Devenir secrétaire freelance : Pourquoi et comment s’installer comme indépendante ?

Vous disposez d’une solide formation de secrétaire, avez de l’expérience que ce soit comme secrétaire de direction ou à un poste administratif reconnu ? Vous avez envie de vous lancer et de vous mettre à votre compte comme freelance ? Lisez bien cet article et les conseils liés pour essayer de mettre toutes les chances de votre côté. Pour commencer, c’est quoi créer son entreprise ?

Qu’est-ce que créer son entreprise de secrétaire freelance ou de télésecrétariat ?

Entreprendre comme secrétaire freelance à partir d’une idée d’activité économique, c’est le fondement de la création d’entreprise. Comme secrétaire indépendante freelance ou comme dans toute autre activité amorcée, il faut remarquer ici deux points particulièrement :

  • Il n’y a pas de bonne idée en soi, seulement celles qui peuvent être opportunément développées par les personnes. Les autres idées ne sont qu’un amoncellement de conjectures que tout à chacun a chaque jour en se levant ou en se rasant le matin. En d’autres termes, si l’opportunité est là, c’est plutôt le signe d’une bonne idée ;
  • Il faut que l’idée soit en corrélation avec la remarque d’un besoin existant. En l’occurrence, et dès le fondement même de la création d’une entreprise, pensez besoin et « réponse au besoin ». Si vous avez simplement un savoir-faire à offrir sans prendre en compte cette dimension, vous n’incluez pas tout un champ utile à la création de votre activité de secrétaire : sa capacité innovatrice. Pas d’inquiétude, l’innovation, l’originalité ou la nouveauté ne sont pas une nécessité pour créer une entreprise mais ne pas trouver un angle de positionnement n’est pas bon en soi. Nous y revenons plus loin.

Ce qui vous a amené vers la création d’une entreprise de secrétariat

Revenons un peu plus sur l’idée ou plutôt les idées de création d’entreprise. Elles sont toutes très distinguables en fonction des porteurs de projets. Aucun type d’idée n’est supérieur à un autre ; l’idée technologique novatrice relayée comme géniale d’une start-up, assurément révolutionnaire et médiatisée à outrance n’a fondamentalement pas plus de forces au départ que la saisie d’une opportunité commerciale comme le fait d’avoir déjà quelques clients au démarrage de sa société ou de son entreprise personnelle.

L’innovation technologique dans le secrétariat, même comme freelance !

C’est vrai que dans le domaine, on a parfois l’impression de redondance technologique mais…Vous avez développé un système d’agenda brillant, novateur et intuitif ? Vous remplacer la gestion des appels traditionnels par un process technique original ? Vous avez développé une structure ou un logiciel permettant de simplifier et fluidifier, automatiser même toutes les tâches administratives d’une entreprise lambda ? Ok, vous faites du télésecrétariat de manière innovante d’un point de vue technique. Le conseil le plus évident dan ce cas est de faire breveter le concept. Notez toutefois que, comme dans de nombreux secteurs d’activité, la naissance d’une innovation technique est très vite reprise, rachetée souvent même par les gros du secteur. D’une certaine manière, le cycle entrepreneurial est souvent réduit au regard des autres .

Protéger son projet par le brevet est possible. Mais l’innovation technique, c’est quelque chose de bien encadré et soumis à plusieurs critères (Rendez-vous auprès de l’INPI) :

  • Ce doit être une invention nouvelle,
  • Ce doit être une invention réelle,
  • Et caractère très propre à l’innovation, elle doit être susceptible d’application industrielle.

Bon, pour nous l’innovation c’est le sel de l’entrepreneuriat parce que vous avez besoin de vous renouveler. Rappelons que selon Schumpeter, l’innovation est au cœur de la dynamique capitaliste. Ces innovations n’ont pas forcément besoin d’être techniques au sens strict du terme. Innovez commercialement, innovez du point de vue de la communication, du marketing, de la gestion, du management ou du point de vue du produit mais… innovez et fixez-vous d’ailleurs des objectifs en la matière.

L’idée de s’installer comme secrétaire freelance parce que c’est une activité connue, les tarifs

C’est rassurant d’entreprendre à partir d’une idée que vous maîtrisez bien parce que cela correspond au métier que vous avez exercé pendant longtemps. Clairement, c’est un avantage de se lancer sur un marché que vous connaissez parce que vous l’avez pratiqué, vous connaissez les règles du jeu. Du point de vue des compétences produit/service, pas de problème. Seulement vous aurez d’autres aspects à prendre en compte qu’une secrétaire de direction ne connaît pas : Les joies du stress d’une trésorerie pas forcément au beau fixe, les besoins de rentabilité et de rémunération du freelance, le besoin de vous vendre alors que vous n’avez jamais vraiment eu à le faire. Être chef d’entreprise, c’est :

  • Savoir gérer son temps et celui des autres,
  • Avoir des compétences commerciales,
  • Avoir des compétences métier (ou pas d’ailleurs),
  • Avoir des compétences en management,
  • Avoir des compétences en gestion,
  • Prendre des décisions quoi qu’il arrive,
  • Savoir concilier vie de famille et vie professionnelle bien plus que lorsque l’on est salarié(e).

Vous avez toujours envie ? Alors mettez toutes les chances de votre côté notamment en vous faisant accompagner sur les points vus plus hauts que vous maîtrisez mois ; faites une ou des formations au besoin et envisagez des tests d’activité avant lancement via les couveuses d’entreprises, les incubateurs, etc. L’auto-entreprise en activité principale d’emblée ne semble pas une idée probante : Ok vous avez créé et vous faites quoi après ?

Vous réfléchissez bien aux tarifs que vous allez pratiquer car s’il peut être tentant e réduire ses prix horaires ou à l’appel, il est très difficile ensuite pour une secrétaire freelance d’augmenter ses tarifs.

L’idée des autres au travers de partenariat, brevet ou de la franchise en télésecrétariat

Pas inspiré(e) par le marché sur lequel vous vous situez,  vous souhaitez toutefois gagner en autonomie. 3 solutions : la recherche de partenaires, l’achat de brevet ou de licence ou la franchise. Il existe des franchises en télésecrétariat que nous n’avons pas testées (Vous pouvez nous contacter pour échanger si vous l’avez fait). Cela dit, ce dernier point permet d’exploiter un produit et ici un service conformément à un modèle prédéfini par l’entreprise qui l’a créé. L’avantage se situe donc dans les process rodés de commercialisation, voire la notoriété de la franchise. Quelques points pour vérifier la qualité d’une franchise :

  • Tout ce qui est trop accrocheur ou solution miracle ne va pas vous aider dans la démarche entrepreneuriale (En gros, de toute manière il faut se préparer à souffrir un peu en entreprenant), on ne se lance pas la fleur au fusil parce qu’à la moindre accroche, on ne sait plus agir,
  • Réfléchissez à tous les avantages de la franchise ; Pouvez-vous les mettre ne place vous-même et qualitativement de la même manière ?
  • Pensez aux éventuels inconvénients comme la fourniture de matériel plus cher que sur le marché (Cela arrive parfois) ; Pensez par exemple aux autocommutateurs pour les permanences téléphoniques,
  • Allez voir ce qu’il en est du franchiseur auprès de la Fédération Française de la Franchise.

L’opportunité de moyens, notamment pour le cas des permanences téléphoniques et call-center

Lorsque le marché vient à vous dans les opportunités commerciales, posez-vous simplement la question de savoir si vous saurez pratiquer le métier. Oui, c’est un peu comme les effets d’aubaine liés au référencement naturel sur Google ou à la communication de haute volée sur les réseaux sociaux : les opportunités naissent de votre notoriété. Si vous avez des accointances avec la gestion administrative, vous aurez peut-être plus de mal à vous lancer dans le traitement et la gestion d’appels, voire à la création de scenari de vente pour  de la prospection commerciale. Si vous préférez la réception d’appels téléphoniques, c’est aussi une autre culture que de faire de l’appel sortant. Vous comprenez ici que la création du fait de l’opportunité de moyens commerciaux n’est pas toujours simple non plus à gérer.

Vérifiez toujours aussi que les clients arrivant sont le fait d’une tendance lourde du marché.

Vous avez la possibilité d’acheter un matériel de type autocom, standard ou tout pensivement de racheter une entreprise ? Vous êtes encore dans l’opportunité de moyens. Vérifiez dans ce cas l’état du matériel, son potentiel en cas d’innovations futures, les compétences des ressources humaines si l’entreprise comprend des salariés.

Ce que chaque entrepreneur dans le secrétariat doit faire avant de se lancer

S’armer de volonté parce que le marché est mûr, cela reste un préalable. Que ce soit pour les secrétaires indépendantes freelances, les permanences téléphoniques ou encore les télésecrétariat médicaux, d’anciens acteurs et de nouveaux arrivent sur le marché ou le quittent chaque année. Ce constat  implique également que l’on ne crée pas une entreprise « par défaut ». Ne pas trouver de travail n’est pas forcément la meilleure raison pour créer sa propre entreprise, ou alors quoiqu’il en soit, faites-vous accompagner par un organisme. Il est très compliqué dans la démarche entrepreneuriale de se motiver sur un secteur que l’on n’apprécie pas. Voyons les conseils que l’on peut prendre quoiqu’il en soit :

  • Se faire accompagner pour la création, même en freelance : Cela fait près de 10 ans que le statut d’auto-entrepreneur existe mais l’on constate de nombreuses auto-entreprises « vides » ou sur-exploitées par d’autres à bas prix. En vous faisant aider (et les aides sont encore nombreuses depuis la loi Dutreil de 2004), vous pourrez envisager de développer une activité principale pérenne. Consultez les consulaires, les BGE et parfois les sociétés de portage salarial pour lancer votre activité ! Il existe aussi des indépendants pour vous aider. Faites toujours des formations pour être chef d’entreprise (personne ne l’est naturellement) et si possible sollicitez un accompagnement sur plusieurs mois, quitte à payer.
  • Miser sur le réseau physique seul, c’est toujours insuffisant. Une entreprise ne grandit que si elle dispose de stratégie en marketing et communication. Pensez également que les donneurs d’ordre dans le métier se tournent aujourd’hui beaucoup sur le web pour rechercher l’information. Google pour la réponse au search, les réseaux sociaux pour la suggestion (notamment Linkedin)... Let’s go on digital ;
  • S’organiser pour mieux aider à l’organisation des clients. Vous devez être de ce point de vue irréprochable car la gestion du temps est votre métier. Offrir ce service est donc lié à la condition que vous savez vous prendre en main pour orchestrer votre temps et celui des autres ;
  • Sollicitez des aides financières pour boucler votre business plan. Celles-ci sont beaucoup plus facilement accessibles à la création (en fait avant la création). Nous aurons l’occasion de revenir sur ces aides qui peuvent être également sociales ou fiscales. Que se passerait-il si vous n’aviez pas ces aides ? Posez-vous cette question…

Nous sommes conscients que le pourquoi appartient à chacun. Et vous, qu’est-ce qui vous motive dans l’entrepreneuriat ?

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