Un cabinet médical a besoin de rentbiliser ses activités tout en prospectant auprès d’une plus large audience. Télésecrétariat.fr est LA solution à envisager.

Externalisez La Gestion De Votre Clientèle Pour L’Evolution De Votre Cabinet Médical

Pour les entreprises TPE, PME ou encore les solo-entrepreneurs, l’évolution de leur clientèle est une question de survie. C’est pourquoi elles sont nombreuses à rechercher des solutions pour rentabiliser leurs activités tout en acquérant de nouveaux clients.

Dans cet article, nous vous parlons des cabinets médicaux et des moyens disponibles pour optimiser leurs opérations. Ces sociétés opèrent à petite échelle et ont besoin de bâtir leur réputation sur la satisfaction client. Il est donc impératif pour eux d’employer leurs ressources de façon optimale. En d’autres mots, nous recommandons de minimiser les coûts tout en prospectant auprès d’une plus large audience.

Pourquoi optimiser les activités d’un cabinet médical?

En général, les médecins qui exercent en mode libéral confient la gestion administrative de leur cabinet à une secrétaire. De préférence, cette dernière dispose déjà une certaine expérience dans le domaine médical et comprend donc le jargon et les meilleures pratiques du milieu. Il est préférable de procéder ainsi car elle est appelée à accueillir et renseigner les patients.

Pour un cabinet médical qui est encore à ses débuts, la clientèle n’est pas toujours établie et donc les demandes de consultations arrivent de façon irrégulière. Toutefois, la secrétaire de bureau devra quand même être disponible pour gérer le standard téléphonique et les documents du cabinet.

Puisqu’elle est employée à plein temps, le médecin devra débourser un salaire de base en plus des charges administratives à chaque fin de mois. Cela, même si les affaires ont été fructueuses ou pas. En effet, nous pouvons déjà constater que ce type de situation risque de peser lourd pour le fonctionnement du cabinet médical.

Comment Télésecrétariat.fr s’adapte aux besoins du cabinet médical?

En tant qu’agence de prestation, nous fournissons aux entreprises qui nous font confiance, des secrétaires à distance. Cela quel que soit leur secteur d’activité ou encore leur degré d’évolution. Vous l’aurez compris, nos solutions conviennent aussi bien aux entreprises débutantes qu’aux multinationales.

Nous sommes conscients que les cabinets médicaux ont besoin d’être à l’écoute de leur clientèle. Pour cette raison, notre équipe de secrétaires à distance est disponible en permanence. Selon un emploi du temps que nous établissons, elles se relaient entre elles pour assurer la gestion du standard téléphonique et ainsi prendre les rendez-vous, comme le ferait une secrétaire de bureau. Vous êtes donc assuré de ne plus manquer aucun appel même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet.

Nous privilégions la qualité à moindres coûts

Dans nos centres de contact, nous recrutons des secrétaires avec de l’expérience dans le domaine médical, juridique ou encore commercial. Nos effectifs effectuent à distance les mêmes tâches qu’une secrétaire de bureau et sont disponibles uniquement selon les pics d’activité de votre entreprise. C’est pourquoi nous suggérons cette solution pour optimiser vos coûts d’opération tout en offrant une disponibilité permanente auprès de votre clientèle.

En sus de cela, nous fournissons également notre logiciel CRM, le VICIdial, utile pour la gestion des dossiers clients. Au sein de nos call centers, nous faisons des études de marché pour aider les entreprises à établir, dès le début, une bonne connaissance de leur clientèle et des prospects. Par la suite, nous établissons une base de données virtuelle sur laquelle travailleront les télésecrétaires. Ainsi, ces données clients seront regroupées sous la forme de dossiers des patients, auxquelles vous aurez accès de n’importe où.

Nous vous offrons la chance de numériser votre approche!

Afin de vous aider à augmenter vos demandes de consultations, nous vous proposons de développer votre présence en ligne. Nous constatons que les consommateurs se renseignent aussi en ligne lors de leur prise de décision. Ainsi, vous pouvez faire la promotion de votre cabinet médical et fournir les renseignements sur ces plateformes.

De plus, vous pouvez compter sur nos télésecrétaires pour la prise de rendez-vous en ligne car nous les avons formées à la prise en charge de multiples canaux d’interaction. Par conséquent, vos patients et prospects pourront vous contacter par messagerie instantanée (le Chat), SMS, et même sur les réseaux sociaux.

Télésecrétariat.fr n’est qu’à trois clics de vous!

Notre article vous a-t-il convaincu? N’hésitez plus et contactez-nous. Pour cela, appelez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site internet.

Le devis est le premier contact d’une entreprise avec son client. Mais en établir un personnalisé rapidement est compliqué. Voici alors nos astuces pour vous aider.

Établir un devis rapide et personnalisé, problème déjà résolu

Établir un devis fait partie des tâches administratives importantes pour l’entreprise. En effet, c’est votre premier contact avec votre client. Le devis doit renforcer votre image en tant que professionnel. En sus de cela, un devis bien établi incitera davantage le client à vous contacter.

Cependant, établir un devis rapide et personnalisé peut être fastidieux et compliqué. C’est pourquoi nous allons vous aider à réaliser votre devis dans les paragraphes qui suivent.

Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans un devis ?

Afin d’établir un devis dans les règles, voici l’ensemble des mentions à y insérer :

  • Les coordonnées de votre entreprise : tous vos devis doivent contenir le nom de votre société, votre adresse, contact rapide, adresse e-mail et numéro Siret. Ainsi, le client pourra vous contacter facilement en cas de questions.
  • Les coordonnées du client : stipuler avec exactitude le nom de la personne à qui s’adresse le devis. Bien adresser vos documents vous évitera la perte ou la confusion.
  • La description de chaque prestation à réaliser : il faut que cela soit le plus précis possible. Le devis doit être clair et précis afin d’éviter toute confusion entre le client et le prestataire.
  • La date du début de la prestation et sa durée estimée.
  • Le prix de la prestation et de la main d’œuvre. Mais aussi tout éventuel frais additionnel ayant trait aux charges telles que les déplacements, les matériaux etc. Les conditions de règlement 
  • Les conditions de garantie liées aux prestations.
  • Dans certains cas vous avez l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle. Vous pouvez le faire au titre de vos activités. Ainsi, il est important de specifier les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique de la garantie.

Cernez les besoins de vos clients afin de personnaliser votre devis

Rédiger un devis parfait est la quête de toute entreprise qui se respecte.  En effet, il s’agit de convaincre vos clients en un minimum de temps. Mais aussi, de transmettre de manière claire l’essence de votre offre. Et, de booster le taux de conversation avec vos clients.

Mais primordialement, il est nécessaire de cerner les besoins de vos clients et de vos cibles commerciales. Vous devez vous souvenir que le monde de l’entreprise est toujours plus compétitif. Alors, écouter vos clients doit être au cœur de vos préoccupations. Grâce à cela, vous saurez parfaitement sur quels éléments commerciaux débuter pour accrocher.

Notre centre d’appel a choisi de se spécialiser en relation client, et propose de converser avec vos clients. Cela afin de vous aider à connaitre leurs attentes. Et ainsi, vous aurez l’image d’une entreprise qui ait le sens du relationnel et minimiserez la perte de clientèle. Mais en plus, vous pourrez améliorer la qualité de vos produits et de votre service clientèle.  

Pour un devis personnalisé, pensez à la lisibilité

En dehors de la connaissance des attentes de vos clients, un devis personnalisé contribue grandement à sa lisibilité.  Certes, avec une communication écrite comme le devis, le fond est essentiel. La forme peut valoriser votre devis et le rendre accessible. Ainsi, il sera séduisant pour un client potentiel.

Afin d’y arriver, voici quelques consignes. Tâchez de choisir le format adapté à l’appétence technologique de votre cible. Prouvez que vous avez compris la proposition de vos clients. Cela en proposant en quelque ligne un rappel du contexte du projet. Insérez un plan pour une vue d’ensemble de ce que vous allez dérouler. Utiliser une charte graphique comme le logo de votre client pour faire du lien avec vos différents supports. Soignez la mise en page et illustrez vos propos afin de pouvoir faciliter la compréhension.  Et bien sûr, éviter les fautes d’orthographe.

Besoin d’un devis personnalisé rapidement ? Contactez-nous.

Le devis est le premier qui représente votre entreprise. Donc il doit être à votre image, personnalisé, aérée, et agréable à regarder. Vous devez alors confier sa réalisation à des experts. Nos télésecrétaires sauront assurer les travaux nécessaires à la préparation et à l’envoi de vos devis jusqu’à leur retour signé. Contactez-nous au 09 70 71 83 00 ou laissez un message sur le formulaire de contact de notre site web. Spécialiste en gestion de carrières, nous nous ferons un plaisir de vous aider dans la vôtre.

Gérer soi-même son cabinet comptable n’est pas toujours évident. Opter pour un télésecrétaire diminue vos travaux et vous procure plus d’organisation.

Un Cabinet comptable coordonné opte pour une télésecrétaire

Artisans, Professions libérales, associations, TPE/PME, vous avez souvent du mal à gérer vos aspects Administratifs et Comptabilité.

Ainsi, il vous faut une assistante administrative et comptable pour se charger de toutes ces tâches. Elle travaille régulièrement avec votre expert-comptable et le reste de l’équipe. Ainsi, tous les documents nécessaires au bilan seront traités et classés au fur et à mesure.

Vous pouvez nous confier la gestion de votre cabinet comptable. Notre entreprise possède des agents expérimentés pour cette   mission.

Une assistante qualifiée garantit l’ordre dans votre cabinet comptable

Le travail du secrétariat et de la comptabilité demande une personne polyvalente. En effet, une secrétaire administrative reflète votre entreprise auprès de nombreux partenariats, clients et fournisseurs. Il lui faut aussi de bonnes capacités d’organisation. Cela l’aide à gérer les commandes, les taches comptables et administratives ainsi que l’organisation des réunions.

En outre, ce travail demande la maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel) et des logiciels spécialisés (Ciel Compta ou EBP). La maitrise de langue étrangère comme l’anglais, voire d’autre langue, s’avère indispensable.

Pour vous procurer une telle assistante, n’hésitez pas à nous contacter. Nous disposons d’agents qualifiées pour ce type de travail. Elles sont très bien formées. De plus, nous utilisons des technologies avancées, très adaptées à ce genre de mission. De ce fait, nos opératrices possèdent tous les compétences requises.

Travaillant à distance, nous garantissons l’organisation dans votre cabinet comptable, comme si vous aviez un agent en interne. Spécialiste dans ce domaine, nous souhaitons partager avec vous l’expérience et l’expertise de nos collaboratrices.

Notre principale mission, de l’organisation dans votre cabinet comptable

En tant que secrétaire comptable et administratif pour votre cabinet comptable, nous assurons 2 missions principales. Nous nous occupons de la partie comptable ainsi que de la partie secrétariat et administratif.

Comme secrétaire comptable, nous exécutons de multiples tâches. Nous réalisons des documents commerciaux et des opérations dues au recouvrement. Nous suivons les paiements et les factures. Nous assurons la relance des impayés. Du côté des fiches de paie, nous collectons les éléments d’activité du personnel.

Nous opérons également  sur la mise en forme des documents, leur tri et l’archivage des documents. Nous assurons la bonne transmission de ceux-ci aux services concernés ainsi que leur classement.

Par ailleurs, nous nous chargeons de l’ensemble des déclarations fiscales,  du type déclaration annuelle des données sociales (DADS) et TVA.

Dans la partie secrétariat et administrative, nous assurons l’accueil physique et téléphonique. En effet, nous devons être disponibles auprès de vos clients afin de leur apporter les renseignements dont ils ont besoin. En outre, nous assurons aussi la gestion de vos courriers et vos démarches administratives.

Engager une télésecrétaire présente beaucoup d’avantages pour un cabinet comptable

Déjà avec nos télésecrétaires, nous vous garantissons de l’organisation dans votre cabinet comptable. Mais ce n’est pas tout, vous avez encore de nombreux avantages à gagner.

Votre entreprise n’a pas forcément les moyens d’embaucher un salarié, même à temps partiel. Nos télésecrétaires sont disponibles pour intervenir à des besoins ponctuels ou réguliers. Ils peuvent alors travailler en cas d’urgence, en fin de journée, et même le weekend.

Opter pour nos télésecrétaires  représente aussi un avantage financier assuré. Vous n’aurez pas de charges salariales. Vous n’aurez pas non plus de congés à payer ni de formation à financer.

En plus de tout cela, nos télésecrétaires peuvent travailler à distance. De ce fait, votre entreprise gagne en investissement matériel. Ainsi, des dépenses moindres pour les frais de fonctionnement.

Pour engager un spécialiste en secrétariat comptable

Gérer soi-même l’administratif et la comptabilité de sa structure est une tâche fastidieuse. Nous vous conseillons alors de confier cette tâche à des professionnels qualifiés, comme nous. Ainsi, si vous choisissez l’externalisation du secrétariat de votre cabinet comptable, nous vous proposons nos services. Pour plus d’information, vous pouvez nous contacter sur le (+33) 09 70 71 83 00, ou rendez-vous directement sur nos pages.

Il est possible de confier vos tâches de secrétariat à un centre de contact, notamment celle qui concerne le traitement d’appels urgents.

Le télésecrétaire est un spécialiste du traitement des appels urgents

Les services proposés par les centres d’appel sont très variés. Parmi les plus demandés figure celui du télésecrétaire. Notre centre de contact peut mettre à votre disposition une secrétaire administrative à distance. Elle est notamment en mesure de s’occuper du traitement d’appels de votre entreprise, ainsi que d’autres tâches chronophages. Nos équipes vous garantissent une qualité de services optimale. Ainsi, nous rentabilisons un service que vous ne prendrez pas en charge dans vos locaux.

Un télésecrétaire compétent pour votre traitement d’appels

Pour qu’une société puisse être bien fonctionnelle, différentes tâches doivent être prises en main. Celles qui concernent le secrétariat figurent parmi les plus importantes. Pris en charge des appels entrants, gestion de l’agenda, facturation … toutes ces missions constituent les métiers de nos télsecrétaires.

Notre entreprise dispose, en effet, d’un service de secrétariat à distance spécialisée dans la bureautique. Nous proposons nos services aux professionnels qui ressentent le besoin de se faire épauler dans l’accomplissement de leurs tâches administratives. Nous proposons ainsi les services d’une assistante virtuelle pour prendre en charge tous vos travaux administratifs.

Nous sommes également des spécialistes dans le domaine de l’externalisation du traitement d’appels, la gestion administrative, l’accueil téléphonique et la transcription. Nous effectuons l’ensemble de ces missions depuis notre centre d’appel. Ce qui vous décharge de toutes les obligations afférentes à la prise en charge d’un agent en interne. Poste de travail, obligations patronales, et autres charges, sont désormais incombés à notre société.

Le traitement d’appels urgents, un tâche qui nécessite de l’expérience

Le traitement d’appels se divise en deux catégories : les appels normaux et les appels d’urgence. La seconde catégorie requiert une promptitude sans faille afin que les clients puissent se sentir considérés.

Une secrétaire en interne doit s’occuper d’un grand nombre de tâches pour votre entreprise. Gestion des courriers, gestion d’agenda, gestion administrative… autant de tâches qui ne lui permettent pas d’être assez réactive.

La solution la plus efficace est de vous tourner vers notre centre d’appel. Notre équipe de télésecrétaire vous assure la prise en charge de vos appels d’urgence. Nous mettons ainsi à votre disposition toute une équipe qui peut se relayer pour réceptionner les appels de vos clients.

Nous faisons en sorte de gérer au mieux les imprévus et besoins urgents de vos collaborateurs.

Nos nombreuses années d’expérience dans le domaine du secrétariat à distance nous permet d’anticiper de nombreux cas d’urgence. Nos équipes sont ainsi rarement prises au dépourvu. Les compétences de nos agents sont mises à disposition de nos clients pour leur offrir un service de bonne qualité à des tarifs compétitifs.

L’importance de l’expertise pour un télésecrétaire

Afin de vous assurer que la télésecrétaire fasse bien son travail, il est essentiel que celle-ci soit bien professionnelle. C’est en raison de cela que nous n’embauchons que les meilleures pour prendre en main vos différents besoins. Que ce soit pour le traitement d’appels ou pour toute autre tâche nécessitant une secrétaire, nos services sont dignes de véritables professionnels.

Une bonne expérience et un talent notable figurent parmi les éléments que nous favorisons dans le choix de nos télésecrétaires. Nous ne travaillons qu’avec des personnes compétentes qui ont fait leurs preuves sur le marché. Nos employées sont ainsi triés sur le volet de manière à n’engager que les plus fiables.

Faites appel à nos services de télésecrétariat

Si vous êtes à la recherche d’un centre de contact spécialisé dans le traitement d’appels urgent, n’hésitez pas à nous contacter. Pour faire appel à nos services, vous pouvez directement nous écrire via notre site web en nous envoyant un message sur notre formulaire de contact. Sinon, pour obtenir des réponses plus rapidement, vous pouvez également nous joindre facilement en composant le numéro  09 70 71 83 00.

En dehors de la gestion des appels et de laccueil téléphonique, nous proposons également d’autres prestations. La gestion administrative et la facturation font partie de nos domaines de compétence. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter, vous ne serez pas déçus de nous avoir engagés.

Une télésecrétaire peut très bien se charger de faire la recherche de clients potentiels pour votre entreprise, il faut juste bien la choisir.

Une télésecrétaire pour vous identifier des clients potentiels

Les avantages qu’on peut tirer d’un service de télésecrétariat sont actuellement nombreux dans le cadre d’une entreprise. La recherche de clients potentiels fait partie des prestations proposées par notre centre de contact.  Faire appel à notre équipe de télésecrétaires  vous décharge d’une tâche compliquée et chronophage.

La détection des clients potentiels, une de nos spécialités

On parle de télésecrétaire dans le cadre de tâches comme la gestion des appels entrants et des tâches administratives. Mais la détection des clients potentiels figure également parmi nos spécialités. Le travail se fait à distance, ce qui est intéressant pour votre entreprise, car vous gagnez beaucoup au change.

En outre, vous n’avez pas à vous charger des infrastructures nécessaires au travail de la télésecrétaire. Notre compagnie se propose de prendre ce genre de dépenses à notre compte. Le local, le  bureau et le matériel bureautique utilisés par votre agent de secrétariat à distance nous concerne. Ainsi, vous avez juste à vous occuper du paiement des honoraires de votre assistante une fois le travail accompli.

Un autre avantage est que les prix sont généralement bien plus raisonnables que d’embaucher un secrétaire en local. Nos tarifs défient la concurrence, et nous présentons le meilleur rapport qualité prix.

Comment reconnaitre des clients potentiels ?

Le marché peut être divisé en deux catégories : vos clients et ceux qui ne le sont pas. Mais même parmi les non-clients, il y a une partie qui pourrait être intéressée par vos services. Il revient ainsi à nos agents de reconnaitre lesquels peuvent faire grossir votre portefeuille. Pour cela, il nous faut leur proposer des services, parmi vos offres, qui comblent leurs besoins.

Nos agents effectuent alors un processus de filtrage auprès de vos clients potentiels. Nous mettons alors en place une stratégie de démarchage efficace. Cela nous permet d’avoir un contact direct avec les prospects, ainsi que d’avoir des informations de première main les concernant.

Confier ce genre de tâche à une télésecrétaire est une pratique de plus en plus courante. En effet, celle-ci est en mesure de faire une bonne prise en main de cette mission. Aussi, nos télésecrétaires possèdent une grande maitrise de leur domaine professionnel.

Pourquoi se tourner vers une compagnie de télésecrétariat

Lorsqu’on parle de recourir à une télésercéraire, on veut faire appel à une professionnelle des tâches de secrétariat à distance. Notre compagnie propose ce service aux entreprises qui désirent demeurer disponibles pour leurs clients. En effet, notre service de permanence téléphonique garantie la joignabilité de votre entreprise 24 heures sur 24. Ce qui sera favorable à votre image de marque.

Mais nous ne proposons pas uniquement la permanence téléphonique. Nos agents en télésecrétariat détiennent également les compétences nécessaires pour effectuer des tâches dans le domaine des gestions administratives. En outre, la gestion des courriers électroniques, l’accueil téléphonique, la transcription et la facturation font aussi partie de nos prestations.  

Faire appel à nos services vous reviendra à payer moins cher que si vous engagiez un agent en interne pour assurer le travail. Mais outre cela, il s’agit surtout de bénéficier des compétences de véritables professionnels dans le domaine du secrétariat à distance.

Pour faire appel à nos services

Nos services de secrétaire en ligne sont à la disposition de toute entreprise à la recherche d’un professionnel du domaine.  L’externalisation de ce service vous permet de vous décharger de la gestion de votre planning ou de vos tâches de bureautique.

En dehors de ces activités, notre entreprise propose un large panel de prestations, en garantissant la qualité de nos services. Alors, si vous avez besoin de professionnels pour assurer la gestion de votre pôle secrétariat, n’hésitez pas à nous appeler au 09 70 71 83 00. Sinon, nous restons également joignables via notre site web. Vous avez juste à nous contacter via notre formulaire de contact.

Une relance traite les clients qui ont du retard dans leurs paiements. Cela s'avère être une tâche chronophage. Donc des sociétés préfèrent transférer ce travail à un expert comptable.

La Relance Clients, une étape cruciale dans le domaine du Recouvrement

La relance des clients en retard de paiement entre dans le cadre du recouvrement des créances. Cette opération peut s’avérer inintéressante en interne à cause du temps qu’elle prend. Cependant, il existe des centres d’appels et de services d’assistanat qui se spécialisent dans ce métier.

Cette activité est cruciale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous disposons d’un bon système de relance vous permettant d’atténuer vos difficultés financières, surtout dans les périodes délicates. Ainsi, vous évitez les problèmes causés par un manque de suivi des retards de paiement de vos clients.

Quels sont les objectifs de la relance des clients ?

La relance des clients a pour objectif premier d’avertir vos clients de leur situation de retard. En procédant ainsi, les paiements en souffrance sont réduits, et les délais moyens de règlement de vos clients améliorés.

L’opération vous permet également d’éviter les impayés qui peuvent survenir avec les clients à risque.

Le troisième objectif est le plus évident, étant donné que le recouvrement sert à améliorer la trésorerie de votre entreprise. En effet, un retard de paiement entraine, sans équivoque, des indemnités forfaitaires de recouvrement.

Pour l’éviter, nous vous proposons les compétences d’un expert comptable. Ce dernier vous aide à mettre en place un bon système de gestion des relances client dans les meilleurs délais.

En effet, étant une opération très délicate, la relance clients ne doit pas être prise en charge par n’importe quel agent. En confiant cette responsabilité à notre entreprise, vous évitez les préjudices que pourraient engendrer des employés inexpérimentés.

Nous disposons  d’une équipe commerciale avec de fortes expériences professionnelles, des connaissances en comptabilité et en techniques de recouvrement. Nos collaborateurs possèdent le tempérament idéal leur permettant d’assurer pleinement cette fonction.

Comment gérer une relance des clients ?

La relance des clients est une tâche qui demande beaucoup de temps  et d’attention. Nos agents spécialisés dans le domaine disposent d’une forte qualité relationnelle et d’une grande capacité d’analyse pour assurer cette mission.

Par ailleurs, la gestion des relances exige un travail en amont, même en externalisation. Ainsi, avant d’appeler vos clients, la secrétaire indépendante que nous mettons à votre disposition procède à un tri. Cela lui permet de déterminer ceux qui sont en situation de retard. Car relancer un client à jour sur son paiement risque de détériorer la relation entre vos deux entreprises.

Pour éviter toute erreur, l’idéal est de vous équiper d’un outil informatique de gestion commerciale et de comptabilité. Ce type de logiciel enregistre les mises à jour de la comptabilité par rapport aux règlements des clients.

L’idéal est de relier votre logiciel de gestion à notre base de données. De cette manière, votre secrétaire standardiste peut lire l’historique du client à relancer avant de passer son appel. Cette opération favorise un gain de temps indéniable et une grande efficacité de traitement.

Combien de relances faut-il effectuer par client ?

Dans le domaine de la gestion d’appels, il n’est pas recommandé de relancer plusieurs fois un client en retard de paiement. Cela risque de l’inciter à prendre l’habitude de faire trainer son paiement.

Ainsi, un maximum de 2 relances par client est conseillé. Passées ces deux notifications, vous pouvez directement passer à l’étape supérieure. Cela peut être la mise en demeure ou le recours à l’huissier. Dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit d’une petite somme, une seule relance suffit.  

Pour plus d’informations

Externaliser son service de relances clients équivaut à faire confiance à son prestataire de service. Au lieu de recruter en interne, il est préférable de s’adresser à un call center pour  gagner du temps. Ce genre de professionnel apporte également une valeur ajoutée à votre structure. N’hésitez plus, prenez contact avec nous sur le 09 70 71 83 00 ou sur notre site Internet. Nous vous orienterons vers un de nos collaborateurs.

La bureautique est très utile dans le domaine du télésecrétariat. Surtout à réduire le taux de travail d’une télésecrétaire.

La Bureautique, Un Must Dans Le Domaine Du Télésecrétariat 

Nous n’y pensons pas souvent, pourtant la bureautique a encore une place considérable dans les activités journalières des entreprises. En tant que dirigeant d’entreprise ou professionnel libéral, vous avez pleine conscience du temps que prennent les tâches administratives et la comptabilité. Or, il est bien de savoir que certaines personnes ont choisi de se vouer entièrement à ses activités.

Ainsi, les télésecrétaires se positionnent comme une aide de valeur particulièrement pour les petites structures et les professionnels libéraux. Par conséquent, nous nous sommes concentrés sur ces services qui attirent de plus en plus, et ce pour nombre d’avantages. Nous vous proposons, afin d’alléger vos tâches quotidiennes, d’avoir recours à des centres spécialisés en télésecrétariat.

La bureautique, aucun secret pour nos télésecrétaires

Afin d’assurer à son poste, nos secrétaires à distance détiennent une parfaite maîtrise de la bureautique de base. Il s’agit notamment de la manipulation de l’agenda partagé, de l’outil de communication, ou encore la dactylographie.

Dans le principe du service de secrétariat à distance, votre secrétaire n’appartient pas à vos locaux. Ainsi, toutes les missions sont assurées via nos appareils connectés (ordinateur, Smartphone). La maîtrise de l’informatique de base est impérative. D’ailleurs, nos télésecrétaires possèdent les connaissances indispensables en bureautique. Ce qui leur permet de remplir les principales missions, notamment la gestion de vos courriers.

Pour exceller dans la gestion de vos courriers, notre équipe dispose d’une compétence prouvée en dactylographie sur Word et Excel. Sa vitesse de frappe lui fait gagner beaucoup de temps dans l’exécution de sa fonction.

Ainsi, notre télésecrétaire s’occupe de lire vos courriers électroniques, et d’y répondre selon vos consignes sur le mailing. En outre, il se peut qu’elle doive gérer en même temps un appel téléphonique et prendre note d’un rendez-vous. Dans ce cas, elle va insérer le message ou le courrier, en temps réel, dans l’agenda partagé.

L’utilisation de l’outil de communication à distance est indispensable en télé secrétariat. Notre agent possède déjà les connaissances nécessaires pour manipuler ce genre de logiciel. Dans nos centres d’appels, nous opérons habituellement sur VICIdial. Il permet de prendre en charge l’accueil téléphonique et l’émission d’appels. Il dispose même d’un répondeur lorsque la ligne est occupée. Tel un combiné physique, ce logiciel de CRM permet de composer les numéros. Il met également à disposition un historique d’appels que vous et le superviseur de notre centre d’appels pouvez consulter.

La bureautique, un ensemble d’organisation et de méthodes

Le travail d’une assistante en télétravail n’est pas de tout repos ! Elle prend en charge de toutes les tâches que vous jugez chronophages dans votre entreprise. Ces missions ont une importance cruciale, si l’on ne cite que la gestion de vos correspondances (factures, abonnements, bons de commandes …).

Aussi, même les débutants au poste de télésecrétaire doivent posséder certaines connaissances du métier. En ce qui concerne nos télé-agents, ils savent déjà comment gérer l’accueil au téléphone et faire face à la pression.

Concrètement, leur maitrise des outils bureautiques se reflète par leur manière de travailler. Ils gardent à porter de mains les dossiers les plus importants à traiter durant la journée. Ainsi, à défaut de notification automatique de rendez-vous, nos agents sont en mesure de vous rappeler vos rendez-vous.

Nos télésecrétaires savent faire preuve d’initiative. Elles anticipent les risques et dressent des prévisions. Pour elles, la sauvegarde des données est devient un réflexe. Cela afin de pallier la perte des éléments de valeur au cas les vôtres venaient à disparaitre.

Nous pouvons donc mettre à votre disposition une télésecrétaire indépendante, méthodique et minutieuse. Elle est en mesure d’organiser toutes ses missions dans un ordre précis et se retrouver facilement, même en pleine pression. Elle vous rendra un travail impeccable à tous les niveaux.

Pour plus d’informations

Embaucher une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, ne serait-ce que pour la gestion des appels, la permanence téléphonique ou la gestion de vos tâches administratives. Toutes les tâches que vous estimez chronophages peuvent être externalisées. Si vous recherchez ce type de prestation, contactez-nous et nous vous mettrons en relation avec un de nos collaborateurs. Vous pouvez nous écrire directement sur notre site Internet ou nous appeler au 09 70 71 83 00.

En télésecrétariat téléphonique, rien ne vaut le parrainage pour gagner en notoriété et développer son portefeuille client.

Comment Fonctionne Le Système De Parrainage Avec Le Télésecrétariat Téléphonique ?

Nombre de stratégies sont envisageables dans le cadre du développement de votre entreprise. L’une d’entre elles consiste à mettre en œuvre un système de parrainage.

C’est avant tout un moyen de hausser sa clientèle en attirant de nouveaux prospects. Lors de ce processus, votre clientèle détient le rôle majeur. En effet c’est à votre clientèle initiale de recruter des prospects. En échange, elle sera récompensée d’un cadeau ou d’une offre promotionnelle.

Le programme de parrainage en télésecrétariat téléphonique

Le télésecrétariat téléphonique est une activité en plein essor dans les centres d’appel. Le métier de télésecrétaire n’est pourtant pas si simple ! Il demande une grande discrétion et une grande disponibilité de la part de la candidate.

D’un autre côté, il est difficile pour une entreprise de trouver une télésecrétaire, à la fois professionnelle et digne de confiance. L’offre de parrainage prend alors tout son sens. Ce programme permet de recommander les services d’un standardiste à un réseau, suite à la satisfaction d’un client.

Le parrainage, gage d’une qualité de service

En télésecrétariat téléphonique, la fidélité d’un client est le premier indice de satisfaction. En effet, si un client poursuit une collaboration et décide de signer pour du long terme, c’est qu’il estime que votre prestataire fournit du bon travail. Un client fidèle génère ainsi une tranquillité d’esprit chez votre prestataire de services téléphoniques.

Le schéma du parrainage est simple : une entreprise client est satisfaite des services d’une assistante administrative, elle en parle autour d’elle. Pour la récompenser, la secrétaire indépendante ou le prestataire de service propose une réduction sur sa facture pour chaque nouveau client.

Dans cette branche du télétravail, la fidélité est gage de qualité. Une équipe en centre d’appel, disposant d’une dizaine d’années d’ancienneté, est un indicateur certain de performance de la structure. Avec ce critère, une entreprise devient plus motivée à recommander le service à ses compères.

Par ailleurs, un client fidèle est considéré comme le meilleur des commerciaux. En effet, il n’hésitera pas à parler de sa collaboration avec son assistante à distance à son entourage (partenaire, contact ou collègue).

Ainsi, pour bénéficier d’une offre de parrainage, il suffit de recommander les prestations en accueil téléphonique de la télésecrétaire à ses connaissances. Il ne faut pas oublier les coordonnées du professionnel pour un contact rapide. Votre entreprise n’a qu’à se rendre sur le site du prestataire. Ensuite remplir le formulaire de parrainage. C’est alors à votre secrétaire à domicile de prendre contact avec le futur filleul.

Parrainage en télésecrétariat téléphonique, un partenariat gagnant-gagnant

L’offre de parrainage en télésecrétariat téléphonique profite à chacune des parties concernées. En effet, l’entreprise client bénéficie de tarifs plus qu’avantageux. Le filleul dispose des meilleurs services d’accueil téléphonique sur une plage horaire intéressante. De plus la télésecrétaire séduit de nouveaux clients. Dès qu’un filleul signe un contrat, le parrain reçoit une certaine somme de la part du prestataire, en guise de commission.

Le secrétariat à distance est ouvert à toutes les entreprises ou structures professionnelles. Il peut s’agir des cabinets médicaux, d’un cabinet juridique, d’un cabinet d’avocats, des professions libérales ou encore d’une Tpe pme. Toutes ces structures ont besoin d’une gestion des appels personnalisée, d’une gestion de rendez-vous, d’une personne ayant un sens du secret professionnel ainsi que d’une gestion correcte de leurs tâches administratives.

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Le métier de télésecrétaire exige un certain nombre de qualités pour assurer une efficacité optimale au poste. Un regard sur les points clés du métier.

Les Meilleurs Conseils Pour Devenir Une Télésecrétaire Hors Pair

La télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante ou de votre entreprise. Devenir télésecrétaires demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Pour elles, c’est avant tout une histoire de savoir-faire entre gérer les rendez-vous et appels téléphonique.

Des astuces pour être une télésecrétaire au top

Être télésecrétaire n’est pas un métier de tout repos ! Sa première mission est d’accueillir comme il se doit une personne qui téléphone à la société. Souvent laissé pour compte, ce critère est pourtant primordial et difficile.

Comme la secrétaire à distance équivaut à une hôtesse d’accueil au regard chaleureux et un sourire amical, elle doit savoir jouer avec sa voix. Discours, intonations, débit, tout doit être impeccable.

Les premières secondes de l’appel sont primordiales

Dès que la télésecrétaire décroche le téléphone, le premier mot qu’elle doit prononcer, c’est : « Bonjour ! ». Ce seul mot est amplement suffisant pour un bon accueil téléphonique. Or, on observe de plus en plus de secrétaires indépendantes qui ne mentionnent plus que leur nom ou celui de la société, en omettant la salutation, qui constitue la première marque de politesse entre l’appelant et la standardiste.

Les agents en télésecrétariat en centre d’appels peuvent moduler leur salutation selon le moment de la journée, surtout s’ils répondent en d’autres langues.

Après la salutation, il est nécessaire de se présenter. Cette démarche permet d’instaurer une certaine proximité avec l’interlocuteur. Pour la présentation, il est possible de :

  • Dire son prénom, suivi du nom de l’entreprise ou du service (ou inversement)
  • Présenter le nom de l’entreprise uniquement
  • Évoquer le service s’il s’agit d’une grande entreprise

Pour chaque appel, il faut veiller à ce que l’appelant puisse entendre une voix chaleureuse, à défaut d’un accueil physique. En soignant la manière de converser, l’interlocuteur peut « sentir » une personne souriante.

La difficulté est de garder cette même attitude en parallèle avec les autres tâches administratives, comme la relecture et correction ou la gestion d’agenda. Pourtant, chaque appel est unique. Et l’erreur est de tomber dans l’automatisme, avec des messages d’accueil avec une voix robotique. L’astuce c’est de rester naturelle et sincère, d’ailleurs l’interlocuteur ne pourra qu’apprécier.

Télésecrétaire, toujours à l’écoute de son interlocuteur

Une télésecrétaire doit pouvoir déterminer la raison de l’appel de chaque client. S’agit-il d’une demande de renseignements, d’une prise de rdv ou pour joindre une personne de l’entreprise en particulier. Pour identifier ce motif, la meilleure question à poser est « Que puis-je faire pour vous ? » ou « Comment puis-je vous aider ? ».

Pour qu’un appel soit bien traité, la secrétaire à domicile doit apporter une réponse concluante à son appelant. Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Soit la standardiste possède les éléments de réponse à sa demande,
  • Soit la secrétaire polyvalente transfère l’appel à une personne plus concernée
  • Si la personne demandée n’est pas disponible, c’est à l’assistante de prendre un message et de proposer un rappel

L’essentiel c’est que chaque appelant puisse raccrocher le téléphone en étant satisfait. Tout compte fait, une télésecrétaire demeure le cœur du relationnel. C’est cette dernière qui vous aide à gérer vos relations clients.

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Voici un éclaircissement sur les missions de la télésecrétaire. Surtout une précision sur comment elles gèrent les courriers.

La Gestion De Courrier, Une Des Principales Missions Du Télésecrétaire

Les missions d’une télésecrétaire s’apparentent à celles d’une secrétaire classique, y compris la gestion du courrier. Elles doivent être versatiles et très minutieuses dans la gestion de chaque tâche. De plus elles doivent être dotée d’un grand sens d’organisation. Voici un survol des différents ouvrages que font les télésecrétaires.

La gestion du courrier, première tâche d’une télésecrétaire

Le télésecrétaire offre ses services à toutes les structures qui ont besoin de personnes ayant les compétences dans la gestion administrative, fiscale et autres.

Il peut s’agir d’une Tpe pme, d’une startup, d’une grande entreprise ou d’une auto entreprise, tant que l’enseigne estime que les tâches administratives risquent d’alourdir le processus de production.

La gestion du courrier nécessite de l’organisation

Dans une entreprise, la gestion du courrier est souvent classée parmi les tâches administratives secondaires et fastidieuses. En effet, l’organisation et le traitement des courriers deviennent rapidement chronophages pour un responsable.

Or, la rédaction et l’envoi d’un courrier sont plus que nécessaires au niveau professionnel. L’entreprise risque de crouler sous une pile de messages, au risque de manquer l’échéance de règlement d’une facture.

Une télésecrétaire effectue plusieurs actions liées à la gestion administrative de l’entreprise client. Le nombre de ces tâches dépend du contrat entre les deux parties.

En effet, il est nécessaire de dresser la fiche de poste du secrétaire, avec des consignes précises. Cette précaution est nécessaire pour éviter qu’elle ne demande l’aval de l’entreprise à chaque courrier.

Les principales tâches d’un télésecrétaire

Voici, les missions les plus courantes :

  1. Dépouillement et tri du courrier : cela consiste à éliminer les prospectus et les autres supports publicitaires, en suivant les consignes énoncées par l’entreprise client. Ensuite, il faudra regrouper le courrier par destinataire et par genre ;
  2. Analyse et traitement de chaque courrier entrant : qui consiste à étudier le contenu de chaque enveloppe pour déterminer la nature du courrier. Le télésecrétaire détermine également l’importance du courrier, comme les rendez-vous à prendre, les délais de règlement, les décomptes à envoyer ou encore les réponses à donner ;
  3. Rédaction des courriers administratifs et des réponses avec maitrise de la dactylographie : le secrétaire à domicile s’occupe de remplir les formulaires, de rédiger les lettres de réclamations, les clôtures de comptes, les diverses déclarations ou encore les lettres de changement d’adresse ;
  4. Mise à la signature du courrier sortant
  5. Remplissage des procédures d’envoi : mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi
  6. Gestion des courriers électroniques, qui représente une tâche à part entière, indépendamment de la gestion du courrier postal. L’assistant à distance trie les messages entrants et élimine les spams, met de l’ordre dans la boite mail, dresse des envois groupés. Le traitement des mails urgents figure également dans la liste de ses tâches. Il est chargé de répondre aux urgences administratives ou encore confirmer un rendez-vous important.

Les services en télésecrétariat s’adressent aussi aux expatriés qui souhaitent que leurs courriers soient pris en charge. Ainsi, externaliser ce service est plus intéressant pour la gestion d’entreprise. En effet, la secrétaire indépendante est à la fois une secrétaire comptable, une secrétaire de direction, une assistante administrative ou encore une secrétaire commerciale.

Pour plus d’informations

Comme vous l’avez vu, une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, en gérant vos courriels, vos rendez-vous entre autres. Ces dernières vous aident à vous décharger des tâches chronophages. Si vous êtes gérant d’une société et vous souhaitez bénéficier des services d’une télésecrétaire, n’hésitez pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.