entretien d'embauche secrétaire

Comment recruter une secrétaire ?

Le secrétariat de nos jours représente la vitrine de l’entreprise. Il doit être tenu par une personne capable de véhiculer le dynamisme et le professionnalisme de l’organisation. Trouver « la » secrétaire devient alors un enjeu stratégique pour les entreprises qui savent que « sa principale force est son équipe » : tout se joue dans l’entretien d’embauche secrétaire. Il est plus qu’essentiel de ne pas se tromper dans le choix de cette nouvelle collaboratrice. Voici les différents outils de recrutement pour vous permettre de dénicher la perle rare.

    1. Création d’une annonce
    1. L’entretien d’embauche
  1. Les atouts d’une future secrétaire

Tout commence par l’annonce

Ne vous y méprenez pas ! L’annonce est un critère important pour recruter une secrétaire. En effet, cette annonce doit décrire avec précision le poste à pourvoir et cibler les réelles attentes du recruteur. Cette démarche vous permettra d’éviter certaines candidatures décalées par rapport à vos besoins et des assistants administratifs perd-temps.

L’annonce doit renseigner sur la catégorie dans laquelle l’entreprise appartient : grande structure, PME/TPE ? Le professionnalisme dans la rédaction de l’annonce doit être de rigueur. Le postulant doit avoir envie de travailler dans votre entreprise, il prendra ainsi plus de temps dans la rédaction de sa candidature.

Il est indispensable de mentionner certaines indications dont vous avez besoin telles que le nombre d’années d’expériences requises, l’âge, les compétences recherchées. Le candidat doit être multilingue ou pas ? Le poste exige-t-il de fréquents déplacements ? Exigez aussi souvent les références qui pourront décourager certains candidats de frauder

L’entretien d’embauche secrétaire de direction, l’étape décisive

Soyez attentif aux détails qui comptent : la ponctualité, la tenue, l’aisance en présence des recruteurs, facilité à communiquer et à échanger avec les gens pendant l’entretien d’embauche pour un poste de secrétaire. La personne idéale en qualité de secrétaire de direction ou d’assistante est celle qui ne se contente pas de suivre les indications de son supérieur. Elle doit être organisée, rigoureuse, une vraie force de proposition afin d’anticiper toutes les situations.

Les qualités d’ordre personnel directement liées au tempérament du candidat sont plus difficiles à discerner. Ayez donc toujours recours aux questions ouvertes pour pousser le candidat à se livrer et vous dévoiler son potentiel. Les assistants sont très souvent qualifiés de bras droits de leurs supérieurs et ce n’est pas du tout anodin. Ils doivent avoir des aptitudes à seconder et doivent disposer des facultés d’adaptations dans plusieurs domaines.

Si vous hésitez entre deux ou trois candidats, soumettez-les à un test de recrutement assistant administratif pour vérifier leurs compétences techniques, telles que la maîtrise d’une langue ou d’un logiciel. Et pourquoi pas essayer des tests formels, à vous d’en juger la nécessité

Le savoir-faire et savoir-être, deux atouts cruciaux

Voici quelques atouts que doit avoir votre future secrétaire :

  • Elle doit justifier de quelques années d’expérience à un poste similaire. Cela vous évitera d’avoir à former une personne, ce qui représente du temps et de l’argent.
  • Elle doit disposer de compétences organisationnelles nécessaires pour gérer le temps et le travail ainsi que des compétences relationnelles
  • La maîtrise des outils et techniques de communication tels que les tableurs, logiciel de présentation. Savoir mettre en place une conférence téléphonique ou un web-conférence.

L’époque où la secrétaire était considérée comme un pot de fleurs qui n’attendait que les instructions pour exécuter des tâches est dépassée. Place aux assistantes autonomes, réactives, efficaces et polyvalentes.

permanence téléphonique

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ? Définition et typologie : Médicale ?

Les entreprises ont recours à une permanence téléphonique, car aujourd’hui on ne peut plus se permettre le luxe de perdre un appel. Le marché étant fortement concurrentiel, il faut exploiter toutes les opportunités qui se présentent pour satisfaire un client. L’entreprise se doit donc de recevoir et de traiter tous les appels téléphoniques en cas d’absence d’un employé ou lorsqu’il est occupé.  La permanence téléphonique à la particularité de gérer le standard au-delà des heures ouvrables et même le weekend.

  1. Définition d’une permanence téléphonique
  2. Les permanences pour qui ?
  3. Les avantages d’une permanence
  4. Une permanence téléphonique médicale ?

Définition : Comprendre la permanence téléphonique

La permanence téléphonique est un service qui consiste à confier la gestion de son secrétariat à un prestataire professionnel spécialisé dans ce domaine. Ce service a pour objectif d’optimiser la réception des appels entrants et de renseigner au mieux le correspondant. Les entreprises sont ainsi joignables tout au long de la journée, les appels étant traités en fonction des consignes spécifiques fournies. La permanence téléphonique permet aux entreprises d’être facilement joignables au téléphone tout en conservant leur rythme de travail. La gestion des appels téléphoniques permet de :

  • Accueil téléphonique professionnel et personnalisé ;
  • Renseigner l’appelant sur l’entreprise ou l’état de leurs opérations en cours ;
  • Identifier les raisons de l’appel, prendre des messages ou transférer en cas d’extrême importance ;
  • Gérer les agendas au quotidien, rappel des rendez-vous, réunion, séminaire.

Permanence téléphonique est faite pour qui ?

Toutes les entreprises sont concernées par la permanence téléphonique. Tous les secteurs et domaines d’activités sont visés, PME, grande entreprise, artisans, profession libérale… Chaque professionnel du travail a besoin d’un service d’accueil téléphonique du point de vue de la qualité de service qu’il offre.

  • Les grandes entreprises bien que pas souvent très intéresser par cette pratique pourraient avoir une permanence téléphonique pour les weekends ou jours fériés ;
  • Les PME/TPE doivent fournir plus dans la relation client impeccable pour fidéliser la cliente. Cette relation client passe par les services après-vente, les VPC…
  • Idéal pour les artisans qui n’ont nécessairement pas besoin de locaux. Ils pourront ainsi assurer la gestion de ce service en toute sérénité ;
  • Les professions libérales iront naturellement vers le télé-secrétariat pour des prestations ponctuelles réalisées à distance. Le professionnel est payé en fonction du travail réalisé.

Qui travaille dans un permanence téléphonique ?

Parfois par plusieurs dizaines, des télé secrétaires répondent au téléphone pour les clients des métiers du médical (télésecrétaire médicale), pour les groupes ou PME, pour les très petites entreprises comme les artisans et les commerçants. C’est un métier qui demande de nombreuses compétences et de la réactivité. Mais l’une des qualités principales en permanence est la patience. En effet, il peut arriver que l’interlocuteur soit plus long a traiter, augmentant le temps d’attente après pré-décrochage.

Avantage de la permanence téléphonique

Les avantages de la permanence téléphonique sont nombreux, on peut citer :

  • En absence d’un collaborateur, les appels téléphoniques seront traités et personnalises au lieu d’être basculé vers un simple répondeur ;
  • Les employés de l’entreprise ne seront plus dérangés dans leur travail. Si l’appel est jugé important ou urgent par le téléopérateur, l’appel peut à tout moment être transmis à l’employé ;
  • Accueil téléphonique maitrisé, une bonne humeur perpétuelle, capacité d’anticipation et de professionnalisme envers les appelants ;
  • Entièrement, avec un service dédié aux traitements des appels, les clients se sentiront à l’écoute et bénéficieront une assistance privilégiée ;
  • Les tarifs d’une permanence téléphonique varient d’une société de télé-secrétariat à une autre, mais aussi du fait qu’il s’agisse d’un particulier ou non. Demandez des devis afin de comparer les forfaits et choisir le plus intéressant adapté à votre activité.

Une permanence téléphonique médicale pour les médecins ?

Parmi l’ensemble des professionnels exerçant la qualité d’écoute, l’accueil téléphonique et le traitement des appels, il existe certaines structures plus spécialisées, donc, dans le domaine médical : Ce sont les permanences téléphoniques médicales. Celles-ci ouvrent généralement plus tôt pour l’ensemble des médecins œuvrant dès l’aurore et pour répondre aux appels du petit matin correspondant à des besoins ponctuels voire urgents de personnes ayant été malades toute la nuit. Ces personnes, si elles ne sont pas allées aux urgences ou si rentrées chez elles ont besoin de contacter le médecin de famille sur injonction ou non des professionnels de santé, pourront et auront rapidement besoin de contacter la secrétaire médicale du cabinet.

C’est également assez courant de trouver des permanences téléphoniques médicales exerçant 24 heures sur 24, sinon en centre hospitalier, au moins dans le privé et certaines entreprises trouvent les ressources humaines pour décrocher le téléphone jour et nuit. Un gros flux d’appel est reconnu dans la profession les matins de début de semaine, près le week-end. C’est la raison pour laquelle, si vous faites appel à ce types de service et que vous êtes professionnel de santé (médecin, infirmière voir profession libérale dans le secteur de la santé), demandez bien aux dirigeants de la permanence téléphonique si la plateforme est bien ouverte en début de journée, à partir de quelle heure et si plusieurs standardistes sont susceptibles d’accueillir au téléphone vos patients.

les avantages du télétravail

Quels sont les avantages du télétravail ?

Le télétravail correspond à un mode de travail qui permet d’exercer une activité professionnelle partiellement ou entièrement à distance des locaux de l’entreprise qui l’emploie. Ce système de travail est possible grâce aux technologies de communication. Gagner de l’argent en étant chez soi est possible. De plus en plus de Français travaillent à domicile. Selon certaines études menées par le cabinet LBMG Worklabs, les résultats sont concluants. Prés de 17 % des Français actifs télé travaillent. Le télétravail peut s’effectuer depuis son domicile, mais aussi dans un lieu tiers professionnel ou pas, dans le train, les avions… Faisons le point sur les avantages du télétravail en entreprise.

  1. Les avantages pour le salarié
  2. Les avantages pour l’employeur
  3. Contraintes pour l’employeur

Les avantages pour le salarié

Finalement les avantages pour le salarié sont assez nombreux : En matière de transports et de déplacement, pour le sentiment de liberté (le principe de l’entreprise libre), pur les pauses en toute discrétion comme on le voit plus loin.

Fini le temps des transports

Il est sans doute l’un des points forts du télétravail. Le temps passé dans les longs trajets quotidien vers le bureau,  bloqué matin et soir dans les embouteillages. Pour ceux qui empruntent les transports en commun, c’est d’autant plus pénible avec l’affluence du métro à ses heures de pointe. N’oublions pas les intempéries des saisons. En plus du gain de temps, vous allez faire des économies considérables en transport. Voilà pourquoi ce mode de gestion est apprécié à travers le monde.

Comme un sentiment de liberté

L’employé est autonome dans l’organisation de son travail. Dormir un peu plus le matin ou prendre de longue pause à midi, tel est le réel sentiment de liberté de l’employé. Tant que le travail est bien fait et rendu dans les temps, la gestion de son travail importe peu à l’entreprise. Pas de pression, d’un chef aux aguets, pas de distraction des collègues de bureau, pas de pressentiments que ses moindres mouvements sont observés. Chez vous, vous allez créer votre propre espace de travail agréable et moins stressant, facteur essentiel pour un bon rendement.

Petite pause en toute discrétion

Qui n’a pas connu de coup de fatigue juste après le déjeuner ? Les bureaux ne sont pas adaptés pour se relaxer et quand bien même ils le seraient, la pause prend en moyenne moins de 30 minutes. Avec le télétravail, un coup de fatigue égale à petite pause. Cigarette, casse-croûte, sieste, le plus important c’est l’efficacité dans son travail. Si les activités sont bien menées et que le travail est bien réalisé, pourquoi devrait-on s’en priver ? Libre à l’employé de fixer ses horaires de boulot et d’instaurer son propre rythme de travail. Bien entendu, celui-ci est toujours lié à certaines contraintes comme dans le cas de la secrétaire indépendante où la flexibilité horaire est liée aux besoins des clients.

Avantages pour l’employeur et l’entreprise

  • Une réduction de l’absentéisme et des retards pour un gain en productivité. Le fonctionnement télétravail est plus libre et autonome, le travailleur est plus motivé à fournir un bon résultat ;
  • Augmentation de la compétitivité, les horaires de travail plus souples et le gain de responsabilité poussent les travailleurs à donner le meilleur d’eux-mêmes.
  • L’avantage du télétravail est la réduction des frais de structure de l’entreprise. Les charges de l’entreprise seront peu ou pas existantes (factures électricité, loyer…).

Le travail à domicile ou le télétravail pour une entreprise est en plein essor en France. Les pouvoirs publics l’ont compris et multiplient les réformes pour les autoentrepreneurs. Cette conception de renouvellement de l’organisation du travail est nouvelle au point de marquer une étape décisive à l’instar du fordisme au vingtième siècle.

Les contraintes liées au télétravail pour l’employeur

Éloigné un peu de la communication inter-entreprise directe, le télétravailleur doit avoir des objectifs précis au risque de perdre en efficacité. C’est pourquoi, en recrutant une secrétaire par exemple, pour un travail à distance, il convient de mettre en place des système de communication modernes comme Skype, Hangout ou encore des RSE (Réseau social d’entreprise). A cela s’ajoute quelques frais de mises à disposition pour le poste de travail par l’employeur (connexion internet, ordinateur,etc.)

comment devenir telesecretaire medicale

Comment devenir télé secrétaire médicale ?

Le télétravail, vous connaissez ? De nos jours, travailler de chez soi permet généralement d’avoir un cadre de vie différent. Une proximité entre le professionnel et le privé qui peut parfois présenter des difficultés d’adaptation mais qui a le mérite de réduire certains coûts inhérents aux déplacements, qui permet également d’avoir plus de souplesse quant à sa vie familiale. Si vous aimez les métiers administratifs et particulièrement gérer le temps des autres, le télésecrétariat est fait pour vous. Ce qui caractérise le métier des télésecrétaire médicale en revanche, c’est une spécialisation qui peut entrer au-delà des études et formations habituelles lorsque l’on devient secrétaire.

  1. Polyvalence du métier de télésecrétaire
  2. Étapes de la gestion des appels
  3. Outils nécessaires
  4. Lancer son entreprise de télésecrétariat médical
  5. Se former au télésecrétariat médical

La polyvalence du métier de télésecrétaire médicale

Par polyvalence, on entend avant tout une capacité à être garant(e) du bon fonctionnement des cabinets médicaux pour lesquels vous travaillez. Cela peut se faire en sous-traitance pour un médecin ou des médecins généralistes, des docteurs spécialisés, des professions libérales diverses. Dans tous les cas, le rôle de la secrétaire est essentiellement d’assurer la permanence téléphonique : ce point est crucial dans la profession et nous amène à la gestion des agendas des professionnels de la santé.

En quoi consiste les étapes de la gestion d’appels ?

Pour assurer un service efficient, le télésecrétariat médical doit :

Ce qui est nécessaire Les bénéfices du télésecrétariat
Un temps d’attente décomposé entre le pré-décrochage et le traitement d’appel court
Les durées d’attentes avant le décrochage et la gestion de l’appel sont parfois très longs dans les cabinets médicaux. C’est un problème que les télésecrétariats doivent gérer avec des solutions de téléphonie adaptées mais aussi un service efficient lors des « coups de feu » du ou des cabinets médicaux (le plus généralement en matinée).
Avoir le sourire au téléphone
Politesse et sourire s’entendent à l’autre bout du fil. Les patients sont parfois en situation de stress ou d’urgence. Traiter les appels en rassurant l’interlocuteur par le ton (pas par le conseil !) permet de gagner non seulement confiance mais aussi efficacité dans le traitement de l’appel.
Présenter le cabinet médical
Une présentation simple et courtoise du cabinet au décrochage (relayé par une musique d’attente rappelant le cabinet lors du pré-décrocahge) permet de rassurer et de faire patienter un tantinet l’usager.
Être bref(ve) dans les formulations de questions
« que puis-je faire pour vous ? » « Nous avons une plage de disponible tel jour à telle heure… » voire en situation de crise (surcharge d’appels) : « Je souhaite un rendez-vous… » « Nous avons un créneau de disponible le… à … ».
Remercier d’avoir appeler et dire au revoir
Le remerciement est une forme d’expression double : Une confirmation que le message est reçu et une politesse rassurante. Il convient bien sûr de dire au revoir, avec le sourire mais aussi en invitant à rappeler l’heure et et le jour du rendez-vous.
Le barrage secrétaire
Dans de très nombreux cas, il vous sera demandé de faire barrage à des commerciaux. L’expérience seule permet de comprendre la manière dont sont traités ces appels. Il dépendent également de la volonté des équipes médicales de définir des plages horaires si elles le souhaitent pour les visiteurs médicaux.

Les outils recherchés pour le traitement de l’agenda

Le ou la télé secrétaire a besoin d’un accès direct aux agendas des collaborateurs d’un cabinet médical. D’abord parce que son métier consiste à remplir ce dernier, ensuite parce qu’il est impossible ou presque impossible aujourd’hui de traiter des rendez-vous téléphoniques en écrivant sur des feuilles de papier. Force de proposition, un télésecrétariat peut vous proposer des outils adaptés de gestion en ligne via Internet ou utiliser a minima la suite Microsoft Outlook. L’idéal étant les outils permettant l’affichage à l’écran de la fiche d’agenda médical au pré-décrochage.

Pensez également qu’il vous faudra un compteur d’appels pour la facturation !

Lancer une entreprise de télésecrétariat médical seul(e)

Pour démarrer, les investissements en logiciels sont nécessaires. Évidemment, vous avez l’avantage de travailler en sous-traitance, évitant ainsi charges, frais de formations, fiches de paies et vous garantissez une flexibilité qui pourra séduire des dirigeants plutôt que des employeurs. Les professions médicales ne sont pas assujetties à la TVA, le statut de micro-entreprise ou auto-entrepreneur peut donc dans un premier temps tout à fait convenir ; le seul hic relevant des frais fixes et charges que vous ne pourrez défalquer dans un compte de résultat.

Autre difficulté : La définition des tarifs qui va généralement être en relation avec le volume d’appels à traiter pour un cabinet. Des forfaits sont possibles avec une dégressivité mais c’est bien plutôt le traitement à l’appel pour quelques centimes à 1 euro qui doit être votre cible. N’oubliez pas que vous allez traiter des appels d’une minute environ : 1 euro*60 = 60 € de l’heure (un peu moins dans la pratique).  De même, pensez à la location de logiciels pour les agendas et réfléchissez à des compléments d’activité comme le traitement de dossiers, la prise de note et la reformulation de lettres. Soyez réactif(ve), c’est ce qui fait la vraie différence entre les télésecrétariats médicaux.

L’embauche apparaît aussi nécessaire pour assurer une qualité de service continu. Certains télésecrétariats et permanences téléphoniques orientées médical proposent parfois même des prestations de nuit.

Se former au télésecrétariat médical

Avoir une formation de secrétaire ou de secrétaire de direction, un BTS ou un DUT par exemple est nécessaire pour mieux appréhender le métier. Vous pouvez compléter celle-ci par des formations dans le médico-social afin de mieux connaître les expressions clefs relevant du domaine médical ou para-médical. La sémantique est en effet plus particulière que dans les autres métiers et il convient de comprendre également ce qui peut relever des urgences médicales. Idéalement, postuler dans un centre d’appels pour faire ses armes permet d’avoir une idée de la manière dont se traitent au quotidien les tâches et leur déroulé chronologique.

 

comment devenir secretaire

Comment devenir secrétaire ? Définition du métier, formation et salaire

Un ou une secrétaire est une personne qui travaille pour le compte de un voire plusieurs chefs de services dans une entreprise. Sa polyvalence en font une individualité capable de traiter la réception d’appels téléphoniques, du courrier de la société, mais aussi en mesure de gérer les agendas et la mise en forme de documents. Dans certains cas, le ou la secrétaire devient indépendant(e),  généralement après avoir été secrétaire de direction.

  1. Définition du métier
  2. Compétences et savoir-être
  3. Qualités recherchées
  4. Outils du métier
  5. Les formations
  6. Liste de formations diplômantes
  7. Salaire

Définition et explication du métier de secrétaire

Le ou la secrétaire évolue dans un milieu de travail qui lui permet d’être en contact permanent avec les collaborateurs d’une entreprise ou d’une entité quelconque. C’est avant tout un métier de service dont la fonction principale nécessite une communication très régulière avec les autres salariés. Le ou la secrétaire met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques en présence et durant l’absence des autres collaborateurs, prend des rendez-vous à l’aide d’un agenda le plus généralement collaboratif.

Le compétences et savoir-être d’un(e) secrétaire

Comme c’est un métier assistant les équipes ou la direction, des qualités sont particulièrement recherchées :

Qualités Dans quel cadre
L’organisation
Être organisé(e), savoir gérer son temps également est crucial. Il convient ainsi de hiérarchiser la priorité des tâches qui affluent.
La méthode
Que ce soit dans le classement ou la communication avec les collaborateurs. Pendant de l’organisation, être factuel permet d’être plus efficace.
La discrétion Des dossiers sensibles aux fonctionnements de la communication interne, le ou la secrétaire ne perturbe pas le déroulement des réunions et reste le garant de la bonne coordination.
La présentation Une bonne présentation est essentielle car le ou la secrétaire est amené(e) non seulement à travailler avec les collaborateurs, mais aussi être en présence de clients ou fournisseurs. La présentation est également un facteur clé entendu dans une conversation téléphonique.
L’esprit d’initiative
Fort(e) d’organisation et de méthode, le ou la secrétaire est en mesure de proposer des solutions liées à ses fonctions (organisation, classement, mais aussi process dans une communication interne ou externe).
L’autonomie
En tant qu’assistant(e), il convient d’être autonome pour pouvoir donner du temps aux autres.

Les qualités les plus recherchées en recrutement

Avec les moyens de communication modernes, la diversité des tâches traitées mais aussi la nécessité de devoir s’adapter à différents interlocuteurs (dirigeants, collaborateurs, personnel de service, fournisseurs, clients administrations), impliquent une capacité d’observation et d’adaptation apparaissent de plus en plus comme un critère de sélection dans un recrutement. De même, la curiosité et la capacité à rechercher l’information là où elle se trouve, de la diffuser dans les meilleures conditions, de prendre des notes exploitables dans un esprit de synthèse permettent de rendre indispensable et pivot le poste de secrétaire. Ce sont de plus en plus les éléments retrouvés dans les offres d’emploi. La connaissance ou la maîtrise de langues étrangères se révèlent un plus certain.

Des souhaits d’employeurs qui influent ensuite sur la rémunération.

Les outils du métier

Maîtriser l’usage d’un ordinateur apparaît comme évident. A quoi cela correspond-t-il ? Voici une liste d’outils que le ou la secrétaire peut connaître :

  • Maîtriser l’usage d’un navigateur Web et de la recherche sur Internet liée,
  • Maîtriser les outils de bureautique comme Excel, Word, Powerpoint,Outlook,
  • les solutions open source de bureautique,
  • Les Google Aps

Quelles études et formations pour une secrétaire ?

Dans la grande majorité des cas, les offres d’emplois stipulent qu’il faut être titulaire d’un BTS (secrétariat, assistant(e) de direction). Parfois, il est demandé d’avoir une licence professionnelle. Dans certains cas même, les masters Administration Économique et Sociale (AES) viennent compléter un BTS ou un DUT, les masters langues également.

Une liste des formations indiquées :

  • Le bac pro gestion-administration (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises),
  • Le bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)  qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,
  • Le BTS assistant de gestion PME/PMI,
  • Le BTS assistant de manager,
  • Le BTS assistance technique d’ingénieur,
  • Le DUT GEA, notamment pour les cabinets d’expertise comptable.,
  • Le GACO (Gestion Administrative et commerciale).

Des formations de deux ans donc principalement qui peuvent être complétées d’études supplémentaires comme vu plus haut.

Quelles évolutions pour le métier ?

Il est souvent décrié comme le métier n’amenant pas de débouchés. Il est toutefois possible d’évoluer dans une entreprise en passant les échelons. Les formations complémentaires, que ce soit en commercial, juridique, langues et techniques permettent d’espérer via des licences professionnelles et un certain bagout de trouver un métier plus polyvalent au sein d’une entreprise en expansion (start-up, SS2I, métiers du numérique, grands groupes parfois).

Pour quel salaire ?

Dans la pratique, le premier salaire mensuel à temps plein est aux environ de 1600 euros bruts par mois soit 19200 € annuel hors participations supplémentaires de l’employeur. Il existe également des conventions collectives plus indiquées pour l’évolution. Le SIST par exemple est applicable dans les métiers du télésecrétariat et de la permanence téléphonique. En voici la grille de classification. L’expérience joue un rôle également prépondérant jusqu’au débauchage parfois, ce qui implique donc d’être dynamique et prêt(e) aux changements.

qu'est ce qu'une secretaire independante

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? Définition de la profession

Une secrétaire indépendante est une personne professionnelle diplômée en secrétariat/assistance administrative, le plus généralement avec de nombreuses années d’expérience dans divers secteurs d’activités comme salariée. Sa position stratégique en fait un véritable bras droit pour le chef d’entreprise qui se repose sur ses compétences pour gérer de nombreuses situations quotidiennes. Le plus souvent, un entrepreneur, artisan, chef d’entreprise de petite entreprise ou médecin généraliste aura besoin de cet appui pour quelques missions journalières et au final quelques heures par semaine ou mois. Ce besoin varie fortement en fonction de l’activité du dirigeant, il se transforme parfois en spécialité comme pour le télésecrétariat médical.

    1.  Une personne qualifiée
    1. Secrétaires spécialisées
    1. Types d’entreprises clientes
    1. Limites du métier
    1. Exercice illégal de la comptabilité
    1. Exercice illégal de la médecine
  1. Les qualités recherchées

Une personne qualifiée dotée de solides bases en rédactionnel

La secrétaire indépendante est garante  le plus souvent à distance de la transmission de pièces administratives, de rédaction et/ou de correction de courriers et mails. C’est dans le meilleur des cas quelqu’un maîtrisant parfaitement la langue française et au fait de la sémantique propre aux activités dont elle a la charge. Les technologies actuelles d’information comme les clouds, les partages de documents, les réseaux sociaux d’entreprise lui permettent d’être disponible à out moment de son service sans pour autant la distraire.

Les spécialisations de la secrétaire indépendante

Comme le métier est riche de domaines d’intervention, une secrétaire peut :

  • Gérer l’administratif :  par la saisie de documents, tableaux, diaporamas sur PowerPoint ou Prezi, rapports, notes de service,
  • Traiter la gestion commerciale :  par la saisie de devis ou la reformulation de ceux-ci, la création de factures à l’aide de logiciels CRM appropriés, rechercher des éléments sur une clientèle, aider à la prospection par la relance téléphonique par exemple.
  • Faire de la téléprospection : à partir d’un fichier, le qualifier et l’affiner pour contacter les prospects selon un script préparé par ses soins ou en équipe.
  • Faire de la transcription : prendre des notes en présence ou à distance lors de visioconférences, interviewer un partenaire, traiter le courrier, classer l’ordre des priorité pour le dirigeant,
  • Être une permanence téléphonique : Parfois, ses missions se limitent à la gestion d’appels pour les entreprises et services médicaux. La prise de rendez-vous, de messages et la gestion d’agendas partagés se fait alors entièrement à distance.
  • La forme de secrétariat médical : Plus spécialisée, la secrétaire indépendante gère les rendez-vous et agendas de professions médicales comme les médecins généralistes, les médecins spécialistes, ou les professions paramédicales (podologies, diététiciennes, nutritionnistes du sport).

Dans tous les cas, cette spécialisation est un critère de choix pour déterminer avec quel professionnel vous souhaitez travailler.

Quels types d’entreprises font appel à une secrétaire indépendante ?

Dans le tableau qui suit, on distingue de nombreux cas où son champ d’intervention est légitime :

Type d’entreprises Ce qu’elle peut réaliser
Les TPE
C’est un champ très large dans ce cas : La gestion commerciale, la gestion administrative, des travaux de classement, du phoning et de la réception d’appels. Les dirigeants de TPE ont en effet le plus besoin d’externaliser certaines tâches.
 Les artisans
 Très souvent sollicitée pour la gestion administrative, parfois le traitement des appels entrants et la rédaction de devis.
Les PME/PMI En complément des activités de secrétaires intégrées dans l’entreprise, en période de congés (maladie, maternité, vacances), elle peut être un soutien de quelques heures supplémentaires pour l’entreprise, en sous-traitance.
 Les professions médicales  Spécialisée cette fois dans le champ médical, il s’agit souvent de la gestion des appels entrants et de la prise de rendez-vous ; Souvent accompagnée d’un outil de collaboratif de partage d’agenda en ligne, elle doit être en mesure de gérer les urgences et les spécificités de durée des créneaux en fonction de pathologies également.
Les associations
Les bénévoles d’une association ne sont pas toujours disponibles en raison de leurs activités professionnelles. Déléguer la partie gestion d’appel par un standard détaché a donc du sens, de même que l’aide à la réalisation de classements administratifs pour le trésorier.
Les personnalités, sportifs, artistes
Avoir un appui détaché pour la gestion des agendas de personnalités, de sportifs, d’artistes les aide à se concentrer sur leur domaine d’activité créatrice et sportive.
Les institutions
Bien que les mairies aient généralement un ou une secrétaire dédié(e), cela représente un coût qui peut être externalisé. De même, en période de vacances et congés, la gestion de l’agenda des personnalités locales et la prise de rendez-vous peut-être une solution de désengorgement téléphonique.

Les limites du métier de secrétaire indépendante

Il existe plusieurs limites à la profession.

L’exercice illégal de la comptabilité

En aucun cas le ou la professionnel(le) ne doit dépasser le cadre de ses fonctions. Ainsi, il est tout à fait interdit d’effectuer des travaux de comptabilité, tout juste peut-elle participer de manière tolérée aux travaux préparatoires comme l’archivage. L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable est en effet puni par la loi, il consiste à se substituer au client dans cette gestion comptable ou à son expert-comptable. Dans le cadre légal, seul le client est en mesure de tenir sa propre comptabilité de même que son expert-comptable. Les risques encourus sont importants : un an d’emprisonnement et 15000 € d’amende selon les articles 433-17 et 4433-25 du code pénal (source : Légifrance).

De même, elle n’est pas en mesure de réaliser des contrats de travail (droit social) ou le juridique de l’entreprise.

Le conseil médical, l’exercice illégal de la médecine

Dans le cadre de la gestion d’appels et de prises de rendez-vous médicaux, il est parfaitement illégal pour une secrétaire indépendante d’émettre un avis ou un conseil. Il s’agit dès lors de l’exercice illégal de la médecine.

Quelles sont les qualités recherchées d’une secrétaire indépendante ?

Avant tout, beaucoup de flexibilité. Il s’agit d’un métier de service et donc souvent d’astreinte. C’est le cas notamment sur les plages horaires des télé secrétaires médicales (avec un afflux d’appels important le matin de bonne heure, parfois même de nuit). C’est une personnes polyvalente en mesure d’être force de propositions quand à la gestion des tâches. Autonome, rigoureux, son savoir-faire et son expérience en font un pivot sur lequel s’appuyer pour le dirigeant. Sa démarche est simple pour être constructive. C’est enfin une personne ayant une remarquable qualité d’expression orale et qui maîtrise la rédaction.

Comme précisé un peu plus haut, sa fonction n’est pas de remplacer définitivement une embauche. Toutefois, les avantages sont nombreux à la sous-traitance car la société, l’entreprise ou le médecin n’a pas à se soucier des :

  • frais de visite médicale liés à l’embauche,
  • des charges sociales et de la mutuelle,
  • Des frais de formation des salariés,
  • De la réalisation des fiches de paie,
  • des horaires imposées par la loi.
site de telesecretariat

Bienvenue sur le site traitant du métier de la télé secrétaire au quotidien

Vous avez peut-être entendu parler des nouvelles manières de travailler comme le télétravail ou la sous-traitance de tâches à distance ? Le télésecrétariat et les permanences téléphoniques en particulier ont connu de nombreuses évolutions depuis les années 80 environ. A cette époque, la téléphonie embarquée par exemple était quasi-inexistante sur le territoire  français. Pourtant, avec l’émergence du 2 watts et la possibilité de gérer ses appels en déplacement, est apparu un nomadisme qui a considérablement influencer la façon dont on traite les tâches. Avant Internet et déjà une profonde révolution de la façon de travailler ! Découvrez également ce qu’est une secrétaire indépendante !

Pourquoi un tel site sur le télésecrétariat ?

Parce que le métier de télésecrétaire nécessite de s’adapter aux changements technologiques et surtout au mœurs des entreprises, nous avons choisi de mettre ici en place une tribune qui relate la réalité d’un métier très changeant. Vous avez dit Internet ? Nous en parlerons dans de nombreux articles parce que le web favorise la transmission des informations et procure des avantages pour toutes celles et ceux qui souhaitent gérer mieux leurs tâches à tord souvent considérées comme subalternes.

Le télésecrétariat, c’est une solution ancienne et pourtant d’avenir pour vous faciliter la vie au quotidien, pour vous permettre à vous, dirigeants, de vous consacrer sur ce qui vous paraît primordial : la production, la communication, la vente.

Ce qui fait l’originalité de ce site Web

Il apparaît comme un blog avec une succession d’articles traitant de notre sujet principal. Cela dit, vous trouverez des informations liées aux nouvelles technologies appliquées à la gestion administrative. Nous parlerons donc volontiers de start-up, de méthode d’organisation, de management. Nous parlerons avant tout METIER : réglementation, informations sur les évolutions de la loi, changements notables impactant le secrétariat décentralisé au quotidien.

Par ailleurs, vous êtes invité(e) à commenter et à articuler des informations sur ce blog, il est ouvert sur demande. Contactez-nous !

Nos prétentions avec ce blog

Plutôt que nos prétentions, nos souhaits 🙂 : Vous apporter humour et réconfort quand cela est possible, vous informer de solutions pratiques si vous êtes professionnel ou freelance. Nous savons que ce métier d’astreinte et de service est parfois compliqué, livrons ici les retours d’expérience !