En règle générale, une hôtesse d’accueil se doit d’être polyvalente, s’exprimer dans un vocabulaire correct et être souriante Ces critères sont d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’une hôtesse qui évolue en entreprise. Ce poste souvent négligé est au cœur de l’image d’une entreprise.
Un poste clé
C’est sans doute l’un des postes les plus recherchés : l’hôtesse d’accueil en entreprise. Elle a un positionnement central dans une société puisqu’elle se trouve généralement à l’accueil, dans le hall ou à l’entrée. C’est donc le premier visage qu’un client ou un collaborateur voit lorsqu’il entre dans une entreprise.
Elle doit donc avoir une tenue, un comportement et un vocabulaire irréprochable. L’hôtesse en entreprise est polyvalente pour pourvoir effectuer les différentes tâches qui lui seront attribuées. Peu importe le secteur d’activité, voici quelques missions qu’une hôtesse devra réaliser en entreprise :
- Tenir une feuille d’émargement des visiteurs : souvent négligée, la feuille d’émargement est cependant très utile en cas de danger ou de situations à risque dans une société. Elle permet de tracer les entrées et sorties inhabituelles dans le bâtiment.
- Gérer le courrier : c’est un travail fastidieux surtout si vous travaillez dans une grande entreprise. Pourtant il est important de le faire plusieurs fois par jour pour s’assurer que tous les collaborateurs reçoivent et puissent envoyer leur courrier. Certaines entreprises dépendent beaucoup de ce service.
- Commander des fournitures : l’hôtesse d’accueil doit avoir le réflexe de vérifier les stocks de fournitures régulièrement pour pouvoir en recommander à temps.
- Répondre aux appels et les rediriger vers les collaborateurs : les coups de fil vont surement rythmer vos journées. Il faudra toujours répondre, même si vous faites déjà une autre tâche. Le métier d’hôtesse d’accueil en entreprise nécessite d’être polyvalente et réactive.
- Faire du traitement de textes sur ordinateur
- Réserver pour les collaborateurs des taxis, des hôtels ou des billets d’avion
- Faire des photocopies
- Prendre des messages et des rendez-vous
- Gérer un organigramme
Les qualités d’une hôtesse d’accueil en entreprise
Une hôtesse d’accueil doit avoir certaines qualités pour pouvoir exercer ce métier en entreprise. Il n’existe pas de réelle formation pour devenir hôtesse d’accueil donc tout repose principalement sur les soft skills, c’est-à-dire les qualités innées. Voici les 4 grandes qualités en priorité recherchées, et qui feront toute la différence :
- Être polie et respectueuse : vous représentez votre société auprès des clients, vous devez donc les accueillir avec professionnalisme. Votre attitude doit être irréprochable. En toutes circonstances, vous devez garder votre calme. Si un interlocuteur est irrespectueux ou menaçant envers vous, référez-vous à un supérieur, mais ne cédez pas à la provocation.
- Être dynamique et disponible : en tant qu’hôtesse d’accueil, vos supérieurs doivent pouvoir compter sur vous. Vous devez donc être dynamique et avenante dans les tâches que vous pouvez réaliser en plus de celles qui vous sont attribuées. Cependant, veillez à toujours aller au terme d’une tâche avant d’en débuter une autre. Vous devez être disciplinée et pas dispersée.
- Être rigoureuse et organisée : Votre bureau reflète votre façon de travailler. Veillez ainsi, à ne pas laisser traîner vos affaires personnelles à la vue du personnel. Il est préférable également d’éteindre son téléphone pendant les heures de poste pour éviter de le regarder toutes les 5 minutes. Utilisez votre ordinateur de bureau uniquement pour les tâches professionnelles. Il est très mal vu de checker ses mails personnels, de faire des achats sur des sites de shopping ou regarder les réseaux sociaux pendant que vous êtes en poste. On peut vous le reprocher et même vous renvoyer pour cette faute.