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28
Août, 2019
Avec l’évolution de votre entreprise, vos tâches administratives augmentent aussi. Pour vous aider à faire à cette charge de travail, nous vous proposons nos services de télésecrétariat.

Externalisez La Gestion De Vos Tâches Administratives Avec Télésecrétariat.fr

Votre entreprise est encore à ses débuts et évolue plus vite que prévu? Vous avez besoin de recourir à une assistante pour faire face aux multiples tâches administratives? Vous envisagez de recourir aux compétences d’une télésecrétaire spécialisée afin de vous épauler? Nous sommes d’avis que recruter une secrétaire en interne est bien plus onéreux qu’en externe. De plus, si vous êtes une startup, l’idéal pour vous est de recourir à une agence comme Télésecrétariat.fr afin de minimiser vos coûts.

Désormais, de nombreuses entreprises de toutes tailles ont recours à nos prestations de télésecrétariat. Nos solutions ont permis de soulager des responsables de sociétés et leurs secrétaires de bureau. De plus, le secrétariat téléphonique est ce qu’il vous faut si vous souhaitez remplacer un salarié en congé.

Quelles tâches administratives confier à votre télésecrétaire de Télésecrétariat.fr?

Petit survol des multiples tâches administratives que vous pouvez confier à nos télésecrétaires.

La permanence téléphonique

Au sein de notre agence, nous formons nos télésecrétaires à assurer le service de  permanence téléphonique pour les entreprises. Elles se relaient entre elles pour réceptionner les appels entrants.

Le classement des documents

Dans toute entreprise, il est primordial de rester organisé pour être plus productif et effectuer vos tâches facilement. Pour cela, nos télésecrétaires peuvent vous offrir la structure qu’il vous faut en organisant vos documents ainsi que vos dossiers concernant vos clients et vos fournisseurs.

Pour cela, nous mettons à votre disposition notre CRM, le VICIdial, pour stocker et organiser vos données en ligne. De cette façon, vous pourrez retrouver et mettre à jour vos dossiers en quelques clics seulement. Vous pourrez ainsi stocker toutes vos données de façon ergonomique.

La saisie des données

Pour rejoindre le point précédent, nos télésecrétaires peuvent effectuer la mise à jour de votre base de données à votre place. Cette tâche chronophage vous sera enlevée et vous pourrez enfin vous concentrer sur votre business core.

La gestion du courrier

Un autre aspect de l’organisation en entreprise est de gérer efficacement vos courriers. A savoir que certains courriers concernent des départements spécifiques comme la comptabilité ou encore les opérations. De plus, vous aurez donc à formuler des nouvelles directives pour ces départements.

Pour vous faciliter la vie, engager une ou plusieurs télésecrétaires pour le traitement de votre courrier vous sera d’une grande aide. Elles se chargeront de lire un à un chaque document et de vous faire un récapitulatif de leurs contenus. Elles peuvent également transmettre vos directives aux départements concernés.

Les démarches administratives

Nos services de télésecrétariat sont également destinés à vous aider de rester aux normes requises par rapport à vos démarches administratives. Notre équipe de secrétaires dispose de compétences dans le domaine juridique, de la comptabilité, du médical, entre autres.

De plus, nous les formons également à la préparation des factures pour les clients (B2C) et pour les entreprises (B2B). Elles sont également préparées à fournir des devis personnalisés adaptés aux besoins de vos prospects.

La gestion d’agenda / plannification des RDV, prise de RDV

En tant qu’entrepreneur, vous recevez sûrement des propositions de rendez-vous d’affaires de la part d’autres responsables d’entreprise. Pour vous permettre de gérer efficacement vos relations B2B avec vos partenaires potentiels, nos télésecrétaires peuvent gérer votre agenda à votre place. Elles se chargeront d’organiser les rencontres aux moments où vous êtes disponible.

La retranscription audio

Retranscrire les enregistrements de vos réunions ou de vos appels en conférence téléphonique peut vous sembler une tâche chronophage. Surtout si vous avez plusieurs réunions et appels à retranscrire. Pour cette raison, recourir au secrétariat à distance vous soulagera. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les prochaines réunions sans vous soucier de leurs retranscription.

Gestion du standard téléphonique : prise des msg, rediriger les appels, filtrage des appels

Et bien évidemment, le télésecrétariat aussi appelé secrétariat téléphonique est la solution idéale pour gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise. Nos télésecrétaires sont spécialement formées pour prendre des messages en votre absence. De plus, elles se chargeront également de renseigner les appelants et de rediriger les appels vers les départements concernés. De plus, vous pourrez enfin avoir l’esprit tranquille car elles se chargeront de filtrer les appels pour vous. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur vos appels importants tout en évitant les appels indésirables.

Trouvez les télésecrétaires qu’il vous faut avec Télésecrétariat.fr

Comme vous pouvez le constater, nos télésecrétaires jouent un rôle majeur dans le fonctionnement d’une entreprise. Si vous cherchez comment optimiser ces activités, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

16
Juil, 2019
Gérer soi-même son cabinet comptable n’est pas toujours évident. Opter pour un télésecrétaire diminue vos travaux et vous procure plus d’organisation.

Un Cabinet comptable coordonné opte pour une télésecrétaire

Artisans, Professions libérales, associations, TPE/PME, vous avez souvent du mal à gérer vos aspects Administratifs et Comptabilité.

Ainsi, il vous faut une assistante administrative et comptable pour se charger de toutes ces tâches. Elle travaille régulièrement avec votre expert-comptable et le reste de l’équipe. Ainsi, tous les documents nécessaires au bilan seront traités et classés au fur et à mesure.

Vous pouvez nous confier la gestion de votre cabinet comptable. Notre entreprise possède des agents expérimentés pour cette   mission.

Une assistante qualifiée garantit l’ordre dans votre cabinet comptable

Le travail du secrétariat et de la comptabilité demande une personne polyvalente. En effet, une secrétaire administrative reflète votre entreprise auprès de nombreux partenariats, clients et fournisseurs. Il lui faut aussi de bonnes capacités d’organisation. Cela l’aide à gérer les commandes, les taches comptables et administratives ainsi que l’organisation des réunions.

En outre, ce travail demande la maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel) et des logiciels spécialisés (Ciel Compta ou EBP). La maitrise de langue étrangère comme l’anglais, voire d’autre langue, s’avère indispensable.

Pour vous procurer une telle assistante, n’hésitez pas à nous contacter. Nous disposons d’agents qualifiées pour ce type de travail. Elles sont très bien formées. De plus, nous utilisons des technologies avancées, très adaptées à ce genre de mission. De ce fait, nos opératrices possèdent tous les compétences requises.

Travaillant à distance, nous garantissons l’organisation dans votre cabinet comptable, comme si vous aviez un agent en interne. Spécialiste dans ce domaine, nous souhaitons partager avec vous l’expérience et l’expertise de nos collaboratrices.

Notre principale mission, de l’organisation dans votre cabinet comptable

En tant que secrétaire comptable et administratif pour votre cabinet comptable, nous assurons 2 missions principales. Nous nous occupons de la partie comptable ainsi que de la partie secrétariat et administratif.

Comme secrétaire comptable, nous exécutons de multiples tâches. Nous réalisons des documents commerciaux et des opérations dues au recouvrement. Nous suivons les paiements et les factures. Nous assurons la relance des impayés. Du côté des fiches de paie, nous collectons les éléments d’activité du personnel.

Nous opérons également  sur la mise en forme des documents, leur tri et l’archivage des documents. Nous assurons la bonne transmission de ceux-ci aux services concernés ainsi que leur classement.

Par ailleurs, nous nous chargeons de l’ensemble des déclarations fiscales,  du type déclaration annuelle des données sociales (DADS) et TVA.

Dans la partie secrétariat et administrative, nous assurons l’accueil physique et téléphonique. En effet, nous devons être disponibles auprès de vos clients afin de leur apporter les renseignements dont ils ont besoin. En outre, nous assurons aussi la gestion de vos courriers et vos démarches administratives.

Engager une télésecrétaire présente beaucoup d’avantages pour un cabinet comptable

Déjà avec nos télésecrétaires, nous vous garantissons de l’organisation dans votre cabinet comptable. Mais ce n’est pas tout, vous avez encore de nombreux avantages à gagner.

Votre entreprise n’a pas forcément les moyens d’embaucher un salarié, même à temps partiel. Nos télésecrétaires sont disponibles pour intervenir à des besoins ponctuels ou réguliers. Ils peuvent alors travailler en cas d’urgence, en fin de journée, et même le weekend.

Opter pour nos télésecrétaires  représente aussi un avantage financier assuré. Vous n’aurez pas de charges salariales. Vous n’aurez pas non plus de congés à payer ni de formation à financer.

En plus de tout cela, nos télésecrétaires peuvent travailler à distance. De ce fait, votre entreprise gagne en investissement matériel. Ainsi, des dépenses moindres pour les frais de fonctionnement.

Pour engager un spécialiste en secrétariat comptable

Gérer soi-même l’administratif et la comptabilité de sa structure est une tâche fastidieuse. Nous vous conseillons alors de confier cette tâche à des professionnels qualifiés, comme nous. Ainsi, si vous choisissez l’externalisation du secrétariat de votre cabinet comptable, nous vous proposons nos services. Pour plus d’information, vous pouvez nous contacter sur le (+33) 09 70 71 83 00, ou rendez-vous directement sur nos pages.

18
Juin, 2019
La bureautique est très utile dans le domaine du télésecrétariat. Surtout à réduire le taux de travail d’une télésecrétaire.

La Bureautique, Un Must Dans Le Domaine Du Télésecrétariat 

Nous n’y pensons pas souvent, pourtant la bureautique a encore une place considérable dans les activités journalières des entreprises. En tant que dirigeant d’entreprise ou professionnel libéral, vous avez pleine conscience du temps que prennent les tâches administratives et la comptabilité. Or, il est bien de savoir que certaines personnes ont choisi de se vouer entièrement à ses activités.

Ainsi, les télésecrétaires se positionnent comme une aide de valeur particulièrement pour les petites structures et les professionnels libéraux. Par conséquent, nous nous sommes concentrés sur ces services qui attirent de plus en plus, et ce pour nombre d’avantages. Nous vous proposons, afin d’alléger vos tâches quotidiennes, d’avoir recours à des centres spécialisés en télésecrétariat.

La bureautique, aucun secret pour nos télésecrétaires

Afin d’assurer à son poste, nos secrétaires à distance détiennent une parfaite maîtrise de la bureautique de base. Il s’agit notamment de la manipulation de l’agenda partagé, de l’outil de communication, ou encore la dactylographie.

Dans le principe du service de secrétariat à distance, votre secrétaire n’appartient pas à vos locaux. Ainsi, toutes les missions sont assurées via nos appareils connectés (ordinateur, Smartphone). La maîtrise de l’informatique de base est impérative. D’ailleurs, nos télésecrétaires possèdent les connaissances indispensables en bureautique. Ce qui leur permet de remplir les principales missions, notamment la gestion de vos courriers.

Pour exceller dans la gestion de vos courriers, notre équipe dispose d’une compétence prouvée en dactylographie sur Word et Excel. Sa vitesse de frappe lui fait gagner beaucoup de temps dans l’exécution de sa fonction.

Ainsi, notre télésecrétaire s’occupe de lire vos courriers électroniques, et d’y répondre selon vos consignes sur le mailing. En outre, il se peut qu’elle doive gérer en même temps un appel téléphonique et prendre note d’un rendez-vous. Dans ce cas, elle va insérer le message ou le courrier, en temps réel, dans l’agenda partagé.

L’utilisation de l’outil de communication à distance est indispensable en télé secrétariat. Notre agent possède déjà les connaissances nécessaires pour manipuler ce genre de logiciel. Dans nos centres d’appels, nous opérons habituellement sur VICIdial. Il permet de prendre en charge l’accueil téléphonique et l’émission d’appels. Il dispose même d’un répondeur lorsque la ligne est occupée. Tel un combiné physique, ce logiciel de CRM permet de composer les numéros. Il met également à disposition un historique d’appels que vous et le superviseur de notre centre d’appels pouvez consulter.

La bureautique, un ensemble d’organisation et de méthodes

Le travail d’une assistante en télétravail n’est pas de tout repos ! Elle prend en charge de toutes les tâches que vous jugez chronophages dans votre entreprise. Ces missions ont une importance cruciale, si l’on ne cite que la gestion de vos correspondances (factures, abonnements, bons de commandes …).

Aussi, même les débutants au poste de télésecrétaire doivent posséder certaines connaissances du métier. En ce qui concerne nos télé-agents, ils savent déjà comment gérer l’accueil au téléphone et faire face à la pression.

Concrètement, leur maitrise des outils bureautiques se reflète par leur manière de travailler. Ils gardent à porter de mains les dossiers les plus importants à traiter durant la journée. Ainsi, à défaut de notification automatique de rendez-vous, nos agents sont en mesure de vous rappeler vos rendez-vous.

Nos télésecrétaires savent faire preuve d’initiative. Elles anticipent les risques et dressent des prévisions. Pour elles, la sauvegarde des données est devient un réflexe. Cela afin de pallier la perte des éléments de valeur au cas les vôtres venaient à disparaitre.

Nous pouvons donc mettre à votre disposition une télésecrétaire indépendante, méthodique et minutieuse. Elle est en mesure d’organiser toutes ses missions dans un ordre précis et se retrouver facilement, même en pleine pression. Elle vous rendra un travail impeccable à tous les niveaux.

Pour plus d’informations

Embaucher une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, ne serait-ce que pour la gestion des appels, la permanence téléphonique ou la gestion de vos tâches administratives. Toutes les tâches que vous estimez chronophages peuvent être externalisées. Si vous recherchez ce type de prestation, contactez-nous et nous vous mettrons en relation avec un de nos collaborateurs. Vous pouvez nous écrire directement sur notre site Internet ou nous appeler au 09 70 71 83 00.