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Télé-secrétariat : de secrétaire attitré à auto-entrepreneur freelance

Se lancer dans le télésecrétariat est une chose qui peut s’envisager dès lors que l’on dispose d’une certaine expérience. En réalité, l’expérience et les compétences sont parfaitement nécessaires pour pouvoir assurer un minimum de réussite à son projet de secrétaire indépendante. Dans tous les cas, faites un check-up des besoins de votre future entreprise et sollicitez des conseils avisés pour développer votre activité sereinement, quitte à faire des tests en incubateur ou couveuse d’entreprise par exemple.

Quelles sont les compétences requises en télé-secrétariat

Les compétences sont multi-tâches mais peuvent s’assembler de cette manière :

Être en mesure d’avoir une gestion efficace pour commencer

La gestion est le cœur de la réussite dans tout projet de création d’entreprise. Inutile de dire que si vous ne pouvez budgéter vos dépenses, étudier vos entrées et sorties d’argent, vous aurez très vite de gros problèmes de trésorerie et d’organisation. Nous vous invitons par exemple à lire ou relire notre article sur le besoin en fonds de roulement.

La gestion efficace part d’une bonne organisation, du reporting de votre comptabilité au fait de s’alerter des tâches que l’on a à faire.

Avoir une organisation à toute épreuve

Pas besoin de donner des conseils en organisation à d’autres entrepreneurs si vous-même n’êtes pas en mesure de vous organiser. Votre temps facturable est compté autant que votre temps d’organisation : les journées ne font que 24 heures. L’organisation commence par la prise d’un agenda de préférence électronique qui vous permettra d’organiser vos journées. Si vous avez des tâches à réaliser en équipe, songez également à travailler des diagrammes de Gantt à l’instar de ceux que vous pourrez réaliser pour vos clients.

Maîtriser les outils bureautiques

C’est une des compétences essentielles au métier qui se traduit par une adaptabilité sur de multi-supports : Suites Microsoft, G-suites, Clouds divers, agendas divers. Pensez au besoin à vous former sur ces différents outils pour vous permettre de gagner en compétence et assurer non seulement votre réussite mais aussi celle de vos futurs clients.

Tableurs, outils de traitement de texte, agendas, informatique de manière générale et logiciels en tous genres sont un apprentissage à faire. Certains d’entre eux ne sont exploités que dans de très faibles mesures (Nous pensons notamment ici à Access ou Excel).

Bon usage du français et potentiellement d’autres langues

Le français, sa grammaire, son expression orale et écrite sont votre fort. Parce que vous êtes sur un marché où l’expression écrite est parfaitement maîtrisée, vous devrez nécessairement faire des rapports de synthèse, du reporting et communiquer (notamment si vous tenez une permanence téléphonique et faites de l’accueil téléphonique). Vous serez particulièrement jugé(e) sur ce point par les professionnels qui vous entourent.

En matière de langue étrangère, être polyglotte est très certainement une qualité recherchée, d’ailleurs particulièrement motivante lorsque vous êtes sur une plateforme téléphonique : Une télé-secrétaire bilingue est ainsi en droit d’avoir un statut plus élevé dans une pool de télésecrétariat. De même, certaines entreprises ont de forts besoins en la matière pour travailler à l’export ou communiquer avec des clients étrangers, des anglais ou des américains par exemple.

L’autonomie du dirigeant d’entreprise

En devenant indépendant, vous avez besoin d’être autonome. La hiérarchie, c’est vous et il apparaît fondamental de pouvoir prendre les décisions soi-même parfois de manière difficile. Il en résulte parfois une solitude et un isolement qu’il est bon de rompre en réseautant et en participant par exemple à des clubs d’entreprise, en faisant du sport et des activités extra-professionnelles aussi.

les avantages à devenir télé-secrétaire indépendant/auto-entrepreneur

Parfois considéré culturellement comme un risque démesuré, parfois ressenti par l’environnement social comme une erreur ou une lubie, le fait de s’installer à son propre compte présente à la fois des avantages et des inconvénients. Commençons par les avantages :

La notion d’indépendance du travail sous plusieurs angles du point de vue du freelance

La liberté dans le travail permet d’oxygéner parfois son temps de sorties en dehors du cadre professionnel à n’importe quelle heure du jour et de la nuit. En d’autres termes, un travailleur indépendant bénéficie de la possibilité de s’extraire de son cadre de travail, de son bureau comme il (elle) le veut et comme il (elle) l’entend. C’est aussi un avantage intéressant dans la manière d’organiser son travail, seul(e), sans une hiérarchie autre que les impératifs des clients. Une liberté qui a donc forcément aussi besoin de plus de responsabilités.

La possibilité de travailler à domicile

Organiser son activité à partir de chez soi, en télé-travail, c’est bien plus sympathique parfois que de devoir prendre la route pour aller à son bureau. C’est un avantage qui peut également avoir des inconvénients car le cadre personnel est susceptible d’interférer avec le professionnel. Que pensera par exemple votre conjoint(e) du fait que vous n’avez pas fait la vaisselle alors que vous êtes resté chez vous toute la journée 😉

Avantage tout de même puisque de ce fait vous réduisez les frais de structure liés à votre activité d’indépendant (Pas de loyer supplémentaire à prendre en charge).

Embaucher dans le cadre d’un télésecrétariat indépendant

Même auto-entrepreneur, il est théoriquement possible d’embaucher. Ce n’est pas conseillé du tout mais il faut savoir qu’il n’y pas de contrainte statutaire à l’embauche. Embaucher, c’est parfois perçu comme une marque de succès, c’est souvent bien entendu une contrainte liée à une croissance d’activité. Non pas que l’embauche soit en soi un problème, ce sera plutôt un statut d’entrepreneur qui posera problème. En d’autres termes, l‘auto-entrepreneur doit changer de statut pour ses hausses d’activités, nous y revenons plus loin. Il doit de même disposer de plusieurs contrats pour éviter d’avoir un travail assimilé salarié.

les inconvénients à devenir télé-secrétaire indépendant/auto-entrepreneur

La solitude évoquée plus haut fait partie des risques. L’entraînement au travail lié au groupe est une réalité que les freelances envient parfois. De même, travailler chez soi seul(e) impose une discipline qu’il faut retrouver dans les habitudes horaires et les rythmes de la journée de travail en bureau. Il est fortement conseillé de s’imposer une discipline coûte que coûte.

Notre conseil : Chaque jour doit être l’occasion de faire au moins 1 chose importante !

Les revenus versés sont aussi une réalité parfois bien amère. Si vous ne décrochez pas de contrat, vous ne travaillez pas. Il s’agit donc de bien travailler votre réseau professionnel et de réengager, de fidéliser vos clients déjà acquis.

Autre point à noter pour le cas de l’auto-entrepreneur : La franchise de TVA peut parfois apparaître comme salutaire au départ (à vérifier toutefois dans le cadre d’investissements comme l’autocommutateur ou le matériel informatique) mais peut être problématique si les charges à déclarer sont supérieures au forfait et si vous vous adressez à des professionnels eux-mêmes assujettis à la TVA.Ces derniers pourront peut-être envisager de faire appel à vos services pour de petites missions mais auront toujours en tête l’envie de défalquer plus que des charges, de la TVA déductible aussi. En pratique, la franchise de TVA contraint certains auto-entrepreneurs à baisser leurs prix en conséquence.

Les compétences requises pour devenir auto-entrepreneur en télé-secrétariat

Elles sont assez similaires à toutes les autres activités en réalité. Il faut bien avoir conscience que l’auto-entrepreneur est une entreprise à part entière relevant de devoirs et droits liés. D’un strict point de vue administratif, fiscal, social, assurantiel vous vous engagez. D’un point de vue commercial également ; Vous êtes chef d’entreprise.

Sur le plan commercial, la difficulté est récurrente pour toutes les entreprises qui se lancent. Se faire connaître nécessite parfois des formations adaptées pour comprendre l’ensemble des processus commerciaux, du marketing également. Nous vous invitons sur ce point à lire notre article sur la manière de trouver des clients. Un site Internet vous sera indispensable ainsi qu’un travail équilibré et « timé » sur les réseaux sociaux.

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