L’agenda partagé transforme et améliore le télésecrétariat. Il permet de gagner en réactivité grâce à des performances qui n’étaient pas possibles jusqu’ici.

L’Agenda Partagé : Le Puissant Outil Du Télésecrétariat Médical

Comme beaucoup de profession et secteur d’activités, le domaine médical a beaucoup évolué avec les nouvelles technologies. Le domaine médical est un secteur où le mouvement, la réactivité et les informations sont capitaux. Dans certains cas, il s’agit de question de vie ou de mort. Heureusement, l’agenda partagé peut améliorer la réactivité dans le domaine médical, surtout s’il est associé au télésecrétariat.

Il est naturel que les avancées technologiques notamment en matière de communication aient de quoi aider la tâche des médecins. C’est le cas de l’agenda partagé, qui apporte des avantages considérables avec le télésecrétariat médical. Cet outil permet ainsi la mise à jour en temps réel de l’agenda. Cela le rend parfait pour les changements de rendez-vous, ou encore l’échange d’information sur les patients.

L’application incontournable pour le télésecrétariat médical

Une des tâches fondamentales d’une secrétaire est de gérer et d’organiser un agenda. Les télésecrétaires ne sont pas une exception. De plus, il est aujourd’hui encore plus facile de faire appel aux télésecrétaires puisque les nouvelles technologies ont permis l’essor d’outils de plus en plus performants. C’est d’ailleurs le cas de l’agenda qui a aussi eu droit à sa propre évolution avec l’agenda partagé.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ? 

Comme son nom l’indique, l’agenda partagé est un agenda auquel plusieurs personnes ont accès. Cet accès multiple permet l’ajout d’une entrée par une personne, dans ce cas, une télésecrétaire par exemple. Une fois l’entrée effectuée, elle pourra être consultée par le médecin ayant lui aussi accès à cet agenda. Cela permet de gagner en réactivité, mais aussi de faciliter la communication entre le praticien et le service de télésecrétariat.

Comment est-ce que l’agenda partagé facilite et améliore le télésecrétariat médical ?

Concrètement, les avantages de cet outil sont dus principalement à cette synchronisation automatique et quasi-instantanée. Le médecin est assuré de toujours consulter la version à jour de son agenda. S’il a des questions, le praticien peut à n’importe quel moment contacter la télésecrétaire dédiée.

L’agenda partagé permet d’intégrer plusieurs tâches effectuées par nos télésecrétaires comme :

    • Les tâches administratives

    • La retranscription des messages, des conférences ou encore des entretiens

    • La rédaction des courriers du médecin

    • La prise de rendez-vous et les messages urgents

    • Les informations à transmettre lors du transfert de la permanence téléphonique

    • Les rappels de rendez-vous

L’avantage de l’agenda partagé pour le télésecrétariat médical

L’agenda partagé aide grandement le télésecrétariat médical. Il permet en outre de réduire considérablement la barrière géographique entre une secrétaire de bureau et l’externalisation.

Avec l’agenda partagé, nous arrivons chez Telesecretariat.fr à proposer une prestation de qualité. En fonction du contrat de prestation choisi par le médecin, il est possible de déterminer le nombre d’appels que la télésecrétaire prendra en charge. Nous arrivons ainsi à proposer un service performant qui garde une qualité appréciée par vos patients. De plus, cela nous permet d’éviter une surcharge d’appels.

Un outil toujours accessible

Il faut aussi savoir que cet outil est très accessible. Il est accessible à tout moment, et ce, depuis n’importe quel terminal. En effet, le médecin peut y avoir accès à partir d’un smartphone ou une tablette, mais aussi n’importe quel ordinateur pour peu que l’appareil ait un accès internet.

L’agenda partagé permet aussi la communication et le transfert d’information importante. Il est pratique notamment lorsque le médecin est en consultation ou tout simplement indisponible. La télésecrétaire peut ainsi l’utiliser pour véhiculer certaines informations importantes en plus des outils de communications existantes. L’accès à l’information étant une nécessité de nos jours.

Le télésecrétariat et l’agenda partagé : des atouts à ne pas négliger

L’agenda partagé mis au service du télésecrétariat médical est un outil puissant qui peut aider beaucoup de médecins, et par extension, leurs patients. Il s’agit d’un mode de communication bilatéral qui permet d’améliorer l’efficience et la réactivité du médecin.

Besoin de nous contacter ?

Vous souhaitez externaliser votre secrétariat ? Faites appel à Telesecretariat.fr. Si vous avez des questions sur la mise en place d’un service de télésecrétariat, ou sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00, et pouvons être contactés directement sur notre site internet.

Il est possible de confier vos tâches de secrétariat à un centre de contact, notamment celle qui concerne le traitement d’appels urgents.

Le télésecrétaire est un spécialiste du traitement des appels urgents

Les services proposés par les centres d’appel sont très variés. Parmi les plus demandés figure celui du télésecrétaire. Notre centre de contact peut mettre à votre disposition une secrétaire administrative à distance. Elle est notamment en mesure de s’occuper du traitement d’appels de votre entreprise, ainsi que d’autres tâches chronophages. Nos équipes vous garantissent une qualité de services optimale. Ainsi, nous rentabilisons un service que vous ne prendrez pas en charge dans vos locaux.

Un télésecrétaire compétent pour votre traitement d’appels

Pour qu’une société puisse être bien fonctionnelle, différentes tâches doivent être prises en main. Celles qui concernent le secrétariat figurent parmi les plus importantes. Pris en charge des appels entrants, gestion de l’agenda, facturation … toutes ces missions constituent les métiers de nos télsecrétaires.

Notre entreprise dispose, en effet, d’un service de secrétariat à distance spécialisée dans la bureautique. Nous proposons nos services aux professionnels qui ressentent le besoin de se faire épauler dans l’accomplissement de leurs tâches administratives. Nous proposons ainsi les services d’une assistante virtuelle pour prendre en charge tous vos travaux administratifs.

Nous sommes également des spécialistes dans le domaine de l’externalisation du traitement d’appels, la gestion administrative, l’accueil téléphonique et la transcription. Nous effectuons l’ensemble de ces missions depuis notre centre d’appel. Ce qui vous décharge de toutes les obligations afférentes à la prise en charge d’un agent en interne. Poste de travail, obligations patronales, et autres charges, sont désormais incombés à notre société.

Le traitement d’appels urgents, un tâche qui nécessite de l’expérience

Le traitement d’appels se divise en deux catégories : les appels normaux et les appels d’urgence. La seconde catégorie requiert une promptitude sans faille afin que les clients puissent se sentir considérés.

Une secrétaire en interne doit s’occuper d’un grand nombre de tâches pour votre entreprise. Gestion des courriers, gestion d’agenda, gestion administrative… autant de tâches qui ne lui permettent pas d’être assez réactive.

La solution la plus efficace est de vous tourner vers notre centre d’appel. Notre équipe de télésecrétaire vous assure la prise en charge de vos appels d’urgence. Nous mettons ainsi à votre disposition toute une équipe qui peut se relayer pour réceptionner les appels de vos clients.

Nous faisons en sorte de gérer au mieux les imprévus et besoins urgents de vos collaborateurs.

Nos nombreuses années d’expérience dans le domaine du secrétariat à distance nous permet d’anticiper de nombreux cas d’urgence. Nos équipes sont ainsi rarement prises au dépourvu. Les compétences de nos agents sont mises à disposition de nos clients pour leur offrir un service de bonne qualité à des tarifs compétitifs.

L’importance de l’expertise pour un télésecrétaire

Afin de vous assurer que la télésecrétaire fasse bien son travail, il est essentiel que celle-ci soit bien professionnelle. C’est en raison de cela que nous n’embauchons que les meilleures pour prendre en main vos différents besoins. Que ce soit pour le traitement d’appels ou pour toute autre tâche nécessitant une secrétaire, nos services sont dignes de véritables professionnels.

Une bonne expérience et un talent notable figurent parmi les éléments que nous favorisons dans le choix de nos télésecrétaires. Nous ne travaillons qu’avec des personnes compétentes qui ont fait leurs preuves sur le marché. Nos employées sont ainsi triés sur le volet de manière à n’engager que les plus fiables.

Faites appel à nos services de télésecrétariat

Si vous êtes à la recherche d’un centre de contact spécialisé dans le traitement d’appels urgent, n’hésitez pas à nous contacter. Pour faire appel à nos services, vous pouvez directement nous écrire via notre site web en nous envoyant un message sur notre formulaire de contact. Sinon, pour obtenir des réponses plus rapidement, vous pouvez également nous joindre facilement en composant le numéro  09 70 71 83 00.

En dehors de la gestion des appels et de laccueil téléphonique, nous proposons également d’autres prestations. La gestion administrative et la facturation font partie de nos domaines de compétence. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter, vous ne serez pas déçus de nous avoir engagés.

Une télésecrétaire peut très bien se charger de faire la recherche de clients potentiels pour votre entreprise, il faut juste bien la choisir.

Une télésecrétaire pour vous identifier des clients potentiels

Les avantages qu’on peut tirer d’un service de télésecrétariat sont actuellement nombreux dans le cadre d’une entreprise. La recherche de clients potentiels fait partie des prestations proposées par notre centre de contact.  Faire appel à notre équipe de télésecrétaires  vous décharge d’une tâche compliquée et chronophage.

La détection des clients potentiels, une de nos spécialités

On parle de télésecrétaire dans le cadre de tâches comme la gestion des appels entrants et des tâches administratives. Mais la détection des clients potentiels figure également parmi nos spécialités. Le travail se fait à distance, ce qui est intéressant pour votre entreprise, car vous gagnez beaucoup au change.

En outre, vous n’avez pas à vous charger des infrastructures nécessaires au travail de la télésecrétaire. Notre compagnie se propose de prendre ce genre de dépenses à notre compte. Le local, le  bureau et le matériel bureautique utilisés par votre agent de secrétariat à distance nous concerne. Ainsi, vous avez juste à vous occuper du paiement des honoraires de votre assistante une fois le travail accompli.

Un autre avantage est que les prix sont généralement bien plus raisonnables que d’embaucher un secrétaire en local. Nos tarifs défient la concurrence, et nous présentons le meilleur rapport qualité prix.

Comment reconnaitre des clients potentiels ?

Le marché peut être divisé en deux catégories : vos clients et ceux qui ne le sont pas. Mais même parmi les non-clients, il y a une partie qui pourrait être intéressée par vos services. Il revient ainsi à nos agents de reconnaitre lesquels peuvent faire grossir votre portefeuille. Pour cela, il nous faut leur proposer des services, parmi vos offres, qui comblent leurs besoins.

Nos agents effectuent alors un processus de filtrage auprès de vos clients potentiels. Nous mettons alors en place une stratégie de démarchage efficace. Cela nous permet d’avoir un contact direct avec les prospects, ainsi que d’avoir des informations de première main les concernant.

Confier ce genre de tâche à une télésecrétaire est une pratique de plus en plus courante. En effet, celle-ci est en mesure de faire une bonne prise en main de cette mission. Aussi, nos télésecrétaires possèdent une grande maitrise de leur domaine professionnel.

Pourquoi se tourner vers une compagnie de télésecrétariat

Lorsqu’on parle de recourir à une télésercéraire, on veut faire appel à une professionnelle des tâches de secrétariat à distance. Notre compagnie propose ce service aux entreprises qui désirent demeurer disponibles pour leurs clients. En effet, notre service de permanence téléphonique garantie la joignabilité de votre entreprise 24 heures sur 24. Ce qui sera favorable à votre image de marque.

Mais nous ne proposons pas uniquement la permanence téléphonique. Nos agents en télésecrétariat détiennent également les compétences nécessaires pour effectuer des tâches dans le domaine des gestions administratives. En outre, la gestion des courriers électroniques, l’accueil téléphonique, la transcription et la facturation font aussi partie de nos prestations.  

Faire appel à nos services vous reviendra à payer moins cher que si vous engagiez un agent en interne pour assurer le travail. Mais outre cela, il s’agit surtout de bénéficier des compétences de véritables professionnels dans le domaine du secrétariat à distance.

Pour faire appel à nos services

Nos services de secrétaire en ligne sont à la disposition de toute entreprise à la recherche d’un professionnel du domaine.  L’externalisation de ce service vous permet de vous décharger de la gestion de votre planning ou de vos tâches de bureautique.

En dehors de ces activités, notre entreprise propose un large panel de prestations, en garantissant la qualité de nos services. Alors, si vous avez besoin de professionnels pour assurer la gestion de votre pôle secrétariat, n’hésitez pas à nous appeler au 09 70 71 83 00. Sinon, nous restons également joignables via notre site web. Vous avez juste à nous contacter via notre formulaire de contact.

Une relance traite les clients qui ont du retard dans leurs paiements. Cela s'avère être une tâche chronophage. Donc des sociétés préfèrent transférer ce travail à un expert comptable.

La Relance Clients, une étape cruciale dans le domaine du Recouvrement

La relance des clients en retard de paiement entre dans le cadre du recouvrement des créances. Cette opération peut s’avérer inintéressante en interne à cause du temps qu’elle prend. Cependant, il existe des centres d’appels et de services d’assistanat qui se spécialisent dans ce métier.

Cette activité est cruciale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous disposons d’un bon système de relance vous permettant d’atténuer vos difficultés financières, surtout dans les périodes délicates. Ainsi, vous évitez les problèmes causés par un manque de suivi des retards de paiement de vos clients.

Quels sont les objectifs de la relance des clients ?

La relance des clients a pour objectif premier d’avertir vos clients de leur situation de retard. En procédant ainsi, les paiements en souffrance sont réduits, et les délais moyens de règlement de vos clients améliorés.

L’opération vous permet également d’éviter les impayés qui peuvent survenir avec les clients à risque.

Le troisième objectif est le plus évident, étant donné que le recouvrement sert à améliorer la trésorerie de votre entreprise. En effet, un retard de paiement entraine, sans équivoque, des indemnités forfaitaires de recouvrement.

Pour l’éviter, nous vous proposons les compétences d’un expert comptable. Ce dernier vous aide à mettre en place un bon système de gestion des relances client dans les meilleurs délais.

En effet, étant une opération très délicate, la relance clients ne doit pas être prise en charge par n’importe quel agent. En confiant cette responsabilité à notre entreprise, vous évitez les préjudices que pourraient engendrer des employés inexpérimentés.

Nous disposons  d’une équipe commerciale avec de fortes expériences professionnelles, des connaissances en comptabilité et en techniques de recouvrement. Nos collaborateurs possèdent le tempérament idéal leur permettant d’assurer pleinement cette fonction.

Comment gérer une relance des clients ?

La relance des clients est une tâche qui demande beaucoup de temps  et d’attention. Nos agents spécialisés dans le domaine disposent d’une forte qualité relationnelle et d’une grande capacité d’analyse pour assurer cette mission.

Par ailleurs, la gestion des relances exige un travail en amont, même en externalisation. Ainsi, avant d’appeler vos clients, la secrétaire indépendante que nous mettons à votre disposition procède à un tri. Cela lui permet de déterminer ceux qui sont en situation de retard. Car relancer un client à jour sur son paiement risque de détériorer la relation entre vos deux entreprises.

Pour éviter toute erreur, l’idéal est de vous équiper d’un outil informatique de gestion commerciale et de comptabilité. Ce type de logiciel enregistre les mises à jour de la comptabilité par rapport aux règlements des clients.

L’idéal est de relier votre logiciel de gestion à notre base de données. De cette manière, votre secrétaire standardiste peut lire l’historique du client à relancer avant de passer son appel. Cette opération favorise un gain de temps indéniable et une grande efficacité de traitement.

Combien de relances faut-il effectuer par client ?

Dans le domaine de la gestion d’appels, il n’est pas recommandé de relancer plusieurs fois un client en retard de paiement. Cela risque de l’inciter à prendre l’habitude de faire trainer son paiement.

Ainsi, un maximum de 2 relances par client est conseillé. Passées ces deux notifications, vous pouvez directement passer à l’étape supérieure. Cela peut être la mise en demeure ou le recours à l’huissier. Dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit d’une petite somme, une seule relance suffit.  

Pour plus d’informations

Externaliser son service de relances clients équivaut à faire confiance à son prestataire de service. Au lieu de recruter en interne, il est préférable de s’adresser à un call center pour  gagner du temps. Ce genre de professionnel apporte également une valeur ajoutée à votre structure. N’hésitez plus, prenez contact avec nous sur le 09 70 71 83 00 ou sur notre site Internet. Nous vous orienterons vers un de nos collaborateurs.

Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.