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Juin, 2019
La bureautique est très utile dans le domaine du télésecrétariat. Surtout à réduire le taux de travail d’une télésecrétaire.

La Bureautique, Un Must Dans Le Domaine Du Télésecrétariat 

Nous n’y pensons pas souvent, pourtant la bureautique a encore une place considérable dans les activités journalières des entreprises. En tant que dirigeant d’entreprise ou professionnel libéral, vous avez pleine conscience du temps que prennent les tâches administratives et la comptabilité. Or, il est bien de savoir que certaines personnes ont choisi de se vouer entièrement à ses activités.

Ainsi, les télésecrétaires se positionnent comme une aide de valeur particulièrement pour les petites structures et les professionnels libéraux. Par conséquent, nous nous sommes concentrés sur ces services qui attirent de plus en plus, et ce pour nombre d’avantages. Nous vous proposons, afin d’alléger vos tâches quotidiennes, d’avoir recours à des centres spécialisés en télésecrétariat.

La bureautique, aucun secret pour nos télésecrétaires

Afin d’assurer à son poste, nos secrétaires à distance détiennent une parfaite maîtrise de la bureautique de base. Il s’agit notamment de la manipulation de l’agenda partagé, de l’outil de communication, ou encore la dactylographie.

Dans le principe du service de secrétariat à distance, votre secrétaire n’appartient pas à vos locaux. Ainsi, toutes les missions sont assurées via nos appareils connectés (ordinateur, Smartphone). La maîtrise de l’informatique de base est impérative. D’ailleurs, nos télésecrétaires possèdent les connaissances indispensables en bureautique. Ce qui leur permet de remplir les principales missions, notamment la gestion de vos courriers.

Pour exceller dans la gestion de vos courriers, notre équipe dispose d’une compétence prouvée en dactylographie sur Word et Excel. Sa vitesse de frappe lui fait gagner beaucoup de temps dans l’exécution de sa fonction.

Ainsi, notre télésecrétaire s’occupe de lire vos courriers électroniques, et d’y répondre selon vos consignes sur le mailing. En outre, il se peut qu’elle doive gérer en même temps un appel téléphonique et prendre note d’un rendez-vous. Dans ce cas, elle va insérer le message ou le courrier, en temps réel, dans l’agenda partagé.

L’utilisation de l’outil de communication à distance est indispensable en télé secrétariat. Notre agent possède déjà les connaissances nécessaires pour manipuler ce genre de logiciel. Dans nos centres d’appels, nous opérons habituellement sur VICIdial. Il permet de prendre en charge l’accueil téléphonique et l’émission d’appels. Il dispose même d’un répondeur lorsque la ligne est occupée. Tel un combiné physique, ce logiciel de CRM permet de composer les numéros. Il met également à disposition un historique d’appels que vous et le superviseur de notre centre d’appels pouvez consulter.

La bureautique, un ensemble d’organisation et de méthodes

Le travail d’une assistante en télétravail n’est pas de tout repos ! Elle prend en charge de toutes les tâches que vous jugez chronophages dans votre entreprise. Ces missions ont une importance cruciale, si l’on ne cite que la gestion de vos correspondances (factures, abonnements, bons de commandes …).

Aussi, même les débutants au poste de télésecrétaire doivent posséder certaines connaissances du métier. En ce qui concerne nos télé-agents, ils savent déjà comment gérer l’accueil au téléphone et faire face à la pression.

Concrètement, leur maitrise des outils bureautiques se reflète par leur manière de travailler. Ils gardent à porter de mains les dossiers les plus importants à traiter durant la journée. Ainsi, à défaut de notification automatique de rendez-vous, nos agents sont en mesure de vous rappeler vos rendez-vous.

Nos télésecrétaires savent faire preuve d’initiative. Elles anticipent les risques et dressent des prévisions. Pour elles, la sauvegarde des données est devient un réflexe. Cela afin de pallier la perte des éléments de valeur au cas les vôtres venaient à disparaitre.

Nous pouvons donc mettre à votre disposition une télésecrétaire indépendante, méthodique et minutieuse. Elle est en mesure d’organiser toutes ses missions dans un ordre précis et se retrouver facilement, même en pleine pression. Elle vous rendra un travail impeccable à tous les niveaux.

Pour plus d’informations

Embaucher une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, ne serait-ce que pour la gestion des appels, la permanence téléphonique ou la gestion de vos tâches administratives. Toutes les tâches que vous estimez chronophages peuvent être externalisées. Si vous recherchez ce type de prestation, contactez-nous et nous vous mettrons en relation avec un de nos collaborateurs. Vous pouvez nous écrire directement sur notre site Internet ou nous appeler au 09 70 71 83 00.

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Mai, 2019
La réception d’appels demeure une tâche chronophage entre faire un suivi et donner les conseils, les docteurs n’ont pas vraiment le temps requis pour cela. C’est dans les cas comme ceux-ci qu’une télésecrétaire est utile.

Télésecrétariat Médical : Quelle Est La Fiche De Poste ?

Médecin ou autre professionnel de santé ? Vous devez gérer des dizaines de clients au quotidien ? La télésecrétaire médicale est pour vous une solution idéale. Toutefois, avant d’avoir recours à ce type de service, il serait bon de connaître les missions que vous pourrez déléguer et à qui. La fiche de poste dans le télésecrétariat médical s’apparente à celle d’une secrétaire classique. Seules quelques missions diffèrentes.

Première mission en télésecrétariat médical : la réception d’appels

La réception d’appels est le préalable à toutes consultations ou actes au sein du cabinet médical. Cette première mission en télésecrétariat médical est ainsi régiée par des consignes précises :

  • Laisser la ligne téléphonique la plus libre possible pour bien traiter chaque appel. Cette consigne indique que le télésecrétaire doit réduire la durée d’un appel téléphonique, par exemple, en appels entrants ou sortants ;
  • Respecter un script d’appel précis, notamment sur les interrogations, les motifs d’appels

Après avoir décroché, le standardiste devra identifier son appelant. Durant les premières minutes de l’appel, il doit connaitre s’il s’agit d’un patient ou d’une personne tierce. Pour cela, il doit demander ses coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone et identifiant s’il y en a).

Toutes ces informations doivent être détectées avant que l’appelant ne décrive l’objet de son appel. Ce motif doit figurer dans le dossier du patient pour un suivi, soit inséré dans un agenda en ligne ou un agenda partagé soit manuscrit dans un cahier d’appel.

La gestion des courriers

Dans un cabinet médical, votre secrétariat médical s’occupe souvent de l’envoi et de la réception des courriers et des examens des patients. Aujourd’hui en effet, les secrétaires dans ces cabinets médicaux se chargent de confier les prélèvements des patients pour une analyse. Pour une secrétaire à distance, cette tâche administrative peut s’avérer difficile. Elle aura alors pour mission d’envoyer les éléments pouvant être envoyés par mail ou dans via un logiciel de partage.

Dans le télésecrétariat médical, l’agent aura pour mission de veiller à la bonne transmission ou retransmission et à la sécurité des éléments qu’elle envoie. En cas d’excès de travail, ce qui provoque le retard des envois, votre télésecrétaire doit le notifier à son superviseur en centre d’appel, qui s’occupera d’en faire part au cabinet client. Cet échange est important afin de trouver une solution pérenne.

Le respect du secret médical en télésecrétariat médical

Le domaine médical demande une grande discrétion, notamment à l’égard du personnel. Toutes les personnes intervenant dans le secteur devront ainsi faire preuve d’une grande confidentialité et doivent respecter le secret médical. Le télésecrétariat médical n’y fait pas défaut. Par ailleurs, les consignes sont plus souples pour un secrétaire médical externalisé.

En effet, il n’y a pas de risque que les services de télésecrétariat divulguent par mégarde la pathologie d’un client à un autre. En outre, comme il n’y a aucun contact physique, il est impossible qu’elle reconnaisse le patient qui est au bout du fil.

Dans cette optique, les secrétaires à distance n’ont pas à assister certains patients dans une salle d’attente. Elles n’auront pas non plus à veiller sur les allées et venues aux toilettes, surtout pour les personnes à la mobilité limitée.

Un télésecrétaire médical à votre service

Comme vous l’avez vu, nos télésecrétaires médicales sont qualifiés pour apporter un service professionnel et constant à vos clients. Si vous souhaitez faire un essai, vous pouvez toujours nous appelez au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous faire une demande de devis directement à notre site.