Le secrétariat de nos jours représente la vitrine de l’entreprise. Il doit être tenu par une personne capable de véhiculer le dynamisme et le professionnalisme de l’organisation. Trouver « la » secrétaire devient alors un enjeu stratégique pour les entreprises qui savent que « sa principale force est son équipe » : tout se joue dans l’entretien d’embauche secrétaire. Il est plus qu’essentiel de ne pas se tromper dans le choix de cette nouvelle collaboratrice. Voici les différents outils de recrutement pour vous permettre de dénicher la perle rare.
Tout commence par l’annonce
Ne vous y méprenez pas ! L’annonce est un critère important pour recruter une secrétaire. En effet, cette annonce doit décrire avec précision le poste à pourvoir et cibler les réelles attentes du recruteur. Cette démarche vous permettra d’éviter certaines candidatures décalées par rapport à vos besoins et des assistants administratifs perd-temps.
L’annonce doit renseigner sur la catégorie dans laquelle l’entreprise appartient : grande structure, PME/TPE ? Le professionnalisme dans la rédaction de l’annonce doit être de rigueur. Le postulant doit avoir envie de travailler dans votre entreprise, il prendra ainsi plus de temps dans la rédaction de sa candidature.
Il est indispensable de mentionner certaines indications dont vous avez besoin telles que le nombre d’années d’expériences requises, l’âge, les compétences recherchées. Le candidat doit être multilingue ou pas ? Le poste exige-t-il de fréquents déplacements ? Exigez aussi souvent les références qui pourront décourager certains candidats de frauder
L’entretien d’embauche secrétaire de direction, l’étape décisive
Soyez attentif aux détails qui comptent : la ponctualité, la tenue, l’aisance en présence des recruteurs, facilité à communiquer et à échanger avec les gens pendant l’entretien d’embauche pour un poste de secrétaire. La personne idéale en qualité de secrétaire de direction ou d’assistante est celle qui ne se contente pas de suivre les indications de son supérieur. Elle doit être organisée, rigoureuse, une vraie force de proposition afin d’anticiper toutes les situations.
Les qualités d’ordre personnel directement liées au tempérament du candidat sont plus difficiles à discerner. Ayez donc toujours recours aux questions ouvertes pour pousser le candidat à se livrer et vous dévoiler son potentiel. Les assistants sont très souvent qualifiés de bras droits de leurs supérieurs et ce n’est pas du tout anodin. Ils doivent avoir des aptitudes à seconder et doivent disposer des facultés d’adaptations dans plusieurs domaines.
Si vous hésitez entre deux ou trois candidats, soumettez-les à un test de recrutement assistant administratif pour vérifier leurs compétences techniques, telles que la maîtrise d’une langue ou d’un logiciel. Et pourquoi pas essayer des tests formels, à vous d’en juger la nécessité
Le savoir-faire et savoir-être, deux atouts cruciaux
Voici quelques atouts que doit avoir votre future secrétaire :
- Elle doit justifier de quelques années d’expérience à un poste similaire. Cela vous évitera d’avoir à former une personne, ce qui représente du temps et de l’argent.
- Elle doit disposer de compétences organisationnelles nécessaires pour gérer le temps et le travail ainsi que des compétences relationnelles
- La maîtrise des outils et techniques de communication tels que les tableurs, logiciel de présentation. Savoir mettre en place une conférence téléphonique ou un web-conférence.
L’époque où la secrétaire était considérée comme un pot de fleurs qui n’attendait que les instructions pour exécuter des tâches est dépassée. Place aux assistantes autonomes, réactives, efficaces et polyvalentes.