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11
Juin, 2019
Le métier de télésecrétaire exige un certain nombre de qualités pour assurer une efficacité optimale au poste. Un regard sur les points clés du métier.

Les Meilleurs Conseils Pour Devenir Une Télésecrétaire Hors Pair

La télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante ou de votre entreprise. Devenir télésecrétaires demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Pour elles, c’est avant tout une histoire de savoir-faire entre gérer les rendez-vous et appels téléphonique.

Des astuces pour être une télésecrétaire au top

Être télésecrétaire n’est pas un métier de tout repos ! Sa première mission est d’accueillir comme il se doit une personne qui téléphone à la société. Souvent laissé pour compte, ce critère est pourtant primordial et difficile.

Comme la secrétaire à distance équivaut à une hôtesse d’accueil au regard chaleureux et un sourire amical, elle doit savoir jouer avec sa voix. Discours, intonations, débit, tout doit être impeccable.

Les premières secondes de l’appel sont primordiales

Dès que la télésecrétaire décroche le téléphone, le premier mot qu’elle doit prononcer, c’est : « Bonjour ! ». Ce seul mot est amplement suffisant pour un bon accueil téléphonique. Or, on observe de plus en plus de secrétaires indépendantes qui ne mentionnent plus que leur nom ou celui de la société, en omettant la salutation, qui constitue la première marque de politesse entre l’appelant et la standardiste.

Les agents en télésecrétariat en centre d’appels peuvent moduler leur salutation selon le moment de la journée, surtout s’ils répondent en d’autres langues.

Après la salutation, il est nécessaire de se présenter. Cette démarche permet d’instaurer une certaine proximité avec l’interlocuteur. Pour la présentation, il est possible de :

  • Dire son prénom, suivi du nom de l’entreprise ou du service (ou inversement)
  • Présenter le nom de l’entreprise uniquement
  • Évoquer le service s’il s’agit d’une grande entreprise

Pour chaque appel, il faut veiller à ce que l’appelant puisse entendre une voix chaleureuse, à défaut d’un accueil physique. En soignant la manière de converser, l’interlocuteur peut « sentir » une personne souriante.

La difficulté est de garder cette même attitude en parallèle avec les autres tâches administratives, comme la relecture et correction ou la gestion d’agenda. Pourtant, chaque appel est unique. Et l’erreur est de tomber dans l’automatisme, avec des messages d’accueil avec une voix robotique. L’astuce c’est de rester naturelle et sincère, d’ailleurs l’interlocuteur ne pourra qu’apprécier.

Télésecrétaire, toujours à l’écoute de son interlocuteur

Une télésecrétaire doit pouvoir déterminer la raison de l’appel de chaque client. S’agit-il d’une demande de renseignements, d’une prise de rdv ou pour joindre une personne de l’entreprise en particulier. Pour identifier ce motif, la meilleure question à poser est « Que puis-je faire pour vous ? » ou « Comment puis-je vous aider ? ».

Pour qu’un appel soit bien traité, la secrétaire à domicile doit apporter une réponse concluante à son appelant. Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Soit la standardiste possède les éléments de réponse à sa demande,
  • Soit la secrétaire polyvalente transfère l’appel à une personne plus concernée
  • Si la personne demandée n’est pas disponible, c’est à l’assistante de prendre un message et de proposer un rappel

L’essentiel c’est que chaque appelant puisse raccrocher le téléphone en étant satisfait. Tout compte fait, une télésecrétaire demeure le cœur du relationnel. C’est cette dernière qui vous aide à gérer vos relations clients.

Vous voulez recruter une télésecrétaire.

Notre agence dispose de télésecrétaires qualifiées pour la prise en charge de la vente de vos services clients. Vous souhaitez connaître beaucoup plus sur ce métier. Consulter nous à travers notre site en ligne. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire via notre devis ou nous appeler sur le
09 70 71 83 00 nos prestataires  répondront à vos questions.

27
Mai, 2019
Voici un éclaircissement sur les missions de la télésecrétaire. Surtout une précision sur comment elles gèrent les courriers.

La Gestion De Courrier, Une Des Principales Missions Du Télésecrétaire

Les missions d’une télésecrétaire s’apparentent à celles d’une secrétaire classique, y compris la gestion du courrier. Elles doivent être versatiles et très minutieuses dans la gestion de chaque tâche. De plus elles doivent être dotée d’un grand sens d’organisation. Voici un survol des différents ouvrages que font les télésecrétaires.

La gestion du courrier, première tâche d’une télésecrétaire

Le télésecrétaire offre ses services à toutes les structures qui ont besoin de personnes ayant les compétences dans la gestion administrative, fiscale et autres.

Il peut s’agir d’une Tpe pme, d’une startup, d’une grande entreprise ou d’une auto entreprise, tant que l’enseigne estime que les tâches administratives risquent d’alourdir le processus de production.

La gestion du courrier nécessite de l’organisation

Dans une entreprise, la gestion du courrier est souvent classée parmi les tâches administratives secondaires et fastidieuses. En effet, l’organisation et le traitement des courriers deviennent rapidement chronophages pour un responsable.

Or, la rédaction et l’envoi d’un courrier sont plus que nécessaires au niveau professionnel. L’entreprise risque de crouler sous une pile de messages, au risque de manquer l’échéance de règlement d’une facture.

Une télésecrétaire effectue plusieurs actions liées à la gestion administrative de l’entreprise client. Le nombre de ces tâches dépend du contrat entre les deux parties.

En effet, il est nécessaire de dresser la fiche de poste du secrétaire, avec des consignes précises. Cette précaution est nécessaire pour éviter qu’elle ne demande l’aval de l’entreprise à chaque courrier.

Les principales tâches d’un télésecrétaire

Voici, les missions les plus courantes :

  1. Dépouillement et tri du courrier : cela consiste à éliminer les prospectus et les autres supports publicitaires, en suivant les consignes énoncées par l’entreprise client. Ensuite, il faudra regrouper le courrier par destinataire et par genre ;
  2. Analyse et traitement de chaque courrier entrant : qui consiste à étudier le contenu de chaque enveloppe pour déterminer la nature du courrier. Le télésecrétaire détermine également l’importance du courrier, comme les rendez-vous à prendre, les délais de règlement, les décomptes à envoyer ou encore les réponses à donner ;
  3. Rédaction des courriers administratifs et des réponses avec maitrise de la dactylographie : le secrétaire à domicile s’occupe de remplir les formulaires, de rédiger les lettres de réclamations, les clôtures de comptes, les diverses déclarations ou encore les lettres de changement d’adresse ;
  4. Mise à la signature du courrier sortant
  5. Remplissage des procédures d’envoi : mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi
  6. Gestion des courriers électroniques, qui représente une tâche à part entière, indépendamment de la gestion du courrier postal. L’assistant à distance trie les messages entrants et élimine les spams, met de l’ordre dans la boite mail, dresse des envois groupés. Le traitement des mails urgents figure également dans la liste de ses tâches. Il est chargé de répondre aux urgences administratives ou encore confirmer un rendez-vous important.

Les services en télésecrétariat s’adressent aussi aux expatriés qui souhaitent que leurs courriers soient pris en charge. Ainsi, externaliser ce service est plus intéressant pour la gestion d’entreprise. En effet, la secrétaire indépendante est à la fois une secrétaire comptable, une secrétaire de direction, une assistante administrative ou encore une secrétaire commerciale.

Pour plus d’informations

Comme vous l’avez vu, une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, en gérant vos courriels, vos rendez-vous entre autres. Ces dernières vous aident à vous décharger des tâches chronophages. Si vous êtes gérant d’une société et vous souhaitez bénéficier des services d’une télésecrétaire, n’hésitez pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.

24
Mai, 2019
Dans cet article vous aurez les informations requises sur une télésecrétaire médicale à distance.

Le Domaine Médicale Reconnait L’Efficacité Du Télésecrétariat Á Distance

Le télésecrétariat à distance est de plus en plus demandé dans tous les domaines d’activité, notamment dans le secteur médical. Pour cause, le télésecrétariat comporte de multiples avantages particulièrement en offshore. Charge social, flexibilité, investissement, tant d’aspects sous l’impact du télésecrétariat à explorer.

Le télésecrétariat à distance, un métier pluridisciplinaire

Le télésecrétariat à distance est en plein essor. Cabinets médicaux, cabinets d’avocats ou encore cabinets juridiques recrutent activement une secrétaire à distance.

Dans le domaine médical, une standardiste est garante du bon fonctionnement du cabinet qu’elle représente. À savoir qu’une secrétaire indépendante peut exercer pour le compte d’un cabinet médical, d’un médecin ainsi que des professions libérales de santé.

Les qualités requises pour devenir télésecrétaire médicale 

Le secrétariat médical externalisé possède la même fiche de poste que le secrétariat classique. En effet, la secrétaire assure l’accueil téléphonique ainsi que la permanence téléphonique du cabinet. Elle récolte les informations et les revendications des patients, note les messages, se charge de la prise de rendez-vous. Dans cette optique, il s’occupe également des urgences.

En parallèle, la télésecrétaire est chargée de :

  • La rédaction des comptes rendus
  • La rédaction des courriers médicaux
  • La retranscription des conférences ou des entretiens

Grâce aux outils technologiques, notamment l’agenda partagé, le travail de ce prestataire devient plus simple.

Le métier en télésecrétariat à distance ne s’improvise pas ! Pour exceller dans ce poste, le savoir-faire et le savoir-être sont indispensables. La première qualité est d’avoir un réel sens de l’organisation. Cela est nécessaire, pour le traitement efficace des rendez-vous et des demandes, surtout en présence d’un important flux d’appels. Une secrétaire médicale est également tenue au secret professionnel. Elle devra alors faire preuve de discrétion à l’égard des patients et de ses clients.

Afin de maitriser les demandes des patients et éviter les erreurs dans la rédaction des documents, la secrétaire médicale est obligée d’avoir une base de connaissances dans le milieu médical. Elle doit également connaitre les termes spécifiques. Elle doit être consciente que la moindre erreur de transcription audio ou de compréhension est lourde de conséquences.

La formation, une étape indispensable en télésecrétariat à distance

Pour percer dans le métier du télésecrétariat à distance, notamment en télésecrétariat médical, une formation secrétaire et une formation médicale sont requises. Il s’agit d’une assurance pour le cabinet client et pour la télésecrétaire, pour ne pas commettre d’impair.

Il existe aujourd’hui des formations à distance dans le métier de secrétariat médical. Cette solution est de loin la plus pratique et la plus simple afin de répondre aux exigences professionnelles de l’emploi. Une formation à distance se fait à son rythme et permet d’accéder facilement au métier d’assistance médicale, avec une plage horaire flexible et un suivi personnalisé.

En plus du jargon médical, suivre une formation permet de connaitre les méthodes pour trouver des clients. Elle permet d’acquérir les astuces pour se lancer à son compte. Il faut savoir que pour un cabinet médical, engager une secrétaire indépendante est intéressant notamment sur le plan financier et administratif. En effet, il se déleste des charges sociales, pour une qualité de travail importante.

Un télésecrétariat à distance pour votre cabinet médical

Nous le disons régulièrement, le télésecrétariat est le moyen pour les professionnels tels que les médecins de se consacrer à leur cœur de métier. C’est terminé les nuits passées à envoyer des mails au fournisseurs, à typer des factures à gérer l’agenda. La télésecrétaire se charge de tout.

Pour trouver votre télésecrétaire, une seule chose à faire : appelez-nous immédiatement au 09 70 71 83 00. Et si vous êtes pris par tout le chaos organisationnel, vous pouvez remplir notre fiche disponible à tout moment sur notre site internet.

24
Mai, 2019
La facturation est une tâche qui requiert une certaine expertise. C’est pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leur facturation auprès des télésecrétaires. Découvrez les avantages d’externaliser la facturation au télésecrétariat.

Confier Sa Facturation A Une Télésecrétaire : Quels Avantages ?

Pour avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos finances, il est impératif de bien gérer votre système de facturation. En outre, lors de transactions avec vos clients et vos fournisseurs, l’établissement des factures permet de garder une certaine traçabilité de chacune d’entre elles.

La gestion de la facturation est primordiale pour toute société souhaitant matérialiser les transactions effectuées entre elle et ses relations externes. Sans cette matérialisation des transactions, vous pourriez manquer de rappeler des factures impayées. Or, pour cela, il est impératif de disposer les compétences requises en matière de comptabilité et de fiscalité.

Télésecrétariat.fr vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise. Vous découvrirez pourquoi les entreprises ont recours aux télésecrétaires pour gérer leur facturation.

Qu’est-ce que la facturation en entreprise ?

La facturation en entreprise consiste à établir une facture entre un fournisseur ou un prestataire de service et son client. A noter que l’entreprise établissant la facture demande un paiement en échange de ses services. Par la suite, le client sera prié de régler le montant facturé. Généralement, une facture peut être émise à la suite d’un devis ou d’un bon de commande.

Pourquoi confier sa facturation à une télésecrétaire ?

Avec la mondialisation, de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leurs départements de secrétariat en externalisant certaines de ses activités. C’est d’ailleurs le cas pour l’externalisation de la facturation auprès des télésecrétaires.

La secrétaire de bureau pourra se consacrer aux autres tâches prioritaires de l’entreprise

Puisque c’est la télésecrétaire qui effectuera la gestion de la facturation, la secrétaire de bureau pourra enfin effectuer les autres tâches de son emploi du temps. Il faut reconnaître que la gestion de la facturation peut s’avérer chronophage car elle consiste de la génération des factures ainsi que du suivi et relances auprès des clients et fournisseurs. Par conséquent, cela impactera positivement les autres départements internes de l’entreprise.

Compétences requises pour un tarif rentable

La gestion de la facturation requiert une certaine expertise et malheureusement, seules les secrétaires spécialisées en comptabilité et fiscalité la possèdent. Évidemment, le tarif pour bénéficier de leurs compétences peu s’avérer onéreux. Cependant, vous pouvez opter pour les services des télésecrétaires de façon ponctuelle. De cette manière, vous diminuerez vos coûts de main d’œuvre de façon optimale. Contrairement à une secrétaire de bureau employée à plein temps demanderait un salaire régulier en plus des frais administratifs.

Formation prise en charge par les prestataires

Souvent, les télésecrétaires proposent leurs services en agence qui les mettent en relation avec des entreprises. Cela leur permet de gagner en visibilité et en expérience dans divers secteurs d’activité. Puisque la secrétaire à distance n’est pas employée par votre entreprise, vous n’aurez pas à vous soucier de la former. Pour cela, c’est le prestataire qui forme ses télésecrétaires aux évolutions dans les modalités et obligations dans l’établissement des factures.

Confidentialité des données de paiement (RGPD)

Depuis l’avènement des nouvelles technologies, les entreprises sont désormais obligées d’opérer selon les normes du RGPD. Cette certification garantit que les données personnelles échangées lors des interactions en ligne restent confidentielles. En plus de leur expertise, les télésecrétaires sont désormais conscientes de ces lois essentielles à la bonne gestion de la facturation. De plus, les données de paiement des fournisseurs et clients seront bien gérées tout en assurant leur confidentialité.

Ce que vous propose Télésecrétariat.fr

En tant que professionnel du secteur du secrétariat externalisé, nous proposons aux entreprises des prestations sur mesure, adaptées à leurs secteurs d’activité. En ayant recours à une télésecrétaire, vous aurez un emploi du temps allégé des tâches de secrétariat et de la gestion de la facturation. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur votre business core et améliorer la performance de votre activité.

Télésecrétariat.fr gère une équipe de télésecrétaires qualifiées pour mener des missions telles que la gestion de budget et de la trésorerie ainsi que le suivi des ressources humaines. Vous pouvez compter sur nous pour bénéficier d’une assistance de secrétariat externalisée.

Pour nous contacter

Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00 ou sinon écrivez-nous directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions ou encore de vous faire parvenir un devis.

24
Mai, 2019
Une télésecrétaire a maintes charges à faire durant une journée. Favoriser la dactylographie permet d'améliorer la productivité car elle permet aux télésecrétaires d'économiser du temps.

Télésecrétariat Et Dactylographie : L’Un Ne Va Pas Sans L’Autre

Dans le domaine du télésecrétariat, la dactylographie reste un impératif, surtout avec l’essor des outils technologiques numériques. Même si les technologies ont évolué, la télésecrétaire doit toujours typer à longueur de journée. Découvrons ensembles le rôle de la dactylographie dans le métier du télésecrétariat.

Le télésecrétariat et la dactylographie

La prise de note constitue une des missions principales d’une secrétaire : rendez-vous, messages urgents, documents administratifs. L’invention des machines à écrire a fortement influencé le domaine du secrétariat, avec un record français de 682 caractères à la minute.

C’est ainsi que la dactylographie a intégré le métier du secrétariat, et plus tard du télésecrétariat, qui désigne l’activité d’écrire un texte avec un clavier.

Taper à la machine, un indispensable dans le métier

Grâce à la standardisation des claviers, de nouvelles exigences sont apparues dans le métier du secrétariat et du télésecrétariat. On note :

  • La rapidité dans le traitement des textes
  • La lisibilité
  • L’ergonomie

Afin de se mettre au niveau, il existe de nombreux cours spécialisés dans l’apprentissage des méthodes d’écriture via un clavier.

La retranscription de texte demande en effet d’être à l’aise avec les outils bureautiques. Outre la compréhension du fichier audio, la réelle difficulté réside dans le fait de savoir taper à l’aveuglette.

De toute évidence, pour assurer cette mission, il est nécessaire de maitriser la frappe avec ses 10 doigts. L’apprentissage de la dactylographie nécessite ainsi une formation spécifique, en mettant un accent sur la pratique.

Par ailleurs, la dactylographie ne s’apprend pas dans un court laps de temps. En effet, cette branche de la formation secrétaire demande une grande patience, de la disponibilité et une grande motivation.

Aujourd’hui, taper à la machine est devenu une discipline sportive, jugée sur la vitesse. Un championnat est organisé tous les deux ans.

L’évolution de la dactylographie dans le métier du télésecrétariat

L’invention des premières machines à écrire a entrainé l’apparition du métier de dactylographe vers la fin du 19e siècle. Le métier est devenu populaire grâce à la demande croissante de productions de textes, émanant des entreprises.

Des solutions retranscription sont apparues, notamment la production de notes sténographes ou des enregistrements audio. Les fabricants de claviers sont accordés sur le standard de placement des lettres sur l’outil. Après plusieurs débats, ils se sont entendus sur le classement des lettres suivant leur fréquence d’utilisation. C’est ainsi qu’est né le « nouvel alphabet » : AZERTY.

Aujourd’hui, Word est considéré comme le descendant direct de la machine à écrire. La dactylographie a finalement évolué avec les outils technologiques, bien que la technique soit restée la même. Par exemple, si avant, une entreprise devait impérativement recruter une secrétaire en interne, aujourd’hui, le métier de télésecrétariat est à portée de leurs mains.

En plus des qualités de dactylographe, la secrétaire est une standardiste et gère les appels entrants de l’entreprise, notamment l’accueil téléphonique à distance. Elle s’occupe également des tâches administratives, de la gestion de l’agenda et prise de rendez-vous, de la gestion comptable (saisie comptable), de la gestion du personnel, du suivi des dossiers, la gestion de courrier ou encore de l’étude de marché.

Trouvez votre expert en dactylographie

Vous croulez sous la paperasse et les documents à typer à tout bout de champs ? La télésecrétaire peut vous être d’une aide inestimable. Afin de vous soulager de ces tâches chronophages et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, ayez recours à une télésecrétaire. Pour se faire, appelez-nous tout de suite au 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.

23
Mai, 2019
Suite à la mondialisation, les entreprises ont la possibilité d’exploiter les marchés internationaux. C’est pourquoi ils ont recours à la sous-traitance pour augmenter leur production de façon rentable.

La Sous-Traitance Pour L’Évolution Rentable Des Entreprises

Avec la numérisation des opérations en entreprises, il y a désormais un besoin croissant de disponibilité permanente. De plus, les entreprises ont une ouverture sur le marché international grâce aux sites de vente en ligne. Pour répondre à cette augmentation de la demande, les sociétés doivent doubler leur production tout en faisant preuve de rentabilité.

C’est pourquoi elles ont recours à la sous-traitance pour leur permettre d’évoluer au même rythme que les attentes des consommateurs. A travers cet article, découvrez ce qu’est la sous–traitance et comment elle peut vous être bénéfique.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un accord de collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant. Durant cette collaboration, l’entreprise-donneur d’ordres demande à l’entreprise-sous-traitante d’entreprendre certains processus de production à sa place.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises ont recours à la sous-traitance pour bénéficier des avantages comme l’optimisation au niveau des coûts d’opération. Cependant, la qualité et l’efficacité sont des enjeux à maintenir lors de travaux de sous-traitance. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises de se tourner vers des prestataires disposant d’une équipe qualifiée et d’équipements adéquats.

Pourquoi recourir à la sous-traitance ?

Effectivement, la sous-traitance comporte des avantages considérables et c’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour cette solution.

Entreprendre un projet outsourcing avec un budget limité

Même les entreprises disposant d’un budget moyen pourront déléguer certains départements à un sous-traitant offshore. En interne, certaines tâches comme le secrétariat, le service de conseil client ou encore la téléprospection. En offshore, le coût de la main d’œuvre est bien plus avantageux.

Par exemple, le salaire moyen en France est deux à trois fois celui d’un salarié dans un pays sous-traitant. Malgré la diminution des coûts, la qualité et la productivité sont aussi des atouts attrayants aux entreprises.

Flexibilité d’horaire selon le besoin

Lorsque les entreprises cherchent à externaliser leurs départements de service client, ils cherchent à les rendre disponibles en permanence ou au minimum la fléxibilité d’horaires Or, cela dépend du fuseau horaire des pays de délocalisation.

Suivi des opérations à distance grâce à Internet

Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de suivre en temps réel la progression des projets d’externalisation. Ainsi, les donneurs d’ordres pourront s’informer des moindres détails des opérations du prestataire. Par conséquent, cela élimine au sous-traitant le besoin de faire de résumé d’opérations auprès du donneur d’ordre.

L’évolution de la sous-traitance grâce au télésecrétariat

Avec les développements au niveau du secteur tertiaire, les entreprises cherchent à recourir aux solutions susceptibles de les faire évoluer. En tant que sous-traitant, nous répondons à ces attentes en proposant l’externalisation des départements tels que le secrétariat et le service client. Nous permettons ainsi aux entreprises de bénéficier des avantages mentionnés plus haut.

Pour la sous-traitance du secrétariat, nos collaborateurs opèrent sous des structures telles que les call centers aussi appelés centres de contact. D’autre part, nous proposons d’ajuster nos prestations selon vos besoins et votre domaine d’activité. Les secrétaires à distance s’occupent des tâches chronophages telles que la prise de rendez-vous et la gestion administrative. Mais encore, nos télésecrétaires peuvent se relayer pour assurer la permanence téléphonique.

Ce que vous propose télésecrétariat.fr

Télésecrétariat.fr est une agence disposant d’une équipe de télésecrétaires qualifiées et expérimentées. En ayant recours à nos télésecrétaires, nous vous garantissons la prise en charge de la gestion de votre administration ainsi que de votre standard téléphonique. Nous nous assurons que nos télésecrétaires s’adaptent à votre société, quelque soit sa taille ou de votre secteur d’activité.

Pour nous contacter

Si vous n’êtes pas à l’aise en matière de sous-traitance mais que vous souhaitez recourir à une télésecrétaire, nous pouvons vous aider. Nous collaborons avec tous types d’entreprises, y compris les TPE, PME et même les solo-entrepreneurs.

Nous nous engageons à offrir les solutions les plus adaptées en nous basant sur notre expertise. Pour cela, nous disposons des télésecrétaires dont les compétences correspondent à tous les domaines d’activité, y compris le secteur médical et judiciaire.

Pour plus de détails, faites simplement une demande de devis ou appelez-nous directement au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.

23
Mai, 2019
La réception d’appels demeure une tâche chronophage entre faire un suivi et donner les conseils, les docteurs n’ont pas vraiment le temps requis pour cela. C’est dans les cas comme ceux-ci qu’une télésecrétaire est utile.

Télésecrétariat Médical : Quelle Est La Fiche De Poste ?

Médecin ou autre professionnel de santé ? Vous devez gérer des dizaines de clients au quotidien ? La télésecrétaire médicale est pour vous une solution idéale. Toutefois, avant d’avoir recours à ce type de service, il serait bon de connaître les missions que vous pourrez déléguer et à qui. La fiche de poste dans le télésecrétariat médical s’apparente à celle d’une secrétaire classique. Seules quelques missions diffèrentes.

Première mission en télésecrétariat médical : la réception d’appels

La réception d’appels est le préalable à toutes consultations ou actes au sein du cabinet médical. Cette première mission en télésecrétariat médical est ainsi régiée par des consignes précises :

  • Laisser la ligne téléphonique la plus libre possible pour bien traiter chaque appel. Cette consigne indique que le télésecrétaire doit réduire la durée d’un appel téléphonique, par exemple, en appels entrants ou sortants ;
  • Respecter un script d’appel précis, notamment sur les interrogations, les motifs d’appels

Après avoir décroché, le standardiste devra identifier son appelant. Durant les premières minutes de l’appel, il doit connaitre s’il s’agit d’un patient ou d’une personne tierce. Pour cela, il doit demander ses coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone et identifiant s’il y en a).

Toutes ces informations doivent être détectées avant que l’appelant ne décrive l’objet de son appel. Ce motif doit figurer dans le dossier du patient pour un suivi, soit inséré dans un agenda en ligne ou un agenda partagé soit manuscrit dans un cahier d’appel.

La gestion des courriers

Dans un cabinet médical, votre secrétariat médical s’occupe souvent de l’envoi et de la réception des courriers et des examens des patients. Aujourd’hui en effet, les secrétaires dans ces cabinets médicaux se chargent de confier les prélèvements des patients pour une analyse. Pour une secrétaire à distance, cette tâche administrative peut s’avérer difficile. Elle aura alors pour mission d’envoyer les éléments pouvant être envoyés par mail ou dans via un logiciel de partage.

Dans le télésecrétariat médical, l’agent aura pour mission de veiller à la bonne transmission ou retransmission et à la sécurité des éléments qu’elle envoie. En cas d’excès de travail, ce qui provoque le retard des envois, votre télésecrétaire doit le notifier à son superviseur en centre d’appel, qui s’occupera d’en faire part au cabinet client. Cet échange est important afin de trouver une solution pérenne.

Le respect du secret médical en télésecrétariat médical

Le domaine médical demande une grande discrétion, notamment à l’égard du personnel. Toutes les personnes intervenant dans le secteur devront ainsi faire preuve d’une grande confidentialité et doivent respecter le secret médical. Le télésecrétariat médical n’y fait pas défaut. Par ailleurs, les consignes sont plus souples pour un secrétaire médical externalisé.

En effet, il n’y a pas de risque que les services de télésecrétariat divulguent par mégarde la pathologie d’un client à un autre. En outre, comme il n’y a aucun contact physique, il est impossible qu’elle reconnaisse le patient qui est au bout du fil.

Dans cette optique, les secrétaires à distance n’ont pas à assister certains patients dans une salle d’attente. Elles n’auront pas non plus à veiller sur les allées et venues aux toilettes, surtout pour les personnes à la mobilité limitée.

Un télésecrétaire médical à votre service

Comme vous l’avez vu, nos télésecrétaires médicales sont qualifiés pour apporter un service professionnel et constant à vos clients. Si vous souhaitez faire un essai, vous pouvez toujours nous appelez au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous faire une demande de devis directement à notre site.

22
Mai, 2019
Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.

21
Mai, 2019
Le métier de télésecrétariat n’est pas une mince affaire. Ce métier requiert beaucoup de la concentration et de la motivation. Une télésecrétaire peut s’averer être un très bon atout pour votre entreprise.

Tout Savoir Sur Le Télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Pour cause, les entreprises réalisent l’avantage de se décharger de certaines tâches chronophages telles que la gestion administrative. Soyons honnêtes, vous êtes entrepreneur, spécialiste dans votre secteur. Mais vous n’avez pas forcément les connaissances ou le temps de vous occuper des tâches de secrétariat.

En freelance ou en centre d’appels, le poste de télésecrétaire demande des connaissances spécifiques.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

L’accueil téléphonique d’un cabinet peut faire l’objet d’une externalisation. Il s’agit du télésecrétariat, également appelé secrétariat à distance. Avec la domiciliation téléphonique, les entreprises et les professions libérales peuvent confier la gestion de leurs appels téléphoniques à un prestataire de service.

En somme, le secrétaire à distance possède les mêmes attributions qu’un secrétaire en local. Il effectue les tâches administratives et la permanence téléphonique, mais à distance. Ainsi, un télésecrétaire travaille pour le compte d’un prestataire de service, ayant conclu une collaboration avec un cabinet.

Grâce aux outils informatiques et de communications à la pointe de la technologie, l’échange d’informations entre le cabinet-client et le télésecrétaire se fait en temps réel. Ainsi, le cabinet peut demander au télésecrétaire d’assurer :

  • Les comptes-rendus, la retranscription, traitement de textes et l’établissement des devis factures
  • La gestion des agendas et prise de RDV
  • La relève du standard

Le métier de télésecrétariat peut être réalisé par une personne indépendante ou travaillant pour le compte d’un prestataire. Tant que la personne est apte d’organiser son temps de manière ponctuelle et régulière, elle peut réussir à ce poste.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Les avantages découlant du télésecrétariat au cabinet-client sont nombreux. On cite notamment :

  • Un service rapide, modulable et sécurisé
  • Un tarif sur mesure
  • Une collaboration pérenne
  • Le télésecrétaire assure une bonne image du cabinet
  • La fidélisation des clients
  • Inutile d’engager une autre personne dans le cas où le premier télésecrétaire est absent. Le prestataire assure un remplaçant
  • Aucunes charges sociales à payer
  • Aucun matériel à acheter
  • Une qualité de service à bas cout
  • Possibilité de recevoir un numéro spécifique
  • Réduction des formalités administratives

La spécialisation dans le télésecrétariat

Dans le cadre de certaines professions libérales, il est nécessaire d’avoir à disposition un accueil téléphonique spécialisé plutôt que d’un secrétaire. Cela permet d’élargir les plages horaires du standard téléphonique. Ces domaines spécifiques en télésecrétariat sont le domaine de la santé et les cabinets d’avocats. On parle alors de secrétariat juridique et secrétariat médical.

Bien qu’il œuvre dans ces domaines spécifiques, un télésecrétaire juridique ou médical possède les mêmes tâches qu’un secrétaire à distance :

  • Gestion d’agenda
  • Réception des appels entrants
  • Prise de message ou transfert d’appels lorsque les professionnels sont en audience ou en rendez-vous importants
  • Saisie informatique 

Quels sont les tarifs du télésecrétariat ?

Les services en télésecrétariat sont calculés à l’abonnement. Cela variera alors selon les plages horaires désirées et les services recherchés par le client.

Ce dernier aura le choix entre plusieurs catalogues. Il peut s’agir d’un forfait :

  • À la demi-journée
  • À la semaine
  • Au mois
  • Au nombre d’appels envisagés

Débutez dans le télésecrétariat

Ceci dit, les enjeux du télésecrétariat sont désormais plus clairs. Ainsi, si vous souhaitez vous lancer, nous vous proposons notre accompagnement. Nous vous guidons vers le prestataire adapté. Appelez-nous pour plus d’information au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement.

15
Mai, 2019
Utiliser une permanence téléphonique permet à l'entreprise de réduire coûts liés au recrutement d'une standardiste. Voyez d'autres usages de cet outil.

Pourquoi Externaliser Sa Permanence Téléphonique ?

Une permanence téléphonique évite de rompre la relation entre une entreprise et sa clientèle. Ce service vous permet d’être constamment disponibles pour vos clients et ce même en dehors des heures ouvrables. Voici quelques raisons valables pour l’externaliser.

L’importance d’une permanence téléphonique

Que vous soyez une TPE/PME ou en profession libérale, il arrive que soyez surchargé. Or, s’il y a une chose que les clients redoutent, c’est un téléphone qui sonne dans le vide ou animé par une musique d’attente. Aussi il est important d’avoir une permanence téléphonique.

Le premier contact téléphonique avec un client commence dès la première tonalité. Pour donner une bonne image de l’entreprise au client, il est impératif que vous restiez joignable à tout moment. La réactivité à chaque appel est une qualité très appréciée.

L’externalisation, une solution efficace

Nous comprenons que parfois les entreprises n’ont pas le temps de répondre au téléphone. C’est pourquoi, nous vous proposons une prestation en permanence téléphonique et en accueil téléphonique.

Le premier avantage réside dans l’amortissement des coûts liés au recrutement d’une standardiste. En effet, nos services de secrétariat téléphonique externalisé permettent de faire des économies allant jusqu’à 70%. Cela se traduit par une absence de frais liés à la mise en place d’un service clientèle, l’absence de paiement de frais sociaux, de frais de fonctionnement. Le salaire d’une opératrice en centre d’appels est largement inférieur à celui dans une secrétaire en interne.

En outre, externaliser un service permet de faire de la place dans votre entreprise. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau bureau pour une personne supplémentaire. Cela englobe également l’équipement correspondant (logiciels de gestion d’appels, matériels de bureau).

Enfin, une telle offre peut être souscrite sans aucun engagement. Certains de nos prestataires offrent un service personnalisé, selon vos besoins.

Le fonctionnement d’une permanence téléphonique externalisée

En tant que prestataire en permanence téléphonique, nous prendrons en charge toutes les démarches nécessaires à la prise d’appels. Vous conserverez son numéro de téléphone, et recevrez une ligne téléphonique dédiée.

L’agent embauché en télésecrétariat décrochera le téléphone au nom de l’entreprise-cliente. La télésecrétaire assure par la même occasion la gestion d’agenda ou la gestion des rendez-vous, la retranscription des rendez-vous ainsi que de l’accueil téléphonique, tout en restant souriante.

Ce type de services de télésecrétariat est de plus en plus fréquent dans les cabinets médicaux et les cabinets d’avocats.

Avec une telle organisation, les clients sont accueillis en bonne et due forme. Ils profitent d’un accueil chaleureux dans la plage horaire certifiée. En outre, ces opératrices reçoivent au préalable une formation sur la gestion d’agenda ainsi que sur la manière d’accueillir une personne au téléphone avec professionnalisme.

Par ailleurs, pour assurer de la qualité de service, nous pouvons vous fournir une évaluation et un accompagnement en continu des secrétaires. Cette démarche permet de mettre à niveau toutes les opératrices et éviter les lacunes. Vous détenez le droit de véto sur l’intégration ou non d’une candidate en tant que télésecrétaire. Pour cela, un entretien peut être organisé pour que vous jugiez de la réelle compétence de l’intéressée.

N’attendez plus et confiez nous votre permanence téléphonique

Comme vous avez pu le constater, les services de permanence téléphonique fournis par nos télésecrétaires représentent un réel avantage pour votre entreprise. Nous nous engageons à vous donner un service de qualité continue. Alors appelez-nous sans plus attendre pour plus de renseignements au 09 70 71 83 00.