Dans cet article vous aurez les informations requises sur une télésecrétaire médicale à distance.

Le Domaine Médicale Reconnait L’Efficacité Du Télésecrétariat Á Distance

Le télésecrétariat à distance est de plus en plus demandé dans tous les domaines d’activité, notamment dans le secteur médical. Pour cause, le télésecrétariat comporte de multiples avantages particulièrement en offshore. Charge social, flexibilité, investissement, tant d’aspects sous l’impact du télésecrétariat à explorer.

Le télésecrétariat à distance, un métier pluridisciplinaire

Le télésecrétariat à distance est en plein essor. Cabinets médicaux, cabinets d’avocats ou encore cabinets juridiques recrutent activement une secrétaire à distance.

Dans le domaine médical, une standardiste est garante du bon fonctionnement du cabinet qu’elle représente. À savoir qu’une secrétaire indépendante peut exercer pour le compte d’un cabinet médical, d’un médecin ainsi que des professions libérales de santé.

Les qualités requises pour devenir télésecrétaire médicale 

Le secrétariat médical externalisé possède la même fiche de poste que le secrétariat classique. En effet, la secrétaire assure laccueil téléphonique ainsi que la permanence téléphonique du cabinet. Elle récolte les informations et les revendications des patients, note les messages, se charge de la prise de rendez-vous. Dans cette optique, il s’occupe également des urgences.

En parallèle, la télésecrétaire est chargée de :

  • La rédaction des comptes rendus
  • La rédaction des courriers médicaux
  • La retranscription des conférences ou des entretiens

Grâce aux outils technologiques, notamment l’agenda partagé, le travail de ce prestataire devient plus simple.

Le métier en télésecrétariat à distance ne s’improvise pas ! Pour exceller dans ce poste, le savoir-faire et le savoir-être sont indispensables. La première qualité est d’avoir un réel sens de l’organisation. Cela est nécessaire, pour le traitement efficace des rendez-vous et des demandes, surtout en présence d’un important flux d’appels. Une secrétaire médicale est également tenue au secret professionnel. Elle devra alors faire preuve de discrétion à l’égard des patients et de ses clients.

Afin de maitriser les demandes des patients et éviter les erreurs dans la rédaction des documents, la secrétaire médicale est obligée d’avoir une base de connaissances dans le milieu médical. Elle doit également connaitre les termes spécifiques. Elle doit être consciente que la moindre erreur de transcription audio ou de compréhension est lourde de conséquences.

La formation, une étape indispensable en télésecrétariat à distance

Pour percer dans le métier du télésecrétariat à distance, notamment en télésecrétariat médical, une formation secrétaire et une formation médicale sont requises. Il s’agit d’une assurance pour le cabinet client et pour la télésecrétaire, pour ne pas commettre d’impair.

Il existe aujourd’hui des formations à distance dans le métier de secrétariat médical. Cette solution est de loin la plus pratique et la plus simple afin de répondre aux exigences professionnelles de l’emploi. Une formation à distance se fait à son rythme et permet d’accéder facilement au métier d’assistance médicale, avec une plage horaire flexible et un suivi personnalisé.

En plus du jargon médical, suivre une formation permet de connaitre les méthodes pour trouver des clients. Elle permet d’acquérir les astuces pour se lancer à son compte. Il faut savoir que pour un cabinet médical, engager une secrétaire indépendante est intéressant notamment sur le plan financier et administratif. En effet, il se déleste des charges sociales, pour une qualité de travail importante.

Un télésecrétariat à distance pour votre cabinet médical

Nous le disons régulièrement, le télésecrétariat est le moyen pour les professionnels tels que les médecins de se consacrer à leur cœur de métier. C’est terminé les nuits passées à envoyer des mails au fournisseurs, à typer des factures à gérer l’agenda. La télésecrétaire se charge de tout.

Pour trouver votre télésecrétaire, une seule chose à faire : appelez-nous immédiatement au 09 70 71 83 00. Et si vous êtes pris par tout le chaos organisationnel, vous pouvez remplir notre fiche disponible à tout moment sur notre site internet.

La facturation est une tâche qui requiert une certaine expertise. C’est pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leur facturation auprès des télésecrétaires. Découvrez les avantages d’externaliser la facturation au télésecrétariat.

Confier Sa Facturation A Une Télésecrétaire : Quels Avantages ?

Pour avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos finances, il est impératif de bien gérer votre système de facturation. En outre, lors de transactions avec vos clients et vos fournisseurs, l’établissement des factures permet de garder une certaine traçabilité de chacune d’entre elles.

La gestion de la facturation est primordiale pour toute société souhaitant matérialiser les transactions effectuées entre elle et ses relations externes. Sans cette matérialisation des transactions, vous pourriez manquer de rappeler des factures impayées. Or, pour cela, il est impératif de disposer les compétences requises en matière de comptabilité et de fiscalité.

Télésecrétariat.fr vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise. Vous découvrirez pourquoi les entreprises ont recours aux télésecrétaires pour gérer leur facturation.

Qu’est-ce que la facturation en entreprise ?

La facturation en entreprise consiste à établir une facture entre un fournisseur ou un prestataire de service et son client. A noter que l’entreprise établissant la facture demande un paiement en échange de ses services. Par la suite, le client sera prié de régler le montant facturé. Généralement, une facture peut être émise à la suite d’un devis ou d’un bon de commande.

Pourquoi confier sa facturation à une télésecrétaire ?

Avec la mondialisation, de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leurs départements de secrétariat en externalisant certaines de ses activités. C’est d’ailleurs le cas pour l’externalisation de la facturation auprès des télésecrétaires.

La secrétaire de bureau pourra se consacrer aux autres tâches prioritaires de l’entreprise

Puisque c’est la télésecrétaire qui effectuera la gestion de la facturation, la secrétaire de bureau pourra enfin effectuer les autres tâches de son emploi du temps. Il faut reconnaître que la gestion de la facturation peut s’avérer chronophage car elle consiste de la génération des factures ainsi que du suivi et relances auprès des clients et fournisseurs. Par conséquent, cela impactera positivement les autres départements internes de l’entreprise.

Compétences requises pour un tarif rentable

La gestion de la facturation requiert une certaine expertise et malheureusement, seules les secrétaires spécialisées en comptabilité et fiscalité la possèdent. Évidemment, le tarif pour bénéficier de leurs compétences peu s’avérer onéreux. Cependant, vous pouvez opter pour les services des télésecrétaires de façon ponctuelle. De cette manière, vous diminuerez vos coûts de main d’œuvre de façon optimale. Contrairement à une secrétaire de bureau employée à plein temps demanderait un salaire régulier en plus des frais administratifs.

Formation prise en charge par les prestataires

Souvent, les télésecrétaires proposent leurs services en agence qui les mettent en relation avec des entreprises. Cela leur permet de gagner en visibilité et en expérience dans divers secteurs d’activité. Puisque la secrétaire à distance n’est pas employée par votre entreprise, vous n’aurez pas à vous soucier de la former. Pour cela, c’est le prestataire qui forme ses télésecrétaires aux évolutions dans les modalités et obligations dans l’établissement des factures.

Confidentialité des données de paiement (RGPD)

Depuis l’avènement des nouvelles technologies, les entreprises sont désormais obligées d’opérer selon les normes du RGPD. Cette certification garantit que les données personnelles échangées lors des interactions en ligne restent confidentielles. En plus de leur expertise, les télésecrétaires sont désormais conscientes de ces lois essentielles à la bonne gestion de la facturation. De plus, les données de paiement des fournisseurs et clients seront bien gérées tout en assurant leur confidentialité.

Ce que vous propose Télésecrétariat.fr

En tant que professionnel du secteur du secrétariat externalisé, nous proposons aux entreprises des prestations sur mesure, adaptées à leurs secteurs d’activité. En ayant recours à une télésecrétaire, vous aurez un emploi du temps allégé des tâches de secrétariat et de la gestion de la facturation. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur votre business core et améliorer la performance de votre activité.

Télésecrétariat.fr gère une équipe de télésecrétaires qualifiées pour mener des missions telles que la gestion de budget et de la trésorerie ainsi que le suivi des ressources humaines. Vous pouvez compter sur nous pour bénéficier d’une assistance de secrétariat externalisée.

Pour nous contacter

Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00 ou sinon écrivez-nous directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions ou encore de vous faire parvenir un devis.

Une télésecrétaire a maintes charges à faire durant une journée. Favoriser la dactylographie permet d'améliorer la productivité car elle permet aux télésecrétaires d'économiser du temps.

Télésecrétariat Et Dactylographie : L’Un Ne Va Pas Sans L’Autre

Dans le domaine du télésecrétariat, la dactylographie reste un impératif, surtout avec l’essor des outils technologiques numériques. Même si les technologies ont évolué, la télésecrétaire doit toujours typer à longueur de journée. Découvrons ensembles le rôle de la dactylographie dans le métier du télésecrétariat.

Le télésecrétariat et la dactylographie

La prise de note constitue une des missions principales d’une secrétaire : rendez-vous, messages urgents, documents administratifs. L’invention des machines à écrire a fortement influencé le domaine du secrétariat, avec un record français de 682 caractères à la minute.

C’est ainsi que la dactylographie a intégré le métier du secrétariat, et plus tard du télésecrétariat, qui désigne l’activité d’écrire un texte avec un clavier.

Taper à la machine, un indispensable dans le métier

Grâce à la standardisation des claviers, de nouvelles exigences sont apparues dans le métier du secrétariat et du télésecrétariat. On note :

  • La rapidité dans le traitement des textes
  • La lisibilité
  • L’ergonomie

Afin de se mettre au niveau, il existe de nombreux cours spécialisés dans l’apprentissage des méthodes d’écriture via un clavier.

La retranscription de texte demande en effet d’être à l’aise avec les outils bureautiques. Outre la compréhension du fichier audio, la réelle difficulté réside dans le fait de savoir taper à l’aveuglette.

De toute évidence, pour assurer cette mission, il est nécessaire de maitriser la frappe avec ses 10 doigts. L’apprentissage de la dactylographie nécessite ainsi une formation spécifique, en mettant un accent sur la pratique.

Par ailleurs, la dactylographie ne s’apprend pas dans un court laps de temps. En effet, cette branche de la formation secrétaire demande une grande patience, de la disponibilité et une grande motivation.

Aujourd’hui, taper à la machine est devenu une discipline sportive, jugée sur la vitesse. Un championnat est organisé tous les deux ans.

L’évolution de la dactylographie dans le métier du télésecrétariat

L’invention des premières machines à écrire a entrainé l’apparition du métier de dactylographe vers la fin du 19e siècle. Le métier est devenu populaire grâce à la demande croissante de productions de textes, émanant des entreprises.

Des solutions retranscription sont apparues, notamment la production de notes sténographes ou des enregistrements audio. Les fabricants de claviers sont accordés sur le standard de placement des lettres sur l’outil. Après plusieurs débats, ils se sont entendus sur le classement des lettres suivant leur fréquence d’utilisation. C’est ainsi qu’est né le « nouvel alphabet » : AZERTY.

Aujourd’hui, Word est considéré comme le descendant direct de la machine à écrire. La dactylographie a finalement évolué avec les outils technologiques, bien que la technique soit restée la même. Par exemple, si avant, une entreprise devait impérativement recruter une secrétaire en interne, aujourd’hui, le métier de télésecrétariat est à portée de leurs mains.

En plus des qualités de dactylographe, la secrétaire est une standardiste et gère les appels entrants de l’entreprise, notamment l’accueil téléphonique à distance. Elle s’occupe également des tâches administratives, de la gestion de l’agenda et prise de rendez-vous, de la gestion comptable (saisie comptable), de la gestion du personnel, du suivi des dossiers, la gestion de courrier ou encore de l’étude de marché.

Trouvez votre expert en dactylographie

Vous croulez sous la paperasse et les documents à typer à tout bout de champs ? La télésecrétaire peut vous être d’une aide inestimable. Afin de vous soulager de ces tâches chronophages et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, ayez recours à une télésecrétaire. Pour se faire, appelez-nous tout de suite au 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.

Suite à la mondialisation, les entreprises ont la possibilité d’exploiter les marchés internationaux. C’est pourquoi ils ont recours à la sous-traitance pour augmenter leur production de façon rentable.

La Sous-Traitance Pour L’Évolution Rentable Des Entreprises

Avec la numérisation des opérations en entreprises, il y a désormais un besoin croissant de disponibilité permanente. De plus, les entreprises ont une ouverture sur le marché international grâce aux sites de vente en ligne. Pour répondre à cette augmentation de la demande, les sociétés doivent doubler leur production tout en faisant preuve de rentabilité.

C’est pourquoi elles ont recours à la sous-traitance pour leur permettre d’évoluer au même rythme que les attentes des consommateurs. A travers cet article, découvrez ce qu’est la soustraitance et comment elle peut vous être bénéfique.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un accord de collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant. Durant cette collaboration, l’entreprise-donneur d’ordres demande à l’entreprise-sous-traitante d’entreprendre certains processus de production à sa place.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises ont recours à la sous-traitance pour bénéficier des avantages comme l’optimisation au niveau des coûts d’opération. Cependant, la qualité et l’efficacité sont des enjeux à maintenir lors de travaux de sous-traitance. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises de se tourner vers des prestataires disposant d’une équipe qualifiée et d’équipements adéquats.

Pourquoi recourir à la sous-traitance ?

Effectivement, la sous-traitance comporte des avantages considérables et c’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour cette solution.

Entreprendre un projet outsourcing avec un budget limité

Même les entreprises disposant d’un budget moyen pourront déléguer certains départements à un sous-traitant offshore. En interne, certaines tâches comme le secrétariat, le service de conseil client ou encore la téléprospection. En offshore, le coût de la main d’œuvre est bien plus avantageux.

Par exemple, le salaire moyen en France est deux à trois fois celui d’un salarié dans un pays sous-traitant. Malgré la diminution des coûts, la qualité et la productivité sont aussi des atouts attrayants aux entreprises.

Flexibilité d’horaire selon le besoin

Lorsque les entreprises cherchent à externaliser leurs départements de service client, ils cherchent à les rendre disponibles en permanence ou au minimum la fléxibilité d’horaires Or, cela dépend du fuseau horaire des pays de délocalisation.

Suivi des opérations à distance grâce à Internet

Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de suivre en temps réel la progression des projets d’externalisation. Ainsi, les donneurs d’ordres pourront s’informer des moindres détails des opérations du prestataire. Par conséquent, cela élimine au sous-traitant le besoin de faire de résumé d’opérations auprès du donneur d’ordre.

L’évolution de la sous-traitance grâce au télésecrétariat

Avec les développements au niveau du secteur tertiaire, les entreprises cherchent à recourir aux solutions susceptibles de les faire évoluer. En tant que sous-traitant, nous répondons à ces attentes en proposant l’externalisation des départements tels que le secrétariat et le service client. Nous permettons ainsi aux entreprises de bénéficier des avantages mentionnés plus haut.

Pour la sous-traitance du secrétariat, nos collaborateurs opèrent sous des structures telles que les call centers aussi appelés centres de contact. D’autre part, nous proposons d’ajuster nos prestations selon vos besoins et votre domaine d’activité. Les secrétaires à distance s’occupent des tâches chronophages telles que la prise de rendez-vous et la gestion administrative. Mais encore, nos télésecrétaires peuvent se relayer pour assurer la permanence téléphonique.

Ce que vous propose télésecrétariat.fr

Télésecrétariat.fr est une agence disposant d’une équipe de lésecrétaires qualifiées et expérimentées. En ayant recours à nos télésecrétaires, nous vous garantissons la prise en charge de la gestion de votre administration ainsi que de votre standard téléphonique. Nous nous assurons que nos télésecrétaires s’adaptent à votre société, quelque soit sa taille ou de votre secteur d’activité.

Pour nous contacter

Si vous n’êtes pas à l’aise en matière de sous-traitance mais que vous souhaitez recourir à une télésecrétaire, nous pouvons vous aider. Nous collaborons avec tous types d’entreprises, y compris les TPE, PME et même les solo-entrepreneurs.

Nous nous engageons à offrir les solutions les plus adaptées en nous basant sur notre expertise. Pour cela, nous disposons des télésecrétaires dont les compétences correspondent à tous les domaines d’activité, y compris le secteur médical et judiciaire.

Pour plus de détails, faites simplement une demande de devis ou appelez-nous directement au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.

La réception d’appels demeure une tâche chronophage entre faire un suivi et donner les conseils, les docteurs n’ont pas vraiment le temps requis pour cela. C’est dans les cas comme ceux-ci qu’une télésecrétaire est utile.

Télésecrétariat Médical : Quelle Est La Fiche De Poste ?

Médecin ou autre professionnel de santé ? Vous devez gérer des dizaines de clients au quotidien ? La télésecrétaire médicale est pour vous une solution idéale. Toutefois, avant d’avoir recours à ce type de service, il serait bon de connaître les missions que vous pourrez déléguer et à qui. La fiche de poste dans le télésecrétariat médical s’apparente à celle d’une secrétaire classique. Seules quelques missions diffèrentes.

Première mission en télésecrétariat médical : la réception d’appels

La réception d’appels est le préalable à toutes consultations ou actes au sein du cabinet médical. Cette première mission en télésecrétariat médical est ainsi régiée par des consignes précises :

  • Laisser la ligne téléphonique la plus libre possible pour bien traiter chaque appel. Cette consigne indique que le télésecrétaire doit réduire la durée d’un appel téléphonique, par exemple, en appels entrants ou sortants ;
  • Respecter un script d’appel précis, notamment sur les interrogations, les motifs d’appels

Après avoir décroché, le standardiste devra identifier son appelant. Durant les premières minutes de l’appel, il doit connaitre s’il s’agit d’un patient ou d’une personne tierce. Pour cela, il doit demander ses coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone et identifiant s’il y en a).

Toutes ces informations doivent être détectées avant que l’appelant ne décrive l’objet de son appel. Ce motif doit figurer dans le dossier du patient pour un suivi, soit inséré dans un agenda en ligne ou un agenda partagé soit manuscrit dans un cahier d’appel.

La gestion des courriers

Dans un cabinet médical, votre secrétariat médical s’occupe souvent de l’envoi et de la réception des courriers et des examens des patients. Aujourd’hui en effet, les secrétaires dans ces cabinets médicaux se chargent de confier les prélèvements des patients pour une analyse. Pour une secrétaire à distance, cette tâche administrative peut s’avérer difficile. Elle aura alors pour mission d’envoyer les éléments pouvant être envoyés par mail ou dans via un logiciel de partage.

Dans le télésecrétariat médical, l’agent aura pour mission de veiller à la bonne transmission ou retransmission et à la sécurité des éléments qu’elle envoie. En cas d’excès de travail, ce qui provoque le retard des envois, votre télésecrétaire doit le notifier à son superviseur en centre d’appel, qui s’occupera d’en faire part au cabinet client. Cet échange est important afin de trouver une solution pérenne.

Le respect du secret médical en télésecrétariat médical

Le domaine médical demande une grande discrétion, notamment à l’égard du personnel. Toutes les personnes intervenant dans le secteur devront ainsi faire preuve d’une grande confidentialité et doivent respecter le secret médical. Le télésecrétariat médical n’y fait pas défaut. Par ailleurs, les consignes sont plus souples pour un secrétaire médical externalisé.

En effet, il n’y a pas de risque que les services de télésecrétariat divulguent par mégarde la pathologie d’un client à un autre. En outre, comme il n’y a aucun contact physique, il est impossible qu’elle reconnaisse le patient qui est au bout du fil.

Dans cette optique, les secrétaires à distance n’ont pas à assister certains patients dans une salle d’attente. Elles n’auront pas non plus à veiller sur les allées et venues aux toilettes, surtout pour les personnes à la mobilité limitée.

Un télésecrétaire médical à votre service

Comme vous l’avez vu, nos télésecrétaires médicales sont qualifiés pour apporter un service professionnel et constant à vos clients. Si vous souhaitez faire un essai, vous pouvez toujours nous appelez au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous faire une demande de devis directement à notre site.

Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.

Le métier de télésecrétariat n’est pas une mince affaire. Ce métier requiert beaucoup de la concentration et de la motivation. Une télésecrétaire peut s’averer être un très bon atout pour votre entreprise.

Tout Savoir Sur Le Télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Pour cause, les entreprises réalisent l’avantage de se décharger de certaines tâches chronophages telles que la gestion administrative. Soyons honnêtes, vous êtes entrepreneur, spécialiste dans votre secteur. Mais vous n’avez pas forcément les connaissances ou le temps de vous occuper des tâches de secrétariat.

En freelance ou en centre d’appels, le poste de télésecrétaire demande des connaissances spécifiques.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

L’accueil téléphonique d’un cabinet peut faire l’objet d’une externalisation. Il s’agit du télésecrétariat, également appelé secrétariat à distance. Avec la domiciliation téléphonique, les entreprises et les professions libérales peuvent confier la gestion de leurs appels téléphoniques à un prestataire de service.

En somme, le secrétaire à distance possède les mêmes attributions qu’un secrétaire en local. Il effectue les tâches administratives et la permanence téléphonique, mais à distance. Ainsi, un télésecrétaire travaille pour le compte d’un prestataire de service, ayant conclu une collaboration avec un cabinet.

Grâce aux outils informatiques et de communications à la pointe de la technologie, l’échange d’informations entre le cabinet-client et le télésecrétaire se fait en temps réel. Ainsi, le cabinet peut demander au télésecrétaire d’assurer :

  • Les comptes-rendus, la retranscription, traitement de textes et l’établissement des devis factures
  • La gestion des agendas et prise de RDV
  • La relève du standard

Le métier de télésecrétariat peut être réalisé par une personne indépendante ou travaillant pour le compte d’un prestataire. Tant que la personne est apte d’organiser son temps de manière ponctuelle et régulière, elle peut réussir à ce poste.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Les avantages découlant du télésecrétariat au cabinet-client sont nombreux. On cite notamment :

  • Un service rapide, modulable et sécurisé
  • Un tarif sur mesure
  • Une collaboration pérenne
  • Le télésecrétaire assure une bonne image du cabinet
  • La fidélisation des clients
  • Inutile d’engager une autre personne dans le cas où le premier télésecrétaire est absent. Le prestataire assure un remplaçant
  • Aucunes charges sociales à payer
  • Aucun matériel à acheter
  • Une qualité de service à bas cout
  • Possibilité de recevoir un numéro spécifique
  • Réduction des formalités administratives

La spécialisation dans le télésecrétariat

Dans le cadre de certaines professions libérales, il est nécessaire d’avoir à disposition un accueil téléphonique spécialisé plutôt que d’un secrétaire. Cela permet d’élargir les plages horaires du standard téléphonique. Ces domaines spécifiques en télésecrétariat sont le domaine de la santé et les cabinets d’avocats. On parle alors de secrétariat juridique et secrétariat médical.

Bien qu’il œuvre dans ces domaines spécifiques, un télésecrétaire juridique ou médical possède les mêmes tâches qu’un secrétaire à distance :

  • Gestion d’agenda
  • Réception des appels entrants
  • Prise de message ou transfert d’appels lorsque les professionnels sont en audience ou en rendez-vous importants
  • Saisie informatique 

Quels sont les tarifs du télésecrétariat ?

Les services en télésecrétariat sont calculés à l’abonnement. Cela variera alors selon les plages horaires désirées et les services recherchés par le client.

Ce dernier aura le choix entre plusieurs catalogues. Il peut s’agir d’un forfait :

  • À la demi-journée
  • À la semaine
  • Au mois
  • Au nombre d’appels envisagés

Débutez dans le télésecrétariat

Ceci dit, les enjeux du télésecrétariat sont désormais plus clairs. Ainsi, si vous souhaitez vous lancer, nous vous proposons notre accompagnement. Nous vous guidons vers le prestataire adapté. Appelez-nous pour plus d’information au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement.

Utiliser une permanence téléphonique permet à l'entreprise de réduire coûts liés au recrutement d'une standardiste. Voyez d'autres usages de cet outil.

Pourquoi Externaliser Sa Permanence Téléphonique ?

Une permanence téléphonique évite de rompre la relation entre une entreprise et sa clientèle. Ce service vous permet d’être constamment disponibles pour vos clients et ce même en dehors des heures ouvrables. Voici quelques raisons valables pour l’externaliser.

L’importance d’une permanence téléphonique

Que vous soyez une TPE/PME ou en profession libérale, il arrive que soyez surchargé. Or, s’il y a une chose que les clients redoutent, c’est un téléphone qui sonne dans le vide ou animé par une musique d’attente. Aussi il est important d’avoir une permanence téléphonique.

Le premier contact téléphonique avec un client commence dès la première tonalité. Pour donner une bonne image de l’entreprise au client, il est impératif que vous restiez joignable à tout moment. La réactivité à chaque appel est une qualité très appréciée.

L’externalisation, une solution efficace

Nous comprenons que parfois les entreprises n’ont pas le temps de répondre au téléphone. C’est pourquoi, nous vous proposons une prestation en permanence téléphonique et en accueil téléphonique.

Le premier avantage réside dans l’amortissement des coûts liés au recrutement d’une standardiste. En effet, nos services de secrétariat téléphonique externalisé permettent de faire des économies allant jusqu’à 70%. Cela se traduit par une absence de frais liés à la mise en place d’un service clientèle, l’absence de paiement de frais sociaux, de frais de fonctionnement. Le salaire d’une opératrice en centre d’appels est largement inférieur à celui dans une secrétaire en interne.

En outre, externaliser un service permet de faire de la place dans votre entreprise. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau bureau pour une personne supplémentaire. Cela englobe également l’équipement correspondant (logiciels de gestion d’appels, matériels de bureau).

Enfin, une telle offre peut être souscrite sans aucun engagement. Certains de nos prestataires offrent un service personnalisé, selon vos besoins.

Le fonctionnement d’une permanence téléphonique externalisée

En tant que prestataire en permanence téléphonique, nous prendrons en charge toutes les démarches nécessaires à la prise d’appels. Vous conserverez son numéro de téléphone, et recevrez une ligne téléphonique dédiée.

L’agent embauché en télésecrétariat décrochera le téléphone au nom de l’entreprise-cliente. La télésecrétaire assure par la même occasion la gestion d’agenda ou la gestion des rendez-vous, la retranscription des rendez-vous ainsi que de l’accueil téléphonique, tout en restant souriante.

Ce type de services de télésecrétariat est de plus en plus fréquent dans les cabinets médicaux et les cabinets d’avocats.

Avec une telle organisation, les clients sont accueillis en bonne et due forme. Ils profitent d’un accueil chaleureux dans la plage horaire certifiée. En outre, ces opératrices reçoivent au préalable une formation sur la gestion d’agenda ainsi que sur la manière d’accueillir une personne au téléphone avec professionnalisme.

Par ailleurs, pour assurer de la qualité de service, nous pouvons vous fournir une évaluation et un accompagnement en continu des secrétaires. Cette démarche permet de mettre à niveau toutes les opératrices et éviter les lacunes. Vous détenez le droit de véto sur l’intégration ou non d’une candidate en tant que télésecrétaire. Pour cela, un entretien peut être organisé pour que vous jugiez de la réelle compétence de l’intéressée.

N’attendez plus et confiez nous votre permanence téléphonique

Comme vous avez pu le constater, les services de permanence téléphonique fournis par nos télésecrétaires représentent un réel avantage pour votre entreprise. Nous nous engageons à vous donner un service de qualité continue. Alors appelez-nous sans plus attendre pour plus de renseignements au 09 70 71 83 00.

le métier de télésecrétaire est très prisé par de nombreuses entreprises. Découvrez en quoi consiste le métier d’une télésecrétaire.

Comment Travailler Dans Le Télésecrétariat Médical ?

Le télésecrétariat médical est un métier qui recrute actuellement. Vous êtes médecin et souhaitez vous aussi bénéficier de tels services ? Il vous faut préalablement comprendre les fonctions d’une télésecrétaire médicale, ses qualités et ses atouts. Nous vous proposons donc de plus ample renseignement sur ce métier. Ainsi, vous pourrez juger de vous si vous souhaitez aller de l’avant. Nous vous accompagnons tout au long de ce processus.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le métier de télésecrétariat médical a été créé pour le bon fonctionnement d’un service médical ou paramédical. Nos télésecrétaires affiliées prennent en charge la prise de rendez-vous, les messages importants, les urgences adressés aux cabinets médicaux.

Comme tous les métiers externalisés, le secrétariat à distance permet un gain de temps et une économie non négligeable pour un cabinet de santé. Pour ce qui est des ressources, vous n’aurez plus besoin de vous engager dans le processus chronophage du recrutement. Nous identifions pour vous les profils de qualité et adaptés à vos besoins.

Pour devenir secrétaire médical ou télésecrétaire médical, une formation dans le domaine médical est alors nécessaire. En outre, nous exigeons que les candidats aient des connaissances en secrétariat, notamment en gestion des rendez-vous, en gestion d’agenda, en retranscription audio, en outils informatiques ou encore en tâches administratives. Actuellement, ce métier est en pleine expansion et recrute beaucoup d’agents.

Quelles sont les principales fonctions ?

Les tâches à accomplir en télésecrétariat médical sont très variées et responsabilisantes. Par ailleurs, ce métier, bien qu’il soit exercé à distance, est riche en contact humains. Voici la liste des fonctions principales en télé secrétariat médical :

  • Accueil et appel téléphonique, notamment en appels entrants incluant la permanence téléphonique. Ce professionnel assure même une permanence téléphonique personnalisée.
  • Orientation et conseils des patients dans leurs démarches
  • Constitution et suivi des dossiers administratifs des patients
  • Gestion du courrier
  • Gestion du planning des médecins et leurs rendez-vous, même les rendez-vous sur internet
  • Dactylographie des publications médicales
  • Suivi, archivage des dossiers médicaux

Quelles sont les qualités recherchées ?

Pour travailler dans le domaine du télésecrétariat médical, il faut déjà aimer son univers. Il faut également aimer rendre service aux patients, et apprécier le contact humain en général. La connaissance des termes médicaux est également de rigueur.

Outre les connaissances du domaine médical, nos télésecrétaires sont organisées et discrètes. En effet, un secrétaire à distance est également tenu par le secret médical. Enfin, la maîtrise des outils bureautiques est nécessaire.

La formation de télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical œuvre dans plusieurs types d’établissements médicaux :

  • Cabinets médicaux
  • Hôpitaux
  • Laboratoires d’analyses
  • Cliniques
  • Maison de retraite
  • Crèche

Une formation préalable est nécessaire pour assurer à ce poste. L’avantage c’est que cette formation secrétaire est accessible dès l’âge de 16 ans. Elle est ouverte à tous, et offre la possibilité d’apprendre à distance, en e-learning ou sur l’application téléphonique. Par ailleurs, un test de niveau est requis afin d’évaluer l’aptitude de la personne à suivre la formation. Ce type de formation est également ouvert au grand public.

Trouvez votre télésecrétaire dès aujourd’hui

Nous sommes conscients de l’offre croissante dans le domaine. Trouver les bons prestataires devient un vrai casse-tête pour les professionnels. De ce fait, nous vous proposons de comparer et d’évaluer plusieurs profils à votre place. Nous vous redirigerons la télésecrétaire qu’il vous faut. Pour plus de renseignements, appelez-nous sans plus attendre au 09 71 70 83 00.

Le télésecrétariat est un métier exigeant qui nécessite des qualités essentielles à la bonne gestion de l’entreprise.

Les 4 Qualités De La Télésecrétaire

Le métier de secrétaire n’est pas une sinécure. La nature des informations qu’elles traitent fait qu’elles se doivent d’être intègres et dignes de confiance. Entre une secrétaire traditionnelle et une télésecrétaire, la différence réside dans le fait que la dernière travaille à distance. C’est aussi cette particularité qui fait que de nombreux professionnels rechignent à lui confier la gestion de leurs affaires, se méfiant de cette inconnue quasiment virtuelle.

La solution pour ceux qui hésitent encore ? Se tourner vers un, qui mettra à votre disposition des personnes compétentes et qualifiées pour mener à bien les tâches qui leur seront confiées.

1) Une bonne télésecrétaire est dévouée

Etant donné la variété des tâches et des horaires, la télésecrétaire doit être particulièrement dévouée. De plus, ayant accès à des informations confidentielles vous concernant ainsi que votre business, elle se doit d’être disponible à tout moment.

L’anticipation, voici donc une qualité essentielle pour une télésecrétaire, personne aux ressources et talents multiples.

2) Etre spécialement dédiée ne signifie pas ne pas avoir l’esprit d’équipe

La télésecrétaire, bien qu’éloignée physiquement, doit pourtant travailler avec les autres personnes de votre entreprise ainsi qu’être en relation avec vos clients. La gestion à distance de certaines opérations et la communication doivent pouvoir se faire de manière fluide.

C’est pourquoi la télésecrétaire devra être animée d’un esprit d’équipe, et ainsi développer un sentiment d’appartenance, essentiel dans ce type de relation. Quant à vous, vous aurez l’esprit serein, certain d’être entre de bonnes mains.

3) L’organisation, élément essentiel du télésecrétariat

L’éloignement oblige la télésecrétaire à être plus performante. Rendez-vous, appels, voyages seront traités de la même façon qu’avec une secrétaire traditionnelle, mais à distance.

Par ailleurs, la télésecrétaire devant souvent s’occuper de plusieurs clients, le prestataire doit s’assurer qu’elle puisse mener à bien ses différentes missions. D’où la nécessité d’être très bien organisée. Il existe aussi la possibilité d’employer une télésecrétaire exclusivement dédiée à votre business.

4) Le relationnel, qualité primordiale

Chaleur, écoute, compréhension font partie des qualités essentielles de la télésecrétaire. Diplomatie et professionnalisme seront également exigés, lorsqu’elle est amenée à interagir avec vos partenaires et clients. Elle est pour ainsi dire la vitrine de votre entreprise, et devra donc être impeccable en la matière.

Employer une télésecrétaire : pourquoi pas vous ?

Le télésecrétariat ne s’improvise pas. La disponibilité, l’efficacité, le relationnel et tant d’autres qualités sont indispensables pour mener à bien plusieurs missions à la fois. De ces qualités dépend non seulement l’image mais aussi la bonne marche de votre entreprise. C’est pourquoi le choix de votre télésecrétaire ne doit pas être fait à la légère.

Grâce à notre panel de collaborateurs, nous sommes en mesure de vous proposer LA télésecrétaire dont vous avez besoin. Vos besoins sont pris en compte et vous serez guidé vers le meilleur choix. En optant pour un de nos prestataires, vous bénéficierez de tarifs avantageux et d’un personnel de qualité.

Pour plus d’informations, contactez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site. A bientôt !