Télésecrétariat vous propose de découvrir comment vous pouvez rendre plus dynamique votre réception d’appels.

Des astuces pour assouplir la réception d’appels

Travailler comme téléconseiller dans un call center n’est pas toujours aisé. Converser et satisfaire le client au bout du fil nécessitent des compétences spécifiques. Il faut être conscient que les échanges peuvent facilement devenir confus et entraîner de mauvaises interprétations. Néanmoins, il est possible d’assouplir la réception d’appels et d’avoir une meilleure relation client grâce à quelques astuces.  Si vous êtes dans le domaine du télésecrétariat, cet article vous conviendra.

Un ton positif, vous aurez !

Le secret est d’être empathique. Montrez-vous enthousiaste, attentif et naturel au téléphone pour les appels entrants ou sortants. Le but est de mettre le client à l’aise durant la conversation.

Concrètement, les télésecrétaires doivent conserver une attitude positive pour instaurer un échange amical et productif. Elles doivent adopter un discours clair et maîtriser leur vitesse de parole. D’autant plus sur un ton naturel et courtois.

Un vocabulaire adapté, vous utiliserez !

Pour assouplir sa réception d’appel, il faut pouvoir comprendre ce que le client raconte au téléphone, et inversement. Pour cela, utilisez des mots en se servant de phrases simples. Évitez de recourir à un jargon technique et trop complexe, mais aussi à des termes argotiques et des mots de remplissage.

Être sincère, vous serez !

Le propre d’un service client est d’assister les clients d’une entreprise en appliquant la charte client. Il est essentiel de faire preuve de transparence et de sincérité au téléphone pour ne pas nuire à l’image de la marque.

Quand un téléconseiller décroche le combiné téléphonique, il doit fournir le nom de l’entreprise et le sien systématiquement. En cas de transfert d’appels, l’agent doit préciser son service pour que l’interlocuteur puisse savoir s’il s’adresse au bon interlocuteur. Cela permet d’améliorer la qualité de la conversation et de faciliter les échanges dans un but de fidélisation.

Durant la conversation, l’agent devra se contenter de fournir des informations véridiques et vérifiables.

Le nom de l’appelant, vous utiliserez !

Pour instaurer une certaine convivialité dans la conversation, vous pouvez vous servir du nom du client s’il l’a mentionné. Cela permet de personnaliser l’échange et de lui procurer une dimension plus humaine. Cependant, il faudra que vous en fassiez usage avec modération.

Le chatbot dans l’assouplissement de la réception d’appels

Le recours à un chatbot donne la possibilité d’instaurer un ton naturel et fluide à la conversation avec vos clients. C’est un robot conversationnel qui se sert d’une IA (intelligence artificielle), intégré à un standard téléphonique. Il fonctionne en continu pour assister les clients à n’importe quel moment. Il est capable de converser à la place d’un téléconseiller, en utilisant leurs noms. Il évalue leurs besoins et agit en conséquence ou transmet l’appel à un agent humain, s’il ne peut pas répondre à la requête.

Utiliser les dernières technologies des call centers, vous oserez !

Pour assurer la souplesse des échanges avec les clients, les entreprises peuvent se servir de différentes technologies d’optimisation de performance. On peut citer le gestionnaire des relations clients GRC ou CRM en anglais, et des outils TIC (technologies de l’information de la communication). En général, le service de télésecrétariat  utilise ces outils de téléprospection et de téléopération.

Télésecrétariat.fr votre partenaire de qualité

Dans le but de pérenniser votre avancement, il est plus que judicieux de faire valoir votre relation client. Comme dit le dicton, la première impression est souvent la bonne. En tant que télésecrétaire, vous devez être en mesure de satisfaire les demandes de votre client. De ce fait la réception d’appels y joue un très grand rôle. Si vous souhaitez avoir des détails approfondis au sujet du télésecrétariat et les services que nous proposons. Vous pouvez nous contacter sur le  09 70 71 83 00  ou laisser nous vos doléances sur notre formulaire de contact.

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