Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ? Définition et typologie : Médicale ?

Les entreprises ont recours à une permanence téléphonique, car aujourd’hui on ne peut plus se permettre le luxe de perdre un appel. Le marché étant fortement concurrentiel, il faut exploiter toutes les opportunités qui se présentent pour satisfaire un client. L’entreprise se doit donc de recevoir et de traiter tous les appels téléphoniques en cas d’absence d’un employé ou lorsqu’il est occupé.  La permanence téléphonique à la particularité de gérer le standard au-delà des heures ouvrables et même le weekend.

  1. Définition d’une permanence téléphonique
  2. Les permanences pour qui ?
  3. Les avantages d’une permanence
  4. Une permanence téléphonique médicale ?

Définition : Comprendre la permanence téléphonique

La permanence téléphonique est un service qui consiste à confier la gestion de son secrétariat à un prestataire professionnel spécialisé dans ce domaine. Ce service a pour objectif d’optimiser la réception des appels entrants et de renseigner au mieux le correspondant. Les entreprises sont ainsi joignables tout au long de la journée, les appels étant traités en fonction des consignes spécifiques fournies. La permanence téléphonique permet aux entreprises d’être facilement joignables au téléphone tout en conservant leur rythme de travail. La gestion des appels téléphoniques permet de :

  • Accueil téléphonique professionnel et personnalisé ;
  • Renseigner l’appelant sur l’entreprise ou l’état de leurs opérations en cours ;
  • Identifier les raisons de l’appel, prendre des messages ou transférer en cas d’extrême importance ;
  • Gérer les agendas au quotidien, rappel des rendez-vous, réunion, séminaire.

Permanence téléphonique est faite pour qui ?

Toutes les entreprises sont concernées par la permanence téléphonique. Tous les secteurs et domaines d’activités sont visés, PME, grande entreprise, artisans, profession libérale… Chaque professionnel du travail a besoin d’un service d’accueil téléphonique du point de vue de la qualité de service qu’il offre.

  • Les grandes entreprises bien que pas souvent très intéresser par cette pratique pourraient avoir une permanence téléphonique pour les weekends ou jours fériés ;
  • Les PME/TPE doivent fournir plus dans la relation client impeccable pour fidéliser la cliente. Cette relation client passe par les services après-vente, les VPC…
  • Idéal pour les artisans qui n’ont nécessairement pas besoin de locaux. Ils pourront ainsi assurer la gestion de ce service en toute sérénité ;
  • Les professions libérales iront naturellement vers le télé-secrétariat pour des prestations ponctuelles réalisées à distance. Le professionnel est payé en fonction du travail réalisé.

Qui travaille dans un permanence téléphonique ?

Parfois par plusieurs dizaines, des télé secrétaires répondent au téléphone pour les clients des métiers du médical (télésecrétaire médicale), pour les groupes ou PME, pour les très petites entreprises comme les artisans et les commerçants. C’est un métier qui demande de nombreuses compétences et de la réactivité. Mais l’une des qualités principales en permanence est la patience. En effet, il peut arriver que l’interlocuteur soit plus long a traiter, augmentant le temps d’attente après pré-décrochage.

Avantage de la permanence téléphonique

Les avantages de la permanence téléphonique sont nombreux, on peut citer :

  • En absence d’un collaborateur, les appels téléphoniques seront traités et personnalises au lieu d’être basculé vers un simple répondeur ;
  • Les employés de l’entreprise ne seront plus dérangés dans leur travail. Si l’appel est jugé important ou urgent par le téléopérateur, l’appel peut à tout moment être transmis à l’employé ;
  • Accueil téléphonique maitrisé, une bonne humeur perpétuelle, capacité d’anticipation et de professionnalisme envers les appelants ;
  • Entièrement, avec un service dédié aux traitements des appels, les clients se sentiront à l’écoute et bénéficieront une assistance privilégiée ;
  • Les tarifs d’une permanence téléphonique varient d’une société de télé-secrétariat à une autre, mais aussi du fait qu’il s’agisse d’un particulier ou non. Demandez des devis afin de comparer les forfaits et choisir le plus intéressant adapté à votre activité.

Une permanence téléphonique médicale pour les médecins ?

Parmi l’ensemble des professionnels exerçant la qualité d’écoute, l’accueil téléphonique et le traitement des appels, il existe certaines structures plus spécialisées, donc, dans le domaine médical : Ce sont les permanences téléphoniques médicales. Celles-ci ouvrent généralement plus tôt pour l’ensemble des médecins œuvrant dès l’aurore et pour répondre aux appels du petit matin correspondant à des besoins ponctuels voire urgents de personnes ayant été malades toute la nuit. Ces personnes, si elles ne sont pas allées aux urgences ou si rentrées chez elles ont besoin de contacter le médecin de famille sur injonction ou non des professionnels de santé, pourront et auront rapidement besoin de contacter la secrétaire médicale du cabinet.

C’est également assez courant de trouver des permanences téléphoniques médicales exerçant 24 heures sur 24, sinon en centre hospitalier, au moins dans le privé et certaines entreprises trouvent les ressources humaines pour décrocher le téléphone jour et nuit. Un gros flux d’appel est reconnu dans la profession les matins de début de semaine, près le week-end. C’est la raison pour laquelle, si vous faites appel à ce types de service et que vous êtes professionnel de santé (médecin, infirmière voir profession libérale dans le secteur de la santé), demandez bien aux dirigeants de la permanence téléphonique si la plateforme est bien ouverte en début de journée, à partir de quelle heure et si plusieurs standardistes sont susceptibles d’accueillir au téléphone vos patients.

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