Utiliser une permanence téléphonique permet à l'entreprise de réduire coûts liés au recrutement d'une standardiste. Voyez d'autres usages de cet outil.

Pourquoi Externaliser Sa Permanence Téléphonique ?

Une permanence téléphonique évite de rompre la relation entre une entreprise et sa clientèle. Ce service vous permet d’être constamment disponibles pour vos clients et ce même en dehors des heures ouvrables. Voici quelques raisons valables pour l’externaliser.

L’importance d’une permanence téléphonique

Que vous soyez une TPE/PME ou en profession libérale, il arrive que soyez surchargé. Or, s’il y a une chose que les clients redoutent, c’est un téléphone qui sonne dans le vide ou animé par une musique d’attente. Aussi il est important d’avoir une permanence téléphonique.

Le premier contact téléphonique avec un client commence dès la première tonalité. Pour donner une bonne image de l’entreprise au client, il est impératif que vous restiez joignable à tout moment. La réactivité à chaque appel est une qualité très appréciée.

L’externalisation, une solution efficace

Nous comprenons que parfois les entreprises n’ont pas le temps de répondre au téléphone. C’est pourquoi, nous vous proposons une prestation en permanence téléphonique et en accueil téléphonique.

Le premier avantage réside dans l’amortissement des coûts liés au recrutement d’une standardiste. En effet, nos services de secrétariat téléphonique externalisé permettent de faire des économies allant jusqu’à 70%. Cela se traduit par une absence de frais liés à la mise en place d’un service clientèle, l’absence de paiement de frais sociaux, de frais de fonctionnement. Le salaire d’une opératrice en centre d’appels est largement inférieur à celui dans une secrétaire en interne.

En outre, externaliser un service permet de faire de la place dans votre entreprise. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau bureau pour une personne supplémentaire. Cela englobe également l’équipement correspondant (logiciels de gestion d’appels, matériels de bureau).

Enfin, une telle offre peut être souscrite sans aucun engagement. Certains de nos prestataires offrent un service personnalisé, selon vos besoins.

Le fonctionnement d’une permanence téléphonique externalisée

En tant que prestataire en permanence téléphonique, nous prendrons en charge toutes les démarches nécessaires à la prise d’appels. Vous conserverez son numéro de téléphone, et recevrez une ligne téléphonique dédiée.

L’agent embauché en télésecrétariat décrochera le téléphone au nom de l’entreprise-cliente. La télésecrétaire assure par la même occasion la gestion d’agenda ou la gestion des rendez-vous, la retranscription des rendez-vous ainsi que de l’accueil téléphonique, tout en restant souriante.

Ce type de services de télésecrétariat est de plus en plus fréquent dans les cabinets médicaux et les cabinets d’avocats.

Avec une telle organisation, les clients sont accueillis en bonne et due forme. Ils profitent d’un accueil chaleureux dans la plage horaire certifiée. En outre, ces opératrices reçoivent au préalable une formation sur la gestion d’agenda ainsi que sur la manière d’accueillir une personne au téléphone avec professionnalisme.

Par ailleurs, pour assurer de la qualité de service, nous pouvons vous fournir une évaluation et un accompagnement en continu des secrétaires. Cette démarche permet de mettre à niveau toutes les opératrices et éviter les lacunes. Vous détenez le droit de véto sur l’intégration ou non d’une candidate en tant que télésecrétaire. Pour cela, un entretien peut être organisé pour que vous jugiez de la réelle compétence de l’intéressée.

N’attendez plus et confiez nous votre permanence téléphonique

Comme vous avez pu le constater, les services de permanence téléphonique fournis par nos télésecrétaires représentent un réel avantage pour votre entreprise. Nous nous engageons à vous donner un service de qualité continue. Alors appelez-nous sans plus attendre pour plus de renseignements au 09 70 71 83 00.

le métier de télésecrétaire est très prisé par de nombreuses entreprises. Découvrez en quoi consiste le métier d’une télésecrétaire.

Comment Travailler Dans Le Télésecrétariat Médical ?

Le télésecrétariat médical est un métier qui recrute actuellement. Vous êtes médecin et souhaitez vous aussi bénéficier de tels services ? Il vous faut préalablement comprendre les fonctions d’une télésecrétaire médicale, ses qualités et ses atouts. Nous vous proposons donc de plus ample renseignement sur ce métier. Ainsi, vous pourrez juger de vous si vous souhaitez aller de l’avant. Nous vous accompagnons tout au long de ce processus.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le métier de télésecrétariat médical a été créé pour le bon fonctionnement d’un service médical ou paramédical. Nos télésecrétaires affiliées prennent en charge la prise de rendez-vous, les messages importants, les urgences adressés aux cabinets médicaux.

Comme tous les métiers externalisés, le secrétariat à distance permet un gain de temps et une économie non négligeable pour un cabinet de santé. Pour ce qui est des ressources, vous n’aurez plus besoin de vous engager dans le processus chronophage du recrutement. Nous identifions pour vous les profils de qualité et adaptés à vos besoins.

Pour devenir secrétaire médical ou télésecrétaire médical, une formation dans le domaine médical est alors nécessaire. En outre, nous exigeons que les candidats aient des connaissances en secrétariat, notamment en gestion des rendez-vous, en gestion d’agenda, en retranscription audio, en outils informatiques ou encore en tâches administratives. Actuellement, ce métier est en pleine expansion et recrute beaucoup d’agents.

Quelles sont les principales fonctions ?

Les tâches à accomplir en télésecrétariat médical sont très variées et responsabilisantes. Par ailleurs, ce métier, bien qu’il soit exercé à distance, est riche en contact humains. Voici la liste des fonctions principales en télé secrétariat médical :

  • Accueil et appel téléphonique, notamment en appels entrants incluant la permanence téléphonique. Ce professionnel assure même une permanence téléphonique personnalisée.
  • Orientation et conseils des patients dans leurs démarches
  • Constitution et suivi des dossiers administratifs des patients
  • Gestion du courrier
  • Gestion du planning des médecins et leurs rendez-vous, même les rendez-vous sur internet
  • Dactylographie des publications médicales
  • Suivi, archivage des dossiers médicaux

Quelles sont les qualités recherchées ?

Pour travailler dans le domaine du télésecrétariat médical, il faut déjà aimer son univers. Il faut également aimer rendre service aux patients, et apprécier le contact humain en général. La connaissance des termes médicaux est également de rigueur.

Outre les connaissances du domaine médical, nos télésecrétaires sont organisées et discrètes. En effet, un secrétaire à distance est également tenu par le secret médical. Enfin, la maîtrise des outils bureautiques est nécessaire.

La formation de télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical œuvre dans plusieurs types d’établissements médicaux :

  • Cabinets médicaux
  • Hôpitaux
  • Laboratoires d’analyses
  • Cliniques
  • Maison de retraite
  • Crèche

Une formation préalable est nécessaire pour assurer à ce poste. L’avantage c’est que cette formation secrétaire est accessible dès l’âge de 16 ans. Elle est ouverte à tous, et offre la possibilité d’apprendre à distance, en e-learning ou sur l’application téléphonique. Par ailleurs, un test de niveau est requis afin d’évaluer l’aptitude de la personne à suivre la formation. Ce type de formation est également ouvert au grand public.

Trouvez votre télésecrétaire dès aujourd’hui

Nous sommes conscients de l’offre croissante dans le domaine. Trouver les bons prestataires devient un vrai casse-tête pour les professionnels. De ce fait, nous vous proposons de comparer et d’évaluer plusieurs profils à votre place. Nous vous redirigerons la télésecrétaire qu’il vous faut. Pour plus de renseignements, appelez-nous sans plus attendre au 09 71 70 83 00.

Le télésecrétariat est un métier exigeant qui nécessite des qualités essentielles à la bonne gestion de l’entreprise.

Les 4 Qualités De La Télésecrétaire

Le métier de secrétaire n’est pas une sinécure. La nature des informations qu’elles traitent fait qu’elles se doivent d’être intègres et dignes de confiance. Entre une secrétaire traditionnelle et une télésecrétaire, la différence réside dans le fait que la dernière travaille à distance. C’est aussi cette particularité qui fait que de nombreux professionnels rechignent à lui confier la gestion de leurs affaires, se méfiant de cette inconnue quasiment virtuelle.

La solution pour ceux qui hésitent encore ? Se tourner vers un, qui mettra à votre disposition des personnes compétentes et qualifiées pour mener à bien les tâches qui leur seront confiées.

1) Une bonne télésecrétaire est dévouée

Etant donné la variété des tâches et des horaires, la télésecrétaire doit être particulièrement dévouée. De plus, ayant accès à des informations confidentielles vous concernant ainsi que votre business, elle se doit d’être disponible à tout moment.

L’anticipation, voici donc une qualité essentielle pour une télésecrétaire, personne aux ressources et talents multiples.

2) Etre spécialement dédiée ne signifie pas ne pas avoir l’esprit d’équipe

La télésecrétaire, bien qu’éloignée physiquement, doit pourtant travailler avec les autres personnes de votre entreprise ainsi qu’être en relation avec vos clients. La gestion à distance de certaines opérations et la communication doivent pouvoir se faire de manière fluide.

C’est pourquoi la télésecrétaire devra être animée d’un esprit d’équipe, et ainsi développer un sentiment d’appartenance, essentiel dans ce type de relation. Quant à vous, vous aurez l’esprit serein, certain d’être entre de bonnes mains.

3) L’organisation, élément essentiel du télésecrétariat

L’éloignement oblige la télésecrétaire à être plus performante. Rendez-vous, appels, voyages seront traités de la même façon qu’avec une secrétaire traditionnelle, mais à distance.

Par ailleurs, la télésecrétaire devant souvent s’occuper de plusieurs clients, le prestataire doit s’assurer qu’elle puisse mener à bien ses différentes missions. D’où la nécessité d’être très bien organisée. Il existe aussi la possibilité d’employer une télésecrétaire exclusivement dédiée à votre business.

4) Le relationnel, qualité primordiale

Chaleur, écoute, compréhension font partie des qualités essentielles de la télésecrétaire. Diplomatie et professionnalisme seront également exigés, lorsqu’elle est amenée à interagir avec vos partenaires et clients. Elle est pour ainsi dire la vitrine de votre entreprise, et devra donc être impeccable en la matière.

Employer une télésecrétaire : pourquoi pas vous ?

Le télésecrétariat ne s’improvise pas. La disponibilité, l’efficacité, le relationnel et tant d’autres qualités sont indispensables pour mener à bien plusieurs missions à la fois. De ces qualités dépend non seulement l’image mais aussi la bonne marche de votre entreprise. C’est pourquoi le choix de votre télésecrétaire ne doit pas être fait à la légère.

Grâce à notre panel de collaborateurs, nous sommes en mesure de vous proposer LA télésecrétaire dont vous avez besoin. Vos besoins sont pris en compte et vous serez guidé vers le meilleur choix. En optant pour un de nos prestataires, vous bénéficierez de tarifs avantageux et d’un personnel de qualité.

Pour plus d’informations, contactez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site. A bientôt !

secretaire medicale a domicile

Qu’est-ce que le métier de secrétaire médicale à domicile ?

Une secrétaire médicale à domicile est une prestataire de services qui exécute des travaux de secrétariat pour le compte de professionnels de santé. Elle intervient à distance, généralement depuis son domicile. Travaillant pour son propre compte, elle doit disposer de solides compétences organisationnelles et d’une bonne aisance commerciale afin de constituer sa clientèle. Elle doit également maîtriser le vocabulaire médical. Découvrez les spécificités de ce métier.

Secrétaire médicale à domicile : qui sont ses clients ?

Les secrétaires médicales à domicile sont susceptibles d’intervenir auprès de tous les professionnels du secteur médical et paramédical : médecins, dentistes, chirurgiens, sages-femmes, masseurs-kinésithérapeutes, psychomotriciens, diététiciens, ophtalmologistes…

Généralement débordés, ces professionnels ont besoin de déléguer leurs tâches à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur leur cœur de métier : soigner les patients.

Qu’ils soient fraîchement installés ou confirmés, ils apprécient généralement les formules de télésecrétariat médical à la carte, qui leur offrent une grande souplesse et une parfaite maîtrise de leur budget.

Pour se constituer une clientèle, les candidates au secrétariat médical à domicile peuvent démarcher les cabinets médicaux, les cabinets dentaires, les professions paramédicales, les centres de radiologie ou encore les laboratoires d’analyse.

Secrétaire médicale à domicile : quelles missions lui confier ?

Les principales missions d’une secrétaire médicale à domicile sont les suivantes :

  • prise de rendez-vous médicaux,
  • permanence téléphonique,
  • gestion d’agenda,
  • frappe de comptes rendus médicaux,
  • saisie de courriers,
  • mise en page de documents,
  • suivi des dossiers des patients.

De fait, les prestations varient selon les pratiques de chacune. Certaines secrétaires médicales freelance proposent uniquement des services de permanence téléphonique quand d’autres se consacrent à la transcription de comptes rendus médicaux. D’autres encore proposent des prestations sur site.

Secrétaire médicale à domicile : comment travaille-t-elle ?

Comment rédiger un compte rendu médical depuis son domicile, me demanderez-vous ? C’est très simple. Le professionnel médical enregistre à l’aide d’un dictaphone le contenu des comptes rendus et des courriers qu’il souhaite voir rédiger. Il transmet les enregistrements audio à la télésecrétaire médicale, qui les retranscrit depuis son domicile. Facile, non ?

De ce fait, la secrétaire médicale qui travaille depuis son domicile doit utiliser certains outils spécifiques. En premier lieu, elle doit disposer d’un poste de travail dédié à l’exercice de ses missions. Celui-ci doit se trouver dans un endroit calme et propice à la concentration.

Pour ses activités de transcription audio, la secrétaire médicale indépendante doit disposer d’un ordinateur, d’une connexion internet, d’un logiciel de traitement de texte, d’un casque audio et d’une pédale de transcription. Notez que saisir des comptes rendus et des rapports médicaux nécessite d’être à l’aise avec la terminologie médicale.

Celles qui assurent des prestations de permanence téléphonique et de prise de rendez-vous devront disposer d’un système d’agenda partagé et d’une solution téléphonique adaptée.

Certaines sociétés spécialisées proposent des écosystèmes complets, particulièrement adaptés au télésecrétariat médical. Certains outils offrent ainsi des services de téléphonie ainsi que des fonctionnalités de prise de rendez-vous et de messagerie. Les appels des patients sont directement transférés sur la ligne téléphonique de la télé-secrétaire médicale, qui a la faculté d’administrer depuis son poste de travail les plannings des professionnels de santé qu’elle assiste.

Secrétaire médicale indépendante : quand faire appel à ses services ?

Une secrétaire médicale à domicile peut intervenir de façon ponctuelle, pour pallier l’absence d’une secrétaire médicale salariée. Elle peut également intervenir toute l’année, pour administrer le planning des rendez-vous médicaux et gérer les appels téléphoniques.

Au global, un service de secrétariat médical externalisé peut compléter judicieusement un secrétariat interne, de manière ponctuelle ou de façon récurrente. Par exemple, en cas de surcharge de travail, la secrétaire médicale à domicile peut traiter les appels téléphoniques, permettant à la secrétaire salariée de se concentrer sur l’accueil des patients et le traitement les dossiers médicaux.

Secrétaires médicales à domicile : combien gagnent-elles ?

Généralement, les secrétaires médicales à domicile pratiquent un taux horaire compris entre 25 et 35 euros. Les secrétaires médicales spécialisées en transcription audio peuvent également appliquer des tarifs à la minute enregistrée.

A savoir : dans la fonction publique hospitalière, une secrétaire médicale perçoit en début de carrière un salaire mensuel de 1 450 euros. Dans le privé, le salaire d’une secrétaire médicale débutante atteint généralement 1 550 euros.

Vous souhaitez vous lancer dans le secrétariat médical à domicile ? Restez avec nous et apprenez comment devenir télésecrétaire médicale, on vous dit tout !

hotesse accueil entreprise

Hôtesse d’accueil : le rôle d’une hôtesse en entreprise

En règle générale, une hôtesse d’accueil se doit d’être polyvalente, s’exprimer dans un vocabulaire correct et être souriante Ces critères sont d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’une hôtesse qui évolue en entreprise. Ce poste souvent négligé est au cœur de l’image d’une entreprise.

Un poste clé

C’est sans doute l’un des postes les plus recherchés : l’hôtesse d’accueil en entreprise. Elle a un positionnement central dans une société puisqu’elle se trouve généralement à l’accueil, dans le hall ou à l’entrée. C’est donc le premier visage qu’un client ou un collaborateur voit lorsqu’il entre dans une entreprise.missions hotesse accueil

Elle doit donc avoir une tenue, un comportement et un vocabulaire irréprochable. L’hôtesse en entreprise est polyvalente pour pourvoir effectuer les différentes tâches qui lui seront attribuées. Peu importe le secteur d’activité, voici quelques missions qu’une hôtesse devra réaliser en entreprise :

  • Tenir une feuille d’émargement des visiteurs : souvent négligée, la feuille d’émargement est cependant très utile en cas de danger ou de situations à risque dans une société. Elle permet de tracer les entrées et sorties inhabituelles dans le bâtiment.
  • Gérer le courrier : c’est un travail fastidieux surtout si vous travaillez dans une grande entreprise. Pourtant il est important de le faire plusieurs fois par jour pour s’assurer que tous les collaborateurs reçoivent et puissent envoyer leur courrier. Certaines entreprises dépendent beaucoup de ce service.
  • Commander des fournitures : l’hôtesse d’accueil doit avoir le réflexe de vérifier les stocks de fournitures régulièrement pour pouvoir en recommander à temps.
  • Répondre aux appels et les rediriger vers les collaborateurs : les coups de fil vont surement rythmer vos journées. Il faudra toujours répondre, même si vous faites déjà une autre tâche. Le métier d’hôtesse d’accueil en entreprise nécessite d’être polyvalente et réactive.
  • Faire du traitement de textes sur ordinateur
  • Réserver pour les collaborateurs des taxis, des hôtels ou des billets d’avion
  • Faire des photocopies
  • Prendre des messages et des rendez-vous
  • Gérer un organigrammerole hotesse accueil

Les qualités d’une hôtesse d’accueil en entreprise

Une hôtesse d’accueil doit avoir certaines qualités pour pouvoir exercer ce métier en entreprise. Il n’existe pas de réelle formation pour devenir hôtesse d’accueil donc tout repose principalement sur les soft skills, c’est-à-dire les qualités innées. Voici les 4 grandes qualités en priorité recherchées, et qui feront toute la différence :

  • Être polie et respectueuse : vous représentez votre société auprès des clients, vous devez donc les accueillir avec professionnalisme. Votre attitude doit être irréprochable. En toutes circonstances, vous devez garder votre calme. Si un interlocuteur est irrespectueux ou menaçant envers vous, référez-vous à un supérieur, mais ne cédez pas à la provocation.
  • Être dynamique et disponible : en tant qu’hôtesse d’accueil, vos supérieurs doivent pouvoir compter sur vous. Vous devez donc être dynamique et avenante dans les tâches que vous pouvez réaliser en plus de celles qui vous sont attribuées. Cependant, veillez à toujours aller au terme d’une tâche avant d’en débuter une autre. Vous devez être disciplinée et pas dispersée.
  • Être rigoureuse et organisée : Votre bureau reflète votre façon de travailler. Veillez ainsi, à ne pas laisser traîner vos affaires personnelles à la vue du personnel. Il est préférable également d’éteindre son téléphone pendant les heures de poste pour éviter de le regarder toutes les 5 minutes. Utilisez votre ordinateur de bureau uniquement pour les tâches professionnelles. Il est très mal vu de checker ses mails personnels, de faire des achats sur des sites de shopping ou regarder les réseaux sociaux pendant que vous êtes en poste. On peut vous le reprocher et même vous renvoyer pour cette faute.

diagnostic entreprise

Comment diagnostiquer une entreprise ?

Nombre de professionnels, conseillers, experts-comptables et autres consultants proposent des diagnostics d’entreprises. Ces derniers répondent à des objectifs que nous allons aborder dans cet article. Evidemment, il existe de nombreuses méthodes plus ou moins opérationnelles et utiles de comprendre pour mener à bien un diagnostic complet d’une entreprise, d’une société ou d’une petite structure (même pour une télésecrétaire en microentreprise).

Le diagnostic d’une entreprise, c’est quoi ?

L’étymologie même du mot diagnostic est importante. Cela nous vient du grec « connaissance » et le terme fut utilisé à l’origine dans le domaine médical. On parle de diagnostic pour identifier les maladies par les symptômes mais en entreprise, son sens varie pour devenir l’une des étapes les plus importantes du processus de formulation de la stratégie.

C’est grâce au diagnostic d’entreprise qu’il est ainsi possible de définir en comité de direction les grandes orientations. C’est en soi un instrument de direction dans la mesure où il facilite la compréhension temporelle de l’entreprise : Que s’est-il passé, que se passe-t-il ? Quelles sont les possibles actions immédiates et celles du futur ?

Processus global des diagnostics de sociétés

L’objectif du diagnostic d’entreprise est de mettre en avant les points forts et les points faibles de cette dernière ainsi que les opportunités et les menaces qui peuvent influer sur son évolution. De nombreux acteurs utilisent à ce titre la matrice SWOT. Evidemment, l’objectif d’une entreprise est un point crucial à étudier.

Le diagnostic peut porter sur l’organisation de l’entreprise, sur sa stratégie et bien entendu sur la question cruciale de la situation financière. Cette dernière est souvent étudiée par les professionnels de tous poils, les investisseurs et les banques, les concurrents !

Le diagnostic organisationnel a pour mission de s’attacher à la description la plus exhaustive possible d’une ou plusieurs fonctions de l’entreprise afin de chercher un quelconque dysfonctionnement.

Un diagnostic stratégique examine enfin l’ensemble de la stratégie globale de l’entreprise, parfois certains aspects seulement, dans le but de souligner et mettre en avant les forces et faiblesses et d’analyser les facteurs externes les plus visibles et déterminants.

Quelles ont les principales étapes d’un diagnostic entreprise ?

Le potentiel interne est à étudier en priorité ; il comprend l’étude des politiques et stratégies, l’évaluation des moyens ainsi que l’évaluation de l’organisation. Cette analyse pourra faire l’objet de développements assez longs en fonction de la taille de la structure évidemment :

  • L’étude des politiques et stratégies doit être explicable à l’aide d’un questionnaire d’enquête. Le consultant diagnostiqueur pourra à bon escient rencontrer les responsables commerciaux, les responsables de productions, les gestionnaires de paie, etc.
  • Pas de jugement dans le diagnostic : on constate l’absence de politique par exemple si c »est le cas, c’est tout,
  • Recouper les informations peut s’avérer utile,
  • L’évolution des moyens se déclinera en évaluant différemment les moyens humains et matériels,
  • Distinguer les fonctions du personnel en plusieurs grandes catégories sera également appréciable pour le diagnostic entreprise,
  • On établie une évolution des moyens matériels, des technologies employées,
  • On évalue l’organisation en étudiant également la direction, le style de management, etc.
  • La performance découle en grande part de la direction qui sera donc particulièrement analysée et décomposée en découpant les structures de pouvoirs, les compétences, les méthodes de planification, etc.

Dans ces différentes étapes partant de la base et remontant vers la direction, plusieurs indicateurs peuvent être pris en compte ; Ces KPI ou indicateurs de performance peuvent être la rentabilité d’exploitation, la rentabilité économique, la rentabilité financière, la valeur même de l’entreprise. Cas plus rare, les calculs sont plus simples lorsque l’entreprise est cotée en Bourse.

L’analyse de l’environnement pourrait constituer dans le diagnostic une seconde étape. On s’intéresse ici aux menaces et opportunités qu’il va falloir étudier par le prisme du découpage de notion en sous-ensembles. Voyons ainsi l’environnement économique et commercial. Le virage digital des entreprise est par exemple pris très au sérieux d’un point de vue commercial. Il arrive aussi de voir l’environnement local l’environnent technologique, l’environnement administratif et financier et bien entendu l’environnement politique.

Toutes ces étapes sont à prendre assez globalement et méritent une connaissance approfondie des marchés.

Une autre étape consiste à étudier les résultats de ces études préalables pour en tirer un diagnostic. En rappelant les objectifs, mesurer et analyser l’écart entre les compétences nécessaire et les capacités réelles de la société permet enfin de formuler ce que l’on nomme des recommandations. Que ce soit pour un diagnostic ou pour un audit quelconque, les recommandations sont particulièrement appréciées des décideurs y compris pour déterminer les stratégies de croissance externes et internes.

Différences entre le diagnostic fonctionnel et le diagnostic stratégique

Le bilan fonctionnel, c’est une étape importante qui permet de recenser les points caractéristiques d’une fonction, par exemple la fonction commerciale avec la méthode des 4P ; Produits, prix, circuits de distribution, etc. La fonction de production se voit étudiée sous l’angle de la productivité et de la qualité.

Le diagnostic stratégique est décomposable en deux temps différents ; l’analyse externe et l’analyse interne;

  1. L’analyse interne permet premièrement d’examiner la demande, le type de clientèle, les besoins satisfaits et le volume de cette dernière par segments. En second lieu, elle permet l’analyse des différents facteurs de succès des segments en question (nouveauté, qualité des produits, SAV, ressources humaine,s avance technologique, etc.) Il s’agit d’une compréhension des différents facteurs de succès par fonction, un benchmark s’imposant le plus souvent pour analyser l’ensemble de l’offre du marché. De là peut s’envisager les menaces et opportunités, l’évolution de l’environnement si nécessaire pour les dirigeants. On se penche sérieusement dans ce cas sur le DAS (domaine d’activité stratégique).
  2. L’analyse interne comment par l’analyse du métier de la société auditée. La finalité de l’entreprise est rappelée et on utilise les résultats du diagnostic fonctionnel pour mesurer l’évolution du degré de maîtrise des facteurs de succès. Positionnements et besoins futurs sont ici envisagés.

Conclusion sur le diagnostic entreprise

Comme pour tout projet, toute action, la toile de fond reste le ou les objectifs. Y compris pour un diagnostic d’entreprise, il n’est pas interdit de se fixer des objectifs prioritaires et secondaires. Les recommandations finales permettent d’établir de nouvelles hiérarchies des priorités le plus souvent.

demarrer comme secretaire independante questions

Questions à se poser pour devenir secrétaire indépendante

Vous souhaitez lancer une activité de secrétaire indépendant(e) Comme pour de nombreux projets, il convient de se poser quelques questions préalables pour vérifier que vous êtes prêt(e) à vous lancer effectivement. Généralement, le régime de la microentreprise est le plus choisi mais nous avions déjà remarqué ensemble sur d’autres sujets l’intérêt de passer en couveuse, voire de tester aussi une activité complémentaire en portage salarial. Quoiqu’il en soit, la France a considérablement simplifié les démarches pour l’installation. Créer une entreprise, du point de vue administratif, rien de plus simple. C’est plutôt ensuite que cela peut se compliquer… Faisons donc un petit bilan personnel.

Je dois être Motivé(e) pour me lancer comme secrétaire indépendant(e)

N’y allons pas par quatre chemins, lancer une activité n’est pas simple dans la mesure où la concurrence sur le secteur du télésecrétariat est importante. Il faut être motivé mais cela paraît tellement évident de le dire. Sinon pourquoi être secrétaire freelance ?

La motivation, finalement, ce n’est pas toujours simple à accumuler lorsque l’on a plus de supérieur hiérarchique, que l’on doit faire face à des responsabilités, à des clients, des fournisseurs, à l‘Etat ou à l’URSSAF… Trouvez les vraies motivations en vous : au-delà de l’argent à gagner, que souhaitez-vous réellement faire ? Quels sont vos vrais objectifs personnels ?

Nous vous conseillons de décliner en deux parties sur une feuilles les avantages personnels auxquels vous aspirez et les contraintes légitimes à la réalisation de vos projets, juste pour voir 🙂

La confiance en soi se travaille idéalement avec un coach

On peut considérer que changer d’environnement lié au nouveau métier de chef d’entreprise, tant d’un point de vue psychologique que d’un point de vue physique (il est compliqué d’avoir parfois une alimentation saine sur la durée), mérite l’attention de professionnels , de pairs, de coach. Il semble judicieux dans ce sens de faire appel à d’autres professionnels, y compris d’autres secrétaires indépendante(e)s pour vous aider à trouver les ressources en vous.  Pour être convaincant, il faut déjà être convaincu soi-même par exemple. Faites le point avec des tiers sur ces sujets et sollicitez pourquoi pas l’accompagnement en couveuse.

Testez sur vos proches votre confiance en vous avant de prendre rendez-vous avec votre banquier notamment !

Vérifiez votre compétence pour être secrétaire freelance

Nul doute que vous ne pourrez faire long feu sans un minimum de compétences dans votre activité. Cela dit, maîtriser le secrétariat, la gestion d’appels téléphoniques ou encore les besoins administratifs des entreprises ne fait pas de vous quelqu’un d’automatiquement compétent(e) ! Oui, la compétence du chef d’entreprise, c’est aussi d’un point de vue commercial, marketing, de gestion du temps, de management, de réseautage, etc. Bref, les heures s’enchaînent au début, soyez créatif pour rationaliser même ces activités qui vous sortent de l’environnement salarial.

Notre conseil : testez-vous pour évaluer les points où vous avez des lacunes. La formation sera probablement nécessaire mais personne n’est un super héros d’office, on le devient plutôt 😉

Ai-je bien étudié mes besoins financiers pour démarrer ?

Vous avez besoin d’investissement et de trésorerie. Si vous pensez le contraire, vous avez tort. Toute activité génère un BFR. Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez notre définition du besoin en fonds de roulement. Préparez votre plan de financement avec des professionnels, ou faites au moins valider votre business plan avant même de prendre contact non pas avec votre banque, mais avec différentes banques. Nous considérons même qu’il est plus intéressant dans la mesure du possible d’avoir une banque pour la partie professionnelle et une autre pour la partie personnelle. Ce point est d’ailleurs souvent crucial dans les négociations, réfléchissez-y.

Etes-vous assuré(e) pour votre activité ?

On parle ici d’assurance Responsabilité Civile professionnelle; Vous souhaitez savoir ce que c’est ?  La question de la RC pro peut être résolue pour l’essentiel par votre banque pour professionnels (Qui traite ne réalité la question avec des assurances pour vous proposer une offre). Cela dit, définissez bien et déclarez l’ensemble des risques professionnels à votre assureur. Songez égal ment à la mise ne conformité avec la RGPD puisque vous serez pour l’essentiel sous-traitant.

L’assurance, c’est obligatoire, y compris d’un point de vue commercial pour dénicher certains marchés. Cela rassure par ailleurs bon nombre e clients qui vous confieront des tâches particulières, des données de clients privées, etc.

Enfin pour conclure, nous vous souhaitons la plus grande réussite dans votre projet. pensez à communiquer en utilisant également notre annuaire des secrétaires.

mission de telesecretariat job

Comment trouver une mission de télésecrétariat, un travail ?

Il suffit paraît-il de traverser la rue pour trouver un job. Beaucoup ont essayé mais tous n’ont pas réussi. Cela dit, pour reprendre cette formule et dans un même esprit : 100% des gagnants ont tenté leur chance. Si trouver ou retrouver un emploi aujourd’hui dans le télésecrétariat n’est pas ce qu’il y a de plus évident, il reste encore des marges de manœuvre. Essayons sereinement de faire le tour de ces besoins dans ce présent article.

Comprendre les prix et tarifs des missions que l’on trouve sur le marché

Embaucher doit toujours être considéré comme un investissement ; C’est beaucoup plus que l’achat d’un travail ou d’une prestation, c’est l’intégration d’un collaborateur sur un projet commun mais nous n’évoquerons pas ce point ici dans la mesure où il existe actuellement un déséquilibre flagrant sur le marché de l’emploi ; Volontairement, partons sur l’angle économique et comptable.

Comptablement, les emplois représentent la valeur ajoutée dans un compte de résultat. Or, c’est bien cette valeur ajoutée qui définit pour beaucoup les choix tarifaires, en dehors des éléments liés au marché bien évidemment. Ceci signifie que si vous souhaitez vous investir dans une entreprise d’un domaine d’activité quelconque et vous propulser sur un marché de l’emploi ciblé, le fait de connaître les tarifs pratiqués par les entreprises permet d’envisager plus logiquement le montant de votre rémunération.

En d’autres termes, si vous facturez une prestation à l’heure de 50 euros, n’envisagez pas une rémunération effective équivalente au tiers de ce montant lorsque vous êtes prestataire (coûts de structures, charges externes et fournisseurs, investissements, etc.). Vous imaginez donc dans ce cas le tarif envisageable si vous êtes prestataire ou employé… Le SMIC, c’est parfois déjà un maximum pour certains recruteurs.

Micro-tâches, temps effectif travaillé et scalabilité dans les services

Les « modèles » start-ups évoquent souvent la scalabilité. En d’autres termes, il s’agit ici d’être en mesure de générer de la croissance d’activité sans entamer la rentabilité. Or, l’un des éléments comptables les plus liés à la rentabilité en mode croissance, ce sont les charges variables. Nous vous invitons sur ce ce point à étudier à nouveau notre article sur la définition du BFR. Les entreprises sont aujourd’hui friandes de ce modèle de rentabilité.

Dans certaines activités de prestation de service, comme par exemple la permanence téléphonique, les salaires des productifs comme les télé-secrétaires sont partiellement liés à l’augmentation du chiffre d’affaires. Plus vous avez d’appels entrants par exemple, plus vous aurez besoin de personnel pour décrocher le téléphone. Cette réalité est souvent combattue directement par un pré-décrochage, une musique d’attente avant et parfois pendant le traitement de l’appel, etc.

Durant ces périodes de traitement, une télé secrétaire pourra effectuer un ensemble de micro-tâches. Il est très fréquent de voir des entités sous-traiter ces micro-tâches d’abord parce que la valeur ajoutée n’est pas considérée par l’entreprise, ensuite parce que sous-traiter revient à diminuer le coût imputable dans le tarif final. Un bot, un logiciel ou une fonctionnalité de celui-ci peut assister la personne dans son travail à défaut de petites mains dédiées. Ces coûts intermédiaires sont scrutés très largement dans ce cas pour maximiser le temps effectif travaillé au traitement des appels eux-mêmes (pour ce qui concerne notre exemple). L’entreprise envisage ainsi d’investir dans des procédures d’automatisation des tâches à défaut parfois de l’embauche de personnel, voire même de sous-traitance dans certains cas.

Ne pas trouver mais choisir sa mission de télétravail

Si vous avez suivi ce qui précède, vous comprenez que du point de vue du salarié, le positionnement dans la chaîne de production d’un bien ou d’un service a intérêt à se faire là où il y a valeur ajoutée. Pour être plus clair, si la prestation la plus valorisée est la prise d’appels, elle est probablement plus liée à la croissance du chiffre d’affaires, elle se révèle ainsi plus indispensable et non automatisable. Les possibilités de négociations en découlent évidemment aussi.

Mais au-delà de cette réflexion à avoir et qui constitue pour vous qui recherchez un travail un « argument de vente », c’est un état d’esprit qui peut vous permettre de vous aider dans votre quête de job. Le langage populaire, la vision du marché de l’emploi aujourd’hui nous suggère d’en trouver. Mais pourquoi ne pas envisager l’inverse ? Question d’approche au-delà des réalités économiques…

Méthodes pour avoir des opportunités de job

Les méthodes classiques pour trouver du travail fonctionne encore aujourd’hui. Mais il faut avoir une démarche « inbound » (en plus) qui consiste à faire venir à soi les recruteurs.  Les opportunités d’emploi se génèrent par l’activation non pas simplement de votre réseau proche, mais aussi par les contacts de personnes plus éloignées. Et pour cause, une information circule d’autant mieux qu’elle n’a pas été livrée par ailleurs. On pense ici à l’usage de Linkedin (Ne perdez pas votre temps sur Facebook sauf à proposer des contenus adaptés ou à fréquenter des groupes de votre métier afin de faire étalage de votre expertise).

Informez-vous toujours un maximum sur l’entreprise et le dirigeant le recruteur. Chacun laisse toujours des traces sur le Web.

Les opportunités de missions sont également accessibles par votre recherche experte sur Google et certaines plateformes d’emplois reconnues.  De toute manière, c’est en sollicitant que vous trouverez les opportunités. Mails , téléphone, mails relance, relance téléphone, etc. Ne lâchez pas lorsque vous avez trouvé une opportunité. Il faut sortir vos atours commerciaux pour l’occasion : Le bourrinage est accepté et si on vous dit d’arrêter, et bien ce n’est pas grave, vous aurez épuisé les options.

Fixez-vous une deadline. Si vus n’avez pas de touches à une date précise, c’est  possiblement que vous ne vous y prenez pas correctement. Dans ce cas, sollicitez (et c’est de toute manière vivement conseillé) l’appui et l’accompagnement de professionnels, pourquoi pas un coach.

fonctionnement reseau club entreprise

Du réseau d’entreprise au club d’entreprises : Définition et fonctionnement

On le sait mais on ne le fait pas forcément de manière systématique, réseauter physiquement dans les clubs d’entreprises a un réel intérêt pour faire croître son activité, son business. Quelle que soit la région où vous vous situez, vous aurez besoin de trouver outre des clients, des partenaires avec qui converser et échanger sur vos sujets professionnels. Toutefois, il existe différents types de clubs d’entreprise et chacun a probablement sa propre expérience, ses propres intérêts, sa manière de concevoir l’échange d’ailleurs. Un club d’entreprise peut être un vrai booster pour votre activité si vous démarrez votre entreprise mais cela peut aussi s’avérer très chronophage si vous êtes seul aux manettes pour promouvoir et produire par exemple.

Qu’est-ce qu’un club d’entreprise ?

Un club d’entreprise est généralement constitué d’un ou plusieurs réseaux d’entreprises. Il est ainsi possible de découvrir différentes strates d’entreprises dans un club donné. Géographiquement localisé, un club peut également avoir une démarche plus élargie en proposant la mise en réseau d’entreprises provenant du même secteur ou de secteurs différents dans des villes, des régions ou pourquoi pas des pays  différents. Dans beaucoup de cas, un membre communiquant de l’entreprise faisant partie du club, pas nécessairement le dirigeant lui-même, a pour fonction de fréquenter le réseau et créer des liens. Les opportunités de business naissent en effet de la rencontre de différents acteurs en utilisant ce que l’on appelle la force des liens faibles.

Un sociologue, Mark Granovetter, avait théorisé dans les années 1970 les opportunités de trouver un job pour des cadres dans la région de Boston : Diffuser une information dans un réseau plus élargi permet d’augmenter significativement les chances de reprendre un travail ; Il en est de même d’un point de vue professionnel. Le titre de son article paru dans la revue Américaine de sociologie s’appelait The Strength of Weak Ties*. A lire, c’est passionnant.

Quels critères pour choisir un club d’entreprise ?

Ce n’est pas évident de trouver le club d’entreprise qu’il vous faut. Il existe  dans votre réseau des personnes avec lesquelles vous aurez plus de proximité. Toutefois, rappelez-vous l’étude de Mark Granovetter: Ce sont bien les liens faibles les plus générateurs d’opportunités ! Il s’agira donc de hiérarchiser ce qui vous semble indispensable comme critère et de les classer par ordre de priorité. En voici six pour lesquels nous vous laissons prendre la mesure 🙂  :

  1. Le prix peut varier très fortement en fonction du club, de son côté select et géographique par exemple,
  2. Existe-t-il des programmes de formations ?
  3. Quelle fréquence des rencontres ?
  4. Le potentiel des partenaires, le ciblage,
  5. Quel degré d’engagement, de bénévolat vais-je mettre à profit pour le club ?
  6. Accepte-t-on toutes formes d’entrepreneuriat ? Rappelons ici qu’un chef d’entreprise a le plus souvent la possibilité de s’inscrire, mais pas forcément un cadre dirigeant.

A étudier donc en termes de coût/avantage. Le coût/avantage peut s’appliquer sur le prix, les tarifs, mais aussi sur la question du temps disponible car votre temps à allouer est finalement ce qu’il y a de plus précieux !

La spécificité des clubs d’entreprise dans une même branche d’activité

Il existe outre les clubs fermés et limités au fait que vous ne rencontrerez pas de concurrent (Un grand réseau sur le territoire français d’inspiration anglo-saxonne l’évoque souvent), des clubs au contraire formés entre entreprises d’un même secteur. Il ne s’agit pas forcément de syndicat professionnel (c’est un autre statut) mais potentiellement toutefois d’un groupe un peu lobbyiste sur les sujets. A ce titre, on pourra songer aux clubs mis en avant par les chambres de Commerce et les clubs plus informels de patrons d’une même branche d’activité qui s’unissent pour évoquer des difficultés sectorielles communes.

Pour intégrer ce type de club, une certaine opacité sur le contenu des discussions est de rigueur. De même, il est important de ne pas voir en un concurrent un simple concurrent. Les opportunités de business existent aussi entre entreprises d’un même secteur, potentiellement capables de se positionner sur un même appel à projet par ailleurs.

De même, il faut y voir dans ces clubs un opportunité de sortir de sa zone de confort. Sortez de votre zone de confort 🙂 !!

Réseauter pour mieux communiquer ?

Quelle proportion de votre temps devez-vous accorder à la communication dans les réseaux d’entreprises ? C’est difficile à dire et cela dépend de votre activité, de votre temps disponible aussi. De nombreux clubs nécessitent par exemple l’usage de temps très tôt le matin ou très tard le soir. Il est ainsi parfois difficile de concilier les vies de familles et les vies professionnelles (Notez que c’est ici le lot quotidien de nombreux(ses) chef(e)s d’entreprise ! Vous aurez toutefois besoin d’y accorder du temps et c’est l’un des conseils que nous vous donnons pour trouver de nouveaux clients.

C’est la raison pour laquelle, à défaut d’avoir de nouveaux clients, tirez-en un bénéfice qui peut se traduire au début simplement par l’expression de votre activité dans des formats plus ou moins courts. Testez pour progresser !

Source : Mark Granovetter,  The Strength of Weak Ties, Science Direct.

rassurer dans la reprise d entreprise

Comment rassurer l’entreprise lorsque l’on vient de la reprendre ?

Qu’il s’agisse d’une entreprise en difficulté ou non, que les négociations aient pu être courtes ou longues, l’entreprise reprise par un repreneur connaît presque immanquablement une petite ou plus longue période dite de flottement. Durant cette petite période de négociation et suite à celles-ci et la conclusion de la cession, il s’est trouvé une petite période de carence effective de direction, de vacance de pouvoir en quelque sorte. Quelle place a dès lors le repreneur dans sa nouvelle entreprise et comment peut-il marquer son arrivée en rassurant les tiers ? Quelques éléments de réponses vous sont exposés ci-dessous concernant ce sujet épineux de la reprise d’entreprise au travers de son check-up.

Rassurer l’intérieur comme une priorité

Il ne faut pas oublier que le repreneur a pu, lors des événements passés investiguer, évaluer et faire des tractations. Il en ressort souvent que les femmes et hommes de l’entreprise en soient quelque peu perturbés, notamment sur :

  • Qu’en est-il de l’avenir de l’entreprise ? Va-t-elle être restructurée par exemple ?
  • Quel est l’avenir du personnel et des nouvelles conditions de travail ?
  • L’encadrement va-t-il changer et dans quelles proportions ?

L’incertitude peut donc régner pendant un certain temps et pour surmonter ces difficultés, qui n’affectent d’ailleurs pas forcément le cycle économique directement de l’entreprise, le repreneur devra essayer de rassurer en essayant d’adopter un style propre à celui qu’il souhaite imprimer à l’entreprise. Le contact avec le personnel doit être optimisé par des phases d’analyses comme les entretiens directs, la compréhension de la manière dont a été vécue par les salariés le départ de l’ancienne équipe dirigeante (que ce soit en bien ou en mal).

Suite à cette phase nécessaire d’analyse, préparer un message clair et en toute connaissance de cause permet d’éviter tout ce qui peut relever de la communication froide, laquelle n’est pas conseillée dans ce genre de situation.

Comment rassurer les partenaires ?

Il s’agit ici de l’environnement direct de l’entreprise comme les clients bien sûr (avec lesquels un premier contact aura pu être établi grâce au maintien du rôle du cédant), mais aussi les fournisseurs (avec lesquels ce sera plus difficile si cela fait suite à des difficultés financières), les banques et organismes de crédit enfin. Le repreneur aura donc tout intérêt à traiter l’ensemble de ces partenaires rapidement, de les rencontrer pour assurer une continuité de l’entreprise.

Pour faciliter la relation client, et en fonction de l’importance dans le chiffre d’affaires de ceux-ci, pourra être envisagé plusieurs actions de communication allant de la visite personnalisée évoquée plus haut à l’invitation au cocktail de lancement. Les échanges mails et les contacts téléphoniques devront eux aussi être préservés.

Avoir une attitude positive et impliquer les acteurs dans les prises de décision

Il ne s’agit pas forcément de créer une démocratie participative, bien au contraire parfois. Non, il s’agit pour le dirigeant ou la dirigeante de mettre en avant son leadership et d’exprimer des idées, une ligne, un chemin inspirant pour l’ensemble des équipes, des cades aux productifs en passant par les secrétaires. Un discours clair et des lignes directrices impliquant le talent des collaborateurs constituent une bonne attitude, souvent espérée d’ailleurs en raison du laisser-aller qu’à pu produire l’ancien dirigeant avant de quitter ses fonctions.

Attention aux attitudes ressemblant à ce que l’on appelle parfois le « Ubu-Roi » en référence au personnage ubuesque de Alfred Jarry