtrisent les techniques d’accueil, gèrent les clients difficiles ou en attente et les réclamations. Ils ont aussi la capacité de gérer des appels simultanés aux heures de pointe, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur son activité principale.

La disponibilité du service téléphonique

Répondre aux appels en temps et en heure garantit la satisfaction client, permet d’avoir une image professionnelle et une meilleure expérience avec les interlocuteurs. Très souvent, les entreprises ont des difficultés à répondre aux appels téléphoniques pendant les réunions, les conférences, les consultations ou aux heures de fermeture. En confiant la gestion du service téléphonique à un call center extérieur, vous restez joignable et disponible à tout moment. Les clients de votre entreprise ne tombent plus sur votre messagerie vocale et votre image de marque s’améliore.

L’utilisation d’outils performants et fonctionnels

Pour offrir à vos clients une expérience unique, les call center sont équipés de terminaux et logiciels adéquats. Il serait ennuyeux d’avoir à répéter un message au téléphone maintes fois avant de raccrocher sous prétexte de mal entendre. Des outils performants garantissent une communication fluide à vos clients. Grâce à leur capacité à contrôler différents canaux de communication, ils répondent à vos besoins et aux exigences de votre entreprise. En les combinant à l’expérience et aux savoir-faire des télé agents, votre service téléphonique va fonctionner de façon permanente.

Tous ces conseils que vous proposent Télésecrétaire.fr vous aide dans votre quotidien que ce soit prise d’appel entrants ou sortants. La personnalisation et l’organisation vont de pair.

Télésecrétariat.fr vous aide à maitriser la prise d’appels.

Ce n’est pas toujours évident de contrôler le flux d’appels. Surtout lorsqu’il ne s’arrête pas. Depuis longtemps nous avons fait face à cette tendance mais au fil des années nous avons développé de l’expertise et l’expérience nécessaire pour maitriser le flux d’appels. Si vous souhaitez connaitre davantage, appeler nous sur le 09 70 71 83 00ou écrivez-nous via notre formulaire en ligne.

Télésecrétariat vous propose de découvrir comment vous pouvez rendre plus dynamique votre réception d’appels.

Des astuces pour assouplir la réception d’appels

Travailler comme téléconseiller dans un call center n’est pas toujours aisé. Converser et satisfaire le client au bout du fil nécessitent des compétences spécifiques. Il faut être conscient que les échanges peuvent facilement devenir confus et entraîner de mauvaises interprétations. Néanmoins, il est possible d’assouplir la réception d’appels et d’avoir une meilleure relation client grâce à quelques astuces.  Si vous êtes dans le domaine du télésecrétariat, cet article vous conviendra.

Un ton positif, vous aurez !

Le secret est d’être empathique. Montrez-vous enthousiaste, attentif et naturel au téléphone pour les appels entrants ou sortants. Le but est de mettre le client à l’aise durant la conversation.

Concrètement, les télésecrétaires doivent conserver une attitude positive pour instaurer un échange amical et productif. Elles doivent adopter un discours clair et maîtriser leur vitesse de parole. D’autant plus sur un ton naturel et courtois.

Un vocabulaire adapté, vous utiliserez !

Pour assouplir sa réception d’appel, il faut pouvoir comprendre ce que le client raconte au téléphone, et inversement. Pour cela, utilisez des mots en se servant de phrases simples. Évitez de recourir à un jargon technique et trop complexe, mais aussi à des termes argotiques et des mots de remplissage.

Être sincère, vous serez !

Le propre d’un service client est d’assister les clients d’une entreprise en appliquant la charte client. Il est essentiel de faire preuve de transparence et de sincérité au téléphone pour ne pas nuire à l’image de la marque.

Quand un téléconseiller décroche le combiné téléphonique, il doit fournir le nom de l’entreprise et le sien systématiquement. En cas de transfert d’appels, l’agent doit préciser son service pour que l’interlocuteur puisse savoir s’il s’adresse au bon interlocuteur. Cela permet d’améliorer la qualité de la conversation et de faciliter les échanges dans un but de fidélisation.

Durant la conversation, l’agent devra se contenter de fournir des informations véridiques et vérifiables.

Le nom de l’appelant, vous utiliserez !

Pour instaurer une certaine convivialité dans la conversation, vous pouvez vous servir du nom du client s’il l’a mentionné. Cela permet de personnaliser l’échange et de lui procurer une dimension plus humaine. Cependant, il faudra que vous en fassiez usage avec modération.

Le chatbot dans l’assouplissement de la réception d’appels

Le recours à un chatbot donne la possibilité d’instaurer un ton naturel et fluide à la conversation avec vos clients. C’est un robot conversationnel qui se sert d’une IA (intelligence artificielle), intégré à un standard téléphonique. Il fonctionne en continu pour assister les clients à n’importe quel moment. Il est capable de converser à la place d’un téléconseiller, en utilisant leurs noms. Il évalue leurs besoins et agit en conséquence ou transmet l’appel à un agent humain, s’il ne peut pas répondre à la requête.

Utiliser les dernières technologies des call centers, vous oserez !

Pour assurer la souplesse des échanges avec les clients, les entreprises peuvent se servir de différentes technologies d’optimisation de performance. On peut citer le gestionnaire des relations clients GRC ou CRM en anglais, et des outils TIC (technologies de l’information de la communication). En général, le service de télésecrétariat  utilise ces outils de téléprospection et de téléopération.

Télésecrétariat.fr votre partenaire de qualité

Dans le but de pérenniser votre avancement, il est plus que judicieux de faire valoir votre relation client. Comme dit le dicton, la première impression est souvent la bonne. En tant que télésecrétaire, vous devez être en mesure de satisfaire les demandes de votre client. De ce fait la réception d’appels y joue un très grand rôle. Si vous souhaitez avoir des détails approfondis au sujet du télésecrétariat et les services que nous proposons. Vous pouvez nous contacter sur le  09 70 71 83 00  ou laisser nous vos doléances sur notre formulaire de contact.

Suite à la mondialisation, les entreprises ont la possibilité d’exploiter les marchés internationaux. C’est pourquoi ils ont recours à la sous-traitance pour augmenter leur production de façon rentable.

La Sous-Traitance Pour L’Évolution Rentable Des Entreprises

Avec la numérisation des opérations en entreprises, il y a désormais un besoin croissant de disponibilité permanente. De plus, les entreprises ont une ouverture sur le marché international grâce aux sites de vente en ligne. Pour répondre à cette augmentation de la demande, les sociétés doivent doubler leur production tout en faisant preuve de rentabilité.

C’est pourquoi elles ont recours à la sous-traitance pour leur permettre d’évoluer au même rythme que les attentes des consommateurs. A travers cet article, découvrez ce qu’est la soustraitance et comment elle peut vous être bénéfique.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un accord de collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant. Durant cette collaboration, l’entreprise-donneur d’ordres demande à l’entreprise-sous-traitante d’entreprendre certains processus de production à sa place.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises ont recours à la sous-traitance pour bénéficier des avantages comme l’optimisation au niveau des coûts d’opération. Cependant, la qualité et l’efficacité sont des enjeux à maintenir lors de travaux de sous-traitance. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises de se tourner vers des prestataires disposant d’une équipe qualifiée et d’équipements adéquats.

Pourquoi recourir à la sous-traitance ?

Effectivement, la sous-traitance comporte des avantages considérables et c’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour cette solution.

Entreprendre un projet outsourcing avec un budget limité

Même les entreprises disposant d’un budget moyen pourront déléguer certains départements à un sous-traitant offshore. En interne, certaines tâches comme le secrétariat, le service de conseil client ou encore la téléprospection. En offshore, le coût de la main d’œuvre est bien plus avantageux.

Par exemple, le salaire moyen en France est deux à trois fois celui d’un salarié dans un pays sous-traitant. Malgré la diminution des coûts, la qualité et la productivité sont aussi des atouts attrayants aux entreprises.

Flexibilité d’horaire selon le besoin

Lorsque les entreprises cherchent à externaliser leurs départements de service client, ils cherchent à les rendre disponibles en permanence ou au minimum la fléxibilité d’horaires Or, cela dépend du fuseau horaire des pays de délocalisation.

Suivi des opérations à distance grâce à Internet

Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de suivre en temps réel la progression des projets d’externalisation. Ainsi, les donneurs d’ordres pourront s’informer des moindres détails des opérations du prestataire. Par conséquent, cela élimine au sous-traitant le besoin de faire de résumé d’opérations auprès du donneur d’ordre.

L’évolution de la sous-traitance grâce au télésecrétariat

Avec les développements au niveau du secteur tertiaire, les entreprises cherchent à recourir aux solutions susceptibles de les faire évoluer. En tant que sous-traitant, nous répondons à ces attentes en proposant l’externalisation des départements tels que le secrétariat et le service client. Nous permettons ainsi aux entreprises de bénéficier des avantages mentionnés plus haut.

Pour la sous-traitance du secrétariat, nos collaborateurs opèrent sous des structures telles que les call centers aussi appelés centres de contact. D’autre part, nous proposons d’ajuster nos prestations selon vos besoins et votre domaine d’activité. Les secrétaires à distance s’occupent des tâches chronophages telles que la prise de rendez-vous et la gestion administrative. Mais encore, nos télésecrétaires peuvent se relayer pour assurer la permanence téléphonique.

Ce que vous propose télésecrétariat.fr

Télésecrétariat.fr est une agence disposant d’une équipe de lésecrétaires qualifiées et expérimentées. En ayant recours à nos télésecrétaires, nous vous garantissons la prise en charge de la gestion de votre administration ainsi que de votre standard téléphonique. Nous nous assurons que nos télésecrétaires s’adaptent à votre société, quelque soit sa taille ou de votre secteur d’activité.

Pour nous contacter

Si vous n’êtes pas à l’aise en matière de sous-traitance mais que vous souhaitez recourir à une télésecrétaire, nous pouvons vous aider. Nous collaborons avec tous types d’entreprises, y compris les TPE, PME et même les solo-entrepreneurs.

Nous nous engageons à offrir les solutions les plus adaptées en nous basant sur notre expertise. Pour cela, nous disposons des télésecrétaires dont les compétences correspondent à tous les domaines d’activité, y compris le secteur médical et judiciaire.

Pour plus de détails, faites simplement une demande de devis ou appelez-nous directement au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.