Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.

Le métier de télésecrétariat n’est pas une mince affaire. Ce métier requiert beaucoup de la concentration et de la motivation. Une télésecrétaire peut s’averer être un très bon atout pour votre entreprise.

Tout Savoir Sur Le Télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Pour cause, les entreprises réalisent l’avantage de se décharger de certaines tâches chronophages telles que la gestion administrative. Soyons honnêtes, vous êtes entrepreneur, spécialiste dans votre secteur. Mais vous n’avez pas forcément les connaissances ou le temps de vous occuper des tâches de secrétariat.

En freelance ou en centre d’appels, le poste de télésecrétaire demande des connaissances spécifiques.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

L’accueil téléphonique d’un cabinet peut faire l’objet d’une externalisation. Il s’agit du télésecrétariat, également appelé secrétariat à distance. Avec la domiciliation téléphonique, les entreprises et les professions libérales peuvent confier la gestion de leurs appels téléphoniques à un prestataire de service.

En somme, le secrétaire à distance possède les mêmes attributions qu’un secrétaire en local. Il effectue les tâches administratives et la permanence téléphonique, mais à distance. Ainsi, un télésecrétaire travaille pour le compte d’un prestataire de service, ayant conclu une collaboration avec un cabinet.

Grâce aux outils informatiques et de communications à la pointe de la technologie, l’échange d’informations entre le cabinet-client et le télésecrétaire se fait en temps réel. Ainsi, le cabinet peut demander au télésecrétaire d’assurer :

  • Les comptes-rendus, la retranscription, traitement de textes et l’établissement des devis factures
  • La gestion des agendas et prise de RDV
  • La relève du standard

Le métier de télésecrétariat peut être réalisé par une personne indépendante ou travaillant pour le compte d’un prestataire. Tant que la personne est apte d’organiser son temps de manière ponctuelle et régulière, elle peut réussir à ce poste.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Les avantages découlant du télésecrétariat au cabinet-client sont nombreux. On cite notamment :

  • Un service rapide, modulable et sécurisé
  • Un tarif sur mesure
  • Une collaboration pérenne
  • Le télésecrétaire assure une bonne image du cabinet
  • La fidélisation des clients
  • Inutile d’engager une autre personne dans le cas où le premier télésecrétaire est absent. Le prestataire assure un remplaçant
  • Aucunes charges sociales à payer
  • Aucun matériel à acheter
  • Une qualité de service à bas cout
  • Possibilité de recevoir un numéro spécifique
  • Réduction des formalités administratives

La spécialisation dans le télésecrétariat

Dans le cadre de certaines professions libérales, il est nécessaire d’avoir à disposition un accueil téléphonique spécialisé plutôt que d’un secrétaire. Cela permet d’élargir les plages horaires du standard téléphonique. Ces domaines spécifiques en télésecrétariat sont le domaine de la santé et les cabinets d’avocats. On parle alors de secrétariat juridique et secrétariat médical.

Bien qu’il œuvre dans ces domaines spécifiques, un télésecrétaire juridique ou médical possède les mêmes tâches qu’un secrétaire à distance :

  • Gestion d’agenda
  • Réception des appels entrants
  • Prise de message ou transfert d’appels lorsque les professionnels sont en audience ou en rendez-vous importants
  • Saisie informatique 

Quels sont les tarifs du télésecrétariat ?

Les services en télésecrétariat sont calculés à l’abonnement. Cela variera alors selon les plages horaires désirées et les services recherchés par le client.

Ce dernier aura le choix entre plusieurs catalogues. Il peut s’agir d’un forfait :

  • À la demi-journée
  • À la semaine
  • Au mois
  • Au nombre d’appels envisagés

Débutez dans le télésecrétariat

Ceci dit, les enjeux du télésecrétariat sont désormais plus clairs. Ainsi, si vous souhaitez vous lancer, nous vous proposons notre accompagnement. Nous vous guidons vers le prestataire adapté. Appelez-nous pour plus d’information au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement.

Utiliser une permanence téléphonique permet à l'entreprise de réduire coûts liés au recrutement d'une standardiste. Voyez d'autres usages de cet outil.

Pourquoi Externaliser Sa Permanence Téléphonique ?

Une permanence téléphonique évite de rompre la relation entre une entreprise et sa clientèle. Ce service vous permet d’être constamment disponibles pour vos clients et ce même en dehors des heures ouvrables. Voici quelques raisons valables pour l’externaliser.

L’importance d’une permanence téléphonique

Que vous soyez une TPE/PME ou en profession libérale, il arrive que soyez surchargé. Or, s’il y a une chose que les clients redoutent, c’est un téléphone qui sonne dans le vide ou animé par une musique d’attente. Aussi il est important d’avoir une permanence téléphonique.

Le premier contact téléphonique avec un client commence dès la première tonalité. Pour donner une bonne image de l’entreprise au client, il est impératif que vous restiez joignable à tout moment. La réactivité à chaque appel est une qualité très appréciée.

L’externalisation, une solution efficace

Nous comprenons que parfois les entreprises n’ont pas le temps de répondre au téléphone. C’est pourquoi, nous vous proposons une prestation en permanence téléphonique et en accueil téléphonique.

Le premier avantage réside dans l’amortissement des coûts liés au recrutement d’une standardiste. En effet, nos services de secrétariat téléphonique externalisé permettent de faire des économies allant jusqu’à 70%. Cela se traduit par une absence de frais liés à la mise en place d’un service clientèle, l’absence de paiement de frais sociaux, de frais de fonctionnement. Le salaire d’une opératrice en centre d’appels est largement inférieur à celui dans une secrétaire en interne.

En outre, externaliser un service permet de faire de la place dans votre entreprise. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau bureau pour une personne supplémentaire. Cela englobe également l’équipement correspondant (logiciels de gestion d’appels, matériels de bureau).

Enfin, une telle offre peut être souscrite sans aucun engagement. Certains de nos prestataires offrent un service personnalisé, selon vos besoins.

Le fonctionnement d’une permanence téléphonique externalisée

En tant que prestataire en permanence téléphonique, nous prendrons en charge toutes les démarches nécessaires à la prise d’appels. Vous conserverez son numéro de téléphone, et recevrez une ligne téléphonique dédiée.

L’agent embauché en télésecrétariat décrochera le téléphone au nom de l’entreprise-cliente. La télésecrétaire assure par la même occasion la gestion d’agenda ou la gestion des rendez-vous, la retranscription des rendez-vous ainsi que de l’accueil téléphonique, tout en restant souriante.

Ce type de services de télésecrétariat est de plus en plus fréquent dans les cabinets médicaux et les cabinets d’avocats.

Avec une telle organisation, les clients sont accueillis en bonne et due forme. Ils profitent d’un accueil chaleureux dans la plage horaire certifiée. En outre, ces opératrices reçoivent au préalable une formation sur la gestion d’agenda ainsi que sur la manière d’accueillir une personne au téléphone avec professionnalisme.

Par ailleurs, pour assurer de la qualité de service, nous pouvons vous fournir une évaluation et un accompagnement en continu des secrétaires. Cette démarche permet de mettre à niveau toutes les opératrices et éviter les lacunes. Vous détenez le droit de véto sur l’intégration ou non d’une candidate en tant que télésecrétaire. Pour cela, un entretien peut être organisé pour que vous jugiez de la réelle compétence de l’intéressée.

N’attendez plus et confiez nous votre permanence téléphonique

Comme vous avez pu le constater, les services de permanence téléphonique fournis par nos télésecrétaires représentent un réel avantage pour votre entreprise. Nous nous engageons à vous donner un service de qualité continue. Alors appelez-nous sans plus attendre pour plus de renseignements au 09 70 71 83 00.