La facturation est une tâche qui requiert une certaine expertise. C’est pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leur facturation auprès des télésecrétaires. Découvrez les avantages d’externaliser la facturation au télésecrétariat.

Confier Sa Facturation A Une Télésecrétaire : Quels Avantages ?

Pour avoir une vue d’ensemble sur l’état de vos finances, il est impératif de bien gérer votre système de facturation. En outre, lors de transactions avec vos clients et vos fournisseurs, l’établissement des factures permet de garder une certaine traçabilité de chacune d’entre elles.

La gestion de la facturation est primordiale pour toute société souhaitant matérialiser les transactions effectuées entre elle et ses relations externes. Sans cette matérialisation des transactions, vous pourriez manquer de rappeler des factures impayées. Or, pour cela, il est impératif de disposer les compétences requises en matière de comptabilité et de fiscalité.

Télésecrétariat.fr vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise. Vous découvrirez pourquoi les entreprises ont recours aux télésecrétaires pour gérer leur facturation.

Qu’est-ce que la facturation en entreprise ?

La facturation en entreprise consiste à établir une facture entre un fournisseur ou un prestataire de service et son client. A noter que l’entreprise établissant la facture demande un paiement en échange de ses services. Par la suite, le client sera prié de régler le montant facturé. Généralement, une facture peut être émise à la suite d’un devis ou d’un bon de commande.

Pourquoi confier sa facturation à une télésecrétaire ?

Avec la mondialisation, de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leurs départements de secrétariat en externalisant certaines de ses activités. C’est d’ailleurs le cas pour l’externalisation de la facturation auprès des télésecrétaires.

La secrétaire de bureau pourra se consacrer aux autres tâches prioritaires de l’entreprise

Puisque c’est la télésecrétaire qui effectuera la gestion de la facturation, la secrétaire de bureau pourra enfin effectuer les autres tâches de son emploi du temps. Il faut reconnaître que la gestion de la facturation peut s’avérer chronophage car elle consiste de la génération des factures ainsi que du suivi et relances auprès des clients et fournisseurs. Par conséquent, cela impactera positivement les autres départements internes de l’entreprise.

Compétences requises pour un tarif rentable

La gestion de la facturation requiert une certaine expertise et malheureusement, seules les secrétaires spécialisées en comptabilité et fiscalité la possèdent. Évidemment, le tarif pour bénéficier de leurs compétences peu s’avérer onéreux. Cependant, vous pouvez opter pour les services des télésecrétaires de façon ponctuelle. De cette manière, vous diminuerez vos coûts de main d’œuvre de façon optimale. Contrairement à une secrétaire de bureau employée à plein temps demanderait un salaire régulier en plus des frais administratifs.

Formation prise en charge par les prestataires

Souvent, les télésecrétaires proposent leurs services en agence qui les mettent en relation avec des entreprises. Cela leur permet de gagner en visibilité et en expérience dans divers secteurs d’activité. Puisque la secrétaire à distance n’est pas employée par votre entreprise, vous n’aurez pas à vous soucier de la former. Pour cela, c’est le prestataire qui forme ses télésecrétaires aux évolutions dans les modalités et obligations dans l’établissement des factures.

Confidentialité des données de paiement (RGPD)

Depuis l’avènement des nouvelles technologies, les entreprises sont désormais obligées d’opérer selon les normes du RGPD. Cette certification garantit que les données personnelles échangées lors des interactions en ligne restent confidentielles. En plus de leur expertise, les télésecrétaires sont désormais conscientes de ces lois essentielles à la bonne gestion de la facturation. De plus, les données de paiement des fournisseurs et clients seront bien gérées tout en assurant leur confidentialité.

Ce que vous propose Télésecrétariat.fr

En tant que professionnel du secteur du secrétariat externalisé, nous proposons aux entreprises des prestations sur mesure, adaptées à leurs secteurs d’activité. En ayant recours à une télésecrétaire, vous aurez un emploi du temps allégé des tâches de secrétariat et de la gestion de la facturation. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur votre business core et améliorer la performance de votre activité.

Télésecrétariat.fr gère une équipe de télésecrétaires qualifiées pour mener des missions telles que la gestion de budget et de la trésorerie ainsi que le suivi des ressources humaines. Vous pouvez compter sur nous pour bénéficier d’une assistance de secrétariat externalisée.

Pour nous contacter

Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00 ou sinon écrivez-nous directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions ou encore de vous faire parvenir un devis.

Une télésecrétaire a maintes charges à faire durant une journée. Favoriser la dactylographie permet d'améliorer la productivité car elle permet aux télésecrétaires d'économiser du temps.

Télésecrétariat Et Dactylographie : L’Un Ne Va Pas Sans L’Autre

Dans le domaine du télésecrétariat, la dactylographie reste un impératif, surtout avec l’essor des outils technologiques numériques. Même si les technologies ont évolué, la télésecrétaire doit toujours typer à longueur de journée. Découvrons ensembles le rôle de la dactylographie dans le métier du télésecrétariat.

Le télésecrétariat et la dactylographie

La prise de note constitue une des missions principales d’une secrétaire : rendez-vous, messages urgents, documents administratifs. L’invention des machines à écrire a fortement influencé le domaine du secrétariat, avec un record français de 682 caractères à la minute.

C’est ainsi que la dactylographie a intégré le métier du secrétariat, et plus tard du télésecrétariat, qui désigne l’activité d’écrire un texte avec un clavier.

Taper à la machine, un indispensable dans le métier

Grâce à la standardisation des claviers, de nouvelles exigences sont apparues dans le métier du secrétariat et du télésecrétariat. On note :

  • La rapidité dans le traitement des textes
  • La lisibilité
  • L’ergonomie

Afin de se mettre au niveau, il existe de nombreux cours spécialisés dans l’apprentissage des méthodes d’écriture via un clavier.

La retranscription de texte demande en effet d’être à l’aise avec les outils bureautiques. Outre la compréhension du fichier audio, la réelle difficulté réside dans le fait de savoir taper à l’aveuglette.

De toute évidence, pour assurer cette mission, il est nécessaire de maitriser la frappe avec ses 10 doigts. L’apprentissage de la dactylographie nécessite ainsi une formation spécifique, en mettant un accent sur la pratique.

Par ailleurs, la dactylographie ne s’apprend pas dans un court laps de temps. En effet, cette branche de la formation secrétaire demande une grande patience, de la disponibilité et une grande motivation.

Aujourd’hui, taper à la machine est devenu une discipline sportive, jugée sur la vitesse. Un championnat est organisé tous les deux ans.

L’évolution de la dactylographie dans le métier du télésecrétariat

L’invention des premières machines à écrire a entrainé l’apparition du métier de dactylographe vers la fin du 19e siècle. Le métier est devenu populaire grâce à la demande croissante de productions de textes, émanant des entreprises.

Des solutions retranscription sont apparues, notamment la production de notes sténographes ou des enregistrements audio. Les fabricants de claviers sont accordés sur le standard de placement des lettres sur l’outil. Après plusieurs débats, ils se sont entendus sur le classement des lettres suivant leur fréquence d’utilisation. C’est ainsi qu’est né le « nouvel alphabet » : AZERTY.

Aujourd’hui, Word est considéré comme le descendant direct de la machine à écrire. La dactylographie a finalement évolué avec les outils technologiques, bien que la technique soit restée la même. Par exemple, si avant, une entreprise devait impérativement recruter une secrétaire en interne, aujourd’hui, le métier de télésecrétariat est à portée de leurs mains.

En plus des qualités de dactylographe, la secrétaire est une standardiste et gère les appels entrants de l’entreprise, notamment l’accueil téléphonique à distance. Elle s’occupe également des tâches administratives, de la gestion de l’agenda et prise de rendez-vous, de la gestion comptable (saisie comptable), de la gestion du personnel, du suivi des dossiers, la gestion de courrier ou encore de l’étude de marché.

Trouvez votre expert en dactylographie

Vous croulez sous la paperasse et les documents à typer à tout bout de champs ? La télésecrétaire peut vous être d’une aide inestimable. Afin de vous soulager de ces tâches chronophages et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, ayez recours à une télésecrétaire. Pour se faire, appelez-nous tout de suite au 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.