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23
Fév, 2022
La communication téléphonique est le premier contact qu’a le client avec l’entreprise. De ce fait, la télésecrétaire doit donner une première bonne impression.

Des astuces pour avoir une communication téléphonique fluide et dynamique

Dans le milieu professionnel, le relationnel mérite une attention particulière, car il maintient de bonnes relations avec les clients, les collaborateurs et les partenaires d’affaires, mais il permet également à l’entreprise d’exceller et d’améliorer son image de marque. Par contre, si le service téléphonique ou le télésecrétariat d’une entreprise se retrouve dépassé par le flux élevé des appels entrants, son incapacité à gérer les clients dégrade la relation. Solliciter une aide extérieure de communication téléphonique fluide et dynamique s’avère une solution efficace pour améliorer le relationnel d’une entreprise.

La mise en place d’un service de communication multicanale

La mise en place d’un service de communication multicanale pour assurer la gestion des appels sortants et entrants dans une entreprise permet d’adopter une parfaite stratégie organisationnelle. Pour la réussite de votre activité, le choix des télé agents dotés d’une bonne formation est la meilleure solution. En fonction de vos besoins et des exigences de votre entreprise, vous pouvez solliciter les services d’un call center professionnel. Cela a un avantage non négligeable en termes de temps et de coût financier. Externaliser son service téléphonique permet de réduire les dépenses liées au recrutement et d’avoir un service d’appel fonctionnel en permanence.

L’intervention d’une agence professionnelle

Pour garantir une communication téléphonique fluide et dynamique, la gestion des appels entrants et sortants doit être de qualité. Il convient alors de privilégier un call center professionnel. Seul un standard téléphonique externalisé peut vous aider à fidéliser vos clients. Les agents des call center sont formés pour les missions de télévente et de téléprospection, la gestion de la relation client, la négociation et les réseaux sociaux. Ils maîtrisent les techniques d’accueil, gèrent les clients difficiles ou en attente et les réclamations. Ils ont aussi la capacité de gérer des appels simultanés aux heures de pointe, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur son activité principale.

La disponibilité du service téléphonique

Répondre aux appels en temps et en heure garantit la satisfaction client, permet d’avoir une image professionnelle et une meilleure expérience avec les interlocuteurs. Très souvent, les entreprises ont des difficultés à répondre aux appels téléphoniques pendant les réunions, les conférences, les consultations ou aux heures de fermeture. En confiant la gestion du service téléphonique à un call center extérieur, vous restez joignable et disponible à tout moment. Les clients de votre entreprise ne tombent plus sur votre messagerie vocale et votre image de marque s’améliore.

L’utilisation d’outils performants et fonctionnels

Pour offrir à vos clients une expérience unique, les call center sont équipés de terminaux et logiciels adéquats. Il serait ennuyeux d’avoir à répéter un message au téléphone maintes fois avant de raccrocher sous prétexte de mal entendre. Des outils performants garantissent une communication fluide à vos clients. Grâce à leur capacité à contrôler différents canaux de communication, ils répondent à vos besoins et aux exigences de votre entreprise. En les combinant à l’expérience et aux savoir-faire des télé agents, votre service téléphonique va fonctionner de façon permanente.

Tous ces conseils que vous proposent Télésecrétaire.fr vous aide dans votre quotidien que ce soit prise d’appel entrants ou sortants. La personnalisation et l’organisation vont de pair.

Télésecrétariat.fr vous aide à maitriser la prise d’appels.

Ce n’est pas toujours évident de contrôler le flux d’appels. Surtout lorsqu’il ne s’arrête pas. Depuis longtemps nous avons fait face à cette tendance mais au fil des années nous avons développé de l’expertise et l’expérience nécessaire pour maitriser le flux d’appels. Si vous souhaitez connaitre davantage, appeler nous sur le 09 70 71 83 00ou écrivez-nous via notre formulaire en ligne.

7
Fév, 2022
Télésecrétariat vous propose de découvrir comment vous pouvez rendre plus dynamique votre réception d’appels.

Des astuces pour assouplir la réception d’appels

Travailler comme téléconseiller dans un call center n’est pas toujours aisé. Converser et satisfaire le client au bout du fil nécessitent des compétences spécifiques. Il faut être conscient que les échanges peuvent facilement devenir confus et entraîner de mauvaises interprétations. Néanmoins, il est possible d’assouplir la réception d’appels et d’avoir une meilleure relation client grâce à quelques astuces.  Si vous êtes dans le domaine du télésecrétariat, cet article vous conviendra.

Un ton positif, vous aurez !

Le secret est d’être empathique. Montrez-vous enthousiaste, attentif et naturel au téléphone pour les appels entrants ou sortants. Le but est de mettre le client à l’aise durant la conversation.

Concrètement, les télésecrétaires doivent conserver une attitude positive pour instaurer un échange amical et productif. Elles doivent adopter un discours clair et maîtriser leur vitesse de parole. D’autant plus sur un ton naturel et courtois.

Un vocabulaire adapté, vous utiliserez !

Pour assouplir sa réception d’appel, il faut pouvoir comprendre ce que le client raconte au téléphone, et inversement. Pour cela, utilisez des mots en se servant de phrases simples. Évitez de recourir à un jargon technique et trop complexe, mais aussi à des termes argotiques et des mots de remplissage.

Être sincère, vous serez !

Le propre d’un service client est d’assister les clients d’une entreprise en appliquant la charte client. Il est essentiel de faire preuve de transparence et de sincérité au téléphone pour ne pas nuire à l’image de la marque.

Quand un téléconseiller décroche le combiné téléphonique, il doit fournir le nom de l’entreprise et le sien systématiquement. En cas de transfert d’appels, l’agent doit préciser son service pour que l’interlocuteur puisse savoir s’il s’adresse au bon interlocuteur. Cela permet d’améliorer la qualité de la conversation et de faciliter les échanges dans un but de fidélisation.

Durant la conversation, l’agent devra se contenter de fournir des informations véridiques et vérifiables.

Le nom de l’appelant, vous utiliserez !

Pour instaurer une certaine convivialité dans la conversation, vous pouvez vous servir du nom du client s’il l’a mentionné. Cela permet de personnaliser l’échange et de lui procurer une dimension plus humaine. Cependant, il faudra que vous en fassiez usage avec modération.

Le chatbot dans l’assouplissement de la réception d’appels

Le recours à un chatbot donne la possibilité d’instaurer un ton naturel et fluide à la conversation avec vos clients. C’est un robot conversationnel qui se sert d’une IA (intelligence artificielle), intégré à un standard téléphonique. Il fonctionne en continu pour assister les clients à n’importe quel moment. Il est capable de converser à la place d’un téléconseiller, en utilisant leurs noms. Il évalue leurs besoins et agit en conséquence ou transmet l’appel à un agent humain, s’il ne peut pas répondre à la requête.

Utiliser les dernières technologies des call centers, vous oserez !

Pour assurer la souplesse des échanges avec les clients, les entreprises peuvent se servir de différentes technologies d’optimisation de performance. On peut citer le gestionnaire des relations clients GRC ou CRM en anglais, et des outils TIC (technologies de l’information de la communication). En général, le service de télésecrétariat  utilise ces outils de téléprospection et de téléopération.

Télésecrétariat.fr votre partenaire de qualité

Dans le but de pérenniser votre avancement, il est plus que judicieux de faire valoir votre relation client. Comme dit le dicton, la première impression est souvent la bonne. En tant que télésecrétaire, vous devez être en mesure de satisfaire les demandes de votre client. De ce fait la réception d’appels y joue un très grand rôle. Si vous souhaitez avoir des détails approfondis au sujet du télésecrétariat et les services que nous proposons. Vous pouvez nous contacter sur le  09 70 71 83 00  ou laisser nous vos doléances sur notre formulaire de contact.

10
Sep, 2019
Standardistes : voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour travailler en tant que télésecrétaire, ou en embaucher une. N’hésitez pas à nous contacter !

Quand Les Standardistes Se Mêlent Aux Centres D’appels

Bien que chaque entreprise soit unique, la satisfaction client reste le facteur le plus important à considérer dans chacune d’elle. En effet, le client est toujours roi et chaque société se doit de se surpasser afin de toujours rester dans la compétition. Pour ce faire, il est indispensable de toujours mettre en place de nouvelles stratégies afin de fidéliser les clients. Ces derniers s’attendent à ce que vous les mettiez en valeur et souhaitent un accueil chaleureux et professionnel.

Cette tâche incombe souvent à nos standardistes. Celles-ci se doivent de répondre à chaque appel et de gérer les différentes requêtes du mieux possible. Ce n’est pas tout ! Ces réceptionnistes doivent être au meilleur de leurs capacités et concentrés à tout moment. C’est pourquoi, aujourd’hui, les standardistes ont pris beaucoup d’importance dans le domaine de la relation client. Voyons tout cela avec plus de détails !

Standardistes : à quoi servent-t-ils ?

Bien que le standardiste ait plusieurs tâches à accomplir, la plus importante reste bien évidemment la gestion du standard téléphonique. Ce dernier comporte plusieurs lignes téléphoniques qui, d’ailleurs, sont essentielles lorsqu’il s’agit de rediriger les appels. Aussi, le réceptionniste se doit de prendre les différents messages et les transmettre lorsque la personne demandée n’est pas en position de répondre lui-même.

Aussi, le standardiste se doit d’être à même d’aider ou renseigner les clients dans un premier temps. En effet, leur tâche consiste à canaliser les appels et accéder aux requêtes des abonnés en les redirigeant correctement. Ils donnent donc les renseignements les plus basiques à l’appelant et les dirigent vers les agents spécialisés pour les requêtes les plus complexes.

Désormais, nos centres d’appels mettent en avant leur impeccable accueil téléphonique et proposent aux entreprises d’en profiter. Tout cela est possible grâce à nos télésecrétaires qui prennent leur travail très au sérieux. Avec leur talent, ils donnent l’opportunité aux téléconseillers d’avoir plus de temps à consacrer au service client plutôt qu’à l’accueil téléphonique. Par ailleurs, nos centres d’appels ont mis en place un service de télésecrétariat en dehors des heures d’ouvertures des entreprises. Ainsi, les clients peuvent accéder aux standardistes à l’heure qui leur convient.

Le standardiste : que lui faut-il ?

Bien évidemment, en tant que représentant de l’entreprise auprès du client, le standardiste se doit d’avoir une parfaite maitrise au niveau relationnel. Il lui faut un savoir-faire inébranlable face à toutes épreuves. Il est essentielle pour lui de pouvoir s’adapter à toute situations et interlocuteurs. Ces derniers peuvent avoir des personnalités complexes ou être d’une humeur massacrante. Il faut au réceptionniste de pouvoir garder son sang-froid à tout moment.

Quant au savoir-faire technique, le télésecrétaire devra être formé et s’habituer aux différents outils téléphoniques et informatiques des différents centres d’appels. Bien sûr, nos collaborateurs ne manquent pas de dispenser ces dites formations à chacun de nos téléagent. Rajouté à cela, nos centres d’appels s’assurent que chaque réceptionniste ait une certaine maitrise des logiciels tels qu’Excel et Word.

Tout ce que vous souhaitez savoir en un clic !

D’autres qualités sont nécessaires afin de s’assurer qu’un employé est capable d’assurer le rôle de standardiste. En effet, il se doit d’être réactif, organisé, multitâches et bien d’autres choses. Afin d’en savoir plus, n’hésitez pas à vous renseigner sur le 09 70 71 83 00 ou via notre page internet de Télésecrétariat. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions mais aussi peut-être une télésecrétaire qui pourrait vous convenir. Nous formons nos agents afin qu’ils puissent travailler dans le domaine du télésecrétariat médical aussi bien que la permanence téléphonique.