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7
Fév, 2022
Voici tout ce dont vous devez savoir à propos du télésecrétariat. Ce dossier vous consacre les missions et compétences d’une télésecrétaire.

Zoom sur le métier de télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Il porte sur la gestion à distance du service de secrétariat d’une entreprise. De nombreuses responsabilités dépendent des compétences d’un tel professionnel. Pour exercer efficacement son travail, il a besoin d’une solide formation en rapport avec son emploi. Tour d’horizon sur le télésecrétariat.

En quoi consiste le métier de télésecrétaire ?

Le télésecrétariat couvre toutes les fonctions relatives aux travaux de secrétariat classique, quel que soit le secteur d’activités concerné. Mais contrairement à une secrétaire interne, la télésecrétaire exerce les attributions à distance. Elle peut également s’occuper d’autres prestations additionnelles. Une secrétaire à distance prend souvent en charge des tâches administratives liées à plusieurs personnes dans un même cabinet.

Une télésecrétaire peut s’installer à son compte ou évoluer sous le statut de salariée au sein d’une entreprise d’externalisation. Elle peut travailler dans un centre d’appels téléphoniques qui s’occupe entre autres du secrétariat à distance. Dans tous les cas, elle exerce toujours son activité sous l’autorité d’un employeur ou d’un client.

Les missions et les tâches du télésécrétaire

Une télésécrétaire a pour mission d’effectuer la gestion de l’administration d’une entreprise ou d’une personne indépendante, à distance. Tout comme une standardiste, elle assure la gestion de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous et de l’organisation de l’agenda. Une secrétaire à distance est aussi amenée à s’occuper de l’accueil commercial et de diverses tâches administratives. On peut citer entre autres, la saisie des données, la transcription audio des documents, la rédaction de devis, l’information de la clientèle et le classement des documents professionnels. Une télésécretaire polyvalente peut être chargée de répondre aux requêtes des consommateurs. Elle peut également être appelée à assurer un service après-vente.

Formation, qualité et compétences requises

Pour mener à bien ses missions, une secrétaire à distance doit avoir suivi une formation en télésecrétariat et posséder une excellente maîtrise des outils informatiques. En effet, ce professionnel est amené à utiliser divers logiciels informatiques et des outils de gestion de planning pour l’administration, au quotidien.

La maîtrise de certaines langues étrangères représente un atout très recherché. D’autres qualités indispensables, comme un bon sens de la rigueur et de l’organisation, par exemple s’ajoutent à cela. La télésecrétaire doit avoir une grande aisance relationnelle, de la courtoisie et une excellente expression orale, pour avoir un contact facile. Par ailleurs, elle doit toujours rester calme pour bien gérer efficacement les pics d’appels, sans délaisser ses autres tâches. C’est la raison pour laquelle, une télésecrétaire doit avoir une bonne maîtrise des techniques d’accueil téléphonique.

Une télésecrétaire juridique ou médicale a besoin, quant à elle, d’une formation spécifique dans ce secteur dans le but d’offrir un accueil approprié et personnalisé.

Les évolutions professionnelles possibles

Travaillant souvent au sein d’une entreprise offshore, les télésecrétaires peuvent gravir les échelons pour devenir régulatrices ou superviseuses. Après avoir acquis une certaine expérience, elle peut proposer ses prestations dans un secteur particulier, mais toujours en tant que secrétaire à distance. Elle peut se spécialiser, dans le domaine juridique, médical ou commercial, par exemple.

Télésecrétaire.fr acteur dans le développement de votre entreprise

Depuis des années, nous nous dévouons dans la prise en charge des charges chronophages de nos collaborateurs que ce soit prise de rendez-vous et autres tâches administratives. En choisissant de collaborer avec nous, vous mettez en avant la qualité et la modernité. Etant à la pointe de la technologie, nous vous proposons nos meilleures prestations. Contacter nous sur le   09 70 71 83 00  ou laisser nous vos demandes via notre formulaire en ligne.

7
Fév, 2022
Télésecrétariat vous propose de découvrir comment vous pouvez rendre plus dynamique votre réception d’appels.

Des astuces pour assouplir la réception d’appels

Travailler comme téléconseiller dans un call center n’est pas toujours aisé. Converser et satisfaire le client au bout du fil nécessitent des compétences spécifiques. Il faut être conscient que les échanges peuvent facilement devenir confus et entraîner de mauvaises interprétations. Néanmoins, il est possible d’assouplir la réception d’appels et d’avoir une meilleure relation client grâce à quelques astuces.  Si vous êtes dans le domaine du télésecrétariat, cet article vous conviendra.

Un ton positif, vous aurez !

Le secret est d’être empathique. Montrez-vous enthousiaste, attentif et naturel au téléphone pour les appels entrants ou sortants. Le but est de mettre le client à l’aise durant la conversation.

Concrètement, les télésecrétaires doivent conserver une attitude positive pour instaurer un échange amical et productif. Elles doivent adopter un discours clair et maîtriser leur vitesse de parole. D’autant plus sur un ton naturel et courtois.

Un vocabulaire adapté, vous utiliserez !

Pour assouplir sa réception d’appel, il faut pouvoir comprendre ce que le client raconte au téléphone, et inversement. Pour cela, utilisez des mots en se servant de phrases simples. Évitez de recourir à un jargon technique et trop complexe, mais aussi à des termes argotiques et des mots de remplissage.

Être sincère, vous serez !

Le propre d’un service client est d’assister les clients d’une entreprise en appliquant la charte client. Il est essentiel de faire preuve de transparence et de sincérité au téléphone pour ne pas nuire à l’image de la marque.

Quand un téléconseiller décroche le combiné téléphonique, il doit fournir le nom de l’entreprise et le sien systématiquement. En cas de transfert d’appels, l’agent doit préciser son service pour que l’interlocuteur puisse savoir s’il s’adresse au bon interlocuteur. Cela permet d’améliorer la qualité de la conversation et de faciliter les échanges dans un but de fidélisation.

Durant la conversation, l’agent devra se contenter de fournir des informations véridiques et vérifiables.

Le nom de l’appelant, vous utiliserez !

Pour instaurer une certaine convivialité dans la conversation, vous pouvez vous servir du nom du client s’il l’a mentionné. Cela permet de personnaliser l’échange et de lui procurer une dimension plus humaine. Cependant, il faudra que vous en fassiez usage avec modération.

Le chatbot dans l’assouplissement de la réception d’appels

Le recours à un chatbot donne la possibilité d’instaurer un ton naturel et fluide à la conversation avec vos clients. C’est un robot conversationnel qui se sert d’une IA (intelligence artificielle), intégré à un standard téléphonique. Il fonctionne en continu pour assister les clients à n’importe quel moment. Il est capable de converser à la place d’un téléconseiller, en utilisant leurs noms. Il évalue leurs besoins et agit en conséquence ou transmet l’appel à un agent humain, s’il ne peut pas répondre à la requête.

Utiliser les dernières technologies des call centers, vous oserez !

Pour assurer la souplesse des échanges avec les clients, les entreprises peuvent se servir de différentes technologies d’optimisation de performance. On peut citer le gestionnaire des relations clients GRC ou CRM en anglais, et des outils TIC (technologies de l’information de la communication). En général, le service de télésecrétariat  utilise ces outils de téléprospection et de téléopération.

Télésecrétariat.fr votre partenaire de qualité

Dans le but de pérenniser votre avancement, il est plus que judicieux de faire valoir votre relation client. Comme dit le dicton, la première impression est souvent la bonne. En tant que télésecrétaire, vous devez être en mesure de satisfaire les demandes de votre client. De ce fait la réception d’appels y joue un très grand rôle. Si vous souhaitez avoir des détails approfondis au sujet du télésecrétariat et les services que nous proposons. Vous pouvez nous contacter sur le  09 70 71 83 00  ou laisser nous vos doléances sur notre formulaire de contact.

15
Nov, 2019
Retranscrire les comptes-rendus sont pourtant très chronophages. Heureusement, vous pouvez les externaliser avec Télésecrétariat.fr

L’Externalisation Des Comptes Rendus Avec Nos Télésecrétaires

Pour les dirigeants d’entreprise pris par les différents projets ainsi que les réunions avec leurs différentes équipes, l’externalisation des comptes rendus leur est une solution salutaire.

Nos prestations sont connues pour la rapidité de leur mise en place ainsi que leur simplicité d’utilisation. En recourant à notre équipe de télésecrétaires, vous n’aurez qu’à nous faire parvenir les tâches administratives à effectuer.

Non seulement vous aurez plus de temps à consacrer à vos projets mais en plus, vous obtiendrez vos comptes rendus à temps. Cela vous intéresse de savoir comment procéder? Vous êtes sur le site idéal pour recourir au télésecrétariat.

L’importance des comptes-rendus

En collaborant avec différents donneurs d’ordre de multiples secteurs d’activité, nous constatons qu’ils passent en moyenne 27 jours par an en réunion. Ce qui implique la transmission d’informations de la plus haute importance ainsi que des prises de décision.

C’est pourquoi nous recommandons de planifier au préalable chaque réunion en envoyant des convocations à chaque participant. Dans l’éventualité d’absences, il faut aussi prévoir des comptes-rendus pour informer les absents des décisions ainsi que des nouvelles informations. En déléguant cette préparation à nos professionnelles, vous pourrez gérer votre réunion sans avoir à vous soucier des détails.

Éclaircir les doutes pour rassurer vos collaborateurs

Lors des réunions, il peut survenir que des informations importantes demandent un certain temps d’assimilation pour aboutir à l’accord de tout un chacun. Sinon, cela pourrait mener à de la confusion ainsi que de la frustration.

Justement, nos télésecrétaires disposent des compétences pour retranscrire les idées et points abordés en documents que vous pourrez envoyer à vos délégués. Ce qui signifie plus de clarté pour ces derniers, favorisant ainsi leur soutien pour l’aboutissement des projets.

Conservez des traces écrites de vos réunions

Bien évidemment, l’archivage des bonnes informations est importante pour mieux retracer les prises de décision ainsi que l’amélioration de performance qui en résulte.

Mais encore, le suivi des réunions pour l’avancement des projets se fait plus fluidement. Vous n’aurez donc plus à vous soucier pour la transmission d’informations à travers d’autres supports (documents en format PDF, mails à titre récapitulatif,…) puisque nos télésecrétaires se chargent de les retranscrire et de les envoyer à vos équipes respectives.

Comment nos télésecrétaires peuvent vous soulager?

Nos télésecrétaires travaillent depuis nos centres d’appels et effectuent à distance la retranscription audio de vos comptes rendus de réunions et conférences. Nous prenons en charge la rédaction de vos comptes-rendus à partir de vos enregistrements de réunion. Comme mentionné plus haut, nous effectuons également l’archivage d’informations d’importance capitales pour votre entreprise.

Afin de garder votre département de secrétariat à jour, nous mettrons à votre disposition notre équipe de secrétaires pour pallier l’absence de votre secrétaire interne. Cela, ponctuellement si son emploi du temps est trop chargé ou régulièrement pour effectuer des tâches chronophages.

Il vous suffira simplement de nous faire parvenir les enregistrements audio de vos réunions et conférences. Vous obtiendrez un exemplaire du compte-rendu retranscrit dans les délais que vous déciderez. Selon votre accord, nous procéderons à l’envoi du compte-rendu à vos collaborateurs.

Faites appel à Télésecrétariat.fr, le spécialiste du secrétariat à distance

Afin de faciliter la rédaction de vos comptes-rendus, nous utilisons les meilleurs logiciels de retranscription audio. Grâce à ces technologies, nos télésecrétaires utilisent la saisie vocale pour retranscrire les fichiers audio en textes.

Vous aurez ainsi un document de qualité, sans fautes d’ortographes, faciles à comprendre pour vos collaborateurs. De plus, nous privilégions la structuration stratégique des textes en paragraphes pour faciliter la lisibilité de vos comptes-rendus.

Si vous enchaînez les réunions et la rédaction de comptes-rendus vous parait trop chronophage, nous sommes l’aide administrative qu’il vous faut. Nous vous fournirons les comptes-rendus au format requis sans manquer des détails importants.

Pour nous contacter

Si vous cherchez comment optimiser ces procédés, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

16
Sep, 2019
L’agenda partagé transforme et améliore le télésecrétariat. Il permet de gagner en réactivité grâce à des performances qui n’étaient pas possibles jusqu’ici.

L’Agenda Partagé : Le Puissant Outil Du Télésecrétariat Médical

Comme beaucoup de profession et secteur d’activités, le domaine médical a beaucoup évolué avec les nouvelles technologies. Le domaine médical est un secteur où le mouvement, la réactivité et les informations sont capitaux. Dans certains cas, il s’agit de question de vie ou de mort. Heureusement, l’agenda partagé peut améliorer la réactivité dans le domaine médical, surtout s’il est associé au télésecrétariat.

Il est naturel que les avancées technologiques notamment en matière de communication aient de quoi aider la tâche des médecins. C’est le cas de l’agenda partagé, qui apporte des avantages considérables avec le télésecrétariat médical. Cet outil permet ainsi la mise à jour en temps réel de l’agenda. Cela le rend parfait pour les changements de rendez-vous, ou encore l’échange d’information sur les patients.

L’application incontournable pour le télésecrétariat médical

Une des tâches fondamentales d’une secrétaire est de gérer et d’organiser un agenda. Les télésecrétaires ne sont pas une exception. De plus, il est aujourd’hui encore plus facile de faire appel aux télésecrétaires puisque les nouvelles technologies ont permis l’essor d’outils de plus en plus performants. C’est d’ailleurs le cas de l’agenda qui a aussi eu droit à sa propre évolution avec l’agenda partagé.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ? 

Comme son nom l’indique, l’agenda partagé est un agenda auquel plusieurs personnes ont accès. Cet accès multiple permet l’ajout d’une entrée par une personne, dans ce cas, une télésecrétaire par exemple. Une fois l’entrée effectuée, elle pourra être consultée par le médecin ayant lui aussi accès à cet agenda. Cela permet de gagner en réactivité, mais aussi de faciliter la communication entre le praticien et le service de télésecrétariat.

Comment est-ce que l’agenda partagé facilite et améliore le télésecrétariat médical ?

Concrètement, les avantages de cet outil sont dus principalement à cette synchronisation automatique et quasi-instantanée. Le médecin est assuré de toujours consulter la version à jour de son agenda. S’il a des questions, le praticien peut à n’importe quel moment contacter la télésecrétaire dédiée.

L’agenda partagé permet d’intégrer plusieurs tâches effectuées par nos télésecrétaires comme :

    • Les tâches administratives

    • La retranscription des messages, des conférences ou encore des entretiens

    • La rédaction des courriers du médecin

    • La prise de rendez-vous et les messages urgents

    • Les informations à transmettre lors du transfert de la permanence téléphonique

    • Les rappels de rendez-vous

L’avantage de l’agenda partagé pour le télésecrétariat médical

L’agenda partagé aide grandement le télésecrétariat médical. Il permet en outre de réduire considérablement la barrière géographique entre une secrétaire de bureau et l’externalisation.

Avec l’agenda partagé, nous arrivons chez Telesecretariat.fr à proposer une prestation de qualité. En fonction du contrat de prestation choisi par le médecin, il est possible de déterminer le nombre d’appels que la télésecrétaire prendra en charge. Nous arrivons ainsi à proposer un service performant qui garde une qualité appréciée par vos patients. De plus, cela nous permet d’éviter une surcharge d’appels.

Un outil toujours accessible

Il faut aussi savoir que cet outil est très accessible. Il est accessible à tout moment, et ce, depuis n’importe quel terminal. En effet, le médecin peut y avoir accès à partir d’un smartphone ou une tablette, mais aussi n’importe quel ordinateur pour peu que l’appareil ait un accès internet.

L’agenda partagé permet aussi la communication et le transfert d’information importante. Il est pratique notamment lorsque le médecin est en consultation ou tout simplement indisponible. La télésecrétaire peut ainsi l’utiliser pour véhiculer certaines informations importantes en plus des outils de communications existantes. L’accès à l’information étant une nécessité de nos jours.

Le télésecrétariat et l’agenda partagé : des atouts à ne pas négliger

L’agenda partagé mis au service du télésecrétariat médical est un outil puissant qui peut aider beaucoup de médecins, et par extension, leurs patients. Il s’agit d’un mode de communication bilatéral qui permet d’améliorer l’efficience et la réactivité du médecin.

Besoin de nous contacter ?

Vous souhaitez externaliser votre secrétariat ? Faites appel à Telesecretariat.fr. Si vous avez des questions sur la mise en place d’un service de télésecrétariat, ou sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00, et pouvons être contactés directement sur notre site internet.

2
Juil, 2019
Il est possible de confier vos tâches de secrétariat à un centre de contact, notamment celle qui concerne le traitement d’appels urgents.

Le télésecrétaire est un spécialiste du traitement des appels urgents

Les services proposés par les centres d’appel sont très variés. Parmi les plus demandés figure celui du télésecrétaire. Notre centre de contact peut mettre à votre disposition une secrétaire administrative à distance. Elle est notamment en mesure de s’occuper du traitement d’appels de votre entreprise, ainsi que d’autres tâches chronophages. Nos équipes vous garantissent une qualité de services optimale. Ainsi, nous rentabilisons un service que vous ne prendrez pas en charge dans vos locaux.

Un télésecrétaire compétent pour votre traitement d’appels

Pour qu’une société puisse être bien fonctionnelle, différentes tâches doivent être prises en main. Celles qui concernent le secrétariat figurent parmi les plus importantes. Pris en charge des appels entrants, gestion de l’agenda, facturation … toutes ces missions constituent les métiers de nos télsecrétaires.

Notre entreprise dispose, en effet, d’un service de secrétariat à distance spécialisée dans la bureautique. Nous proposons nos services aux professionnels qui ressentent le besoin de se faire épauler dans l’accomplissement de leurs tâches administratives. Nous proposons ainsi les services d’une assistante virtuelle pour prendre en charge tous vos travaux administratifs.

Nous sommes également des spécialistes dans le domaine de l’externalisation du traitement d’appels, la gestion administrative, l’accueil téléphonique et la transcription. Nous effectuons l’ensemble de ces missions depuis notre centre d’appel. Ce qui vous décharge de toutes les obligations afférentes à la prise en charge d’un agent en interne. Poste de travail, obligations patronales, et autres charges, sont désormais incombés à notre société.

Le traitement d’appels urgents, un tâche qui nécessite de l’expérience

Le traitement d’appels se divise en deux catégories : les appels normaux et les appels d’urgence. La seconde catégorie requiert une promptitude sans faille afin que les clients puissent se sentir considérés.

Une secrétaire en interne doit s’occuper d’un grand nombre de tâches pour votre entreprise. Gestion des courriers, gestion d’agenda, gestion administrative… autant de tâches qui ne lui permettent pas d’être assez réactive.

La solution la plus efficace est de vous tourner vers notre centre d’appel. Notre équipe de télésecrétaire vous assure la prise en charge de vos appels d’urgence. Nous mettons ainsi à votre disposition toute une équipe qui peut se relayer pour réceptionner les appels de vos clients.

Nous faisons en sorte de gérer au mieux les imprévus et besoins urgents de vos collaborateurs.

Nos nombreuses années d’expérience dans le domaine du secrétariat à distance nous permet d’anticiper de nombreux cas d’urgence. Nos équipes sont ainsi rarement prises au dépourvu. Les compétences de nos agents sont mises à disposition de nos clients pour leur offrir un service de bonne qualité à des tarifs compétitifs.

L’importance de l’expertise pour un télésecrétaire

Afin de vous assurer que la télésecrétaire fasse bien son travail, il est essentiel que celle-ci soit bien professionnelle. C’est en raison de cela que nous n’embauchons que les meilleures pour prendre en main vos différents besoins. Que ce soit pour le traitement d’appels ou pour toute autre tâche nécessitant une secrétaire, nos services sont dignes de véritables professionnels.

Une bonne expérience et un talent notable figurent parmi les éléments que nous favorisons dans le choix de nos télésecrétaires. Nous ne travaillons qu’avec des personnes compétentes qui ont fait leurs preuves sur le marché. Nos employées sont ainsi triés sur le volet de manière à n’engager que les plus fiables.

Faites appel à nos services de télésecrétariat

Si vous êtes à la recherche d’un centre de contact spécialisé dans le traitement d’appels urgent, n’hésitez pas à nous contacter. Pour faire appel à nos services, vous pouvez directement nous écrire via notre site web en nous envoyant un message sur notre formulaire de contact. Sinon, pour obtenir des réponses plus rapidement, vous pouvez également nous joindre facilement en composant le numéro  09 70 71 83 00.

En dehors de la gestion des appels et de l’accueil téléphonique, nous proposons également d’autres prestations. La gestion administrative et la facturation font partie de nos domaines de compétence. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter, vous ne serez pas déçus de nous avoir engagés.

2
Juil, 2019
Une télésecrétaire peut très bien se charger de faire la recherche de clients potentiels pour votre entreprise, il faut juste bien la choisir.

Une télésecrétaire pour vous identifier des clients potentiels

Les avantages qu’on peut tirer d’un service de télésecrétariat sont actuellement nombreux dans le cadre d’une entreprise. La recherche de clients potentiels fait partie des prestations proposées par notre centre de contact.  Faire appel à notre équipe de télésecrétaires  vous décharge d’une tâche compliquée et chronophage.

La détection des clients potentiels, une de nos spécialités

On parle de télésecrétaire dans le cadre de tâches comme la gestion des appels entrants et des tâches administratives. Mais la détection des clients potentiels figure également parmi nos spécialités. Le travail se fait à distance, ce qui est intéressant pour votre entreprise, car vous gagnez beaucoup au change.

En outre, vous n’avez pas à vous charger des infrastructures nécessaires au travail de la télésecrétaire. Notre compagnie se propose de prendre ce genre de dépenses à notre compte. Le local, le  bureau et le matériel bureautique utilisés par votre agent de secrétariat à distance nous concerne. Ainsi, vous avez juste à vous occuper du paiement des honoraires de votre assistante une fois le travail accompli.

Un autre avantage est que les prix sont généralement bien plus raisonnables que d’embaucher un secrétaire en local. Nos tarifs défient la concurrence, et nous présentons le meilleur rapport qualité prix.

Comment reconnaitre des clients potentiels ?

Le marché peut être divisé en deux catégories : vos clients et ceux qui ne le sont pas. Mais même parmi les non-clients, il y a une partie qui pourrait être intéressée par vos services. Il revient ainsi à nos agents de reconnaitre lesquels peuvent faire grossir votre portefeuille. Pour cela, il nous faut leur proposer des services, parmi vos offres, qui comblent leurs besoins.

Nos agents effectuent alors un processus de filtrage auprès de vos clients potentiels. Nous mettons alors en place une stratégie de démarchage efficace. Cela nous permet d’avoir un contact direct avec les prospects, ainsi que d’avoir des informations de première main les concernant.

Confier ce genre de tâche à une télésecrétaire est une pratique de plus en plus courante. En effet, celle-ci est en mesure de faire une bonne prise en main de cette mission. Aussi, nos télésecrétaires possèdent une grande maitrise de leur domaine professionnel.

Pourquoi se tourner vers une compagnie de télésecrétariat

Lorsqu’on parle de recourir à une télésercéraire, on veut faire appel à une professionnelle des tâches de secrétariat à distance. Notre compagnie propose ce service aux entreprises qui désirent demeurer disponibles pour leurs clients. En effet, notre service de permanence téléphonique garantie la joignabilité de votre entreprise 24 heures sur 24. Ce qui sera favorable à votre image de marque.

Mais nous ne proposons pas uniquement la permanence téléphonique. Nos agents en télésecrétariat détiennent également les compétences nécessaires pour effectuer des tâches dans le domaine des gestions administratives. En outre, la gestion des courriers électroniques, l’accueil téléphonique, la transcription et la facturation font aussi partie de nos prestations.  

Faire appel à nos services vous reviendra à payer moins cher que si vous engagiez un agent en interne pour assurer le travail. Mais outre cela, il s’agit surtout de bénéficier des compétences de véritables professionnels dans le domaine du secrétariat à distance.

Pour faire appel à nos services

Nos services de secrétaire en ligne sont à la disposition de toute entreprise à la recherche d’un professionnel du domaine.  L’externalisation de ce service vous permet de vous décharger de la gestion de votre planning ou de vos tâches de bureautique.

En dehors de ces activités, notre entreprise propose un large panel de prestations, en garantissant la qualité de nos services. Alors, si vous avez besoin de professionnels pour assurer la gestion de votre pôle secrétariat, n’hésitez pas à nous appeler au 09 70 71 83 00. Sinon, nous restons également joignables via notre site web. Vous avez juste à nous contacter via notre formulaire de contact.

19
Juin, 2019
Une relance traite les clients qui ont du retard dans leurs paiements. Cela s'avère être une tâche chronophage. Donc des sociétés préfèrent transférer ce travail à un expert comptable.

La Relance Clients, une étape cruciale dans le domaine du Recouvrement

La relance des clients en retard de paiement entre dans le cadre du recouvrement des créances. Cette opération peut s’avérer inintéressante en interne à cause du temps qu’elle prend. Cependant, il existe des centres d’appels et de services d’assistanat qui se spécialisent dans ce métier.

Cette activité est cruciale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous disposons d’un bon système de relance vous permettant d’atténuer vos difficultés financières, surtout dans les périodes délicates. Ainsi, vous évitez les problèmes causés par un manque de suivi des retards de paiement de vos clients.

Quels sont les objectifs de la relance des clients ?

La relance des clients a pour objectif premier d’avertir vos clients de leur situation de retard. En procédant ainsi, les paiements en souffrance sont réduits, et les délais moyens de règlement de vos clients améliorés.

L’opération vous permet également d’éviter les impayés qui peuvent survenir avec les clients à risque.

Le troisième objectif est le plus évident, étant donné que le recouvrement sert à améliorer la trésorerie de votre entreprise. En effet, un retard de paiement entraine, sans équivoque, des indemnités forfaitaires de recouvrement.

Pour l’éviter, nous vous proposons les compétences d’un expert comptable. Ce dernier vous aide à mettre en place un bon système de gestion des relances client dans les meilleurs délais.

En effet, étant une opération très délicate, la relance clients ne doit pas être prise en charge par n’importe quel agent. En confiant cette responsabilité à notre entreprise, vous évitez les préjudices que pourraient engendrer des employés inexpérimentés.

Nous disposons  d’une équipe commerciale avec de fortes expériences professionnelles, des connaissances en comptabilité et en techniques de recouvrement. Nos collaborateurs possèdent le tempérament idéal leur permettant d’assurer pleinement cette fonction.

Comment gérer une relance des clients ?

La relance des clients est une tâche qui demande beaucoup de temps  et d’attention. Nos agents spécialisés dans le domaine disposent d’une forte qualité relationnelle et d’une grande capacité d’analyse pour assurer cette mission.

Par ailleurs, la gestion des relances exige un travail en amont, même en externalisation. Ainsi, avant d’appeler vos clients, la secrétaire indépendante que nous mettons à votre disposition procède à un tri. Cela lui permet de déterminer ceux qui sont en situation de retard. Car relancer un client à jour sur son paiement risque de détériorer la relation entre vos deux entreprises.

Pour éviter toute erreur, l’idéal est de vous équiper d’un outil informatique de gestion commerciale et de comptabilité. Ce type de logiciel enregistre les mises à jour de la comptabilité par rapport aux règlements des clients.

L’idéal est de relier votre logiciel de gestion à notre base de données. De cette manière, votre secrétaire standardiste peut lire l’historique du client à relancer avant de passer son appel. Cette opération favorise un gain de temps indéniable et une grande efficacité de traitement.

Combien de relances faut-il effectuer par client ?

Dans le domaine de la gestion d’appels, il n’est pas recommandé de relancer plusieurs fois un client en retard de paiement. Cela risque de l’inciter à prendre l’habitude de faire trainer son paiement.

Ainsi, un maximum de 2 relances par client est conseillé. Passées ces deux notifications, vous pouvez directement passer à l’étape supérieure. Cela peut être la mise en demeure ou le recours à l’huissier. Dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit d’une petite somme, une seule relance suffit.  

Pour plus d’informations

Externaliser son service de relances clients équivaut à faire confiance à son prestataire de service. Au lieu de recruter en interne, il est préférable de s’adresser à un call center pour  gagner du temps. Ce genre de professionnel apporte également une valeur ajoutée à votre structure. N’hésitez plus, prenez contact avec nous sur le 09 70 71 83 00 ou sur notre site Internet. Nous vous orienterons vers un de nos collaborateurs.

22
Mai, 2019
Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.