Standardistes : voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour travailler en tant que télésecrétaire, ou en embaucher une. N’hésitez pas à nous contacter !

Quand Les Standardistes Se Mêlent Aux Centres D’appels

Bien que chaque entreprise soit unique, la satisfaction client reste le facteur le plus important à considérer dans chacune d’elle. En effet, le client est toujours roi et chaque société se doit de se surpasser afin de toujours rester dans la compétition. Pour ce faire, il est indispensable de toujours mettre en place de nouvelles stratégies afin de fidéliser les clients. Ces derniers s’attendent à ce que vous les mettiez en valeur et souhaitent un accueil chaleureux et professionnel.

Cette tâche incombe souvent à nos standardistes. Celles-ci se doivent de répondre à chaque appel et de gérer les différentes requêtes du mieux possible. Ce n’est pas tout ! Ces réceptionnistes doivent être au meilleur de leurs capacités et concentrés à tout moment. C’est pourquoi, aujourd’hui, les standardistes ont pris beaucoup d’importance dans le domaine de la relation client. Voyons tout cela avec plus de détails !

Standardistes : à quoi servent-t-ils ?

Bien que le standardiste ait plusieurs tâches à accomplir, la plus importante reste bien évidemment la gestion du standard téléphonique. Ce dernier comporte plusieurs lignes téléphoniques qui, d’ailleurs, sont essentielles lorsqu’il s’agit de rediriger les appels. Aussi, le réceptionniste se doit de prendre les différents messages et les transmettre lorsque la personne demandée n’est pas en position de répondre lui-même.

Aussi, le standardiste se doit d’être à même d’aider ou renseigner les clients dans un premier temps. En effet, leur tâche consiste à canaliser les appels et accéder aux requêtes des abonnés en les redirigeant correctement. Ils donnent donc les renseignements les plus basiques à l’appelant et les dirigent vers les agents spécialisés pour les requêtes les plus complexes.

Désormais, nos centres d’appels mettent en avant leur impeccable accueil téléphonique et proposent aux entreprises d’en profiter. Tout cela est possible grâce à nos télésecrétaires qui prennent leur travail très au sérieux. Avec leur talent, ils donnent l’opportunité aux téléconseillers d’avoir plus de temps à consacrer au service client plutôt qu’à l’accueil téléphonique. Par ailleurs, nos centres d’appels ont mis en place un service de télésecrétariat en dehors des heures d’ouvertures des entreprises. Ainsi, les clients peuvent accéder aux standardistes à l’heure qui leur convient.

Le standardiste : que lui faut-il ?

Bien évidemment, en tant que représentant de l’entreprise auprès du client, le standardiste se doit d’avoir une parfaite maitrise au niveau relationnel. Il lui faut un savoir-faire inébranlable face à toutes épreuves. Il est essentielle pour lui de pouvoir s’adapter à toute situations et interlocuteurs. Ces derniers peuvent avoir des personnalités complexes ou être d’une humeur massacrante. Il faut au réceptionniste de pouvoir garder son sang-froid à tout moment.

Quant au savoir-faire technique, le télésecrétaire devra être formé et s’habituer aux différents outils téléphoniques et informatiques des différents centres d’appels. Bien sûr, nos collaborateurs ne manquent pas de dispenser ces dites formations à chacun de nos téléagent. Rajouté à cela, nos centres d’appels s’assurent que chaque réceptionniste ait une certaine maitrise des logiciels tels qu’Excel et Word.

Tout ce que vous souhaitez savoir en un clic !

D’autres qualités sont nécessaires afin de s’assurer qu’un employé est capable d’assurer le rôle de standardiste. En effet, il se doit d’être réactif, organisé, multitâches et bien d’autres choses. Afin d’en savoir plus, n’hésitez pas à vous renseigner sur le 09 70 71 83 00 ou via notre page internet de Télésecrétariat. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions mais aussi peut-être une télésecrétaire qui pourrait vous convenir. Nous formons nos agents afin qu’ils puissent travailler dans le domaine du télésecrétariat médical aussi bien que la permanence téléphonique.

Une relance traite les clients qui ont du retard dans leurs paiements. Cela s'avère être une tâche chronophage. Donc des sociétés préfèrent transférer ce travail à un expert comptable.

La Relance Clients, une étape cruciale dans le domaine du Recouvrement

La relance des clients en retard de paiement entre dans le cadre du recouvrement des créances. Cette opération peut s’avérer inintéressante en interne à cause du temps qu’elle prend. Cependant, il existe des centres d’appels et de services d’assistanat qui se spécialisent dans ce métier.

Cette activité est cruciale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous disposons d’un bon système de relance vous permettant d’atténuer vos difficultés financières, surtout dans les périodes délicates. Ainsi, vous évitez les problèmes causés par un manque de suivi des retards de paiement de vos clients.

Quels sont les objectifs de la relance des clients ?

La relance des clients a pour objectif premier d’avertir vos clients de leur situation de retard. En procédant ainsi, les paiements en souffrance sont réduits, et les délais moyens de règlement de vos clients améliorés.

L’opération vous permet également d’éviter les impayés qui peuvent survenir avec les clients à risque.

Le troisième objectif est le plus évident, étant donné que le recouvrement sert à améliorer la trésorerie de votre entreprise. En effet, un retard de paiement entraine, sans équivoque, des indemnités forfaitaires de recouvrement.

Pour l’éviter, nous vous proposons les compétences d’un expert comptable. Ce dernier vous aide à mettre en place un bon système de gestion des relances client dans les meilleurs délais.

En effet, étant une opération très délicate, la relance clients ne doit pas être prise en charge par n’importe quel agent. En confiant cette responsabilité à notre entreprise, vous évitez les préjudices que pourraient engendrer des employés inexpérimentés.

Nous disposons  d’une équipe commerciale avec de fortes expériences professionnelles, des connaissances en comptabilité et en techniques de recouvrement. Nos collaborateurs possèdent le tempérament idéal leur permettant d’assurer pleinement cette fonction.

Comment gérer une relance des clients ?

La relance des clients est une tâche qui demande beaucoup de temps  et d’attention. Nos agents spécialisés dans le domaine disposent d’une forte qualité relationnelle et d’une grande capacité d’analyse pour assurer cette mission.

Par ailleurs, la gestion des relances exige un travail en amont, même en externalisation. Ainsi, avant d’appeler vos clients, la secrétaire indépendante que nous mettons à votre disposition procède à un tri. Cela lui permet de déterminer ceux qui sont en situation de retard. Car relancer un client à jour sur son paiement risque de détériorer la relation entre vos deux entreprises.

Pour éviter toute erreur, l’idéal est de vous équiper d’un outil informatique de gestion commerciale et de comptabilité. Ce type de logiciel enregistre les mises à jour de la comptabilité par rapport aux règlements des clients.

L’idéal est de relier votre logiciel de gestion à notre base de données. De cette manière, votre secrétaire standardiste peut lire l’historique du client à relancer avant de passer son appel. Cette opération favorise un gain de temps indéniable et une grande efficacité de traitement.

Combien de relances faut-il effectuer par client ?

Dans le domaine de la gestion d’appels, il n’est pas recommandé de relancer plusieurs fois un client en retard de paiement. Cela risque de l’inciter à prendre l’habitude de faire trainer son paiement.

Ainsi, un maximum de 2 relances par client est conseillé. Passées ces deux notifications, vous pouvez directement passer à l’étape supérieure. Cela peut être la mise en demeure ou le recours à l’huissier. Dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit d’une petite somme, une seule relance suffit.  

Pour plus d’informations

Externaliser son service de relances clients équivaut à faire confiance à son prestataire de service. Au lieu de recruter en interne, il est préférable de s’adresser à un call center pour  gagner du temps. Ce genre de professionnel apporte également une valeur ajoutée à votre structure. N’hésitez plus, prenez contact avec nous sur le 09 70 71 83 00 ou sur notre site Internet. Nous vous orienterons vers un de nos collaborateurs.