La communication téléphonique est le premier contact qu’a le client avec l’entreprise. De ce fait, la télésecrétaire doit donner une première bonne impression.

Des astuces pour avoir une communication téléphonique fluide et dynamique

Dans le milieu professionnel, le relationnel mérite une attention particulière, car il maintient de bonnes relations avec les clients, les collaborateurs et les partenaires d’affaires, mais il permet également à l’entreprise d’exceller et d’améliorer son image de marque. Par contre, si le service téléphonique ou le télésecrétariat d’une entreprise se retrouve dépassé par le flux élevé des appels entrants, son incapacité à gérer les clients dégrade la relation. Solliciter une aide extérieure de communication téléphonique fluide et dynamique s’avère une solution efficace pour améliorer le relationnel d’une entreprise.

La mise en place d’un service de communication multicanale

La mise en place d’un service de communication multicanale pour assurer la gestion des appels sortants et entrants dans une entreprise permet d’adopter une parfaite stratégie organisationnelle. Pour la réussite de votre activité, le choix des télé agents dotés d’une bonne formation est la meilleure solution. En fonction de vos besoins et des exigences de votre entreprise, vous pouvez solliciter les services d’un call center professionnel. Cela a un avantage non négligeable en termes de temps et de coût financier. Externaliser son service téléphonique permet de réduire les dépenses liées au recrutement et d’avoir un service d’appel fonctionnel en permanence.

L’intervention d’une agence professionnelle

Pour garantir une communication téléphonique fluide et dynamique, la gestion des appels entrants et sortants doit être de qualité. Il convient alors de privilégier un call center professionnel. Seul un standard téléphonique externalisé peut vous aider à fidéliser vos clients. Les agents des call center sont formés pour les missions de télévente et de téléprospection, la gestion de la relation client, la négociation et les réseaux sociaux. Ils maîtrisent les techniques d’accueil, gèrent les clients difficiles ou en attente et les réclamations. Ils ont aussi la capacité de gérer des appels simultanés aux heures de pointe, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur son activité principale.

La disponibilité du service téléphonique

Répondre aux appels en temps et en heure garantit la satisfaction client, permet d’avoir une image professionnelle et une meilleure expérience avec les interlocuteurs. Très souvent, les entreprises ont des difficultés à répondre aux appels téléphoniques pendant les réunions, les conférences, les consultations ou aux heures de fermeture. En confiant la gestion du service téléphonique à un call center extérieur, vous restez joignable et disponible à tout moment. Les clients de votre entreprise ne tombent plus sur votre messagerie vocale et votre image de marque s’améliore.

L’utilisation d’outils performants et fonctionnels

Pour offrir à vos clients une expérience unique, les call center sont équipés de terminaux et logiciels adéquats. Il serait ennuyeux d’avoir à répéter un message au téléphone maintes fois avant de raccrocher sous prétexte de mal entendre. Des outils performants garantissent une communication fluide à vos clients. Grâce à leur capacité à contrôler différents canaux de communication, ils répondent à vos besoins et aux exigences de votre entreprise. En les combinant à l’expérience et aux savoir-faire des télé agents, votre service téléphonique va fonctionner de façon permanente.

Tous ces conseils que vous proposent Télésecrétaire.fr vous aide dans votre quotidien que ce soit prise d’appel entrants ou sortants. La personnalisation et l’organisation vont de pair.

Télésecrétariat.fr vous aide à maitriser la prise d’appels.

Ce n’est pas toujours évident de contrôler le flux d’appels. Surtout lorsqu’il ne s’arrête pas. Depuis longtemps nous avons fait face à cette tendance mais au fil des années nous avons développé de l’expertise et l’expérience nécessaire pour maitriser le flux d’appels. Si vous souhaitez connaitre davantage, appeler nous sur le 09 70 71 83 00ou écrivez-nous via notre formulaire en ligne.

Pour éviter les appels de peu d’importance, les entreprises peuvent opter pour le filtrage des appels et ainsi se concentrer sur leurs tâches prioritaires.

Le Filtrage Des Appels : Comment Est-ce Utile Aux Entreprises ?

Le filtrage des appels est un processus de plus en plus important dans une entreprise. En effet, si elle souhaite mettre l’accent sur la relation client, elle doit se concentrer sur l’essentiel de ses activités. Or, c’est quasiment impossible si le directeur et ses effectifs chargés des stratégies sont dérangés à tout bout de champ. Ainsi, ils peuvent réceptionner des appels qui leur parviennent par erreur. À d’autres moments, on peut les contacter pour vendre des produits, par exemple.

C’est pour cette raison que le fait de filtrer les appels est d’une importance capitale pour la firme. C’est là que nous intervenons ! Spécialisés dans le tri parmi ces appels, nos centres de contacts peuvent aider les donneurs d’ordres. D’abord, découvrons un peu plus sur cette activité.

C’est quoi le filtrage des appels téléphoniques ?

Le filtrage des appels est une pratique que l’on retrouve grandement dans les centres d’appels. Il s’agit d’une fonctionnalité propre au standard téléphonique en interne et simple à mettre en place.

Pour commencer, une entreprise qui souhaite nous confier cette tâche, par exemple, va établir une liste de numéros. Dépendant des instructions reçues du directeur, nos call centers vont les rejeter ou accepter. Certains seront catégorisés comme étant importants et devront donc être traités en priorité. D’autres qui le sont moins pourront être relayés à divers départements.   

Ce processus simplifiera aussi le travail de la standardiste. Par exemple, elle sera beaucoup plus organisée et ne recevra que les appels importants. Ainsi, le processus du filtrage des appels est avantageux pour la firme. Cela lui évitera d’être dérangé par des appels intempestifs et indésirables. Conséquemment, elle pourra se concentrer sur ses activités principales sans devoir décrocher le téléphone à tout bout de champ.

Les situations où le filtrage des appels est utile


Comme susmentionnés, les appels entrants peuvent être intempestifs ou désagréables. Or, on note que cela peut se produire s’il y a un pic d’activité. Dans ces moments-là, la standardiste est débordée et recevoir ce genre d’appels peut la retarder dans ses activités. De ce fait, le filtrage des appels pourra optimiser la gestion du standard téléphonique.

Donc, nos téléagents vont faire le tri pour voir quels sont les appels indésirables à classer sur une liste noire. Par conséquent, cela va l’aider à se concentrer sur l’organisation de son emploi du temps.  

Filtrer les appels aidera aussi les directeurs ou chargés de stratégies si ces derniers sont indisponibles. Il y en a aussi qui n’ont simplement pas envie de parler à un appelant pour le moment. À travers le filtrage des appels téléphoniques, ils seront automatiquement redirigés vers d’autres départements qui pourront se charger de les guider.

Nos data centers vont donc faire une liste blanche et une autre noire. Cela leur permettra de gérer les appels entrants et les distribuer vers les sections de l’entreprise concernées. Notre équipe est donc efficace pour aider les firmes à se décharger des appels encombrants.

La relation client dépend aussi d’un bon filtrage des appels

Les appelants classés dans la liste prioritaire n’auront pas à faire face à des délais d’attente. Cela contribuera à la satisfaction client, puisqu’ils seront traités avec la plus haute importance.

Ainsi, notre équipe gèrera les appels non prioritaires, par exemple en prenant les messages. Par la suite, les personnes concernées pourront les consulter. En outre, dès que nous aurons ciblé le motif des appels, nous pourrons les acheminer vers le bon service. Non seulement les chefs d’entreprise n’auront plus à se soucier des appels parasites, mais les appelants seront bien assistés.

Le filtrage des appels optimise la productivité

Afin de ne garder que les sollicitations productives, le filtrage des appels est très important. En effet, les commandes, les requêtes clients ou encore les demandes de devis peuvent être priorisées. C’est ainsi que notre équipe pourra aider la firme à gagner en productivité. Le filtrage permettra, entre autres, de libérer les communications lourdes qui ont tendance à surcharger les lignes. Les directeurs d’entreprise qui font appel à notre centre d’appels sont assurés de recevoir des appels qui comptent vraiment.

C’est ainsi que notre permanence téléphonique sera efficace contre les appels intempestifs, voire  indésirables.

Nos téléopérateurs peuvent vous aider 

Ainsi, si vous avez de nombreuses sollicitations et que cela vous fait perdre du temps, faites appel à nous. Nous saurons nous charger de cette tâche efficacement, pour que vous puissiez vous centrer sur l’essentiel de votre business.

Nous saurons traiter tous vos appels de manière qualitative, quelles que soient les situations. Nos téléconseillers qualifiés répondront également en votre nom et selon vos demandes.

En catégorisant et priorisant les appels en fonction de leur importance, nous saurons optimiser votre l’expérience client. En parallèle, votre relation client sera optimisée. En somme, notre service collaborateur représentera l’image de marque de votre société et apportera une réponse adaptée à tous les appels. 


N’hésitez pas à nous contacter


Afin de bénéficier de notre expertise, vous pouvez contacter Telesecretariat.fr. Spécialisés dans les solutions d’externalisation de standard téléphonique, nous saurons gérer votre opération de filtrage. Appelez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations ou écrivez-nous directement à partir de notre site web.