Pour éviter les appels de peu d’importance, les entreprises peuvent opter pour le filtrage des appels et ainsi se concentrer sur leurs tâches prioritaires.

Le Filtrage Des Appels : Comment Est-ce Utile Aux Entreprises ?

Le filtrage des appels est un processus de plus en plus important dans une entreprise. En effet, si elle souhaite mettre l’accent sur la relation client, elle doit se concentrer sur l’essentiel de ses activités. Or, c’est quasiment impossible si le directeur et ses effectifs chargés des stratégies sont dérangés à tout bout de champ. Ainsi, ils peuvent réceptionner des appels qui leur parviennent par erreur. À d’autres moments, on peut les contacter pour vendre des produits, par exemple.

C’est pour cette raison que le fait de filtrer les appels est d’une importance capitale pour la firme. C’est là que nous intervenons ! Spécialisés dans le tri parmi ces appels, nos centres de contacts peuvent aider les donneurs d’ordres. D’abord, découvrons un peu plus sur cette activité.

C’est quoi le filtrage des appels téléphoniques ?

Le filtrage des appels est une pratique que l’on retrouve grandement dans les centres d’appels. Il s’agit d’une fonctionnalité propre au standard téléphonique en interne et simple à mettre en place.

Pour commencer, une entreprise qui souhaite nous confier cette tâche, par exemple, va établir une liste de numéros. Dépendant des instructions reçues du directeur, nos call centers vont les rejeter ou accepter. Certains seront catégorisés comme étant importants et devront donc être traités en priorité. D’autres qui le sont moins pourront être relayés à divers départements.   

Ce processus simplifiera aussi le travail de la standardiste. Par exemple, elle sera beaucoup plus organisée et ne recevra que les appels importants. Ainsi, le processus du filtrage des appels est avantageux pour la firme. Cela lui évitera d’être dérangé par des appels intempestifs et indésirables. Conséquemment, elle pourra se concentrer sur ses activités principales sans devoir décrocher le téléphone à tout bout de champ.

Les situations où le filtrage des appels est utile


Comme susmentionnés, les appels entrants peuvent être intempestifs ou désagréables. Or, on note que cela peut se produire s’il y a un pic d’activité. Dans ces moments-là, la standardiste est débordée et recevoir ce genre d’appels peut la retarder dans ses activités. De ce fait, le filtrage des appels pourra optimiser la gestion du standard téléphonique.

Donc, nos téléagents vont faire le tri pour voir quels sont les appels indésirables à classer sur une liste noire. Par conséquent, cela va l’aider à se concentrer sur l’organisation de son emploi du temps.  

Filtrer les appels aidera aussi les directeurs ou chargés de stratégies si ces derniers sont indisponibles. Il y en a aussi qui n’ont simplement pas envie de parler à un appelant pour le moment. À travers le filtrage des appels téléphoniques, ils seront automatiquement redirigés vers d’autres départements qui pourront se charger de les guider.

Nos data centers vont donc faire une liste blanche et une autre noire. Cela leur permettra de gérer les appels entrants et les distribuer vers les sections de l’entreprise concernées. Notre équipe est donc efficace pour aider les firmes à se décharger des appels encombrants.

La relation client dépend aussi d’un bon filtrage des appels

Les appelants classés dans la liste prioritaire n’auront pas à faire face à des délais d’attente. Cela contribuera à la satisfaction client, puisqu’ils seront traités avec la plus haute importance.

Ainsi, notre équipe gèrera les appels non prioritaires, par exemple en prenant les messages. Par la suite, les personnes concernées pourront les consulter. En outre, dès que nous aurons ciblé le motif des appels, nous pourrons les acheminer vers le bon service. Non seulement les chefs d’entreprise n’auront plus à se soucier des appels parasites, mais les appelants seront bien assistés.

Le filtrage des appels optimise la productivité

Afin de ne garder que les sollicitations productives, le filtrage des appels est très important. En effet, les commandes, les requêtes clients ou encore les demandes de devis peuvent être priorisées. C’est ainsi que notre équipe pourra aider la firme à gagner en productivité. Le filtrage permettra, entre autres, de libérer les communications lourdes qui ont tendance à surcharger les lignes. Les directeurs d’entreprise qui font appel à notre centre d’appels sont assurés de recevoir des appels qui comptent vraiment.

C’est ainsi que notre permanence téléphonique sera efficace contre les appels intempestifs, voire  indésirables.

Nos téléopérateurs peuvent vous aider 

Ainsi, si vous avez de nombreuses sollicitations et que cela vous fait perdre du temps, faites appel à nous. Nous saurons nous charger de cette tâche efficacement, pour que vous puissiez vous centrer sur l’essentiel de votre business.

Nous saurons traiter tous vos appels de manière qualitative, quelles que soient les situations. Nos téléconseillers qualifiés répondront également en votre nom et selon vos demandes.

En catégorisant et priorisant les appels en fonction de leur importance, nous saurons optimiser votre l’expérience client. En parallèle, votre relation client sera optimisée. En somme, notre service collaborateur représentera l’image de marque de votre société et apportera une réponse adaptée à tous les appels. 


N’hésitez pas à nous contacter


Afin de bénéficier de notre expertise, vous pouvez contacter Telesecretariat.fr. Spécialisés dans les solutions d’externalisation de standard téléphonique, nous saurons gérer votre opération de filtrage. Appelez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations ou écrivez-nous directement à partir de notre site web.

Savoir gérer les réclamations des clients est un atout à exploiter. On vous explique comment gérer les reclamations pour en faire une force.

Réclamations Des Clients : Comment Procéder De Façon Efficace ?

Toute entreprise a affaire à des clients. Cette relation implique de devoir faire face à des réclamations et des clients parfois mécontents. Il arrive aussi que la source de cette frustration ne provienne pas de votre entreprise. Toutefois, gérer cette situation est primordial pour assurer la pérennité de votre entreprise. Nous vous expliquons comment et surtout pourquoi il est important de savoir gérer ces situations.

Les réclamations clients : un avantage pour votre entreprise

Les réclamations clients ont une très mauvaise réputation auprès de toute entreprise. Si cela peut être compréhensible, il s’agit toutefois d’une idée fausse sur leur nature. En effet, il faut considérer les réclamations comme étant des occasions à saisir. Les réclamations sont des opportunités à transformer des situations négatives, en expériences agréables pour les clients. Vous transformerez ainsi un client en ambassadeur.

De plus, les réclamations permettent aussi de détecter les failles. Il peut s’agir d’erreurs de processus, de mauvaises manipulations ou simplement d’une mauvaise communication. Il n’empêche que ce contact avec votre clientèle est un excellent moyen d’avoir un retour à vif et de remédier à la situation.

Une fois cet état d’esprit mis en place, la transformation aura lieu. Vous aurez ainsi une gestion plus efficace des réclamations. Cette opération apportera par la même occasion des résultats  positifs pour vous.

Prendre connaissance des réclamations de vos clients

Il est important d’accueillir les réclamations de ses clients. Pour y arriver, il faut être joignable à travers les canaux utilisés par la clientèle. De nos jours, avec tous les canaux de communication existante, le nombre de plateformes a augmenté. Ainsi, on peut recueillir les réclamations à travers les réseaux sociaux et même le courrier. Cependant certaines méthodes ont toujours la cote. C’est le cas du téléphone ou des e-mails.

Une fois les modes de communication établis, il faut établir la disponibilité de ces canaux. Certaines entreprises préfèrent se limiter aux heures ouvrées. D’autres optent pour une permanence téléphonique afin d’être toujours disponibles pour leur clientèle.  Le but est d’avoir des méthodes de communications accessibles à sa clientèle.

Les points importants pour gérer les réclamations de ses clients :

Vous avez déterminé les canaux de communication et la fréquence. Maintenant, il faut prendre connaissance des points qui régissent les échanges avec les clients lors d’une réclamation. Pour chacun de ces points, il est important que les réclamations de vos clients soient prises en charge par des personnes compétentes.

Réactivité :

Lorsque vous utilisez des modes de communications en différé, comme les courriels, il est important de répondre dans les plus brefs délais. Il ne faut pas oublier que la gestion des réclamations passe impérativement par la réduction de la frustration de ses clients. Plus le temps de la résolution du problème est long, plus la frustration et le mécontentement augmentent.

Contrôle :

Il faut impérativement savoir garder son calme. Un client qui appelle pour une réclamation n’est pas un client heureux. Il n’est donc pas à exclure qu’il s’emporte. Notre chargé clientèle doit alors savoir gérer cette situation pour arriver à la désamorcer. Une fois la situation désamorcée, le client pourra être réception à votre message.

Priorité :

De plus, le client doit sentir qu’il est une priorité pour votre téléconseiller, et par conséquent, votre entreprise. Tenir le client informé du statut de sa demande est un excellent moyen pour lui communiquer ce sentiment. Ainsi, il faut l’informer des mesures prises pour régler les problèmes qu’il a rencontrés. De même, s’il s’agit d’une situation qui demandera du temps, il ne faut pas le lui cacher et l’avertir.

Communication :

Vous n’aurez pas toujours des réponses favorables pour vos clients. C’est le cas lorsque la garantie n’est plus valide par exemple. Dans ce cas, il faut savoir communiquer ces raisons au client.

Comment mettre fin à une conversation avec un client ?

Les échanges avec votre client sont importants du début à la fin. Tout ce qui est dit durant cet échange a pour but d’arriver à une conclusion positive pour vous. Cela passe évidemment par une résolution favorable pour votre client.

Pour clore la conversation avec un client, il est bon de prendre la température de sa satisfaction.

“Est-ce que cette solution vous convient” par exemple.

Il est tout aussi important de savoir s’il existe toujours des zones d’ombres sur les raisons du problème. Vous éviterez ainsi des échanges additionnels qui ne feront qu’ajouter à la frustration du client.

Toutefois, il est impératif que les réclamations de vos clients soient gérées par des agents avec des compétences relationnelles. Ceci, afin de savoir jauger les clients et leurs attentes. Nous formons nos agents dans le but de délivrer un meilleur contact avec vos clients. Certains clients sont plus directs que d’autres et veulent simplement une résolution. D’autres vont utiliser votre service de réclamation pour relâcher leur frustration. Savoir reconnaître et gérer les différents types de clients vous aidera grandement à atteindre votre objectif.

La satisfaction du client l’objectif inaliénable

L’objectif est donc que votre client reparte avec un sourire et qu’il soit satisfait. Si vous avez atteint cet objectif après sa réclamation, vous en sortez plus riche. Même dans le cas d’une réclamation agressive de la part d’un client, s’il repart satisfait, vous aurez un allié de votre côté. En plus de fidéliser le client, il recommandera de lui-même votre marque ou vos services à ses proches. Il fera aussi l’éloge de votre service client pour vous. Vous aurez ainsi acquis un atout puissant : un ambassadeur pour votre entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter

Vous avez besoin d’un centre de contact pour gérer les réclamations de vos clients ? Ou peut-être que vous avez besoin d’un service ponctuel qui prendra la relève après vos agents à des horaires différents ? N’hésitez pas à nous contacter. Telesecretariat.fr peut être la solution à votre situation. Contactez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations sur les services que nous proposons. Vous pouvez prendre contact avec nous directement à partir de notre site web.

L’agenda partagé transforme et améliore le télésecrétariat. Il permet de gagner en réactivité grâce à des performances qui n’étaient pas possibles jusqu’ici.

L’Agenda Partagé : Le Puissant Outil Du Télésecrétariat Médical

Comme beaucoup de profession et secteur d’activités, le domaine médical a beaucoup évolué avec les nouvelles technologies. Le domaine médical est un secteur où le mouvement, la réactivité et les informations sont capitaux. Dans certains cas, il s’agit de question de vie ou de mort. Heureusement, l’agenda partagé peut améliorer la réactivité dans le domaine médical, surtout s’il est associé au télésecrétariat.

Il est naturel que les avancées technologiques notamment en matière de communication aient de quoi aider la tâche des médecins. C’est le cas de l’agenda partagé, qui apporte des avantages considérables avec le télésecrétariat médical. Cet outil permet ainsi la mise à jour en temps réel de l’agenda. Cela le rend parfait pour les changements de rendez-vous, ou encore l’échange d’information sur les patients.

L’application incontournable pour le télésecrétariat médical

Une des tâches fondamentales d’une secrétaire est de gérer et d’organiser un agenda. Les télésecrétaires ne sont pas une exception. De plus, il est aujourd’hui encore plus facile de faire appel aux télésecrétaires puisque les nouvelles technologies ont permis l’essor d’outils de plus en plus performants. C’est d’ailleurs le cas de l’agenda qui a aussi eu droit à sa propre évolution avec l’agenda partagé.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ? 

Comme son nom l’indique, l’agenda partagé est un agenda auquel plusieurs personnes ont accès. Cet accès multiple permet l’ajout d’une entrée par une personne, dans ce cas, une télésecrétaire par exemple. Une fois l’entrée effectuée, elle pourra être consultée par le médecin ayant lui aussi accès à cet agenda. Cela permet de gagner en réactivité, mais aussi de faciliter la communication entre le praticien et le service de télésecrétariat.

Comment est-ce que l’agenda partagé facilite et améliore le télésecrétariat médical ?

Concrètement, les avantages de cet outil sont dus principalement à cette synchronisation automatique et quasi-instantanée. Le médecin est assuré de toujours consulter la version à jour de son agenda. S’il a des questions, le praticien peut à n’importe quel moment contacter la télésecrétaire dédiée.

L’agenda partagé permet d’intégrer plusieurs tâches effectuées par nos télésecrétaires comme :

    • Les tâches administratives

    • La retranscription des messages, des conférences ou encore des entretiens

    • La rédaction des courriers du médecin

    • La prise de rendez-vous et les messages urgents

    • Les informations à transmettre lors du transfert de la permanence téléphonique

    • Les rappels de rendez-vous

L’avantage de l’agenda partagé pour le télésecrétariat médical

L’agenda partagé aide grandement le télésecrétariat médical. Il permet en outre de réduire considérablement la barrière géographique entre une secrétaire de bureau et l’externalisation.

Avec l’agenda partagé, nous arrivons chez Telesecretariat.fr à proposer une prestation de qualité. En fonction du contrat de prestation choisi par le médecin, il est possible de déterminer le nombre d’appels que la télésecrétaire prendra en charge. Nous arrivons ainsi à proposer un service performant qui garde une qualité appréciée par vos patients. De plus, cela nous permet d’éviter une surcharge d’appels.

Un outil toujours accessible

Il faut aussi savoir que cet outil est très accessible. Il est accessible à tout moment, et ce, depuis n’importe quel terminal. En effet, le médecin peut y avoir accès à partir d’un smartphone ou une tablette, mais aussi n’importe quel ordinateur pour peu que l’appareil ait un accès internet.

L’agenda partagé permet aussi la communication et le transfert d’information importante. Il est pratique notamment lorsque le médecin est en consultation ou tout simplement indisponible. La télésecrétaire peut ainsi l’utiliser pour véhiculer certaines informations importantes en plus des outils de communications existantes. L’accès à l’information étant une nécessité de nos jours.

Le télésecrétariat et l’agenda partagé : des atouts à ne pas négliger

L’agenda partagé mis au service du télésecrétariat médical est un outil puissant qui peut aider beaucoup de médecins, et par extension, leurs patients. Il s’agit d’un mode de communication bilatéral qui permet d’améliorer l’efficience et la réactivité du médecin.

Besoin de nous contacter ?

Vous souhaitez externaliser votre secrétariat ? Faites appel à Telesecretariat.fr. Si vous avez des questions sur la mise en place d’un service de télésecrétariat, ou sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00, et pouvons être contactés directement sur notre site internet.

Standardistes : voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour travailler en tant que télésecrétaire, ou en embaucher une. N’hésitez pas à nous contacter !

Quand Les Standardistes Se Mêlent Aux Centres D’appels

Bien que chaque entreprise soit unique, la satisfaction client reste le facteur le plus important à considérer dans chacune d’elle. En effet, le client est toujours roi et chaque société se doit de se surpasser afin de toujours rester dans la compétition. Pour ce faire, il est indispensable de toujours mettre en place de nouvelles stratégies afin de fidéliser les clients. Ces derniers s’attendent à ce que vous les mettiez en valeur et souhaitent un accueil chaleureux et professionnel.

Cette tâche incombe souvent à nos standardistes. Celles-ci se doivent de répondre à chaque appel et de gérer les différentes requêtes du mieux possible. Ce n’est pas tout ! Ces réceptionnistes doivent être au meilleur de leurs capacités et concentrés à tout moment. C’est pourquoi, aujourd’hui, les standardistes ont pris beaucoup d’importance dans le domaine de la relation client. Voyons tout cela avec plus de détails !

Standardistes : à quoi servent-t-ils ?

Bien que le standardiste ait plusieurs tâches à accomplir, la plus importante reste bien évidemment la gestion du standard téléphonique. Ce dernier comporte plusieurs lignes téléphoniques qui, d’ailleurs, sont essentielles lorsqu’il s’agit de rediriger les appels. Aussi, le réceptionniste se doit de prendre les différents messages et les transmettre lorsque la personne demandée n’est pas en position de répondre lui-même.

Aussi, le standardiste se doit d’être à même d’aider ou renseigner les clients dans un premier temps. En effet, leur tâche consiste à canaliser les appels et accéder aux requêtes des abonnés en les redirigeant correctement. Ils donnent donc les renseignements les plus basiques à l’appelant et les dirigent vers les agents spécialisés pour les requêtes les plus complexes.

Désormais, nos centres d’appels mettent en avant leur impeccable accueil téléphonique et proposent aux entreprises d’en profiter. Tout cela est possible grâce à nos télésecrétaires qui prennent leur travail très au sérieux. Avec leur talent, ils donnent l’opportunité aux téléconseillers d’avoir plus de temps à consacrer au service client plutôt qu’à l’accueil téléphonique. Par ailleurs, nos centres d’appels ont mis en place un service de télésecrétariat en dehors des heures d’ouvertures des entreprises. Ainsi, les clients peuvent accéder aux standardistes à l’heure qui leur convient.

Le standardiste : que lui faut-il ?

Bien évidemment, en tant que représentant de l’entreprise auprès du client, le standardiste se doit d’avoir une parfaite maitrise au niveau relationnel. Il lui faut un savoir-faire inébranlable face à toutes épreuves. Il est essentielle pour lui de pouvoir s’adapter à toute situations et interlocuteurs. Ces derniers peuvent avoir des personnalités complexes ou être d’une humeur massacrante. Il faut au réceptionniste de pouvoir garder son sang-froid à tout moment.

Quant au savoir-faire technique, le télésecrétaire devra être formé et s’habituer aux différents outils téléphoniques et informatiques des différents centres d’appels. Bien sûr, nos collaborateurs ne manquent pas de dispenser ces dites formations à chacun de nos téléagent. Rajouté à cela, nos centres d’appels s’assurent que chaque réceptionniste ait une certaine maitrise des logiciels tels qu’Excel et Word.

Tout ce que vous souhaitez savoir en un clic !

D’autres qualités sont nécessaires afin de s’assurer qu’un employé est capable d’assurer le rôle de standardiste. En effet, il se doit d’être réactif, organisé, multitâches et bien d’autres choses. Afin d’en savoir plus, n’hésitez pas à vous renseigner sur le 09 70 71 83 00 ou via notre page internet de Télésecrétariat. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions mais aussi peut-être une télésecrétaire qui pourrait vous convenir. Nous formons nos agents afin qu’ils puissent travailler dans le domaine du télésecrétariat médical aussi bien que la permanence téléphonique.

Avec l’évolution de votre entreprise, vos tâches administratives augmentent aussi. Pour vous aider à faire à cette charge de travail, nous vous proposons nos services de télésecrétariat.

Externalisez La Gestion De Vos Tâches Administratives Avec Télésecrétariat.fr

Votre entreprise est encore à ses débuts et évolue plus vite que prévu? Vous avez besoin de recourir à une assistante pour faire face aux multiples tâches administratives? Vous envisagez de recourir aux compétences d’une télésecrétaire spécialisée afin de vous épauler? Nous sommes d’avis que recruter une secrétaire en interne est bien plus onéreux qu’en externe. De plus, si vous êtes une startup, l’idéal pour vous est de recourir à une agence comme Télésecrétariat.fr afin de minimiser vos coûts.

Désormais, de nombreuses entreprises de toutes tailles ont recours à nos prestations de télésecrétariat. Nos solutions ont permis de soulager des responsables de sociétés et leurs secrétaires de bureau. De plus, le secrétariat téléphonique est ce qu’il vous faut si vous souhaitez remplacer un salarié en congé.

Quelles tâches administratives confier à votre télésecrétaire de Télésecrétariat.fr?

Petit survol des multiples tâches administratives que vous pouvez confier à nos télésecrétaires.

La permanence téléphonique

Au sein de notre agence, nous formons nos télésecrétaires à assurer le service de  permanence téléphonique pour les entreprises. Elles se relaient entre elles pour réceptionner les appels entrants.

Le classement des documents

Dans toute entreprise, il est primordial de rester organisé pour être plus productif et effectuer vos tâches facilement. Pour cela, nos télésecrétaires peuvent vous offrir la structure qu’il vous faut en organisant vos documents ainsi que vos dossiers concernant vos clients et vos fournisseurs.

Pour cela, nous mettons à votre disposition notre CRM, le VICIdial, pour stocker et organiser vos données en ligne. De cette façon, vous pourrez retrouver et mettre à jour vos dossiers en quelques clics seulement. Vous pourrez ainsi stocker toutes vos données de façon ergonomique.

La saisie des données

Pour rejoindre le point précédent, nos télésecrétaires peuvent effectuer la mise à jour de votre base de données à votre place. Cette tâche chronophage vous sera enlevée et vous pourrez enfin vous concentrer sur votre business core.

La gestion du courrier

Un autre aspect de l’organisation en entreprise est de gérer efficacement vos courriers. A savoir que certains courriers concernent des départements spécifiques comme la comptabilité ou encore les opérations. De plus, vous aurez donc à formuler des nouvelles directives pour ces départements.

Pour vous faciliter la vie, engager une ou plusieurs télésecrétaires pour le traitement de votre courrier vous sera d’une grande aide. Elles se chargeront de lire un à un chaque document et de vous faire un récapitulatif de leurs contenus. Elles peuvent également transmettre vos directives aux départements concernés.

Les démarches administratives

Nos services de télésecrétariat sont également destinés à vous aider de rester aux normes requises par rapport à vos démarches administratives. Notre équipe de secrétaires dispose de compétences dans le domaine juridique, de la comptabilité, du médical, entre autres.

De plus, nous les formons également à la préparation des factures pour les clients (B2C) et pour les entreprises (B2B). Elles sont également préparées à fournir des devis personnalisés adaptés aux besoins de vos prospects.

La gestion d’agenda / plannification des RDV, prise de RDV

En tant qu’entrepreneur, vous recevez sûrement des propositions de rendez-vous d’affaires de la part d’autres responsables d’entreprise. Pour vous permettre de gérer efficacement vos relations B2B avec vos partenaires potentiels, nos télésecrétaires peuvent gérer votre agenda à votre place. Elles se chargeront d’organiser les rencontres aux moments où vous êtes disponible.

La retranscription audio

Retranscrire les enregistrements de vos réunions ou de vos appels en conférence téléphonique peut vous sembler une tâche chronophage. Surtout si vous avez plusieurs réunions et appels à retranscrire. Pour cette raison, recourir au secrétariat à distance vous soulagera. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les prochaines réunions sans vous soucier de leurs retranscription.

Gestion du standard téléphonique : prise des msg, rediriger les appels, filtrage des appels

Et bien évidemment, le télésecrétariat aussi appelé secrétariat téléphonique est la solution idéale pour gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise. Nos télésecrétaires sont spécialement formées pour prendre des messages en votre absence. De plus, elles se chargeront également de renseigner les appelants et de rediriger les appels vers les départements concernés. De plus, vous pourrez enfin avoir l’esprit tranquille car elles se chargeront de filtrer les appels pour vous. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur vos appels importants tout en évitant les appels indésirables.

Trouvez les télésecrétaires qu’il vous faut avec Télésecrétariat.fr

Comme vous pouvez le constater, nos télésecrétaires jouent un rôle majeur dans le fonctionnement d’une entreprise. Si vous cherchez comment optimiser ces activités, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

Les relations B2B, aussi appelées relations entre collaborateurs, sont primordiales à l’évolution de votre société. Recrutez nos services de télésecrétariat téléphonique pour optimiser ces relations.

Optimisez La Gestion De La Relation Entre Collaborateurs Et Nos Télésecrétaires

Les relations B2B, aussi appelées relations entre collaborateurs, sont primordiales à l’évolution des sociétés. En effet, si vous entrez en partenariat avec une firme dont les activités complémentent les vôtres, vous gagnerez en visibilité auprès d’une plus large clientèle. Il est donc vital de bien gérer vos relations avec vos collaborateurs actuels et potentiels. Toutefois, la relation B2B requiert une certaine expertise et un professionnalisme irréprochables.

Pour cette raison, nous recommandons aux entreprises de recruter une ou plusieurs télésecrétaires pour plus de disponibilité. Vous pouvez recevoir un appel à collaboration à n’importe quel moment. Il est donc impératif de garder votre standard téléphonique opérationnel en permanence.

Nous tenons à vous démontrer, à travers cet article, les autres façons dont notre équipe de télésecrétaires peut apporter plus d’optimisation à vos relations inter entreprises.

Comment nos télésecrétaires peuvent contribuer à vos relations entre collaborateurs ?

Si vous cherchez à diffuser une image plus professionnelle et plus soignée de votre enseigne, nos télésecrétaires sont les solutions à envisager. Elles sont dédiées à accueillir téléphoniquement tous vos appelants en permanence. Cela peut être un atout attrayant pour les entreprises qui chercheraient à vous joindre même en dehors des heures de bureau.

Organiser des rendez-vous d’affaires

Nos télésecrétaires sont formées à la gestion d’agenda et à la prise de rendez-vous B2B. Si vous recevez une proposition de rendez-vous B2B, elles se chargeront de l’arrangement nécessaire pour que vous puissiez rencontrer vos potentiels collaborateurs. Ainsi, vous n’aurez qu’à vous préparer tranquillement sans avoir à vous soucier des tâches à effectuer car nos secrétaires à distances s’occuperont de les déléguer pour vous.

Ainsi, cela évitera à vos potentiels collaborateurs de se déplacer inutilement à votre bureau. Vous pourrez ainsi vous rencontrer lorsque vous serez disponibles.

Planifiez vos événements interentreprises

Vous pouvez confier à nos télésecrétaires vos tâches concernant vos business forums ou encore pour vos conférences que vous organisez. Elles se chargeront d’inviter téléphoniquement ou via mail chaque responsable d’entreprise. De plus, vous pouvez déléguer la coordination comme l’engagement des traiteurs ou de la réservation de l’emplacement, entre autres.

Pourquoi passer par une agence comme Télésecrétaires.fr?

En recourant nos télésecrétaires, vous bénéficierez des avantages suivants:

  1. Nous prenons en charge la formation des télésecrétaires que nous recrutons. Ainsi, elles pourront exécuter les tâches que vous leur confierez au nom de votre entreprise. De plus, cela vous assure que votre secrétaire à distance soit prête à travailler pour vous et vous n’aurez pas à attendre de délais pour bénéficier de ses services.
  • Nous fournissons les équipements nécessaires comme les logiciels de productivité ou encore le VICIdial, notre CRM. De plus, nous innovons régulièrement en matière d’outils informatique et téléphoniques avec nos solutions IPCom. Ainsi, vous n’aurez à vous soucier ni de l’acquisition ni de la maintenance de ces équipements.
  • En cas de besoin, nous fournissons une base de données en ligne sous la forme d’un serveur Cloud. Vous pourrez ainsi consulter l’emploi du temps de vos télésecrétaires pour le mettre à jour selon les besoins de votre entreprise. Par la suite, elles seront notifiées des mises à jour et pourront effectuer les tâches dans les plus brefs délais.

Qu’attendez-vous pour nous contacter?

Comme vous pouvez le constater, les télésecrétaires jouent un rôle majeur dans la gestion et l’optimisation des relations entre collaborateurs. Si vous cherchez comment bénéficier de nos services, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

Un cabinet médical a besoin de rentbiliser ses activités tout en prospectant auprès d’une plus large audience. Télésecrétariat.fr est LA solution à envisager.

Externalisez La Gestion De Votre Clientèle Pour L’Evolution De Votre Cabinet Médical

Pour les entreprises TPE, PME ou encore les solo-entrepreneurs, l’évolution de leur clientèle est une question de survie. C’est pourquoi elles sont nombreuses à rechercher des solutions pour rentabiliser leurs activités tout en acquérant de nouveaux clients.

Dans cet article, nous vous parlons des cabinets médicaux et des moyens disponibles pour optimiser leurs opérations. Ces sociétés opèrent à petite échelle et ont besoin de bâtir leur réputation sur la satisfaction client. Il est donc impératif pour eux d’employer leurs ressources de façon optimale. En d’autres mots, nous recommandons de minimiser les coûts tout en prospectant auprès d’une plus large audience.

Pourquoi optimiser les activités d’un cabinet médical?

En général, les médecins qui exercent en mode libéral confient la gestion administrative de leur cabinet à une secrétaire. De préférence, cette dernière dispose déjà une certaine expérience dans le domaine médical et comprend donc le jargon et les meilleures pratiques du milieu. Il est préférable de procéder ainsi car elle est appelée à accueillir et renseigner les patients.

Pour un cabinet médical qui est encore à ses débuts, la clientèle n’est pas toujours établie et donc les demandes de consultations arrivent de façon irrégulière. Toutefois, la secrétaire de bureau devra quand même être disponible pour gérer le standard téléphonique et les documents du cabinet.

Puisqu’elle est employée à plein temps, le médecin devra débourser un salaire de base en plus des charges administratives à chaque fin de mois. Cela, même si les affaires ont été fructueuses ou pas. En effet, nous pouvons déjà constater que ce type de situation risque de peser lourd pour le fonctionnement du cabinet médical.

Comment Télésecrétariat.fr s’adapte aux besoins du cabinet médical?

En tant qu’agence de prestation, nous fournissons aux entreprises qui nous font confiance, des secrétaires à distance. Cela quel que soit leur secteur d’activité ou encore leur degré d’évolution. Vous l’aurez compris, nos solutions conviennent aussi bien aux entreprises débutantes qu’aux multinationales.

Nous sommes conscients que les cabinets médicaux ont besoin d’être à l’écoute de leur clientèle. Pour cette raison, notre équipe de secrétaires à distance est disponible en permanence. Selon un emploi du temps que nous établissons, elles se relaient entre elles pour assurer la gestion du standard téléphonique et ainsi prendre les rendez-vous, comme le ferait une secrétaire de bureau. Vous êtes donc assuré de ne plus manquer aucun appel même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet.

Nous privilégions la qualité à moindres coûts

Dans nos centres de contact, nous recrutons des secrétaires avec de l’expérience dans le domaine médical, juridique ou encore commercial. Nos effectifs effectuent à distance les mêmes tâches qu’une secrétaire de bureau et sont disponibles uniquement selon les pics d’activité de votre entreprise. C’est pourquoi nous suggérons cette solution pour optimiser vos coûts d’opération tout en offrant une disponibilité permanente auprès de votre clientèle.

En sus de cela, nous fournissons également notre logiciel CRM, le VICIdial, utile pour la gestion des dossiers clients. Au sein de nos call centers, nous faisons des études de marché pour aider les entreprises à établir, dès le début, une bonne connaissance de leur clientèle et des prospects. Par la suite, nous établissons une base de données virtuelle sur laquelle travailleront les télésecrétaires. Ainsi, ces données clients seront regroupées sous la forme de dossiers des patients, auxquelles vous aurez accès de n’importe où.

Nous vous offrons la chance de numériser votre approche!

Afin de vous aider à augmenter vos demandes de consultations, nous vous proposons de développer votre présence en ligne. Nous constatons que les consommateurs se renseignent aussi en ligne lors de leur prise de décision. Ainsi, vous pouvez faire la promotion de votre cabinet médical et fournir les renseignements sur ces plateformes.

De plus, vous pouvez compter sur nos télésecrétaires pour la prise de rendez-vous en ligne car nous les avons formées à la prise en charge de multiples canaux d’interaction. Par conséquent, vos patients et prospects pourront vous contacter par messagerie instantanée (le Chat), SMS, et même sur les réseaux sociaux.

Télésecrétariat.fr n’est qu’à trois clics de vous!

Notre article vous a-t-il convaincu? N’hésitez plus et contactez-nous. Pour cela, appelez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site internet.

Le devis est le premier contact d’une entreprise avec son client. Mais en établir un personnalisé rapidement est compliqué. Voici alors nos astuces pour vous aider.

Établir un devis rapide et personnalisé, problème déjà résolu

Établir un devis fait partie des tâches administratives importantes pour l’entreprise. En effet, c’est votre premier contact avec votre client. Le devis doit renforcer votre image en tant que professionnel. En sus de cela, un devis bien établi incitera davantage le client à vous contacter.

Cependant, établir un devis rapide et personnalisé peut être fastidieux et compliqué. C’est pourquoi nous allons vous aider à réaliser votre devis dans les paragraphes qui suivent.

Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans un devis ?

Afin d’établir un devis dans les règles, voici l’ensemble des mentions à y insérer :

  • Les coordonnées de votre entreprise : tous vos devis doivent contenir le nom de votre société, votre adresse, contact rapide, adresse e-mail et numéro Siret. Ainsi, le client pourra vous contacter facilement en cas de questions.
  • Les coordonnées du client : stipuler avec exactitude le nom de la personne à qui s’adresse le devis. Bien adresser vos documents vous évitera la perte ou la confusion.
  • La description de chaque prestation à réaliser : il faut que cela soit le plus précis possible. Le devis doit être clair et précis afin d’éviter toute confusion entre le client et le prestataire.
  • La date du début de la prestation et sa durée estimée.
  • Le prix de la prestation et de la main d’œuvre. Mais aussi tout éventuel frais additionnel ayant trait aux charges telles que les déplacements, les matériaux etc. Les conditions de règlement 
  • Les conditions de garantie liées aux prestations.
  • Dans certains cas vous avez l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle. Vous pouvez le faire au titre de vos activités. Ainsi, il est important de specifier les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique de la garantie.

Cernez les besoins de vos clients afin de personnaliser votre devis

Rédiger un devis parfait est la quête de toute entreprise qui se respecte.  En effet, il s’agit de convaincre vos clients en un minimum de temps. Mais aussi, de transmettre de manière claire l’essence de votre offre. Et, de booster le taux de conversation avec vos clients.

Mais primordialement, il est nécessaire de cerner les besoins de vos clients et de vos cibles commerciales. Vous devez vous souvenir que le monde de l’entreprise est toujours plus compétitif. Alors, écouter vos clients doit être au cœur de vos préoccupations. Grâce à cela, vous saurez parfaitement sur quels éléments commerciaux débuter pour accrocher.

Notre centre d’appel a choisi de se spécialiser en relation client, et propose de converser avec vos clients. Cela afin de vous aider à connaitre leurs attentes. Et ainsi, vous aurez l’image d’une entreprise qui ait le sens du relationnel et minimiserez la perte de clientèle. Mais en plus, vous pourrez améliorer la qualité de vos produits et de votre service clientèle.  

Pour un devis personnalisé, pensez à la lisibilité

En dehors de la connaissance des attentes de vos clients, un devis personnalisé contribue grandement à sa lisibilité.  Certes, avec une communication écrite comme le devis, le fond est essentiel. La forme peut valoriser votre devis et le rendre accessible. Ainsi, il sera séduisant pour un client potentiel.

Afin d’y arriver, voici quelques consignes. Tâchez de choisir le format adapté à l’appétence technologique de votre cible. Prouvez que vous avez compris la proposition de vos clients. Cela en proposant en quelque ligne un rappel du contexte du projet. Insérez un plan pour une vue d’ensemble de ce que vous allez dérouler. Utiliser une charte graphique comme le logo de votre client pour faire du lien avec vos différents supports. Soignez la mise en page et illustrez vos propos afin de pouvoir faciliter la compréhension.  Et bien sûr, éviter les fautes d’orthographe.

Besoin d’un devis personnalisé rapidement ? Contactez-nous.

Le devis est le premier qui représente votre entreprise. Donc il doit être à votre image, personnalisé, aérée, et agréable à regarder. Vous devez alors confier sa réalisation à des experts. Nos télésecrétaires sauront assurer les travaux nécessaires à la préparation et à l’envoi de vos devis jusqu’à leur retour signé. Contactez-nous au 09 70 71 83 00 ou laissez un message sur le formulaire de contact de notre site web. Spécialiste en gestion de carrières, nous nous ferons un plaisir de vous aider dans la vôtre.

Gérer soi-même son cabinet comptable n’est pas toujours évident. Opter pour un télésecrétaire diminue vos travaux et vous procure plus d’organisation.

Un Cabinet comptable coordonné opte pour une télésecrétaire

Artisans, Professions libérales, associations, TPE/PME, vous avez souvent du mal à gérer vos aspects Administratifs et Comptabilité.

Ainsi, il vous faut une assistante administrative et comptable pour se charger de toutes ces tâches. Elle travaille régulièrement avec votre expert-comptable et le reste de l’équipe. Ainsi, tous les documents nécessaires au bilan seront traités et classés au fur et à mesure.

Vous pouvez nous confier la gestion de votre cabinet comptable. Notre entreprise possède des agents expérimentés pour cette   mission.

Une assistante qualifiée garantit l’ordre dans votre cabinet comptable

Le travail du secrétariat et de la comptabilité demande une personne polyvalente. En effet, une secrétaire administrative reflète votre entreprise auprès de nombreux partenariats, clients et fournisseurs. Il lui faut aussi de bonnes capacités d’organisation. Cela l’aide à gérer les commandes, les taches comptables et administratives ainsi que l’organisation des réunions.

En outre, ce travail demande la maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel) et des logiciels spécialisés (Ciel Compta ou EBP). La maitrise de langue étrangère comme l’anglais, voire d’autre langue, s’avère indispensable.

Pour vous procurer une telle assistante, n’hésitez pas à nous contacter. Nous disposons d’agents qualifiées pour ce type de travail. Elles sont très bien formées. De plus, nous utilisons des technologies avancées, très adaptées à ce genre de mission. De ce fait, nos opératrices possèdent tous les compétences requises.

Travaillant à distance, nous garantissons l’organisation dans votre cabinet comptable, comme si vous aviez un agent en interne. Spécialiste dans ce domaine, nous souhaitons partager avec vous l’expérience et l’expertise de nos collaboratrices.

Notre principale mission, de l’organisation dans votre cabinet comptable

En tant que secrétaire comptable et administratif pour votre cabinet comptable, nous assurons 2 missions principales. Nous nous occupons de la partie comptable ainsi que de la partie secrétariat et administratif.

Comme secrétaire comptable, nous exécutons de multiples tâches. Nous réalisons des documents commerciaux et des opérations dues au recouvrement. Nous suivons les paiements et les factures. Nous assurons la relance des impayés. Du côté des fiches de paie, nous collectons les éléments d’activité du personnel.

Nous opérons également  sur la mise en forme des documents, leur tri et l’archivage des documents. Nous assurons la bonne transmission de ceux-ci aux services concernés ainsi que leur classement.

Par ailleurs, nous nous chargeons de l’ensemble des déclarations fiscales,  du type déclaration annuelle des données sociales (DADS) et TVA.

Dans la partie secrétariat et administrative, nous assurons l’accueil physique et téléphonique. En effet, nous devons être disponibles auprès de vos clients afin de leur apporter les renseignements dont ils ont besoin. En outre, nous assurons aussi la gestion de vos courriers et vos démarches administratives.

Engager une télésecrétaire présente beaucoup d’avantages pour un cabinet comptable

Déjà avec nos télésecrétaires, nous vous garantissons de l’organisation dans votre cabinet comptable. Mais ce n’est pas tout, vous avez encore de nombreux avantages à gagner.

Votre entreprise n’a pas forcément les moyens d’embaucher un salarié, même à temps partiel. Nos télésecrétaires sont disponibles pour intervenir à des besoins ponctuels ou réguliers. Ils peuvent alors travailler en cas d’urgence, en fin de journée, et même le weekend.

Opter pour nos télésecrétaires  représente aussi un avantage financier assuré. Vous n’aurez pas de charges salariales. Vous n’aurez pas non plus de congés à payer ni de formation à financer.

En plus de tout cela, nos télésecrétaires peuvent travailler à distance. De ce fait, votre entreprise gagne en investissement matériel. Ainsi, des dépenses moindres pour les frais de fonctionnement.

Pour engager un spécialiste en secrétariat comptable

Gérer soi-même l’administratif et la comptabilité de sa structure est une tâche fastidieuse. Nous vous conseillons alors de confier cette tâche à des professionnels qualifiés, comme nous. Ainsi, si vous choisissez l’externalisation du secrétariat de votre cabinet comptable, nous vous proposons nos services. Pour plus d’information, vous pouvez nous contacter sur le (+33) 09 70 71 83 00, ou rendez-vous directement sur nos pages.

Il est possible de confier vos tâches de secrétariat à un centre de contact, notamment celle qui concerne le traitement d’appels urgents.

Le télésecrétaire est un spécialiste du traitement des appels urgents

Les services proposés par les centres d’appel sont très variés. Parmi les plus demandés figure celui du télésecrétaire. Notre centre de contact peut mettre à votre disposition une secrétaire administrative à distance. Elle est notamment en mesure de s’occuper du traitement d’appels de votre entreprise, ainsi que d’autres tâches chronophages. Nos équipes vous garantissent une qualité de services optimale. Ainsi, nous rentabilisons un service que vous ne prendrez pas en charge dans vos locaux.

Un télésecrétaire compétent pour votre traitement d’appels

Pour qu’une société puisse être bien fonctionnelle, différentes tâches doivent être prises en main. Celles qui concernent le secrétariat figurent parmi les plus importantes. Pris en charge des appels entrants, gestion de l’agenda, facturation … toutes ces missions constituent les métiers de nos télsecrétaires.

Notre entreprise dispose, en effet, d’un service de secrétariat à distance spécialisée dans la bureautique. Nous proposons nos services aux professionnels qui ressentent le besoin de se faire épauler dans l’accomplissement de leurs tâches administratives. Nous proposons ainsi les services d’une assistante virtuelle pour prendre en charge tous vos travaux administratifs.

Nous sommes également des spécialistes dans le domaine de l’externalisation du traitement d’appels, la gestion administrative, l’accueil téléphonique et la transcription. Nous effectuons l’ensemble de ces missions depuis notre centre d’appel. Ce qui vous décharge de toutes les obligations afférentes à la prise en charge d’un agent en interne. Poste de travail, obligations patronales, et autres charges, sont désormais incombés à notre société.

Le traitement d’appels urgents, un tâche qui nécessite de l’expérience

Le traitement d’appels se divise en deux catégories : les appels normaux et les appels d’urgence. La seconde catégorie requiert une promptitude sans faille afin que les clients puissent se sentir considérés.

Une secrétaire en interne doit s’occuper d’un grand nombre de tâches pour votre entreprise. Gestion des courriers, gestion d’agenda, gestion administrative… autant de tâches qui ne lui permettent pas d’être assez réactive.

La solution la plus efficace est de vous tourner vers notre centre d’appel. Notre équipe de télésecrétaire vous assure la prise en charge de vos appels d’urgence. Nous mettons ainsi à votre disposition toute une équipe qui peut se relayer pour réceptionner les appels de vos clients.

Nous faisons en sorte de gérer au mieux les imprévus et besoins urgents de vos collaborateurs.

Nos nombreuses années d’expérience dans le domaine du secrétariat à distance nous permet d’anticiper de nombreux cas d’urgence. Nos équipes sont ainsi rarement prises au dépourvu. Les compétences de nos agents sont mises à disposition de nos clients pour leur offrir un service de bonne qualité à des tarifs compétitifs.

L’importance de l’expertise pour un télésecrétaire

Afin de vous assurer que la télésecrétaire fasse bien son travail, il est essentiel que celle-ci soit bien professionnelle. C’est en raison de cela que nous n’embauchons que les meilleures pour prendre en main vos différents besoins. Que ce soit pour le traitement d’appels ou pour toute autre tâche nécessitant une secrétaire, nos services sont dignes de véritables professionnels.

Une bonne expérience et un talent notable figurent parmi les éléments que nous favorisons dans le choix de nos télésecrétaires. Nous ne travaillons qu’avec des personnes compétentes qui ont fait leurs preuves sur le marché. Nos employées sont ainsi triés sur le volet de manière à n’engager que les plus fiables.

Faites appel à nos services de télésecrétariat

Si vous êtes à la recherche d’un centre de contact spécialisé dans le traitement d’appels urgent, n’hésitez pas à nous contacter. Pour faire appel à nos services, vous pouvez directement nous écrire via notre site web en nous envoyant un message sur notre formulaire de contact. Sinon, pour obtenir des réponses plus rapidement, vous pouvez également nous joindre facilement en composant le numéro  09 70 71 83 00.

En dehors de la gestion des appels et de laccueil téléphonique, nous proposons également d’autres prestations. La gestion administrative et la facturation font partie de nos domaines de compétence. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter, vous ne serez pas déçus de nous avoir engagés.