Voici un éclaircissement sur les missions de la télésecrétaire. Surtout une précision sur comment elles gèrent les courriers.

La Gestion De Courrier, Une Des Principales Missions Du Télésecrétaire

Les missions d’une télésecrétaire s’apparentent à celles d’une secrétaire classique, y compris la gestion du courrier. Elles doivent être versatiles et très minutieuses dans la gestion de chaque tâche. De plus elles doivent être dotée d’un grand sens d’organisation. Voici un survol des différents ouvrages que font les télésecrétaires.

La gestion du courrier, première tâche d’une télésecrétaire

Le télésecrétaire offre ses services à toutes les structures qui ont besoin de personnes ayant les compétences dans la gestion administrative, fiscale et autres.

Il peut s’agir d’une Tpe pme, d’une startup, d’une grande entreprise ou d’une auto entreprise, tant que l’enseigne estime que les tâches administratives risquent d’alourdir le processus de production.

La gestion du courrier nécessite de l’organisation

Dans une entreprise, la gestion du courrier est souvent classée parmi les tâches administratives secondaires et fastidieuses. En effet, l’organisation et le traitement des courriers deviennent rapidement chronophages pour un responsable.

Or, la rédaction et l’envoi d’un courrier sont plus que nécessaires au niveau professionnel. L’entreprise risque de crouler sous une pile de messages, au risque de manquer l’échéance de règlement d’une facture.

Une télésecrétaire effectue plusieurs actions liées à la gestion administrative de l’entreprise client. Le nombre de ces tâches dépend du contrat entre les deux parties.

En effet, il est nécessaire de dresser la fiche de poste du secrétaire, avec des consignes précises. Cette précaution est nécessaire pour éviter qu’elle ne demande l’aval de l’entreprise à chaque courrier.

Les principales tâches d’un télésecrétaire

Voici, les missions les plus courantes :

  1. Dépouillement et tri du courrier : cela consiste à éliminer les prospectus et les autres supports publicitaires, en suivant les consignes énoncées par l’entreprise client. Ensuite, il faudra regrouper le courrier par destinataire et par genre ;
  2. Analyse et traitement de chaque courrier entrant : qui consiste à étudier le contenu de chaque enveloppe pour déterminer la nature du courrier. Le télésecrétaire détermine également l’importance du courrier, comme les rendez-vous à prendre, les délais de règlement, les décomptes à envoyer ou encore les réponses à donner ;
  3. Rédaction des courriers administratifs et des réponses avec maitrise de la dactylographie : le secrétaire à domicile s’occupe de remplir les formulaires, de rédiger les lettres de réclamations, les clôtures de comptes, les diverses déclarations ou encore les lettres de changement d’adresse ;
  4. Mise à la signature du courrier sortant
  5. Remplissage des procédures d’envoi : mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi
  6. Gestion des courriers électroniques, qui représente une tâche à part entière, indépendamment de la gestion du courrier postal. L’assistant à distance trie les messages entrants et élimine les spams, met de l’ordre dans la boite mail, dresse des envois groupés. Le traitement des mails urgents figure également dans la liste de ses tâches. Il est chargé de répondre aux urgences administratives ou encore confirmer un rendez-vous important.

Les services en télésecrétariat s’adressent aussi aux expatriés qui souhaitent que leurs courriers soient pris en charge. Ainsi, externaliser ce service est plus intéressant pour la gestion d’entreprise. En effet, la secrétaire indépendante est à la fois une secrétaire comptable, une secrétaire de direction, une assistante administrative ou encore une secrétaire commerciale.

Pour plus d’informations

Comme vous l’avez vu, une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, en gérant vos courriels, vos rendez-vous entre autres. Ces dernières vous aident à vous décharger des tâches chronophages. Si vous êtes gérant d’une société et vous souhaitez bénéficier des services d’une télésecrétaire, n’hésitez pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.

La facturation est une tâche qui requiert une certaine expertise. C’est pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leur facturation auprès des télésecrétaires. Découvrez les avantages d’externaliser la facturation au télésecrétariat.

Confier Sa Facturation A Une Télésecrétaire : Quels Avantages ?

Pour avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos finances, il est impératif de bien gérer votre système de facturation. En outre, lors de transactions avec vos clients et vos fournisseurs, l’établissement des factures permet de garder une certaine traçabilité de chacune d’entre elles.

La gestion de la facturation est primordiale pour toute société souhaitant matérialiser les transactions effectuées entre elle et ses relations externes. Sans cette matérialisation des transactions, vous pourriez manquer de rappeler des factures impayées. Or, pour cela, il est impératif de disposer les compétences requises en matière de comptabilité et de fiscalité.

Télésecrétariat.fr vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise. Vous découvrirez pourquoi les entreprises ont recours aux télésecrétaires pour gérer leur facturation.

Qu’est-ce que la facturation en entreprise ?

La facturation en entreprise consiste à établir une facture entre un fournisseur ou un prestataire de service et son client. A noter que l’entreprise établissant la facture demande un paiement en échange de ses services. Par la suite, le client sera prié de régler le montant facturé. Généralement, une facture peut être émise à la suite d’un devis ou d’un bon de commande.

Pourquoi confier sa facturation à une télésecrétaire ?

Avec la mondialisation, de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leurs départements de secrétariat en externalisant certaines de ses activités. C’est d’ailleurs le cas pour l’externalisation de la facturation auprès des télésecrétaires.

La secrétaire de bureau pourra se consacrer aux autres tâches prioritaires de l’entreprise

Puisque c’est la télésecrétaire qui effectuera la gestion de la facturation, la secrétaire de bureau pourra enfin effectuer les autres tâches de son emploi du temps. Il faut reconnaître que la gestion de la facturation peut s’avérer chronophage car elle consiste de la génération des factures ainsi que du suivi et relances auprès des clients et fournisseurs. Par conséquent, cela impactera positivement les autres départements internes de l’entreprise.

Compétences requises pour un tarif rentable

La gestion de la facturation requiert une certaine expertise et malheureusement, seules les secrétaires spécialisées en comptabilité et fiscalité la possèdent. Évidemment, le tarif pour bénéficier de leurs compétences peu s’avérer onéreux. Cependant, vous pouvez opter pour les services des télésecrétaires de façon ponctuelle. De cette manière, vous diminuerez vos coûts de main d’œuvre de façon optimale. Contrairement à une secrétaire de bureau employée à plein temps demanderait un salaire régulier en plus des frais administratifs.

Formation prise en charge par les prestataires

Souvent, les télésecrétaires proposent leurs services en agence qui les mettent en relation avec des entreprises. Cela leur permet de gagner en visibilité et en expérience dans divers secteurs d’activité. Puisque la secrétaire à distance n’est pas employée par votre entreprise, vous n’aurez pas à vous soucier de la former. Pour cela, c’est le prestataire qui forme ses télésecrétaires aux évolutions dans les modalités et obligations dans l’établissement des factures.

Confidentialité des données de paiement (RGPD)

Depuis l’avènement des nouvelles technologies, les entreprises sont désormais obligées d’opérer selon les normes du RGPD. Cette certification garantit que les données personnelles échangées lors des interactions en ligne restent confidentielles. En plus de leur expertise, les télésecrétaires sont désormais conscientes de ces lois essentielles à la bonne gestion de la facturation. De plus, les données de paiement des fournisseurs et clients seront bien gérées tout en assurant leur confidentialité.

Ce que vous propose Télésecrétariat.fr

En tant que professionnel du secteur du secrétariat externalisé, nous proposons aux entreprises des prestations sur mesure, adaptées à leurs secteurs d’activité. En ayant recours à une télésecrétaire, vous aurez un emploi du temps allégé des tâches de secrétariat et de la gestion de la facturation. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur votre business core et améliorer la performance de votre activité.

Télésecrétariat.fr gère une équipe de télésecrétaires qualifiées pour mener des missions telles que la gestion de budget et de la trésorerie ainsi que le suivi des ressources humaines. Vous pouvez compter sur nous pour bénéficier d’une assistance de secrétariat externalisée.

Pour nous contacter

Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00 ou sinon écrivez-nous directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions ou encore de vous faire parvenir un devis.

Suite à la mondialisation, les entreprises ont la possibilité d’exploiter les marchés internationaux. C’est pourquoi ils ont recours à la sous-traitance pour augmenter leur production de façon rentable.

La Sous-Traitance Pour L’Évolution Rentable Des Entreprises

Avec la numérisation des opérations en entreprises, il y a désormais un besoin croissant de disponibilité permanente. De plus, les entreprises ont une ouverture sur le marché international grâce aux sites de vente en ligne. Pour répondre à cette augmentation de la demande, les sociétés doivent doubler leur production tout en faisant preuve de rentabilité.

C’est pourquoi elles ont recours à la sous-traitance pour leur permettre d’évoluer au même rythme que les attentes des consommateurs. A travers cet article, découvrez ce qu’est la soustraitance et comment elle peut vous être bénéfique.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un accord de collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant. Durant cette collaboration, l’entreprise-donneur d’ordres demande à l’entreprise-sous-traitante d’entreprendre certains processus de production à sa place.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises ont recours à la sous-traitance pour bénéficier des avantages comme l’optimisation au niveau des coûts d’opération. Cependant, la qualité et l’efficacité sont des enjeux à maintenir lors de travaux de sous-traitance. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises de se tourner vers des prestataires disposant d’une équipe qualifiée et d’équipements adéquats.

Pourquoi recourir à la sous-traitance ?

Effectivement, la sous-traitance comporte des avantages considérables et c’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour cette solution.

Entreprendre un projet outsourcing avec un budget limité

Même les entreprises disposant d’un budget moyen pourront déléguer certains départements à un sous-traitant offshore. En interne, certaines tâches comme le secrétariat, le service de conseil client ou encore la téléprospection. En offshore, le coût de la main d’œuvre est bien plus avantageux.

Par exemple, le salaire moyen en France est deux à trois fois celui d’un salarié dans un pays sous-traitant. Malgré la diminution des coûts, la qualité et la productivité sont aussi des atouts attrayants aux entreprises.

Flexibilité d’horaire selon le besoin

Lorsque les entreprises cherchent à externaliser leurs départements de service client, ils cherchent à les rendre disponibles en permanence ou au minimum la fléxibilité d’horaires Or, cela dépend du fuseau horaire des pays de délocalisation.

Suivi des opérations à distance grâce à Internet

Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de suivre en temps réel la progression des projets d’externalisation. Ainsi, les donneurs d’ordres pourront s’informer des moindres détails des opérations du prestataire. Par conséquent, cela élimine au sous-traitant le besoin de faire de résumé d’opérations auprès du donneur d’ordre.

L’évolution de la sous-traitance grâce au télésecrétariat

Avec les développements au niveau du secteur tertiaire, les entreprises cherchent à recourir aux solutions susceptibles de les faire évoluer. En tant que sous-traitant, nous répondons à ces attentes en proposant l’externalisation des départements tels que le secrétariat et le service client. Nous permettons ainsi aux entreprises de bénéficier des avantages mentionnés plus haut.

Pour la sous-traitance du secrétariat, nos collaborateurs opèrent sous des structures telles que les call centers aussi appelés centres de contact. D’autre part, nous proposons d’ajuster nos prestations selon vos besoins et votre domaine d’activité. Les secrétaires à distance s’occupent des tâches chronophages telles que la prise de rendez-vous et la gestion administrative. Mais encore, nos télésecrétaires peuvent se relayer pour assurer la permanence téléphonique.

Ce que vous propose télésecrétariat.fr

Télésecrétariat.fr est une agence disposant d’une équipe de lésecrétaires qualifiées et expérimentées. En ayant recours à nos télésecrétaires, nous vous garantissons la prise en charge de la gestion de votre administration ainsi que de votre standard téléphonique. Nous nous assurons que nos télésecrétaires s’adaptent à votre société, quelque soit sa taille ou de votre secteur d’activité.

Pour nous contacter

Si vous n’êtes pas à l’aise en matière de sous-traitance mais que vous souhaitez recourir à une télésecrétaire, nous pouvons vous aider. Nous collaborons avec tous types d’entreprises, y compris les TPE, PME et même les solo-entrepreneurs.

Nous nous engageons à offrir les solutions les plus adaptées en nous basant sur notre expertise. Pour cela, nous disposons des télésecrétaires dont les compétences correspondent à tous les domaines d’activité, y compris le secteur médical et judiciaire.

Pour plus de détails, faites simplement une demande de devis ou appelez-nous directement au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.