Secrétariat téléphonique médical : C’est quoi ? ça marche à quel tarif ?

Un secrétariat téléphonique médical est en fait un standard téléphonique comprenant une ou plusieurs télésecrétaires médicales. L’autre nom le plus employé pour ce type d’activité est le télésecrétariat médical mais on parle également de permanence téléphonique médicale. Cette spécificité se traduit par un accueil au téléphone différent des autres secrétariats. Les personnes qui répondent au téléphone sont le plus souvent formées à apporter des réponses plus précises pour la prise de rendez-vous, la compréhension des besoins d’urgence aussi dans le milieu médical.

Comment fonctionne un secrétariat téléphonique médical ? L’accueil téléphonique ?

Pour le compte de clients issus des professions libérales médicales et para-médicales, un secrétariat téléphonique médical réceptionne les appels aux heures les plus importantes dans l’activité du professionnel. Par exemple, les médecins généralistes préfèrent généralement déléguer la gestion de leurs appels et de leur agenda lors des pics téléphoniques de pointe, à savoir le matin et principalement le lundi matin. C’est un bon moyen pour eux de bien assurer leurs consultations, de se déplacer pour les visites médicales, lors des permanences de soins. Ce fonctionnement de délégation de la réception du téléphone se fait par le biais d’un transfert de la ligne téléphonique.Un autocom est utilisé par les professionnels du secteur.

En respectant ensuite les consignes du professionnel de santé, les télésecrétaires médicales peuvent répondre aux appels sans trop tarder (les délais avant décrochage doivent être plus courts que pour d’autres permanences), inscrire les rendez-vous dans ce qui est le plus souvent un agenda en ligne, le tut via une réponse personnalisée dès le décrochage.  En général, un secrétariat téléphonique médical est employé pour les pics d’activité, ou également pour remplacer une secrétaire médicale en congé, le tout durant une amplitude horaire forcément plus importante que le secrétariat téléphonique médical est grand. Les plus belles permanences ont de nombreuses télésecrétaires qui répondent toutes selon un process d’accueil téléphonique millimétré.

Secrétariat téléphonique et tarifications possibles pour les professionnels de santé

Nous l’avons vu précédemment, cette activité est très spécifique. Elle prend en compte des budgets d’installation comme l’autocom, les standards de réception d’appels, des outils informatiques et des logiciels. Mais l’amplitude horaire tout à fait en adéquation avec les professionnels de la santé et médecins fait que les télé-secrétaires sont souvent nombreuses par plateforme téléphonique. Il en ressort que la tarification peut fortement évoluer en fonction de ces critères. Mais moins de secrétaires médicales par exemple suppose un rallongement du pré-décrochage téléphonique et donc le risque d’une perte d’appel. En conséquence de quoi, certaines plateformes de secrétariats téléphoniques proposent des forfaits à la journée, à la semaine voire au mois alors que d’autres partiront plus volontiers sur le coût au décrochage téléphonique. Enfin d’autres travaillent au rendez-vous enregistré. Les locations logicielles peuvent également parfois faire l’objet d’une facturation. Vous le comprenez aisément ce sont potentiellement des questions à poser sur le mode de fonctionnement du secrétariat téléphonique médical afin d’avoir une idée précise de la qualité/prix.

L’amplitude horaire, les consignes et autres critère importants pour les professionnels de santé

Outre une réponse rapide aux appels comme vu plus haut, les médecins généralistes, les spécialistes, les diététiciens, les kinésithérapeutes, les ostéopathes, les pédicures-podologues et les autres professions para-médicales ont besoin de travailler en horaires décalés. L’amplitude horaire d’ouverture du secrétariat téléphonique médical est donc primordial pour ces activités de professions libérales d’autant que les appels peuvent affluer à certaines heures. La réponse suivant les consignes est également essentielle d’un point de vue légal. Pas question que dans un télésecrétariat médical une secrétaire fasse de la prescription médicale, même pour une aspirine ! Les managers de télésecrétaires y sont très attentifs. Veiller donc à l’expérience des professionnels qui réceptionnent les appels est important. Ceci doit immanquablement entrer dans la balance de décision pour faire un choix auprès des différents professionnels.

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